淺議高校疫情防控采購檔案工作

■ 秦 紅

一、引言

2020年初突如其來的新冠肺炎疫情席卷了全球，有超過200個國家和地區(qū)受其影響。這次疫情是我國在新中國成立以來發(fā)生的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。做好疫情防控工作是對政府執(zhí)政能力的一次大考。隨著國家對疫情防控工作的有效措施和科學防治，現(xiàn)在轉入了一手抓疫情防控、一手抓經濟社會發(fā)展階段，在嚴格做好疫情防控工作的前提下，有力有序推動復工復產復學，促進經濟社會穩(wěn)定發(fā)展。

進入4月份，按照當?shù)卣咔榉揽毓ぷ黝I導小組的統(tǒng)一安排，高校陸續(xù)錯峰復學。由于高校師生人數(shù)眾多，一所高校少則幾千、多則幾萬人，有些還分幾個校區(qū)，教室、圖書館、實驗室、食堂、學生宿舍等學習生活場所人員密集，加上學生來自全國各地，甚至有些學校還有海外留學人員，在“外防輸入、內防反彈”的防控要求下，管控難度加大，疫情防控任務更為艱巨。除了有效的防控措施外，防控物資是做好疫情防控的有力保障，學校會面臨著大量的防疫物資采購和儲備，以應對大量的防控需求。高校在做好疫情防控采購的同時，如何做好采購檔案資料管理工作，確保疫情防控采購檔案完整及時歸檔備查，服務高校疫情防控工作，值得研究。

二、疫情防控采購工作特點

依法依規(guī)做好采購活動，是確保采購檔案資料完整無缺的基礎。關于疫情防控期間用于疫情防控的采購，《財政部辦公廳關于疫情防控采購便利化的通知》（財辦庫〔2020〕23號，以下簡稱《采購便利化通知》）明確規(guī)定：“使用財政性資金采購疫情防控相關貨物、工程和服務的，應以滿足疫情防控工作需要為首要目標，建立‘采購綠色通道’，可不執(zhí)行政府采購法規(guī)定的方式和程序，采購進口物資無需審批。各采購單位應當建立健全緊急采購內控機制，在確保采購時效的同時，提高采購資金的使用效益，保證采購質量。各采購單位應當加強疫情防控采購項目采購文件和憑據(jù)的管理，留存?zhèn)洳椤?。筆者由此分析認為，與常規(guī)的政府采購工作比較，疫情防控采購有四個特點。

（一）可不執(zhí)行政府采購法規(guī)定的方式和程序

政府采購法律法規(guī)制度對政府采購活動有嚴格的規(guī)定和程序，但用于疫情防控的采購，可不執(zhí)行政府采購法規(guī)定的方式和程序，目的就是確保防疫采購快速實施，提高采購效率。

（二）采購進口物資無需審批

平時采購進口物資需要嚴格按照財政部《政府采購進口產品管理辦法》（財庫〔2007〕119號）執(zhí)行，實施采購前應當獲得財政部門核準后方可開展政府采購活動。但戰(zhàn)時采購進口物資則明確無需審批。

（三）以緊急采購內控機制監(jiān)管

雖然可不執(zhí)行政府采購法規(guī)定的方式和程序，也要有完善的緊急采購內控機制，避免采購活動失去監(jiān)管，確保采購質量及效率，保證有限的資金用好、發(fā)揮最大效益?！恫少彵憷ㄖ愤€明確“任何單位和個人發(fā)現(xiàn)采購單位及采購人員存在徇私舞弊等違法違紀行為的，應當及時向同級財政部門或有關部門舉報”。

（四）強調采購工作的“留痕”

疫情防控采購并非因為可以不執(zhí)行政府采購法規(guī)定的方式和程序，就不需要采購文件及相關的憑據(jù)資料了。要妥善保存采購活動中形成的各種資料，按項目歸類管理，方便財政、審計等監(jiān)督部門檢查。

三、制定疫情防控采購檔案歸檔范圍

疫情防控采購工作的特點，在實施采購中如執(zhí)行常規(guī)政府采購的歸檔范圍，勢必會造成部分檔案缺失，不能反映疫情防控采購的全過程。筆者認為，要做到疫情防控采購檔案應收盡收，確保檔案資料完整無缺無遺漏，應根據(jù)財政部門關于疫情防控采購的要求及相關法律法規(guī)，制定疫情防控采購檔案歸檔范圍，按歸檔范圍開展采購檔案資料的收集。

（一）政府采購有關法律法規(guī)明確的應歸檔范圍

2003年1月1日起施行的《中華人民共和國政府采購法》是為了規(guī)范政府采購行為，提高政府采購資金的使用效益，維護國家利益和社會公共利益，保護政府采購當事人的合法權益，促進廉政建設而制定的法律。該法第四十二條規(guī)定了采購文件的歸檔責任、保存期限，明確了采購文件的歸檔范圍，“采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件（含澄清、修改的文件）、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料”。同時，規(guī)定了采購活動記錄內容：“一是采購項目類別、名稱；二是采購項目預算、資金構成和合同價格；三是采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應當載明原因；四是邀請和選擇供應商的條件及原因；五是評標標準及確定中標人的原因；六是廢標的原因；七是采用招標以外采購方式的相應記載”。

此外，抽取和選定評審專家的有關記錄及采購人代表授權函、評審工作現(xiàn)場錄音錄像資料、項目背景和技術需求書面介紹材料、投標保證金的收取和退還憑證等資料也應當與項目資料一同保存。

2014年2月1日起施行的《政府采購非招標采購方式管理辦法》（財政部令第74號），是為了加強對采用非招標采購方式采購活動的監(jiān)督管理，依據(jù)《中華人民共和國政府采購法》而制定。該法第二十六條規(guī)定：“采購文件包括采購活動記錄、采購預算、談判文件、詢價通知書、響應文件、推薦供應商的意見、評審報告、成交供應商確定文件、單一來源采購協(xié)商情況記錄、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定以及其他有關文件、資料。采購文件可以電子檔案方式保存?！辈少徎顒佑涗浿辽賾敯ㄏ铝袃热荩阂皇遣少忢椖款悇e、名稱；二是采購項目預算、資金構成和合同價格；三是采購方式，采用該方式的原因及相關說明材料；四是選擇參加采購活動的供應商的方式及原因；五是評定成交的標準及確定成交供應商的原因；六是終止采購活動的，終止的原因。

以上兩個政府采購法律法規(guī)都明確規(guī)定了政府采購檔案的歸檔范圍，基本能夠反映政府采購活動全過程，是高校進行政府采購時必須明確、執(zhí)行的歸檔內容。

（二）疫情防控采購應歸檔范圍

《采購便利化通知》提出“各采購單位應當加強疫情防控采購項目采購文件和憑據(jù)的管理，留存?zhèn)洳椤?。同時要求：“各采購單位應當建立健全緊急采購內控機制”。筆者認為，這里強調的“采購文件和憑據(jù)”，應當包含上述兩個法律法規(guī)規(guī)定的內容，以及單位在實施緊急采購時內控機制的有關采購活動記錄，包括但不限于：采購項目名稱、數(shù)量；采購資金來源及采購金額；選擇采購方式（是采用招標采購方式還是非招標采購方式）、選擇代理機構或自行采購、采購需求、采購文件等，經過單位內控領導小組或相關機構、部門研究決定形成的有關資料。應將這些采購活動記錄列入歸檔范圍，才能確保疫情防控采購檔案應收盡收，應留存盡留存。

四、做好高校疫情防控采購檔案管理的思路

做好高校疫情防控采購檔案資料完整、及時歸檔管理，是服務高校疫情防控工作，加強政府采購管理的必然要求。

（一）建立應急采購檔案管理機制

高校負責全校采購工作的專責部門有些是政府采購辦公室、有些是財務處、有些則是國資處，各個學校分工機構設置和職責分工不同；而負責采購和儲備防疫物資的是后勤保障部門，專責負責采購的部門和需求部門往往不是同一部門。因此，采購內控機制應明確各相關部門崗位職責，檔案管理部門也要在《高等學校檔案管理辦法》（教育部令第27號）及本校檔案管理制度的指引下，完善與緊急采購內控機制相統(tǒng)一的疫情應急采購檔案管理細則，明確相關部門、崗位職責，強化責任意識，指導負責采購的部門和使用部門做好采購活動的文件和憑據(jù)的收集、整理和歸類。

（二）做好疫情防控采購檔案的分類整理

一是收集。按照疫情防控采購歸檔范圍，做到應收盡收，確保檔案資料完整無缺無遺漏。

二是整理。按照高校檔案整理的要求，分項分類裝訂成冊。

三是歸類。按照采購項目進行歸類，并按照品目進行歸集。比如：采購醫(yī)用一次性使用口罩，每次采購作為一個項目，將這次采購的采購文件和憑據(jù)整理歸類，并將不同批次采購口罩的檔案資料進行歸集。如果一次采購有多種物資品目的（如，既有醫(yī)用一次性使用口罩，又有全自動紅外體溫檢測儀，還有醫(yī)用防護服、消殺用品等），除將這次采購的采購文件及所有憑據(jù)整理歸類外，建議建立不同品目物資的統(tǒng)計信息匯總歸集，便于及時了解和掌握各種各類防護物資的采購情況及儲備情況，做到心中有數(shù)，以便指導和謀劃往后的物資采購。

《高等學校檔案管理辦法》第十五條規(guī)定了高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，明確了文件材料的歸檔范圍，歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。因此，除按采購項目進行歸類外，還應當按此條款規(guī)定的文件材料歸檔范圍進行分類歸檔。

（三）健全疫情防控采購電子檔案管理

信息化是提升應急管理能力的主要手段。隨著高校信息化的發(fā)展，以及政府采購網上辦理工作流程的規(guī)范化，大量采購相關的電子文件產生，如采購計劃、招標文件等?！吨腥A人民共和國政府采購法實施條例》第四十六條規(guī)定：“政府采購法第四十二條規(guī)定的采購文件，可以用電子檔案方式保存”。順應社會信息化的發(fā)展，高校應健全疫情防控采購電子檔案的管理，以提高檔案的應急查詢和利用效率。

一是完善疫情防控采購電子檔案信息資源。對采購過程中形成的電子文件，執(zhí)行《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016），文件辦理完畢后即時歸檔，以滿足疫情防控工作的緊急性需求；對紙質檔案材料，則應當通過數(shù)字化手段，進行電子化，充實疫情防控采購電子檔案信息資源，使電子檔案能夠反映疫情防控采購工作的全過程。由于采購文件依法至少保存十五年，以電子檔案方式保存后，可大量減少存放紙質檔案材料的檔案庫房，節(jié)約用于建設或租用檔案館庫所需的資金。

二是完善電子檔案管理系統(tǒng)。要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，提升檔案的利用效率，必須有現(xiàn)代信息技術作支撐。高校要加快數(shù)字檔案館（室）建設，針對疫情防控采購檔案的特點完善電子檔案管理系統(tǒng)功能，做好政府采購相關系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，一方面為疫情防控采購提供快速、便捷的檔案資料歸檔管理手段；另一方面可高效地為疫情物資采購和儲備決策提供依據(jù)，充分發(fā)揮電子檔案信息資源的作用，保障高校疫情防控工作的順利開展。

結束語：疫情防控采購可以按便利化原則走“綠色通道”，實現(xiàn)快速采購。但應當建立健全緊急采購內控機制，加強內控管理，保存采購文件和憑據(jù)，留存?zhèn)洳?。財政部印發(fā)《關于加強新冠肺炎疫情防控財稅政策落實和財政資金監(jiān)管工作的通知》（財辦〔2020〕11號），要求各地財政部門和財政部各地監(jiān)管局要及時對疫情防控資金使用情況監(jiān)督管理，防止擅自截留、擠占、挪用疫情防控資金，購置與疫情防控無關物資等違法違規(guī)行為發(fā)生，對疫情防控資金使用效果開展績效評價。做好疫情防控采購檔案資料完整、及時歸檔管理，是規(guī)范疫情緊急采購行為、避免廉政風險的必然要求，也是為有關部門開展資金使用情況監(jiān)督檢查和績效評價的提供素材的基礎。