加強機關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的思考

梁靜莉

摘 要：機關(guān)事業(yè)單位要積極推動檔案工作的規(guī)范化管理，發(fā)揮檔案室綜合管理的優(yōu)勢。文章從分析機關(guān)事業(yè)單位檔案室綜合管理的優(yōu)勢入手，介紹了其在整理和保管檔案資源、維護(hù)檔案完整性以及高效化利用檔案方面的積極作用，闡明了檔案室不足之處，包含檔案數(shù)字化難度大和檔案信息化程度較低，并以此為基礎(chǔ)，提出了一系列科學(xué)可行的管理策略，為提升機關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平提供一定參考。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;檔案;管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.075

機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理的重視程度不斷上升，逐漸完善檔案工作體制，一定程度上提升了檔案管理工作水平，檔案室綜合管理逐步顯現(xiàn)出規(guī)范化和法治化的特征。而從整體工作層面來看，部分機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作方面還存在著一定不足，無法高效利用檔案資源，需要積極探索出更適合現(xiàn)實工作需求的檔案管理辦法，推進(jìn)檔案室建設(shè)工作取得顯著成果。

1 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)勢

檔案室的管理水平，在一定程度上能夠體現(xiàn)出機關(guān)事業(yè)單位的管理水平。機關(guān)事業(yè)單位綜合檔案室全面涵蓋了單位各項工作開展中所形成的文件、檔案、信息資料等，負(fù)責(zé)檔案收集、檔案歸類、建檔、保管以及提供資料服務(wù)工作[1]。

1）整理和保管檔案資源。檔案室在整個機關(guān)事業(yè)單位的運行中占據(jù)重要地位，通過形成與收集、整理與歸檔、報關(guān)與保護(hù)、鑒定與銷毀、利用與開發(fā)、統(tǒng)計與移交六部分的流轉(zhuǎn)與處理，完整反映機關(guān)檔案工作的全過程。機關(guān)在履行職責(zé)過程中，通過辦公自動化和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)基本形成了符合要求的歸檔文件材料，采用適當(dāng)?shù)奈募牧嫌涗涊d體和記錄方式，保障了歸檔文件的真實、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，為檔案的規(guī)范化管理打下堅實基礎(chǔ)。2）維護(hù)檔案完整性。機關(guān)事業(yè)單位承擔(dān)著服務(wù)社會和民眾的責(zé)任，很多單位開展技術(shù)、科研項目研發(fā)活動，周期性較長，且在不同階段生成的檔案、研發(fā)資料存在著較大零散性。發(fā)揮檔案室綜合管理的作用，能夠全面收集、合理甄選，確保歸檔文件資料組件齊全、內(nèi)容完整，構(gòu)建專門的目錄和索引，有效提升檔案管理的完整性。3）高效提供檔案利用服務(wù)。檔案室遵循科學(xué)規(guī)范的檔案提供利用制度，嘗試對檔案信息資源按照主題分類整合，對相關(guān)專題的信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)和捆綁，構(gòu)建標(biāo)簽體系，旨為不同需求的用戶提供相應(yīng)的信息資源服務(wù)。同時緊跟形勢，提升“互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)”水平，充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)公開”優(yōu)勢，嘗試創(chuàng)新拓展公共服務(wù)、科技、資源等重點領(lǐng)域的檔案服務(wù)。

2 檔案管理的不足之處

1）檔案數(shù)字化難度大。部分機關(guān)事業(yè)單位的檔案室不具備數(shù)字化條件，無法有效開展檔案室數(shù)字化建設(shè)。在檔案數(shù)字化外包服務(wù)工作中，存在著難以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)或不能規(guī)范達(dá)標(biāo)的情況，這就導(dǎo)致檔案入館后還需要二次數(shù)字化工作，造成資源浪費。2）檔案信息化面臨挑戰(zhàn)。信息化技術(shù)廣泛影響著社會生產(chǎn)生活，當(dāng)前檔案室工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段國內(nèi)機關(guān)事業(yè)單位檔案室信息資源碎片化，檔案信息資源整合難度大，且大數(shù)據(jù)時代下的信息資源在給人們帶來便利的同時也一直存在國家安全及個人隱私泄露的風(fēng)險。缺乏專門檔案資源平臺，無法滿足公眾的檔案資源利用需求，影響檔案資源的開發(fā)利用[2]。

3 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作路徑探索

3.1 持續(xù)健全檔案管理工作機制

首先，機關(guān)事業(yè)單位要提高政治站位，高度重視檔案管理工作。強化檔案工作的政治屬性，堅守為黨管檔，為國守史、為人民服務(wù)的職責(zé)使命。合理轉(zhuǎn)變和更新管理理念，引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)的檔案管理模式，構(gòu)建起完善合理的工作機制，統(tǒng)籌布局各項檔案工作，更好保障檔案管理工作的實施。其次，要不斷完善檔案管理制度。機關(guān)事業(yè)單位要全面遵循國家檔案管理制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，明確工作的要點和實施重點，結(jié)合單位內(nèi)部管理要求，對于現(xiàn)行管理制度進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，切實發(fā)揮其優(yōu)勢和作用。順應(yīng)檔案室的工作職責(zé)，明確檔案管理工作的實施標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，為檔案管理人員的實際行為標(biāo)準(zhǔn)提供依據(jù)，細(xì)致劃分各個檔案管理人員的權(quán)限和范圍，促進(jìn)檔案人員能夠遵循各項管理規(guī)范，全面負(fù)責(zé)檔案管理工作[3]。再者，檔案室規(guī)范化開展檔案管理工作，要能夠形成健全有效的管理規(guī)范，細(xì)化檔案管理人員的工作職責(zé)，明確專人負(fù)責(zé)，確保定崗到責(zé)、定崗到人。促進(jìn)檔案管理朝著綜合性、規(guī)范化的方向發(fā)展，有效增強各個管理環(huán)節(jié)的實施效果，提升檔案室綜合管理水平。

3.2 加強檔案管理人員團(tuán)隊建設(shè)

檔案管理人員的專業(yè)能力、工作經(jīng)驗、業(yè)務(wù)水平以及職業(yè)素養(yǎng)，會在很大程度上直接影響到檔案室管理工作的開展效果。通過檔案專業(yè)培訓(xùn)，逐步提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，更好保障檔案規(guī)范化建設(shè)工作實施效果，發(fā)揮人力資源優(yōu)勢作用，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理各個環(huán)節(jié)順利開展并取得良好成效。

人員團(tuán)隊建設(shè)過程進(jìn)行中，首先要注重引進(jìn)高水平人才，通過校園招聘、社會招聘選拔優(yōu)秀人才，在層層考核中選拔專門的檔案工作管理人員，人才上崗之前要做好充分有效的培訓(xùn)活動，提升人才的崗位適應(yīng)能力。其次，機關(guān)事業(yè)單位要切實加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立檔案人員教育培訓(xùn)長效機制。在日常管理和建設(shè)活動工作過程中，定期開展繼續(xù)教育培訓(xùn)，增強檔案管理人員的專業(yè)能力，促進(jìn)他們更好地在日常檔案管理活動中發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，實踐工作中發(fā)現(xiàn)不足之處，并加以改進(jìn)和優(yōu)化，提升總體工作能力。再者，持續(xù)強化檔案工作目標(biāo)考核。近年來，很多單位的檔案工作納入政府目標(biāo)管理績效考核，目標(biāo)考核全覆蓋及實行目標(biāo)考核動態(tài)管理成為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的推動力量。

3.3 加快檔案信息化建設(shè)步伐

信息化技術(shù)手段的運用，能夠在極大程度上提升工作效率和質(zhì)量，保障檔案管理工作實施效果。切實開展信息化建設(shè)工作，加大技術(shù)、資金和人力資源的投入力度，為檔案信息化建設(shè)提供重要支持，促進(jìn)檔案管理朝著有序化、規(guī)范化方向發(fā)展，創(chuàng)造出更為有利的工作條件，促進(jìn)綜合檔案室實現(xiàn)自動化辦公目標(biāo)，為機關(guān)事業(yè)單位的整體工作提供可靠支持。

認(rèn)真貫徹落實機關(guān)檔案信息化建設(shè)細(xì)則，一方面將機關(guān)檔案信息化工作納入機關(guān)電子政務(wù)和信息化規(guī)劃中，充分利用已有資源，提升檔案信息化水平。嚴(yán)格按照《國家檔案局辦公室關(guān)于檔案部門使用政務(wù)云平臺過程中加強檔案信息安全管理的意見》要求，利用已有的、較成熟的政務(wù)云平臺，達(dá)到了節(jié)約資源、提高工作效率的作用，同時要注重的檔案信息安全保障。另一方面以數(shù)字檔案室建設(shè)為主要形式，統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作，從制度、基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、資源建設(shè)（文件格式和質(zhì)量、元數(shù)據(jù)）等方面著手，并通過存儲、備份、轉(zhuǎn)化、遷移等要求，保障數(shù)字化資源的安全。

4 結(jié)束語

機關(guān)事業(yè)單位檔案室實際運行時，能夠有效整理和保管檔案資源，更好維護(hù)檔案完整性。提升機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理水平，能夠全方位發(fā)揮檔案的應(yīng)用優(yōu)勢。檔案管理在機關(guān)事業(yè)單位的工作中發(fā)揮著積極作用，盡管已經(jīng)取得較好發(fā)展成果，但其中也不可避免存在著一些問題。為更好提升綜合檔案管理的工作水平，機關(guān)事業(yè)單位不僅要持續(xù)健全檔案管理工作機制，還要加強檔案管理人員團(tuán)隊建設(shè)，并加快檔案信息化建設(shè)，以便促進(jìn)檔案管理工作取得顯著成效。

參考文獻(xiàn)

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