探究檔案利用和檔案價值的反思

張旭

摘 要：檔案作為企業(yè)和單位的重要內(nèi)部信息資源，其在企業(yè)和單位的發(fā)展過程中具有非常重要的作用和價值。因此，在檔案的管理工作中，檔案的利用是檔案工作中的重要內(nèi)容之一，檔案的管理工作人員不僅要對檔案進(jìn)行充分的利用，還要注重檔案資源的價值性，從而發(fā)揮其真正的作用。

關(guān)鍵詞：檔案資源;價值;利用;保存

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.061

檔案作為重要的信息資源，其在企業(yè)和單位的發(fā)展過程中具有非常重要的作用和價值。在檔案管理中，對檔案的利用與檔案價值的充分挖掘已成為檔案管理工作中的主要內(nèi)容。但是，目前企業(yè)和單位中的檔案管理工作中仍然存在著很多問題，很多檔案管理工作人都沒有做到對檔案價值和檔案利用重要性的正確認(rèn)識，無法做到對檔案資源有效的利用。所以，企業(yè)和單位在檔案管理中要重新審視檔案利用和檔案價值的重要性，從而能夠?qū)n案工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時的改正，做到對檔案資源的合理利用，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案價值分析

1）促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展。檔案作為企業(yè)和單位的內(nèi)部信息資料，其能夠?qū)⑵髽I(yè)和單位的發(fā)展情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，是推進(jìn)企業(yè)與單位未來不斷發(fā)展的重要數(shù)據(jù)依據(jù)，且能夠有效指導(dǎo)發(fā)展方向和趨勢，因此檔案材料的價值是非常重要的。檔案的價值主要體現(xiàn)在其詳細(xì)記錄了企業(yè)和單位從建立到發(fā)展至今的所有相關(guān)信息，不僅見證了企業(yè)的發(fā)展歷程，還是企業(yè)今后發(fā)展的重要依據(jù)。企業(yè)的員工管理制度、經(jīng)營理念、經(jīng)營方法和員工的典型事件等等，這些都是檔案資源的主要組成部分。對企業(yè)和單位檔案的有效利用不僅能夠使企業(yè)文化和理念得以傳承，還能夠促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為其提供有利的信息資料，促進(jìn)企業(yè)的不斷創(chuàng)新[1]。同時，對于企業(yè)和單位檔案的合理利用還能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)容管理機(jī)制的不斷完善，提升企業(yè)管理質(zhì)量。檔案管理的種類很多，例如會計檔案、人事檔案等等，其都是確保企業(yè)正常運(yùn)行的有力保障，是企業(yè)在社會經(jīng)濟(jì)中立于不敗之地的主要因素。2）檔案價值的含義。檔案的價值是指個人、集體和國家等方面，檔案信息資源所體現(xiàn)的積極作用。如若檔案管理的工作人員能夠?qū)n案資源做到合理的利用，則檔案價值能夠被充分地體現(xiàn)出來。如檔案管理工作人員無法做到對檔案資源的合理利用，則檔案的價值也無法得到充分的發(fā)揮。因此，檔案價值并不是體現(xiàn)在其自身上，而是由使用和利用檔案資源的人來決定的。檔案價值主要分為第一價值、第二價值、現(xiàn)實(shí)價值和長遠(yuǎn)價值、同時還具有檔案利用價值和保存價值。無論是哪種檔案價值，都是需要其利用者和使用者來進(jìn)行發(fā)揮的。

2 檔案利用有效策略

1）提升現(xiàn)代化的檔案服務(wù)水平。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用在人們生活和工作、學(xué)習(xí)的方方面面，使人們的生活、工作和學(xué)習(xí)更加便捷、高效。在實(shí)際生活中，人們已經(jīng)習(xí)慣了信息技術(shù)帶來的便利，其為人們大大節(jié)省了解決、分析問題的時間。在工作當(dāng)中，信息技術(shù)更是促進(jìn)了工作效率的不斷提升，同時人們也習(xí)慣了通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行檔案資料的查找和使用，所以，作為檔案管理工作人員，也應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的現(xiàn)代化服務(wù)水平[2]。其首要任務(wù)就是促進(jìn)檔案信息資源的信息化和電子化，使用戶能夠通過計算機(jī)查找到所有的檔案資料，從而能夠有效的減少檔案資源的存儲地點(diǎn)，同時，還能確保檔案資料的真實(shí)性和完整性;然后，要確保對檔案信息有需求的用戶具有使用檔案資料的權(quán)利，同時，在檔案資料的轉(zhuǎn)化過程中，工作人員要注重針對涉及企業(yè)和國家隱私內(nèi)容進(jìn)行加密處理。2）構(gòu)建完善的檔案資源中心。若想實(shí)現(xiàn)對檔案資料的合理、有效利用，就需要相關(guān)的檔案管理部門對檔案資源中心進(jìn)行積極的構(gòu)建，同時要注重對其進(jìn)行不斷完善和加強(qiáng)。首先，檔案管理工作人員要注重加強(qiáng)對檔案的管理，還要確保檔案的真實(shí)性和完整性;其次，要積極建設(shè)高技術(shù)人才的管理隊伍，提升檔案管理部門人員的技術(shù)水平，不斷融入高素質(zhì)、高質(zhì)量的人次，做好內(nèi)部員工的培訓(xùn)和提升工作，確保管理人員能夠熟練掌握現(xiàn)代化的檔案管理方法和先進(jìn)的管理技術(shù)，從而達(dá)到檔案管理工作的高效化;最后，應(yīng)當(dāng)不斷提升檔案資料的開放程度，在對于檔案資料性質(zhì)的篩選和審核中，應(yīng)當(dāng)盡可能開放具有開放性質(zhì)的檔案，從而能夠提升檔案資料的利用率，使其利用價值得到真正的發(fā)揮。3）創(chuàng)新檔案資源的利用途徑。在信息技術(shù)快速發(fā)展的社會背景下，促使了人們對檔案資源質(zhì)量的要求逐漸提高，同時檔案的種類和信息內(nèi)容更加豐富。為促進(jìn)企業(yè)和單位檔案的進(jìn)一步合理、有效的利用，檔案管理部門要注重對檔案資源利用途徑的進(jìn)行不斷的開發(fā)和創(chuàng)新，不斷提升檔案的服務(wù)水平，完善服務(wù)方式，更新服務(wù)理念，從而才能使檔案的利用價值得以真正的展現(xiàn)和發(fā)揮。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，做到對社會中不同行業(yè)檔案資源的有效整理和匯總，通過合理、科學(xué)的方式對這些檔案資源進(jìn)行有效的開發(fā)和利用，促進(jìn)檔案資源類型和體系的不斷完善，使檔案資源的利用途徑得到不斷創(chuàng)新。4）增強(qiáng)檔案資源的共享。若想切實(shí)達(dá)到檔案資源利用率的不斷提升，充分發(fā)揮檔案資源的價值體現(xiàn)。應(yīng)當(dāng)促進(jìn)各個檔案管理部門之間的相互溝通和聯(lián)系，促進(jìn)檔案信息的共享，實(shí)現(xiàn)檔案資料利用價值的不斷提升，增強(qiáng)檔案的利用率。同時，還要注重對于檔案資源的有效搜集和整合，從而能夠使檔案資源為更多需要的人提供服務(wù)，擴(kuò)展了檔案資源利用的規(guī)模，使檔案利用工作能夠得到社會中更多人的關(guān)注，實(shí)現(xiàn)檔案利用率的不斷提升，從而有效提升檔案資源在社會中的影響力和價值，使檔案價值得到充分的體現(xiàn)。

3 正確認(rèn)識檔案的保存價值

檔案的價值不僅僅體現(xiàn)在對其有效、合理的利用上，同時也體現(xiàn)在對其信息的保存上，檔案的保存價值與利用價值之間是相互聯(lián)系、相互依附的關(guān)系，檔案在存在利用價值的同時就一定也具有其相應(yīng)的保存價值，而檔案的保存價值則是可以單一存在的。具體來說，檔案的保存價值可以分為檔案的利用價值和保管價值，其二者之間是相互依附的關(guān)系，檔案的保存主要是應(yīng)用于對其地利用上，但是若沒有利用價值則無從談起保存價值[3]。所以，檔案的利用價值相比并沒有檔案的保存價值高，檔案的保存不僅僅是為了提供人們進(jìn)行利用，其也體現(xiàn)在其他不同的方面。

1）保存歷史事實(shí)。檔案的價值還體現(xiàn)在情報價值和平衡價值，對其進(jìn)行保存能夠幫助后人更加真實(shí)、有效的了解歷史的實(shí)際情況，清晰地掌握社會中各個方面的發(fā)展情況，其既可以確保社會更加安穩(wěn)、和諧的發(fā)展，還可以使個人、企業(yè)、國家的權(quán)益得到有效的保障。此時，檔案的價值體現(xiàn)就不僅僅是在利用價值上，而是檔案本身情報價值的轉(zhuǎn)移，并且作為檔案資源，其信息內(nèi)容擁有一定的真實(shí)性，不會受到環(huán)境、現(xiàn)實(shí)等各方面的影響，可以避免出現(xiàn)檔案信息的不準(zhǔn)確性。2）以供后人查閱。檔案不僅僅是為現(xiàn)代社會和企業(yè)提供發(fā)展方向和思路，同時也能夠使后人進(jìn)行檢閱，從而能夠使服務(wù)于后人。在當(dāng)代社會中，對于檔案的建立、維護(hù)、保存并不會體現(xiàn)出較為重要的現(xiàn)實(shí)價值，但是隨著社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，或許某個現(xiàn)今社會并不注重的檔案信息，能夠在今后的社會中展現(xiàn)其重要的作用。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們的思維能力得到了不斷的拓展，而現(xiàn)今的檔案信息在今后究竟會發(fā)揮多大的作用，無人所知，但是現(xiàn)今的檔案管理工作任務(wù)就是將檔案信息進(jìn)行較好的保護(hù)，確保其真實(shí)性和完整性，以供后人查閱。

4 總結(jié)

總而言之，檔案資源作為社會不斷發(fā)展的主要信息資源，其在企業(yè)和單位的發(fā)展過程中起到了至關(guān)重要的作用。所以，檔案的管理工作人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行不斷的反思，明確檔案價值的重要性，深入探究檔案的利用途徑，促進(jìn)檔案資源利用率的提升，從而使檔案資源能夠發(fā)揮其真正的作用，促進(jìn)企業(yè)和單位的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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