加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的思考

梁靜莉

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位要積極推動(dòng)檔案工作的規(guī)范化管理，發(fā)揮檔案室綜合管理的優(yōu)勢(shì)。文章從分析機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室綜合管理的優(yōu)勢(shì)入手，介紹了其在整理和保管檔案資源、維護(hù)檔案完整性以及高效化利用檔案方面的積極作用，闡明了檔案室不足之處，包含檔案數(shù)字化難度大和檔案信息化程度較低，并以此為基礎(chǔ)，提出了一系列科學(xué)可行的管理策略，為提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平提供一定參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案;管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.075

機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視程度不斷上升，逐漸完善檔案工作體制，一定程度上提升了檔案管理工作水平，檔案室綜合管理逐步顯現(xiàn)出規(guī)范化和法治化的特征。而從整體工作層面來(lái)看，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作方面還存在著一定不足，無(wú)法高效利用檔案資源，需要積極探索出更適合現(xiàn)實(shí)工作需求的檔案管理辦法，推進(jìn)檔案室建設(shè)工作取得顯著成果。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)勢(shì)

檔案室的管理水平，在一定程度上能夠體現(xiàn)出機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理水平。機(jī)關(guān)事業(yè)單位綜合檔案室全面涵蓋了單位各項(xiàng)工作開(kāi)展中所形成的文件、檔案、信息資料等，負(fù)責(zé)檔案收集、檔案歸類、建檔、保管以及提供資料服務(wù)工作[1]。

1）整理和保管檔案資源。檔案室在整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)行中占據(jù)重要地位，通過(guò)形成與收集、整理與歸檔、報(bào)關(guān)與保護(hù)、鑒定與銷毀、利用與開(kāi)發(fā)、統(tǒng)計(jì)與移交六部分的流轉(zhuǎn)與處理，完整反映機(jī)關(guān)檔案工作的全過(guò)程。機(jī)關(guān)在履行職責(zé)過(guò)程中，通過(guò)辦公自動(dòng)化和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)基本形成了符合要求的歸檔文件材料，采用適當(dāng)?shù)奈募牧嫌涗涊d體和記錄方式，保障了歸檔文件的真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，為檔案的規(guī)范化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。2）維護(hù)檔案完整性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位承擔(dān)著服務(wù)社會(huì)和民眾的責(zé)任，很多單位開(kāi)展技術(shù)、科研項(xiàng)目研發(fā)活動(dòng)，周期性較長(zhǎng)，且在不同階段生成的檔案、研發(fā)資料存在著較大零散性。發(fā)揮檔案室綜合管理的作用，能夠全面收集、合理甄選，確保歸檔文件資料組件齊全、內(nèi)容完整，構(gòu)建專門的目錄和索引，有效提升檔案管理的完整性。3）高效提供檔案利用服務(wù)。檔案室遵循科學(xué)規(guī)范的檔案提供利用制度，嘗試對(duì)檔案信息資源按照主題分類整合，對(duì)相關(guān)專題的信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)和捆綁，構(gòu)建標(biāo)簽體系，旨為不同需求的用戶提供相應(yīng)的信息資源服務(wù)。同時(shí)緊跟形勢(shì)，提升“互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)”水平，充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)公開(kāi)”優(yōu)勢(shì)，嘗試創(chuàng)新拓展公共服務(wù)、科技、資源等重點(diǎn)領(lǐng)域的檔案服務(wù)。

2 檔案管理的不足之處

1）檔案數(shù)字化難度大。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案室不具備數(shù)字化條件，無(wú)法有效開(kāi)展檔案室數(shù)字化建設(shè)。在檔案數(shù)字化外包服務(wù)工作中，存在著難以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)或不能規(guī)范達(dá)標(biāo)的情況，這就導(dǎo)致檔案入館后還需要二次數(shù)字化工作，造成資源浪費(fèi)。2）檔案信息化面臨挑戰(zhàn)。信息化技術(shù)廣泛影響著社會(huì)生產(chǎn)生活，當(dāng)前檔案室工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室信息資源碎片化，檔案信息資源整合難度大，且大數(shù)據(jù)時(shí)代下的信息資源在給人們帶來(lái)便利的同時(shí)也一直存在國(guó)家安全及個(gè)人隱私泄露的風(fēng)險(xiǎn)。缺乏專門檔案資源平臺(tái)，無(wú)法滿足公眾的檔案資源利用需求，影響檔案資源的開(kāi)發(fā)利用[2]。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作路徑探索

3.1 持續(xù)健全檔案管理工作機(jī)制

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要提高政治站位，高度重視檔案管理工作。強(qiáng)化檔案工作的政治屬性，堅(jiān)守為黨管檔，為國(guó)守史、為人民服務(wù)的職責(zé)使命。合理轉(zhuǎn)變和更新管理理念，引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)的檔案管理模式，構(gòu)建起完善合理的工作機(jī)制，統(tǒng)籌布局各項(xiàng)檔案工作，更好保障檔案管理工作的實(shí)施。其次，要不斷完善檔案管理制度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要全面遵循國(guó)家檔案管理制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，明確工作的要點(diǎn)和實(shí)施重點(diǎn)，結(jié)合單位內(nèi)部管理要求，對(duì)于現(xiàn)行管理制度進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，切實(shí)發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)和作用。順應(yīng)檔案室的工作職責(zé)，明確檔案管理工作的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，為檔案管理人員的實(shí)際行為標(biāo)準(zhǔn)提供依據(jù)，細(xì)致劃分各個(gè)檔案管理人員的權(quán)限和范圍，促進(jìn)檔案人員能夠遵循各項(xiàng)管理規(guī)范，全面負(fù)責(zé)檔案管理工作[3]。再者，檔案室規(guī)范化開(kāi)展檔案管理工作，要能夠形成健全有效的管理規(guī)范，細(xì)化檔案管理人員的工作職責(zé)，明確專人負(fù)責(zé)，確保定崗到責(zé)、定崗到人。促進(jìn)檔案管理朝著綜合性、規(guī)范化的方向發(fā)展，有效增強(qiáng)各個(gè)管理環(huán)節(jié)的實(shí)施效果，提升檔案室綜合管理水平。

3.2 加強(qiáng)檔案管理人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)

檔案管理人員的專業(yè)能力、工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)水平以及職業(yè)素養(yǎng)，會(huì)在很大程度上直接影響到檔案室管理工作的開(kāi)展效果。通過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)，逐步提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，更好保障檔案規(guī)范化建設(shè)工作實(shí)施效果，發(fā)揮人力資源優(yōu)勢(shì)作用，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理各個(gè)環(huán)節(jié)順利開(kāi)展并取得良好成效。

人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)過(guò)程進(jìn)行中，首先要注重引進(jìn)高水平人才，通過(guò)校園招聘、社會(huì)招聘選拔優(yōu)秀人才，在層層考核中選拔專門的檔案工作管理人員，人才上崗之前要做好充分有效的培訓(xùn)活動(dòng)，提升人才的崗位適應(yīng)能力。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要切實(shí)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立檔案人員教育培訓(xùn)長(zhǎng)效機(jī)制。在日常管理和建設(shè)活動(dòng)工作過(guò)程中，定期開(kāi)展繼續(xù)教育培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力，促進(jìn)他們更好地在日常檔案管理活動(dòng)中發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)不足之處，并加以改進(jìn)和優(yōu)化，提升總體工作能力。再者，持續(xù)強(qiáng)化檔案工作目標(biāo)考核。近年來(lái)，很多單位的檔案工作納入政府目標(biāo)管理績(jī)效考核，目標(biāo)考核全覆蓋及實(shí)行目標(biāo)考核動(dòng)態(tài)管理成為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的推動(dòng)力量。

3.3 加快檔案信息化建設(shè)步伐

信息化技術(shù)手段的運(yùn)用，能夠在極大程度上提升工作效率和質(zhì)量，保障檔案管理工作實(shí)施效果。切實(shí)開(kāi)展信息化建設(shè)工作，加大技術(shù)、資金和人力資源的投入力度，為檔案信息化建設(shè)提供重要支持，促進(jìn)檔案管理朝著有序化、規(guī)范化方向發(fā)展，創(chuàng)造出更為有利的工作條件，促進(jìn)綜合檔案室實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公目標(biāo)，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的整體工作提供可靠支持。

認(rèn)真貫徹落實(shí)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)細(xì)則，一方面將機(jī)關(guān)檔案信息化工作納入機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化規(guī)劃中，充分利用已有資源，提升檔案信息化水平。嚴(yán)格按照《國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于檔案部門使用政務(wù)云平臺(tái)過(guò)程中加強(qiáng)檔案信息安全管理的意見(jiàn)》要求，利用已有的、較成熟的政務(wù)云平臺(tái)，達(dá)到了節(jié)約資源、提高工作效率的作用，同時(shí)要注重的檔案信息安全保障。另一方面以數(shù)字檔案室建設(shè)為主要形式，統(tǒng)籌開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作，從制度、基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、資源建設(shè)（文件格式和質(zhì)量、元數(shù)據(jù)）等方面著手，并通過(guò)存儲(chǔ)、備份、轉(zhuǎn)化、遷移等要求，保障數(shù)字化資源的安全。

4 結(jié)束語(yǔ)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室實(shí)際運(yùn)行時(shí)，能夠有效整理和保管檔案資源，更好維護(hù)檔案完整性。提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理水平，能夠全方位發(fā)揮檔案的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作中發(fā)揮著積極作用，盡管已經(jīng)取得較好發(fā)展成果，但其中也不可避免存在著一些問(wèn)題。為更好提升綜合檔案管理的工作水平，機(jī)關(guān)事業(yè)單位不僅要持續(xù)健全檔案管理工作機(jī)制，還要加強(qiáng)檔案管理人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)，并加快檔案信息化建設(shè)，以便促進(jìn)檔案管理工作取得顯著成效。

參考文獻(xiàn)

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