簡(jiǎn)述流動(dòng)人員人事檔案規(guī)范化管理

呂文娟?王飛

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)城市化的進(jìn)程正在加快，流動(dòng)人口的數(shù)量逐年增加，這給流動(dòng)人員人事檔案管理工作帶來(lái)了難度。再加上流動(dòng)人口中多以農(nóng)民工和外地工作的人員為主，地域廣泛，數(shù)量比較多，更給流動(dòng)人員人事檔案管理增添了困難。加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案規(guī)范化管理，能夠提高人事檔案管理的效率，減少一些不必要的流程，確保流動(dòng)人員的合法權(quán)益，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定。但是當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理工作中還存在很多問(wèn)題，影響了其他管理工作的開展，需要進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)，保證流動(dòng)人員人事檔案管理工作的質(zhì)量。本文主要探討了當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的問(wèn)題，以及加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案規(guī)范化管理的策略。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員;人事檔案;規(guī)范化管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.022

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，“三農(nóng)”問(wèn)題已經(jīng)成為一個(gè)社會(huì)關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題。農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較緩慢，耕地產(chǎn)出相比外出打工來(lái)說(shuō)收入差距明顯，越來(lái)越多的農(nóng)民涌入各個(gè)城市成為農(nóng)民工。再加上交通設(shè)施的發(fā)展為長(zhǎng)距離奔波提供了便利條件，很多城市人口也選擇到其他城市就業(yè)工作等。這些人口構(gòu)成了流動(dòng)人員的主力，因?yàn)閿?shù)量巨大，地域廣泛，給流動(dòng)人員人事檔案管理工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。人事檔案管理工作主要是對(duì)一個(gè)人基本信息的記載與管理，包括身份、家庭、教育、工作等各種信息。流動(dòng)人員人事檔案管理工作與流動(dòng)人員的切身利益密切相關(guān)，是國(guó)家維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、做好社會(huì)調(diào)查與研究工作的依據(jù)和憑證等。近年來(lái)，為提高政府工作效率和服務(wù)水平，國(guó)家在流動(dòng)人員人事檔案管理等行政管理的各個(gè)方面進(jìn)行了改革，以促進(jìn)管理工作向精細(xì)化、高效化方向發(fā)展。但是在實(shí)際管理工作中，仍然存在一些問(wèn)題亟待解決。

1 加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案規(guī)范化管理的重要性

1.1 推動(dòng)人才的合理流動(dòng)

在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，部分地區(qū)的人才流動(dòng)受到人事檔案管理的制約。人才想要更高層次的發(fā)展，但是部分地區(qū)人事檔案管理工作效率低下，對(duì)人才的流動(dòng)有各種各樣的限制，容易使人才錯(cuò)過(guò)發(fā)展機(jī)會(huì)。加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案規(guī)范化管理，有利于提高人事檔案管理工作的效率，減少人才所受的制約，有利于人才向更高層次發(fā)展，為中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

1.2 保證人才資源合理配置

當(dāng)前我國(guó)部分單位在用人自主權(quán)和人才擇業(yè)自主權(quán)上有一定的限制，加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案規(guī)范化管理，能夠疏通人才進(jìn)出的通道，消除人才流動(dòng)的制約，使人才流動(dòng)在市場(chǎng)條件下更合理。同時(shí)加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案規(guī)范化管理能夠推進(jìn)企事業(yè)單位用人制度改革的進(jìn)程，促進(jìn)人才資源的合理配置。

1.3 為用人單位提供有效憑證

加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案規(guī)范化管理，能夠使流動(dòng)人員的信息更加全面完善，真實(shí)地記錄流動(dòng)人員的各項(xiàng)信息，為用人單位提供有效的憑證。同時(shí)，規(guī)范化人事檔案管理工作能夠使流動(dòng)人員的人事檔案更具有權(quán)威性，為用人單位和流動(dòng)人員的人事關(guān)系做出證明，有利于用人單位準(zhǔn)確按照流動(dòng)人員人事檔案信息選擇所需人才。

2 當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 流動(dòng)人員人事檔案管理意識(shí)薄弱

受傳統(tǒng)檔案管理觀念和模式的影響，當(dāng)前部分流動(dòng)人員人事檔案管理相關(guān)部門對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，管理意識(shí)薄弱。部分人事檔案管理人員對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案管理認(rèn)識(shí)有偏差，認(rèn)為用人單位更重視流動(dòng)人員的工作能力和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)他們的人事檔案并不重視，因此在相關(guān)人事檔案管理工作中沒(méi)有認(rèn)真負(fù)責(zé)，導(dǎo)致管理混亂的情況。除此以外，部分負(fù)責(zé)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的人員是從其他崗位調(diào)過(guò)來(lái)的，不具有專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致人事檔案管理工作的混亂局面。

2.2 檔案管理的設(shè)備和方法落后

當(dāng)前環(huán)境下，由于部分單位對(duì)人事檔案管理工作不重視，投入的資金不足，因此流動(dòng)人員人事檔案管理的設(shè)備落后，管理的效率和質(zhì)量比較差。部分人事檔案管理工作是由其他崗位人員兼職，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的技能培訓(xùn)等，再加上檔案管理的工作量大，使得流動(dòng)人員人事檔案管理工作僅限于檔案的保管和整理安放，管理方法比較落后。

2.3 檔案制作水平不高

流動(dòng)人員人事檔案管理工作是一個(gè)專業(yè)要求比較高的工作，檔案管理需要專業(yè)的案卷收集、案卷整理、案卷歸檔入庫(kù)等操作，再加上人事檔案本身有嚴(yán)格的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致相關(guān)管理工作對(duì)管理人員的素質(zhì)要求更高。但是在當(dāng)前條件下，專業(yè)的人事檔案管理人才較少，大部分流動(dòng)人員人事檔案管理工作相關(guān)工作人員不具備專業(yè)知識(shí)和技能，在案卷的收集、整理、編號(hào)、制作、存儲(chǔ)等過(guò)程中出現(xiàn)重復(fù)、遺漏等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量。

2.4 管理機(jī)構(gòu)混亂

一般情況下，未經(jīng)授權(quán)的單位不得對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行管理工作，但是在實(shí)際上，很多企業(yè)和中介機(jī)構(gòu)等擅自進(jìn)行人事檔案的接收和保管等工作，甚至利用人事檔案限制人才的流動(dòng)等。人事檔案管理存在多頭管理的情況，一定程度上導(dǎo)致了流動(dòng)人員人事檔案管理工作的混亂。

2.5 檔案功能減弱

在流動(dòng)人員的人事檔案管理工作中，部分檔案沒(méi)有與流動(dòng)人口的流動(dòng)同步，流動(dòng)人員人事檔案更新不及時(shí)，并且在檔案調(diào)轉(zhuǎn)過(guò)程中部分內(nèi)容丟失，信息缺乏連續(xù)性，對(duì)流動(dòng)人員的工作經(jīng)驗(yàn)、能力特長(zhǎng)等方面記錄較少，不能夠?yàn)橛萌藛挝贿x擇所需人員提供合理依據(jù)。同時(shí)部分檔案管理部門的檔案管理不嚴(yán)格，個(gè)別檔案被修改、偽造等，甚至出現(xiàn)丟失和損壞的情況。在這樣的情況下，流動(dòng)人員人事檔案的權(quán)威性受到質(zhì)疑，功能減弱，難以發(fā)揮效用。

3 加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案規(guī)范化管理的策略

3.1 建立健全人事檔案管理制度，落實(shí)責(zé)任制度

規(guī)范化流動(dòng)人員人事檔案管理工作首先要建立健全檔案管理制度，使檔案管理工作有章可依。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該學(xué)習(xí)和借鑒行業(yè)內(nèi)外先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身實(shí)際建立健全人事檔案管理制度，使制度與社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)相適應(yīng)。流動(dòng)人員人事檔案管理應(yīng)加強(qiáng)檔案信息搜集、整理等各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理制度，減少人為失誤。同時(shí)應(yīng)該落實(shí)責(zé)任制度，各個(gè)環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)，加強(qiáng)管理力度，檔案查閱、調(diào)轉(zhuǎn)等工作必須按照程序流程，有相關(guān)管理人員簽字才能夠進(jìn)行，規(guī)范管理秩序。

3.2 加大資金投入，更新技術(shù)和設(shè)備

由于部分單位對(duì)人事檔案管理工作沒(méi)有足夠的重視，導(dǎo)致檔案管理的技術(shù)和設(shè)備陳舊，不能夠保證管理工作的效率和質(zhì)量。相關(guān)單位應(yīng)該加大資金投入，更新人事檔案管理的技術(shù)和設(shè)備，提高檔案管理的效率和檔案存儲(chǔ)的安全性。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)實(shí)施傳輸和共享，不斷提高人事檔案信息的管理效率和質(zhì)量，提高流動(dòng)人員人事檔案管理技術(shù)水平。

3.3 加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)

相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該重視對(duì)工作人員的思想政治教育和宣傳工作，提高相關(guān)工作人員的檔案意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，使檔案管理部門能夠切實(shí)履行自己的職責(zé)。相關(guān)人事檔案管理部門應(yīng)該重視新媒體技術(shù)的應(yīng)用，建立新媒體宣傳陣地，將工作人員的工作與新聞熱點(diǎn)、日常生活等結(jié)合起來(lái)，在潛移默化中形成檔案意識(shí)，提高人事檔案利用率，挖掘人事檔案的深層價(jià)值。

3.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)

鑒于流動(dòng)人員人事檔案對(duì)管理人員的高要求，相關(guān)部門應(yīng)該定期對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)教育培訓(xùn)工作，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平，提高他們的安全管理意識(shí)，規(guī)范檔案管理工作。同時(shí)相關(guān)管理單位應(yīng)該建立健全人才培養(yǎng)和引進(jìn)機(jī)制，提高人事檔案管理人才的待遇，吸引人才的加入，建立高素質(zhì)的人事檔案管理人才隊(duì)伍，提高流動(dòng)人員人事檔案管理的規(guī)范化和管理水平。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和城市化的深入，流動(dòng)人員的規(guī)模越來(lái)越大，流動(dòng)人員人事檔案管理工作越來(lái)越困難。當(dāng)前我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理工作中還存在很多問(wèn)題亟待解決，針對(duì)這些問(wèn)題采取有效措施加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理，有利于提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提高人事檔案管理的服務(wù)水平，促進(jìn)人才的流動(dòng)和資源合理配置，促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。

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