高校檔案館疫情防控檔案征集舉措分析
——以上海交通大學(xué)檔案文博管理中心為例

胡煥芝/上海交通大學(xué)檔案文博管理中心

2020年新冠肺炎疫情暴發(fā)是全世界范圍內(nèi)的重大公共安全事件，我國在抗擊疫情過程中產(chǎn)生了大量具有保存價值的文字、圖像、音視頻等不同載體或形態(tài)的原始記錄，形成了數(shù)量龐大的疫情防控檔案，這些檔案直接產(chǎn)生于工作當(dāng)中，能為相關(guān)部門了解和掌握疫情狀況、防控工作情況等提供原始憑證，也可為科學(xué)研究、歷史研究等提供重要素材，還可為政府部門處理重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供寶貴經(jīng)驗。為此，必須做好疫情防控檔案征集工作。而疫情防控檔案征集工作有其鮮明特性，一是疫情防控工作涉及部門眾多、所涉領(lǐng)域廣泛，檔案征集工作中需要協(xié)調(diào)處理的關(guān)系較為復(fù)雜；二是由于疫情形勢不斷變化，防控工作隨之不斷調(diào)整，由此形成的檔案門類眾多、數(shù)量龐大、來源廣泛，給檔案征集帶來困難。如何做好疫情防控檔案征集工作，需要檔案部門認(rèn)真思考。

疫情暴發(fā)以來，高校根據(jù)上級要求并結(jié)合自身實際，采取了有針對性的舉措，做好疫情防控工作，期間也形成了數(shù)量龐大、內(nèi)容豐富的疫情防控檔案。研究高校檔案館如何做好防控檔案征集，具有現(xiàn)實意義。此次戰(zhàn)“疫”當(dāng)中，上海交通大學(xué)13家附屬醫(yī)院的570余名醫(yī)務(wù)人員投入援鄂第一線，交大相關(guān)科研團(tuán)隊迅速開展疫情防控科研工作，院系部處組織防控志愿服務(wù)和戰(zhàn)“疫”宣傳活動，期間產(chǎn)生了大量珍貴的檔案。上海交大檔案文博管理中心（原上海交大檔案館，以下簡稱“中心”）快速響應(yīng)，于3月初制定《關(guān)于公開征集新冠肺炎、抗疫檔案資料的公告》，確立征集工作思路，明確工作路徑和工作內(nèi)容，及時推進(jìn)征集工作。采取面向校內(nèi)校外進(jìn)行征集的模式，其中校內(nèi)征集側(cè)重于征集交大附屬醫(yī)院援鄂醫(yī)療隊形成的檔案。文章基于上海交大檔案文博管理中心檔案征集實踐，分析高校檔案館如何做好疫情防控檔案征集工作。

1 校內(nèi)征集

一是明確征集內(nèi)容。明確校內(nèi)征集內(nèi)容以交大附屬醫(yī)院援鄂醫(yī)療隊形成的檔案為主，突出交大檔案征集的特色性。內(nèi)容主要為交大附屬醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員赴武漢等重點地區(qū)開展醫(yī)療救助時形成的文字材料、照片、音視頻、實物等，如參加醫(yī)療救助及相關(guān)保障工作的醫(yī)護(hù)人員、后勤保障人員及志愿者的名單；醫(yī)護(hù)人員奔赴重點地區(qū)前向單位、部門、黨組織遞交的請戰(zhàn)申請書；單位領(lǐng)導(dǎo)對支援人員隊伍的動員講話、指示等；支援期間的工作日記、總結(jié)、采訪記錄，以及與親友、同事的交流信件；反映抗疫工作場景、生活場景的照片、音視頻；參加抗疫救援工作的醫(yī)護(hù)人員、后勤保障人員、志愿者收到的表揚(yáng)信、紀(jì)念品、錦旗及各種表彰證書等。此外，還包括反映交大領(lǐng)導(dǎo)對疫情防控工作指示的資料、反映校科研院系和部處機(jī)關(guān)等開展防疫科研工作過程的資料及科研成果等。還要注重面向校外進(jìn)行檔案征集，及時將校外形成的珍貴檔案征集進(jìn)來。

二是建立征集團(tuán)隊。此次疫情影響范圍極廣、影響群體極多，形成的疫情防控檔案數(shù)量龐大，征集本身存在較大難度。對此中心科學(xué)研判，建立征集團(tuán)隊專門負(fù)責(zé)征集工作。建立由中心領(lǐng)導(dǎo)總負(fù)責(zé)的工作體制，中心領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)總體統(tǒng)籌和與校內(nèi)其他部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行對接；特別是做好與校領(lǐng)導(dǎo)匯報和溝通工作，提請校領(lǐng)導(dǎo)通過簽發(fā)公文等方式要求校院系部處配合征集工作。成立疫情防控檔案征集組，負(fù)責(zé)具體的征集業(yè)務(wù)。征集組成員既包括檔案工作人員，還包括負(fù)責(zé)博物館業(yè)務(wù)工作的人員，這樣既發(fā)揮團(tuán)隊成員檔案業(yè)務(wù)優(yōu)勢，又發(fā)揮了文獻(xiàn)研究優(yōu)勢，能夠推動征集工作高質(zhì)量開展；征集組還負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，即指導(dǎo)援鄂醫(yī)護(hù)人員、校院系部處做好檔案的形成、積累與移交工作。

三是與援鄂醫(yī)護(hù)人員、學(xué)校宣傳部門保持密切聯(lián)系。一是與援鄂醫(yī)護(hù)人員保持密切聯(lián)系。交大附屬醫(yī)院援鄂醫(yī)護(hù)人員是交大珍貴疫情防控檔案的直接產(chǎn)生者。征集工作啟動之后，中心領(lǐng)導(dǎo)迅速與援鄂醫(yī)療隊負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，提早確定征集的內(nèi)容，并增強(qiáng)援鄂醫(yī)護(hù)人員主動形成和妥善保存抗疫資料的意識。二是與學(xué)校宣傳部門保持密切聯(lián)系。交大黨委宣傳部承擔(dān)著疫情防控宣傳工作，掌握著大量第一手的文圖、聲像等宣傳素材，這些素材經(jīng)過整理和歸檔即是疫情防控檔案。為此要與學(xué)校宣傳部門保持密切聯(lián)系，向其宣傳做好檔案征集的重要意義，并指導(dǎo)其做好宣傳素材整理與移交工作。

2 校外征集

校外征集主要采用線上收集的形式，并通過多種宣傳手段推動征集工作開展。特別是注重工作宣傳，利用宣傳吸引公眾關(guān)注疫情防控檔案征集、鼓勵公眾向中心捐贈檔案，打開了工作新局面。實踐中，中心確立了“以‘行’動人、以‘情’化人”的指導(dǎo)理念，通過加大宣傳力度、主動發(fā)聲，在社會上形成積極的輿論引導(dǎo)，營造鼓勵公眾主動捐贈的氛圍，變被動征集為主動征集。

第一，做好線上征集。線上收集中，中心工作人員充分利用各種網(wǎng)絡(luò)平臺，在線收集與疫情防控相關(guān)的信息資源，做到心中有數(shù)、手中有物，特別是注重收集權(quán)威媒體發(fā)布的疫情防控信息，及時掌握疫情防控最新動態(tài)。收集進(jìn)來后，第一時間進(jìn)行分類和整理。

第二，加強(qiáng)工作宣傳。中心注重利用多種方式進(jìn)行征集工作宣傳，傳遞疫情防控正能量。一是在工作啟動之初，即通過交大官方網(wǎng)站、中心網(wǎng)站、中心微信公眾號，發(fā)布《上海交大檔案文博管理中心關(guān)于公開征集新冠肺炎、抗疫檔案資料的公告》，鼓勵廣大社會人士積極捐贈。二是利用中心所藏檔案資源豐富的優(yōu)勢，把“歷史上的交大”主題與當(dāng)前疫情防控主題結(jié)合起來，在中心微信公眾號上推出《重啟自我，那些年交大名人因病按下暫停鍵……》的推文，推出之后反響熱烈，交大官微及時進(jìn)行了轉(zhuǎn)載。三是對交大附屬醫(yī)院援鄂醫(yī)護(hù)人員名單進(jìn)行統(tǒng)計，推出《青史留名 上海交大573名援鄂醫(yī)務(wù)人員全名單》，這篇推文一度躍居檔案類微信公眾號的熱文榜。四是服務(wù)交大抗疫宣傳大局，不僅注重自身主導(dǎo)的宣傳，還主動配合交大做好各項抗疫宣傳工作，如交大工會舉辦線上交大教工文化戰(zhàn)疫活動，中心積極參與，選送中心教職工的畫作《逆行者》，獲得二等獎，作品在交大官方網(wǎng)絡(luò)平臺上進(jìn)行展示。

此外，利用征集到的珍貴實物進(jìn)行宣傳，營造社會公眾支持高校檔案館開展征集工作、主動捐贈檔案的良好氛圍。中心征集到交大附屬醫(yī)院援鄂醫(yī)護(hù)人員的機(jī)票、行李票、簽名防護(hù)服、一線工作手記、抗疫工作證書、凱旋隊旗，以及雷神山醫(yī)院管理章程等珍貴實物、照片、視頻，對這批檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，以這批檔案為素材，對交大附屬醫(yī)院援鄂醫(yī)護(hù)人員的英雄事跡進(jìn)行深度報道，策劃了《交大記“疫”永久留存——首批抗疫見證物入館珍藏》的微信推文，并且選擇在今年5月12日第109個國際護(hù)士節(jié)之際在中心微信公眾號上隆重推出，既展示了檔案征集工作成果，也增進(jìn)了與醫(yī)護(hù)人員的情感交流，達(dá)到了鼓勵更多援鄂醫(yī)護(hù)人員主動捐贈檔案的目的。這篇報道還被交大官微轉(zhuǎn)載。交大醫(yī)學(xué)院在籌備抗疫展覽時，主動和中心取得聯(lián)系，借用中心征集的疫情防控檔案進(jìn)行展出，獲得校領(lǐng)導(dǎo)好評。