傳統(tǒng)歷史視角下的電子檔案管理體系研究

■田支斌

一、研究現(xiàn)狀

從甲骨文到竹簡(jiǎn)、從竹簡(jiǎn)到紙張，中國(guó)主流檔案的載體及形式每個(gè)階段基本上發(fā)生了千年演變。如今檔案載體再次發(fā)生巨變，從紙質(zhì)載體全面演化為電子載體，這是檔案界前所未有之大變局。2018 年底，國(guó)家檔案局14 號(hào)令規(guī)定“符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式存檔”。2019 年底，國(guó)務(wù)院16 號(hào)令《國(guó)務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》明確了“除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力?！?020 年6 月20 日全國(guó)人大常委會(huì)修訂的新版《中華人民共和國(guó)檔案法》第三十七條規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！币虼藦恼叩椒蓪用骐娮訖n案的地位已經(jīng)正式確立。但令人尷尬的是電子檔案配套實(shí)施的具體操作辦法及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范卻極度缺乏，即使有少量行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，也偏重理論與較為落后的離線歸檔，難于適應(yīng)目前開放互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

電子檔案的研究當(dāng)前處于百花齊放的狀態(tài)，但研究類型大體分為兩類。一類是基于最新信息技術(shù)提出了一些改良理論，為電子文件歸檔提供了一些工程化解決辦法；另一類是偏離主流的檔案研究方法，提出一些有別傳統(tǒng)檔案理論的顛覆性理論。如付建忠提出隨著存儲(chǔ)成本的下降，“一切歸檔”的管理目標(biāo)具備了實(shí)現(xiàn)的可能性；陳明潔從大數(shù)據(jù)概念出發(fā)，結(jié)合稅務(wù)、教育、車輛管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理，得出業(yè)務(wù)系統(tǒng)中每條記錄都應(yīng)該成為檔案；于英香提出大數(shù)據(jù)時(shí)代的應(yīng)該實(shí)時(shí)歸檔，數(shù)據(jù)化歸檔。這些理論為電子檔案管理提供了解決思路，但對(duì)于全面解決電子檔案規(guī)范化管理仍然遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。一是多數(shù)理論缺乏系統(tǒng)性；二是偏重于理論的探討與理想的憧憬，缺少對(duì)現(xiàn)實(shí)環(huán)境的全面考量，并有將檔案理論泛化的趨勢(shì)。理論的演進(jìn)是循序漸進(jìn)的，脫離原有成熟理論完全另起爐灶，并將理論向其他學(xué)科無(wú)限延展，卻有使學(xué)科理論特色弱化，甚至完全失去自我的危險(xiǎn)。

傳統(tǒng)的檔案工作理論以文件收集、保管、利用為中心而展開，電子檔案較傳統(tǒng)載體檔案雖有了巨大的變化，但尚未達(dá)到顛覆性的變化，它同樣存在收集、保管、利用這幾個(gè)核心問(wèn)題。本文以互聯(lián)網(wǎng)+的研究方法，從傳統(tǒng)歷史視角探討如何在遵循原有的檔案學(xué)理論基礎(chǔ)上借助現(xiàn)代信息技術(shù)，以傳統(tǒng)的檔案定義、收集、保存、利用為線索梳理電子檔案規(guī)范管理的成套辦法。

二、什么是檔案

什么是檔案，這是檔案學(xué)的核心概念，也是檔案學(xué)其他理論的基礎(chǔ)。2020 年6 月20 日人大常委會(huì)修訂通過(guò)的新版檔案法對(duì)檔案的定義為：“本法所稱檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”新版檔案法對(duì)電子檔案也做出相應(yīng)規(guī)定“電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)?！敝挥蟹弦?guī)定的電子檔案才能具備與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。為了描述方便，本文將傳統(tǒng)載體的文件材料，以保存模擬信號(hào)為主要特征的傳統(tǒng)電子音像檔案，以保存數(shù)字信號(hào)為主要特征的電子文件、電子記錄、電子數(shù)據(jù)統(tǒng)稱為信息記錄，以便與正式的檔案加以區(qū)分。同時(shí)將模擬態(tài)和數(shù)字態(tài)的信息記錄統(tǒng)稱電子信息記錄，以區(qū)別于傳統(tǒng)載體的文件材料。

1.信息記錄成為檔案的必要條件

（1）一切信息記錄要成為檔案，其來(lái)源必須是直接的生產(chǎn)活動(dòng)形成一手記錄，而非生產(chǎn)活動(dòng)結(jié)束后經(jīng)過(guò)加工的二次信息匯編；

（2）信息記錄要成為檔案必須要有保存價(jià)值，只有經(jīng)過(guò)鑒定的信息記錄才能成為檔案，因此檔案是經(jīng)過(guò)嚴(yán)格篩選的高價(jià)值、高密度、高可信的信息記錄。這與一般大數(shù)據(jù)的高容量、低價(jià)值、低密度形成鮮明對(duì)比。

（3）檔案是歷史記錄，是固化的信息記錄。那些信息化系統(tǒng)中實(shí)時(shí)變化的數(shù)據(jù)，在未有明確的固化機(jī)制前，實(shí)時(shí)歸檔成為檔案是不適宜的。

（4）數(shù)字態(tài)的信息記錄的要成為檔案，其形式與程序要合規(guī)。數(shù)字態(tài)的信息記錄要成為電子檔案必須保證便于提取背景信息，便于用元數(shù)據(jù)進(jìn)行描述，并適宜使用必要的如數(shù)字簽名等技術(shù)手段來(lái)保證其可信性。更為重要的要保證歸檔的電子信息記錄語(yǔ)義完整，便于展現(xiàn)。像數(shù)據(jù)庫(kù)中單獨(dú)記錄及單獨(dú)的數(shù)據(jù)項(xiàng)，甚至整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)文件，脫離了原系統(tǒng)，語(yǔ)義難于重現(xiàn)，當(dāng)前作為電子檔案保存實(shí)際是缺乏現(xiàn)實(shí)可行性的，充其量只能作為數(shù)據(jù)備份而已。

2.盲目擴(kuò)大電子檔案歸檔對(duì)象的危害

盲目將一切電子信息記錄歸入電子檔案的收集范圍，不是在強(qiáng)化檔案機(jī)構(gòu)的職能，相反是在弱化檔案機(jī)構(gòu)職能。隨著政府層面大數(shù)據(jù)局的成立，各級(jí)機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)中心的成立，如果本著電子信息記錄照單全收的理念進(jìn)行檔案管理，檔案機(jī)構(gòu)的職能將與大數(shù)據(jù)局或數(shù)據(jù)中心的職能高度重疊，而在人力、技術(shù)、資金及職能地位方面，檔案機(jī)構(gòu)無(wú)法與上述機(jī)構(gòu)比拼，將會(huì)在社會(huì)實(shí)際生活中被邊緣化。事實(shí)上，2015 年9月，國(guó)務(wù)院發(fā)布《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要》（國(guó)發(fā)〔2015）50 號(hào)，以下簡(jiǎn)稱《綱要》）。根據(jù)綱要，2016 年各省市陸續(xù)建立大數(shù)據(jù)局，并建立多部門聯(lián)席會(huì)議制度，協(xié)調(diào)本地大數(shù)據(jù)發(fā)展，這些機(jī)構(gòu)及機(jī)制多無(wú)檔案部門參與，這說(shuō)明檔案部門難從國(guó)家層面成為各級(jí)大數(shù)據(jù)局（中心）核心參與單位，根本缺乏實(shí)現(xiàn)所有電子數(shù)據(jù)的歸檔保存的現(xiàn)實(shí)條件。

三、怎樣歸檔

電子信息記錄如何歸檔應(yīng)該說(shuō)是目前電子檔案管理體系最為困難的一步，與傳統(tǒng)載體文件材料相比，電子信息記錄來(lái)源途徑、鑒別手段、移交方式、著錄方法與傳統(tǒng)載體文件材料都有著巨大的差別。

1.電子信息記錄歸檔困境

（1）目前信息系統(tǒng)使用單位及維護(hù)單位常常是分開的，職能部門負(fù)責(zé)使用，信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)維護(hù)。這就導(dǎo)致電子信息記錄的生成部門與保存部門是分開的。這種情況是職能部門歸檔還是技術(shù)維護(hù)部門是歸檔，在現(xiàn)實(shí)工作中是需要探討的。

（2）跨多個(gè)部門使用同一軟件平臺(tái)，導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)的權(quán)屬關(guān)系難以區(qū)分。由于多部門協(xié)作，單個(gè)部門只對(duì)電子文件擁有部分的權(quán)限，這些數(shù)據(jù)由誰(shuí)牽頭歸檔成為必須明確的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題；

（3）部分機(jī)構(gòu)還使用第三方公司的云平臺(tái)行使一些職責(zé)，如利用微博、微信公眾號(hào)、微信小程序、互聯(lián)網(wǎng)公司的郵箱從事某些職能活動(dòng)。這些系統(tǒng)軟件平臺(tái)不歸用戶單位所有，有些平臺(tái)還規(guī)定相關(guān)電子文件未經(jīng)授權(quán)不得私自轉(zhuǎn)載。這些情況造成這類電子文件歸檔存在不少技術(shù)難題與法律難題。

（4）有些業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)存儲(chǔ)于系統(tǒng)之中，脫離原系統(tǒng)后語(yǔ)義不明，難于獨(dú)立使用。這些數(shù)據(jù)如何轉(zhuǎn)變成符合規(guī)范的電子檔案具有相當(dāng)大的技術(shù)難度。

（5）國(guó)家檔案局已經(jīng)出臺(tái)相關(guān)電子文件歸檔政策及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，多為電子文件的離線歸檔方式而制訂，難于實(shí)現(xiàn)目前的線上歸檔。

（6）目前普遍實(shí)行元數(shù)據(jù)加電子文件的方案也存在較大缺陷，有限的元數(shù)據(jù)方案難于適應(yīng)日益增多的電子信息記錄種類。

（7）當(dāng)前普遍采用檔案系統(tǒng)與應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)接實(shí)現(xiàn)在線歸檔。這種方式面臨成本高、開發(fā)周期長(zhǎng)、通用性差，難于適應(yīng)系統(tǒng)的頻繁升級(jí)等種種缺陷。

（8）電子檔案收集要解決安全性、完整性、可靠性及可用性四性問(wèn)題。最重要是解決檔案可信度問(wèn)題，目前多采用元數(shù)據(jù)加數(shù)字簽名的方式加以保證。很多元數(shù)據(jù)的添加及數(shù)字簽名往往是為了歸檔而施行后置行為，為事后補(bǔ)充，并不是實(shí)際工作的剛性需要，真實(shí)性自然難以保證。同時(shí)信息認(rèn)證多由中心結(jié)點(diǎn)控制，可信度存在天然的缺陷。

2.走出電子信息記錄歸檔困境的基本思路

（1）遵循傳統(tǒng)方法，制訂可操作的歸檔范圍。傳統(tǒng)文件歸檔辦法首先是由檔案部門在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，制訂切實(shí)可行的歸檔范圍，實(shí)行部門立卷。電子信息記錄歸檔與傳統(tǒng)文件歸檔雖然有極大區(qū)別，但歸檔的本質(zhì)還是一樣的，因此制訂歸檔范圍的方法還是切實(shí)可行的。只是工作需要因勢(shì)而變，將歸檔的對(duì)象由原有內(nèi)部實(shí)體部門進(jìn)一步擴(kuò)充到內(nèi)部應(yīng)用系統(tǒng)、第三方應(yīng)用系統(tǒng)等。

（2）優(yōu)化信息系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口形式。檔案部門必須盡最大努力進(jìn)行前端介入，在各類系統(tǒng)建設(shè)之初就在各類系統(tǒng)中預(yù)留檔案歸檔接口，這種方式效率將大大優(yōu)于事后系統(tǒng)對(duì)接。檔案部門要制訂規(guī)劃好電子信息記錄歸檔通用接口標(biāo)準(zhǔn)，并將預(yù)留應(yīng)用系統(tǒng)檔案歸檔接口的要求納入到各類信息系統(tǒng)建設(shè)制度中。

（3）對(duì)部分電子信息記錄進(jìn)行適應(yīng)性轉(zhuǎn)換。檔案系統(tǒng)歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)中所有數(shù)據(jù)無(wú)必要與也不現(xiàn)實(shí)，目前可行的作法應(yīng)該是將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)、單條記錄降級(jí)為語(yǔ)義完整清晰的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并以接口的形式輸出。對(duì)海量的常規(guī)大數(shù)據(jù)，不全部歸檔，而改為歸檔一些異動(dòng)數(shù)據(jù)。事實(shí)上常規(guī)數(shù)據(jù)中異動(dòng)數(shù)據(jù)往往包含了最有價(jià)值的信息，這符合檔案價(jià)值密度高的要求。

（4）充分運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)解決電子檔案的可信度問(wèn)題。區(qū)塊鏈技術(shù)是一種去中心的信息可靠信息保證手段，它是實(shí)際工作中憑證的自然固化，事后無(wú)法修改，無(wú)法否認(rèn)，天然就能滿足的檔案對(duì)可信度的要求。推進(jìn)區(qū)塊鏈技術(shù)在各類信息系統(tǒng)運(yùn)用，是建立可信電子檔案的重要技術(shù)保障。

（5）大力推進(jìn)人工智能技術(shù)在檔案收集中的運(yùn)用。人工智能技術(shù)可以智能分析文檔、圖片、視頻的內(nèi)容，這為檔案自動(dòng)分類、自動(dòng)標(biāo)引提供了可行的技術(shù)工具，是自動(dòng)歸檔海量電子文件可行辦法。

（6）大力推進(jìn)數(shù)據(jù)中心、大數(shù)據(jù)大平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)公共數(shù)據(jù)共享，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)一，提高數(shù)據(jù)利用效率。建立統(tǒng)一的政務(wù)審批平臺(tái)，保證電子信息記錄流轉(zhuǎn)等背景信息高效提取。數(shù)據(jù)中心應(yīng)該設(shè)置一個(gè)統(tǒng)一的檔案資源預(yù)歸檔庫(kù)，由各分系統(tǒng)將歸檔電子數(shù)據(jù)送到數(shù)據(jù)中心的檔案資源預(yù)歸檔庫(kù)。檔案系統(tǒng)應(yīng)該盡量減少與各分系統(tǒng)的對(duì)接，轉(zhuǎn)而直接與數(shù)據(jù)中心的檔案資源預(yù)歸檔庫(kù)進(jìn)行對(duì)接。

四、怎樣保存檔案

傳統(tǒng)的檔案主要是紙張作為載體，檔案的內(nèi)容與載體合二為一，保管時(shí)只要保證物理安全，就能長(zhǎng)時(shí)間保存且無(wú)障礙使用。但電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案最大不同是內(nèi)容與載體分離，信息的邏輯語(yǔ)義與物理存儲(chǔ)分離，電子信息記錄的邏輯語(yǔ)義的重現(xiàn)與特定的軟件系統(tǒng)及硬件系統(tǒng)緊密關(guān)聯(lián)。即使電子信息記錄的物理存儲(chǔ)完好，脫離了特定的軟硬件系統(tǒng)，邏輯語(yǔ)義也無(wú)法重現(xiàn)。

1.一種可靠長(zhǎng)期保存格式是電子檔案保存的必然要求，這種格式必須是開放而相對(duì)穩(wěn)定格式。它應(yīng)該不易受特定的專利、特有公司制約，社會(huì)各級(jí)機(jī)構(gòu)易于按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng)建閱讀工具。這種格式應(yīng)該具有格式自包含、自描述能力、極強(qiáng)的新舊版本兼容能力，只有這樣才能保證可以電子檔案的長(zhǎng)期保存。

2.創(chuàng)建一種通用的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，保證元數(shù)據(jù)信息及電子原文信息能夠無(wú)障礙進(jìn)行交換，這樣才能保證各級(jí)檔案館電子檔案移交及新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)的無(wú)縫遷移。

3.大力發(fā)展檔案云服務(wù)。電子檔案及其關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全備份是一項(xiàng)投入大且技術(shù)高度復(fù)雜的工作，一般的檔案館從財(cái)力和人力上難于承擔(dān)此項(xiàng)工作。檔案行政部門應(yīng)該鼓勵(lì)社會(huì)力量成立專業(yè)的檔案托管機(jī)構(gòu)，檔案行政機(jī)構(gòu)加強(qiáng)監(jiān)管。技術(shù)力量及資金不足的檔案館宜將電子文件交由這些檔案托管專業(yè)機(jī)構(gòu)托管，以發(fā)揮這些專業(yè)機(jī)構(gòu)的技術(shù)專長(zhǎng)及規(guī)模管理帶來(lái)的低成本效應(yīng)。新頒發(fā)的檔案法第一章第七條明確規(guī)定：“國(guó)家鼓勵(lì)社會(huì)力量參與和支付檔案事業(yè)的發(fā)展”，檔案的外包服務(wù)將受法律嚴(yán)格保護(hù)和制約，包括檔案云服務(wù)在內(nèi)，檔案外包服務(wù)將是大勢(shì)所趨。

五、怎樣利用檔案

傳統(tǒng)檔案利用與電子檔案利用最大不同在于傳統(tǒng)檔案主要是現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)用，而電子檔案主要是網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用。傳統(tǒng)檔案對(duì)使用的便捷性要求不高，檔案安全容易控制；電子檔案要求便于網(wǎng)絡(luò)利用，同時(shí)又要保證安全。電子檔案易復(fù)制、易篡改的特點(diǎn)使得檔案利用與安全保障矛盾猶為突出。

1.以服務(wù)為導(dǎo)向，從用戶的角度來(lái)設(shè)計(jì)檔案系統(tǒng)利用流程，使檔案利用更貼近用戶需求。電子檔案的利用多為非現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)，用戶使用過(guò)程中交流不暢。檔案系統(tǒng)的利用環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)必須以用戶為中心，考慮到各個(gè)層次用戶的需求，做到簡(jiǎn)單明了，易于上手。

2.電子檔案為檔案共享利用提供創(chuàng)造了條件。應(yīng)推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。

3.推動(dòng)檔案開放利用。電子檔案多采用在線自動(dòng)歸檔，目錄天然就比傳統(tǒng)檔案完備，并且?guī)в腥?，大大方便了檔案鑒定。檔案部門可以利用電子檔案這些天然優(yōu)勢(shì)，加快檔案鑒定，通過(guò)其網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄。部分檔案甚至可直接提供原文下載，以期充分發(fā)揮檔案的信息價(jià)值。

4.電子檔案開放利用程度越高，其安全保障的難度就越高?？傮w來(lái)說(shuō)，任何信息系統(tǒng)保障其安全，主要是四個(gè)方面的安全。

（1）硬件層面的安全。這方面主要是綜合使用硬件防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)隔離，防止網(wǎng)絡(luò)入侵等。當(dāng)前應(yīng)逐步淘汰國(guó)外硬件系統(tǒng)，更多采用國(guó)產(chǎn)自主可控硬件系統(tǒng)，防止芯片級(jí)硬件后門。

（2）基礎(chǔ)軟件層面的安全。這里主要是指操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)安全，這是信息系統(tǒng)軟件安全的根基。隨著國(guó)產(chǎn)操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的崛起，應(yīng)大力推廣國(guó)產(chǎn)操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)在檔案行業(yè)中運(yùn)用。

（3）應(yīng)用軟件層面的安全。應(yīng)用層面的安全貫穿于瀏覽、下載、打印等各個(gè)環(huán)節(jié)。要采用嚴(yán)格的身份認(rèn)證技術(shù)保證合法授權(quán)使用、開發(fā)下載文件單獨(dú)密碼控制及失效自動(dòng)銷毀技術(shù)、開發(fā)文件打印防偽水印技術(shù)，強(qiáng)化審計(jì)日志制度，保證電子文件全程可控。

（4）管理制度的安全。信息系統(tǒng)最重要，也是最薄弱的環(huán)節(jié)是人的因素。再好的硬件與軟件，也需要人嚴(yán)格按規(guī)范來(lái)管理，因此制定完備的安全管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行是檔案利用最大的安全保障。