淺析企業(yè)文書檔案管理的問題及對策建議

楊芳

摘 要：文書檔案管理工作是我國企事業(yè)單位日常經(jīng)營和業(yè)務(wù)管理的重要內(nèi)容，針對文書檔案管理中存在的問題，提出文書檔案管理工作的改進對策，在全面系統(tǒng)梳理企業(yè)文書檔案管理工作問題的基礎(chǔ)上，制定和運用適當(dāng)策略，調(diào)整優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理工作，使企業(yè)文書檔案資料發(fā)揮最大優(yōu)勢和使用價值。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文書;檔案管理;問題;對策建議

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.008

1 文書檔案管理工作存在的問題

1.1 文書檔案管理工作人員問題

第一，企業(yè)文書檔案管理人員分配不當(dāng)。文書檔案管理工作在企業(yè)日常工作中并不占據(jù)核心地位，所以，難以在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中得到高度重視。文書檔案管理工作中，僅安排和調(diào)配一般管理崗位工作人員完成相關(guān)工作任務(wù)，沒有招聘專業(yè)的文書檔案管理人才，這在一定程度上影響和制約了企業(yè)文書檔案管理工作的專業(yè)性和規(guī)范性發(fā)展，對企業(yè)的壯大發(fā)展也產(chǎn)生了一定的影響。第二，企業(yè)文書檔案管理工作人員的招聘和錄用不當(dāng)。受各種因素的影響，我國部分基層企業(yè)組織開展文書檔案管理工作時，在人員招聘過程中出現(xiàn)了問題，無法切實考察招聘對象的專業(yè)能力及綜合素質(zhì)水平，導(dǎo)致企業(yè)的文書檔案管理隊伍在專業(yè)能力和綜合素質(zhì)方面存在一定的不足，影響了企業(yè)文書檔案管理工作的整體質(zhì)量。第三，文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，企業(yè)文書檔案管理工作也發(fā)生了深刻變化，這對企業(yè)文書檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)提出了更高的專業(yè)要求和技術(shù)要求。但是，受多種因素影響，我國部分企業(yè)的文書檔案管理工作人員依然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理操作模式，未能在文書檔案管理工作中合理運用現(xiàn)代計算機設(shè)備和辦公軟件，導(dǎo)致文書檔案管理工作成效不高。

1.2 文書檔案管理工作資金投入不足

現(xiàn)代企業(yè)在開展文書檔案管理工作過程中，未能投入充足的資金支持，使得文書檔案管理工作無法配備數(shù)量充足的專業(yè)人員和專業(yè)設(shè)備，影響了相關(guān)工作的質(zhì)量和效率。

1.3 文書檔案管理工作重視程度不夠

由于文書檔案管理工作不能為企業(yè)創(chuàng)造直觀的經(jīng)濟效益，因此部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理人員不夠重視，未能充分認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，未能結(jié)合企業(yè)實際開展文書檔案管理工作，沒有為工作人員配備必要的技術(shù)設(shè)備，工作環(huán)境較差，嚴(yán)重影響了我國現(xiàn)代企業(yè)組織文書檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

2 做好企業(yè)文書檔案管理的建議

2.1 完善文書檔案管理機制

企業(yè)文書檔案必須服務(wù)企業(yè)改革發(fā)展、經(jīng)營管理、技術(shù)創(chuàng)新、項目開發(fā)。企業(yè)要構(gòu)建完整有效的文書檔案管理制度，完善文書檔案管理體系和工作機制建設(shè)，注重文書檔案管理與企業(yè)可持續(xù)發(fā)展相結(jié)合，形成良好的文書檔案管理格局。

1）完善文書檔案工作管理體系。企業(yè)要加強文書檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，貫徹落實國家檔案局和國資委有關(guān)檔案管理規(guī)定和工作要求，確定文書檔案工作管理部門，完善文書檔案管理工作體系，做好文書檔案分級管理，做好文書檔案階段性規(guī)劃和推動計劃，加大對子、分公司文書檔案管理工作的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)力度，配備相適應(yīng)的文書檔案崗位、辦公場所和軟硬件設(shè)備。2）建立和完善文書檔案規(guī)章制度。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度要求，盡快建立和完善內(nèi)容完善、便于操作的檔案規(guī)章制度體系，實現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級負(fù)責(zé)、逐級監(jiān)督，規(guī)范企業(yè)的檔案管理責(zé)任、歸檔范圍、收集整理、移交、保管、借閱等內(nèi)容，并做好制度的落實。3）健全文書檔案管理考核體系。做好企業(yè)文書檔案管理，需要有良好的文書檔案管理考核體系進行支撐。企業(yè)文書檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過不同形式對系統(tǒng)內(nèi)企業(yè)文書檔案工作進行檢查和考核，系統(tǒng)內(nèi)各級企業(yè)應(yīng)將文書檔案工作作為業(yè)績考核的一項內(nèi)容。建立健全文書檔案工作考核體系，通過考核評價和監(jiān)督檢查，促進文書檔案工作有序開展。

2.2 完善文書檔案的日常工作機制

1）做好文書檔案的全面管理。制定企業(yè)內(nèi)部文件材料歸檔范圍表，并要求按照歸檔范圍表全面收集和整理文書檔案。企業(yè)上下級之間、內(nèi)部各部門之間應(yīng)重視和支持檔案工作，密切配合，互助協(xié)作，保證文書檔案的完整和全面。2）遵循文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部的檔案管理制度，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行文書檔案的管理，對文書檔案應(yīng)及時歸檔、規(guī)范整理。紙質(zhì)檔案和電子檔案要做到對應(yīng)和統(tǒng)一，電子檔案的收集和管理要嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。3）加強文書檔案的安全管理。企業(yè)要重視文書檔案的安全，配備符合安全標(biāo)準(zhǔn)的檔案存放場所，涉密文書檔案存放要符合相關(guān)保密規(guī)定，電子文書檔案要及時在光盤或?qū)Ｓ靡苿佑脖P上進行備份。要建立健全文書檔案安全機制和應(yīng)急措施，利用和查找檔案要嚴(yán)格履行審批程序，做好涉密檔案的保密工作。4）提升文書檔案管理的信息化水平。企業(yè)要改變文書檔案的傳統(tǒng)管理方式，加強文書檔案信息化建設(shè)，將文書檔案信息化和電子檔案管理納入企業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃，利用信息化手段提高文書檔案管理的質(zhì)量和效率。要管理和維護檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公軟件系統(tǒng)的有效關(guān)聯(lián)，有計劃地開展企業(yè)文書檔案的數(shù)字化工作，充分利用信息技術(shù)手段提高文書檔案資源的利用效率，有利于檔案資源的共建共享。

2.3 加強文書檔案工作的基礎(chǔ)保障

1）保證文書檔案的資金投入。企業(yè)要保證文書檔案設(shè)備購置維護、信息化開發(fā)、安全保密、宣傳教育等方面的資金投入，特別是要加大文書檔案信息化建設(shè)和檔案庫房的資金投入，有效保障文書檔案管理工作的開展。2）強化文書檔案硬件保障。企業(yè)要配備符合要求的檔案存放場所，配備檔案存放設(shè)備，配備檔案管理需要的計算機、存儲設(shè)備、打印機、掃描儀等，從硬件上確保檔案管理工作的有序順利開展。3）強化文書檔案管理隊伍建設(shè)。企業(yè)要加強文書檔案的隊伍建設(shè)，加強人才引進和培養(yǎng)，建立相應(yīng)的激勵機制。要注重文書檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)和信息化技術(shù)培訓(xùn)，提高文書檔案管理的現(xiàn)代化水平和綜合素養(yǎng)，確保高效、高質(zhì)地開展文書檔案管理工作。

2.4 充分挖掘利用文書檔案的價值

1）提高文書檔案的價值意識。文書檔案記錄著企業(yè)的歷史進程，客觀地反映了企業(yè)在領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)營管理、問題處理、研究開發(fā)等方面的過程和成果，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。企業(yè)文書檔案管理者要充分認(rèn)識文書檔案資源的重要作用，提高責(zé)任意識，樹立檔案價值觀，做好檔案管理工作，更好為企業(yè)改革發(fā)展創(chuàng)造價值。2）充分挖掘和利用文書檔案的價值。企業(yè)應(yīng)當(dāng)利用信息化手段，努力開發(fā)檔案信息資源，充分挖掘檔案價值，為企業(yè)經(jīng)營管理、改革發(fā)展等中心工作服務(wù)。充分發(fā)揮檔案在管理提升、盡職調(diào)查、審計監(jiān)督、巡視巡察、文化宣傳、展覽展示等方面的價值和效能。

3 結(jié)語

近年來，我國文書檔案管理工作的總體質(zhì)量呈現(xiàn)持續(xù)下滑趨勢，導(dǎo)致我國部分企業(yè)日常業(yè)務(wù)運作效率難以得到有效提高，這在一定程度上對我國企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展造成了阻礙和限制。為明確文書檔案管理工作的具體內(nèi)容，提升文書檔案管理工作的有效性，應(yīng)積極針對工作流程開展規(guī)范化、正規(guī)化、模式化調(diào)整，確保文書檔案資料能夠在企業(yè)經(jīng)營運作中發(fā)揮高效、便利、規(guī)范的應(yīng)用價值。

參考文獻

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