解析新形勢下高校學生檔案管理策略

席曙光

摘 要：在新形勢發(fā)展下，高校學生檔案管理工作面臨著嚴峻挑戰(zhàn)，了解高校學生檔案管理的重要性、認清學生檔案管理現(xiàn)狀、創(chuàng)新檔案管理模式，是目前高校需要重點考慮的內(nèi)容，只有這樣才能更好地發(fā)揮出學生檔案的積極作用，為學生日后發(fā)展提供保障?；诖?，本文主要分析了新形勢下高校學生檔案管理策略。

關鍵詞：新形勢;高校;學生檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.014

新時期高校應順應時代的發(fā)展潮流，轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式，準確記錄學生各方面的信息，通過統(tǒng)一化與專業(yè)化的管理引導他們加強學習，增強他們的綜合素質(zhì)，為他們走入社會提供必要的幫助。傳統(tǒng)檔案管理模式存在不足，已經(jīng)不適應新時期的發(fā)展要求，因此需要開展工作變革，制定有效的管理目標與全面的管理方案，利用新平臺提高工作效率，保證檔案中記錄的信息符合學生的實際情況，并做到安全的存儲。

1 高校學生檔案管理工作的重要性

1）促進學生全面發(fā)展。高校學生檔案能夠反映一個學生在學校的日常狀況和學習情況。完善的學習檔案記錄能夠促進學生全面發(fā)展，高校學生檔案的建立是對學生全面接受素質(zhì)教育的展現(xiàn)，對學生成長發(fā)育有積極作用。完善健全的檔案管理制度，能夠提高學生學習熱情和展現(xiàn)良好的競爭意識，推動學生努力學習，提高成績的信心[1]。2）為用人單位提供服務。高校對于學生的培養(yǎng)最終目標是走向社會，為國家做貢獻。企業(yè)在招收員工時除了考察員工的文憑和處事能力，對于員工的內(nèi)在素養(yǎng)考察也尤為看重。學生檔案是每位學生道德素質(zhì)和在校期間學習成績的體現(xiàn)，所以全面準確的信息檔案方便每個用人單位對雇傭員工的全面了解。3）推動高校全面發(fā)展。高校學生檔案建立工作是高校全面發(fā)展不可或缺的部分，對于建立健全高校制度起到重要的推動作用。在學生檔案建立的過程中會存在許多問題，對于這些問題高校應采取合理的解決辦法，歸納總結(jié)吸取經(jīng)驗為今后工作開展奠定基礎，推動校方教育事業(yè)的發(fā)展[2]。隨著每年的擴招，大量學生進入校園，高校檔案管理工作也面臨著極大挑戰(zhàn)，這就要求高校加強檔案管理工作，制定合理、科學的檔案管理制度，以更加優(yōu)化和準確的工作效率服務廣大師生。推動高校全面運轉(zhuǎn)。

2 高校學生檔案管理存在的問題

1）檔案意識薄弱，檔案管理難度大。目前很多高校在開展學生檔案管理工作時，都認為其與高校自身發(fā)展沒有任何關系，所以不需要將其劃分在高校運營的主要內(nèi)容中，其對學生檔案管理的重視度不高，使得檔案管理系統(tǒng)在構(gòu)建中存在諸多問題，降低了學生檔案管理工作的質(zhì)量，影響學生檔案的準確性。也是由于這一原因，高校在開展檔案管理時，并未對其進行科學系統(tǒng)的規(guī)劃和設計，檔案管理內(nèi)容、管理標準等也缺少規(guī)范性，再加上學校宣傳力度不夠，學生自身對檔案管理的重視度不強，嚴重阻礙了檔案管理工作的開展，加大管理難度[3]。2）部門協(xié)調(diào)能力差，缺少統(tǒng)一化管理。高校學生檔案反映的是學生的綜合素質(zhì)能力，其涵蓋的內(nèi)容相對較多，所以需要與各部門的高效協(xié)調(diào)來促進學生檔案管理工作的順利開展，充分發(fā)揮學生檔案的重要作用。但結(jié)合目前情況來看，高校檔案管理中，與各部門協(xié)調(diào)能力較差，很多檔案資料得不到及時地收集和整理，出現(xiàn)檔案資料不全、檔案缺失、分離等問題，降低了傳遞效率。3）管理人員自身能力水平不高。由于缺乏完善的高校學生檔案管理人員規(guī)范條例，高校對管理人員的要求較低，檔案管理人員普遍存在著專業(yè)知識能力不高，管理技能水平較差的情況，很難合理規(guī)劃學生檔案管理工作。一些高校的檔案管理工作基本是將檔案資料分配給各個院系，由輔導員老師自行分配，檔案質(zhì)量得不到保證，格式及材質(zhì)都存在著不規(guī)范、不合理等情況[4]。

3 高校學生檔案管理的改進措施

1）制定檔案管理目標。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在不足，無法應對大數(shù)據(jù)時代帶來的挑戰(zhàn)，也不符合新時期的發(fā)展要求。當下高校檔案管理工作的側(cè)重點在于保管，記錄的信息中僅僅為學生的情況，不包含對他們的個性、心理等方面的分析，因此專業(yè)性不高，無法起到引導學生發(fā)展的作用。為此需要制定合理的檔案管理目標，推動管理方式的轉(zhuǎn)變，增強檔案管理的工作質(zhì)量。根據(jù)目標要求解決管理過程中存在的問題，提升檔案管理的質(zhì)量與效率。在目標的指引下，檔案管理人員將堅持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，并發(fā)揮自己的創(chuàng)造性來改進管理方式，避免工作失誤的情況出現(xiàn)，保證檔案是高校學生學習與實踐的準確記錄，根據(jù)學生的情況及時修改相關內(nèi)容，如相關處分的撤銷等，避免影響學生今后的工作生活。2）創(chuàng)新檔案建設標準和操作流程。在“互聯(lián)網(wǎng)+”思維引導下，可以創(chuàng)新不一樣的展現(xiàn)方式，把專職檔案管理人員和勤工儉學學生的檔案結(jié)合起來，這樣就可以根據(jù)實際情況，制定合理的解決措施，轉(zhuǎn)變原有的缺失性，避免造成大量的時間浪費或者是材料的浪費。還需要按照不一樣的形式，展現(xiàn)不一樣的整理、歸檔、登記等，結(jié)合自身的實際情況，制定對應的細節(jié)展現(xiàn)。需要在不一樣的步驟或者是流程當中，提高技能競賽或者是企業(yè)實踐，頂崗實習結(jié)束之后，就可以提高對應的質(zhì)量和內(nèi)容。保持對應的完整性和真實性、全面性。對于人才培訓來說，可以結(jié)合實際情況，完成對應的內(nèi)容擴充。將個人的發(fā)展材料和學生的誠信發(fā)展，企業(yè)的實踐經(jīng)歷，技能的競賽或者是心理檔案的范圍明確等內(nèi)容相結(jié)合。如此，就能夠保證檔案的真實性和連貫性。并且就會在信息化系統(tǒng)的作用下，保證學生信息檔案的有效性[5]。3）高校學生檔案管理應加快數(shù)字化、信息化建設。眾所周知，隨著高校的不斷發(fā)展，以往的紙質(zhì)版檔案管理已無法滿足當下快速發(fā)展社會的需求。尤其，信息技術(shù)發(fā)展一日千里和用人單位需求的不斷增加，對于高校學生檔案管理也提出了新的挑戰(zhàn)。為此，各高校應高度重視信息化建設，普及信息化、數(shù)據(jù)化管理在學生檔案管理中的應用，根據(jù)自身檔案管理工作的需要努力開展通過信息化、數(shù)字化、數(shù)據(jù)化的來高效和更為安全的管理學生檔案工作。當然，對于通過信息化、數(shù)據(jù)化等信息技術(shù)管理學生檔案的高校，在信息保密方面難度增大，高校及管理者更要加強學生信息的保密工作，以防泄密。4）提高檔案管理人員素質(zhì)。首先加強人員管理素質(zhì)，強化檔案管理人員的思想覺悟，作為一名檔案管理人員應該有責任心，在檔案管理過程中應具有大局意識。其次，校方應加強檔案管理人員的知識業(yè)務水平，提升人員素質(zhì)，并且要做到責任與義務的同時落實，落實每一名管理人員的義務，在出錯時相關管理人員也應當勇于承擔責任。并且對管理人員定期開展培訓工作，加強現(xiàn)有工作人員的培訓。然后另一方面也需要增加一些新的具備檔案管理能力的復合型人才，以此來提升管理人員管理水平和管理素質(zhì)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力，有助于學校檔案工作的順利進行，實現(xiàn)學校整體管理水平的提高[6]。

4 結(jié)束語

綜上所述，加強高校學生的檔案管理是必不可少的，對于學校中的檔案管理學校應該結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的背景將其充分的展現(xiàn)出來，結(jié)合信息化將檔案的技術(shù)進行革新，并且按照信息化的步驟將檔案充分的保管好。以便日后能夠盡快的導出檔案或者是查看檔案，保證辦事的效率和時效性。

參考文獻

[1]曾川.高校學生檔案管理工作的發(fā)展分析[J].傳播力研究，2019.

[2]胡娟.關于高校檔案管理工作策略探析[J].蘭臺內(nèi)外，2019.

[3]張靜.新時期如何創(chuàng)新高校學生檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2019（08）：155.

[4]孫艷華.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].現(xiàn)代國企研究，2018（2）：181.

[5]宋陽.信息化時代高校檔案管理工作創(chuàng)新策略[J].管理觀察，2019（21）：135-136.

[6]彭萬霞.高校學生檔案管理工作問題探析[J].信息記錄材料，2019.