破產(chǎn)企業(yè)檔案的處置方法探析

摘 要：破產(chǎn)企業(yè)檔案作為國(guó)家檔案資源體系的構(gòu)成成分之一，做好其保管工作是不可或缺的，而由于企業(yè)性質(zhì)及實(shí)際檔案工作的復(fù)雜性，使得破產(chǎn)企業(yè)檔案的處置極為困難和混亂。首先按所有制結(jié)構(gòu)將破產(chǎn)企業(yè)分為破產(chǎn)國(guó)企和破產(chǎn)非國(guó)企，在全面考察全國(guó)各地已有的處置案例及相關(guān)法規(guī)制度的基礎(chǔ)上，探析兩類破產(chǎn)企業(yè)的檔案處置具體可行的方法，以期為優(yōu)化破產(chǎn)企業(yè)檔案的處置工作提供理論支持。

關(guān)鍵詞：破產(chǎn)國(guó)有企業(yè);破產(chǎn)非國(guó)有企業(yè);檔案處置方法;職工檔案

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.006

1 概述

1.1 企業(yè)及破產(chǎn)企業(yè)定義

企業(yè)，指以盈利為目的，應(yīng)用土地、勞動(dòng)力、資本、技術(shù)和企業(yè)人員才能等各種生產(chǎn)要素，向市場(chǎng)提供有形或無(wú)形商品，實(shí)行自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、獨(dú)立核算的法人或其他社會(huì)經(jīng)濟(jì)組織。按所有制結(jié)構(gòu)，企業(yè)可分國(guó)有企業(yè)和非國(guó)有企業(yè)，前者指國(guó)務(wù)院和地方人民政府分別代表國(guó)家履行出資人職責(zé)的國(guó)有獨(dú)資企業(yè)、國(guó)有獨(dú)資公司及國(guó)有資本控股公司，包括中央和地方國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)和其他部門(mén)所監(jiān)管的企業(yè)本級(jí)及其逐級(jí)投資形成的企業(yè);后者則與前者相對(duì)，它主要包括民營(yíng)企業(yè)和外資企業(yè)[1]。

據(jù)《企業(yè)破產(chǎn)法》的定義，破產(chǎn)指企業(yè)法人不能清償?shù)狡趥鶆?wù)，且資產(chǎn)不足以償還全部債務(wù)或明顯缺乏清償能力的，為達(dá)到清理債務(wù)的目的，而使法人資格消滅的過(guò)程。

1.2 破產(chǎn)企業(yè)檔案定義及作用

破產(chǎn)企業(yè)檔案既包括企業(yè)破產(chǎn)之前，形成積累的科技、會(huì)計(jì)、文書(shū)、人事檔案及音像、照片、實(shí)物檔案等各類文獻(xiàn)載體形式的記錄，也包括企業(yè)在破產(chǎn)清算過(guò)程中形成的各類文件。企業(yè)檔案由企業(yè)在各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的各種形式的有保存價(jià)值的文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，它是企業(yè)不可缺少的信息和證據(jù)基礎(chǔ)，也是企業(yè)歷史延續(xù)的載體，是寶貴的歷史文化遺產(chǎn)[2]。企業(yè)破產(chǎn)關(guān)閉后，其檔案多成為維護(hù)國(guó)家、原企業(yè)人員及相關(guān)工作單位等各方利益的可靠憑證，也為考察企業(yè)各項(xiàng)工作、共享項(xiàng)目成果提供了參考依據(jù)，對(duì)社會(huì)穩(wěn)定、經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要保障及促進(jìn)作用。

根據(jù)企業(yè)所有制結(jié)構(gòu)的不同，各類企業(yè)檔案的所有者也有所差異，因而破產(chǎn)企業(yè)檔案的處置方法也應(yīng)視情況而定，采取不同的方法，這樣才能做到每份檔案都有其合適的歸屬。

2 破產(chǎn)國(guó)有企業(yè)檔案的處置方法

國(guó)有企業(yè)檔案是國(guó)企全部活動(dòng)的真實(shí)記錄和寶貴財(cái)富，是企業(yè)資產(chǎn)的權(quán)威依憑，屬國(guó)家所有[3]。破產(chǎn)國(guó)企檔案切實(shí)記錄了該企業(yè)成立、運(yùn)營(yíng)和發(fā)展全過(guò)程，亦為國(guó)家資產(chǎn)清理、登記、評(píng)估工作的關(guān)鍵依據(jù)[3]，頗具憑證依據(jù)價(jià)值和參考研究?jī)r(jià)值。因而，應(yīng)根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，將破產(chǎn)國(guó)企檔案移交給當(dāng)?shù)貒?guó)家綜合檔案館保管。

2.1 實(shí)踐依據(jù)

2017年5月4日至5日，國(guó)家檔案局在江蘇省常州市召開(kāi)的破產(chǎn)、關(guān)閉國(guó)有企業(yè)檔案處置工作專題座談會(huì)，主要內(nèi)容為“研究國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案工作”[4]。會(huì)后，國(guó)家檔案局經(jīng)科司據(jù)國(guó)家檔案局《關(guān)于開(kāi)展國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置情況調(diào)查的通知》相關(guān)要求，對(duì)全國(guó)37個(gè)省、自治區(qū)、直轄市和計(jì)劃單列市及145家中央企業(yè)進(jìn)行了摸底調(diào)查[5]。調(diào)查結(jié)果如下。

1）各省市區(qū)檔案局已處置檔案的歸屬流向主要有5種：（1）由原企業(yè)保管;（2）由改制后重組的企業(yè)保管;（3）由集團(tuán)或上級(jí)企業(yè)代管;（4）移交所在地區(qū)檔案館代管;（5）移交所在地區(qū)檔案局分管企業(yè)的部門(mén)代管。[4]

其中，對(duì)于破產(chǎn)企業(yè)檔案的處置可行的有第三種，該流向舉例將在下文說(shuō)明，不作贅述;第四種，如2017年山東省棗莊市檔案局派遣專人對(duì)市破產(chǎn)企業(yè)皮鞋廠檔案工作進(jìn)行了實(shí)地檢查指導(dǎo)，后由市檔案館人員按檔案接收標(biāo)準(zhǔn)和工作程序，將市皮革廠整理規(guī)范的財(cái)務(wù)檔案996盒接收至市檔案館安全保管;第五種，如著名的“蘇州模式”。蘇州市檔案行政管理部門(mén)依托蘇州市工業(yè)投資發(fā)展有限公司的力量，建立蘇州市工投檔案管理中心，集中統(tǒng)一管理該公司所屬單位的改制（含破產(chǎn)）企業(yè)檔案資源，這一管理模式被稱為“工投模式”，在此基礎(chǔ)上，為實(shí)現(xiàn)全市改制企業(yè)檔案資源的集中保管，市檔案局又建立蘇州市工商檔案管理中心，由此形成改制企業(yè)檔案管理的“蘇州模式”[5]。

2）各中央企業(yè)檔案管理部門(mén)已處置檔案的歸屬流向主要有5種：（1）由原企業(yè)進(jìn)行保管;（2）按企業(yè)新隸屬關(guān)系移交相關(guān)的檔案部門(mén)保管;（3）移交集團(tuán)（公司）保管;（4）因保管場(chǎng)地等因素限制的由清算組暫時(shí)保管;（5）由物業(yè)公司或第三方檔案機(jī)構(gòu)代管[4]。

以上幾種流向中，針對(duì)破產(chǎn)企業(yè)檔案具有實(shí)踐意義的有第三種、第四種，如中國(guó)船舶重工集團(tuán)有限公司下屬的重慶五洲公司破產(chǎn)后，其所屬檔案移交給了本司技術(shù)檔案館保管[6];第五種，如2019年12月30日，南京市破產(chǎn)管理人協(xié)會(huì)與江蘇潤(rùn)銀檔案管理咨詢有限公司合作簽約，成立了“南京破產(chǎn)企業(yè)檔案管理中心”，市檔案館張建寧副館長(zhǎng)在會(huì)上對(duì)該中心的運(yùn)行提出希望和要求，即將其打造為市破產(chǎn)企業(yè)檔案保管利用的中心基地。

經(jīng)過(guò)分析，筆者認(rèn)為，破產(chǎn)企業(yè)檔案由集團(tuán)或上級(jí)企業(yè)代管雖有利于該部分檔案在一段時(shí)間內(nèi)的妥善保管，但由于集團(tuán)及上級(jí)企業(yè)本身的不穩(wěn)定性使其依然冒著極大的變動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，此外，出于對(duì)商業(yè)機(jī)密等的保護(hù)，保存在集團(tuán)內(nèi)的檔案也不便于非集團(tuán)人員的利用;但地區(qū)檔案局分管企業(yè)的部門(mén)多以行業(yè)類別分別保管本業(yè)內(nèi)檔案，容易造成破產(chǎn)企業(yè)檔案全宗的分散和流失;而由清算組、檔案寄存中心、物業(yè)公司或第三方檔案機(jī)構(gòu)代管，都只是暫時(shí)性、過(guò)渡性的處置方法，且這些組織或機(jī)構(gòu)多為商業(yè)性質(zhì)，常存在人員不專業(yè)、保管條件不達(dá)標(biāo)等現(xiàn)象，十分不利于破產(chǎn)企業(yè)檔案的長(zhǎng)久保管和開(kāi)放利用，它們不可能成為這些檔案的最終藏所。因而，只有我國(guó)永久保存檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)——各級(jí)綜合性檔案館，才是破產(chǎn)國(guó)有企業(yè)檔案的合理流向與歸宿[7]。

2.2 法規(guī)制度依據(jù)

1998年國(guó)家檔案局、經(jīng)濟(jì)體制改革委員會(huì)、經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會(huì)、國(guó)有資產(chǎn)管理局聯(lián)合出臺(tái)的《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》，確定了國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案“分類移交”的處置原則。除基建、設(shè)備、會(huì)計(jì)等專門(mén)檔案有特定的移交和保管要求外，企業(yè)的產(chǎn)品、科研、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營(yíng)管理等檔案都是在協(xié)商的基礎(chǔ)上“移交企業(yè)主管部門(mén)或寄存所在地國(guó)家檔案館。”由此，各地檔案館成為企業(yè)破產(chǎn)檔案的法定接收單位。2012年底，國(guó)家檔案局發(fā)布第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，明確規(guī)定，國(guó)企從設(shè)立到破產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案，按價(jià)值等級(jí)劃分保管期限并移交當(dāng)?shù)貒?guó)家綜合檔案館歸檔保存。2020年6月20日新修訂并頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法》也進(jìn)一步明確了各地國(guó)家檔案館接收企業(yè)破產(chǎn)檔案的職責(zé)[8][9]。

2.3 必要性及意義

國(guó)企檔案是國(guó)家檔案資源體系的重要成分，包含大量機(jī)要敏感信息，不僅具有重要的信息價(jià)值，而且蘊(yùn)含極高證據(jù)價(jià)值，關(guān)乎黨和國(guó)家核心利益，涉及企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力、企業(yè)職工的切身利益[10]。由各級(jí)綜合檔案館保存破產(chǎn)國(guó)企檔案，是檔案工作為國(guó)企改革服務(wù)、確保國(guó)企改革順利進(jìn)行的要求;是防止國(guó)企檔案資源損毀和流失、確保其完整與安全的要求;也是維護(hù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展歷史原始面貌的要求。這既可體現(xiàn)國(guó)企檔案國(guó)家所有這一原則，有益于豐富館藏、吸引用戶，更便于全面、深入挖掘破產(chǎn)企業(yè)檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和潛在價(jià)值[7]。

3 破產(chǎn)非國(guó)有企業(yè)檔案的處置方法

非國(guó)有企業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)重要構(gòu)成之一，其檔案是非國(guó)企在生產(chǎn)、經(jīng)管、營(yíng)銷等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的原始記錄，它反映了非國(guó)企興起與發(fā)展的歷程，屬企業(yè)所有，是其緊要信息資源和資產(chǎn)，受國(guó)家法律保護(hù)[11]。企業(yè)破產(chǎn)后，做好破產(chǎn)企業(yè)檔案工作也是必不可少的，它對(duì)維護(hù)原企業(yè)職工合法權(quán)益、為相關(guān)企業(yè)提供經(jīng)驗(yàn)借鑒、研究非公企業(yè)發(fā)展歷史等都有不可替代的作用。

3.1 法規(guī)體系中關(guān)于破產(chǎn)非國(guó)有企業(yè)檔案處置的表述

目前，有關(guān)破產(chǎn)非國(guó)有企業(yè)檔案的全國(guó)范圍內(nèi)通行法規(guī)制度主要如下：

1）《檔案法》規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案，檔案館不得拒絕

接收?！?/p>

2）1994年外經(jīng)貿(mào)部、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委聯(lián)合檔案局發(fā)布《外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》，規(guī)定外資企業(yè)檔案工作的內(nèi)容，如歸檔范圍、保管期限等，其中確切指出“外商投資企業(yè)終止、解散后，中外合資經(jīng)營(yíng)企業(yè)、中外合作經(jīng)營(yíng)企業(yè)的檔案交由原中方合資、合作者妥為保存，或向當(dāng)?shù)貒?guó)家檔案館移交。”

3）2002年國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委及國(guó)家計(jì)委聯(lián)合印發(fā)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，明確了企業(yè)從產(chǎn)生至破產(chǎn)關(guān)閉等產(chǎn)權(quán)變動(dòng)情況下，企業(yè)檔案工作內(nèi)容。

4）2005年國(guó)家檔案局會(huì)同國(guó)家發(fā)展改革委、全國(guó)工商聯(lián)聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作發(fā)展的意見(jiàn)》，提出12條加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)檔案工作意見(jiàn)。

但查閱完國(guó)家檔案局官網(wǎng)的“法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)”（含檔案政策法規(guī)庫(kù)、檔案標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)兩部分）后，雖然許多法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)都強(qiáng)調(diào)了非國(guó)企檔案工作的重要性，但并未找出對(duì)于破產(chǎn)非國(guó)有企業(yè)檔案具體處置辦法或流向歸屬的規(guī)定。這側(cè)面說(shuō)明了我國(guó)破產(chǎn)非國(guó)企檔案的處置自主性較大，現(xiàn)狀也相對(duì)不容樂(lè)觀。

3.2 對(duì)破產(chǎn)非國(guó)有企業(yè)檔案處置的建議

筆者認(rèn)為，破產(chǎn)非國(guó)有企業(yè)檔案應(yīng)在檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查下，根據(jù)專業(yè)人員鑒定后做出的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值等大小進(jìn)行處置：

1）對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有重大價(jià)值的或需劃控保密的，應(yīng)移交給當(dāng)?shù)貒?guó)家檔案館。如《重慶市民營(yíng)企業(yè)檔案管理辦法》規(guī)定“民營(yíng)企業(yè)破產(chǎn)、關(guān)閉時(shí)，應(yīng)將對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案向當(dāng)?shù)貒?guó)家綜合檔案館移交”;“經(jīng)協(xié)商同意，國(guó)家綜合檔案館可以有計(jì)劃地將具有代表性的民營(yíng)企業(yè)的檔案列入接收進(jìn)館范圍”。

2）對(duì)國(guó)家和社會(huì)價(jià)值較小但對(duì)企業(yè)價(jià)值大的（一般是商業(yè)機(jī)密檔案、資產(chǎn)核算檔案等），可由負(fù)責(zé)人個(gè)人收藏保管;對(duì)國(guó)家、社會(huì)、企業(yè)都無(wú)利用價(jià)值的，則應(yīng)按法定程序銷毀。前者體現(xiàn)了非國(guó)企檔案的私有性質(zhì)，且這類檔案一般不會(huì)過(guò)多，由企業(yè)負(fù)責(zé)人保管是切實(shí)可行的;而后者既遵循了相關(guān)法律規(guī)范，又避免了人財(cái)物的浪費(fèi)，也是可行的。

檔案寄存中心在保管破產(chǎn)企業(yè)、非國(guó)有企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人檔案方面發(fā)揮了顯著作用，特別是當(dāng)個(gè)別綜合性檔案館由于經(jīng)費(fèi)、人員等的緣由無(wú)力全部接收破產(chǎn)企業(yè)檔案時(shí)，不啻為一種緩和壓力的對(duì)策[12]。如深圳市檔案寄存中心接管了大批破產(chǎn)非國(guó)企檔案。因而，清算組清點(diǎn)完企業(yè)最后資產(chǎn)后，如有余力，可劃撥一筆費(fèi)用給檔案中心等商業(yè)性檔案企業(yè)代管，沒(méi)有能力的則寄存在國(guó)家檔案部門(mén)。

此外，還可借鑒國(guó)外企業(yè)檔案管理模式，企業(yè)檔案協(xié)會(huì)屬公益性的中介機(jī)構(gòu)， 為所涉及的企業(yè)解決了一大難題，也極大減輕了國(guó)家負(fù)擔(dān)，可作為永久保管檔案的社會(huì)性機(jī)構(gòu)，并有利于破產(chǎn)企業(yè)檔案的集中利用[13]。

4 破產(chǎn)企業(yè)職工檔案的處置

企業(yè)的職工檔案比較特殊，也是企業(yè)破產(chǎn)過(guò)程最應(yīng)被關(guān)注的檔案資源，因?yàn)槁毠n案記錄的不只是企業(yè)職工工作有關(guān)信息，還與職工相關(guān)待遇認(rèn)定及其他合法權(quán)益休戚相關(guān)[14]。企業(yè)破產(chǎn)后，其處置過(guò)程必須加以重視，由于各類企業(yè)所有者不同，導(dǎo)致企業(yè)職工檔案的所有者也不同，進(jìn)而使得不同所有制結(jié)構(gòu)的破產(chǎn)企業(yè)職工檔案處置方法亦應(yīng)有所區(qū)分。但不論采用何種處置方式，職工檔案的處置都不應(yīng)該帶有隨意性，致使檔案的遺失和“無(wú)頭檔案”的增多。

4.1 破產(chǎn)國(guó)有企業(yè)的人事檔案處置

我國(guó)現(xiàn)有檔案法規(guī)對(duì)人事檔案形成單位依然明定為黨、政、軍、群系統(tǒng)及國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位，而人事檔案的所有權(quán)是歸屬國(guó)家的，也即破產(chǎn)國(guó)有企業(yè)的職工檔案是歸國(guó)家所有的，為了與破產(chǎn)非國(guó)企職工檔案作區(qū)別，筆者稱之為人事檔案。按目前規(guī)定，這些人事檔案最終都會(huì)由各個(gè)單位移交到國(guó)家的各級(jí)綜合檔案館保存[15]。但在移交之前，也可選擇一些暫時(shí)性的處置方法。如上海為有序分流保管本市國(guó)有破產(chǎn)企業(yè)的職工檔案，采取了4種方式：1）按照改制后企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)關(guān)系，將破產(chǎn)企業(yè)職工檔案移交新的企業(yè)或上級(jí)控股公司管理;2）由控股（集團(tuán)）公司或子公司授權(quán)，將破產(chǎn)企業(yè)職工檔案管理權(quán)限委托系統(tǒng)資產(chǎn)管理中心承擔(dān);3）根據(jù)改制企業(yè)檔案保管容量大的需求，在各系統(tǒng)、各行業(yè)按照區(qū)域或行業(yè)板塊，建立破產(chǎn)企業(yè)職工檔案集約化管理平臺(tái);4）與上海市綜合檔案館和上海市勞動(dòng)保障局協(xié)商共管破產(chǎn)企業(yè)職工檔案[14]。

4.2破產(chǎn)非國(guó)有企業(yè)的職工檔案處置

現(xiàn)今經(jīng)濟(jì)條件下，非國(guó)有企業(yè)人事記錄是否建立由各企業(yè)自主決定，其所建立的人事記錄歸各個(gè)建立人事記錄的單位所有[15]。該情況下，筆者以為，企業(yè)破產(chǎn)后，所屬人事記錄則可參照破產(chǎn)國(guó)有企業(yè)人事檔案處置方法。例如，2009年哈爾濱市南崗區(qū)檔案局和勞動(dòng)與社會(huì)保障局合力籌建并成立了首家破產(chǎn)企業(yè)檔案管理中心，截止2014年底，該中心已為全區(qū)共8300余名下崗職工、非公有制企業(yè)職工、其他務(wù)工人員建立人事檔案，并為全區(qū)各類企業(yè)免費(fèi)提供職工檔案的建檔與業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。如果未建立系統(tǒng)的人事記錄，則企業(yè)職工檔案所有者應(yīng)該為職工個(gè)人，企業(yè)破產(chǎn)后，職工檔案應(yīng)隨員工個(gè)人流動(dòng)，轉(zhuǎn)移到新的工作單位，也可交給當(dāng)?shù)貒?guó)家勞動(dòng)保障局或人事管理部門(mén)

代存。

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作者簡(jiǎn)介

朱小慧（1999-），女，漢族，福建師范大學(xué)社會(huì)歷史學(xué)院2017級(jí)檔案學(xué)本科生。