浙江省委辦公廳檔案信息化處
浙江省委第十四屆八次全會提出要以數(shù)字化改革為總抓手,撬動各領(lǐng)域各方面改革,高水平建成整體智治體系。數(shù)字化改革是運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字化思維、數(shù)字化認(rèn)知,對區(qū)域治理的體制機(jī)制、組織架構(gòu)、方式流程、手段工具進(jìn)行全方位、系統(tǒng)性重塑的過程,是高效構(gòu)建治理新平臺、新機(jī)制、新模式的過程。在此背景下,浙江檔案工作如何通過自身數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展,更好地服務(wù)黨政機(jī)關(guān)整體智治和全域性數(shù)字化改革,是今后一個時期浙江檔案部門面臨的重大課題。近期,中共浙江省委辦公廳、浙江省人民政府辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于新時代全面推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意見》(以下簡稱《意見》),對新發(fā)展階段的檔案信息化建設(shè)工作作出全面部署。準(zhǔn)確理解把握《意見》內(nèi)容是貫徹落實(shí)《意見》的前提,也是檔案部門以數(shù)字化改革理念推進(jìn)檔案工作迭代升級的具體體現(xiàn)。本文就《意見》的出臺背景、思路和要點(diǎn)等進(jìn)行分析和思考,并提出貫徹落實(shí)的建議。
《意見》對標(biāo)習(xí)近平總書記賦予浙江“努力成為新時代全面展示中國特色社會主義制度優(yōu)越性的重要窗口”的新目標(biāo)新定位,以檔案工作“三個走向”為指引,以新修訂《中華人民共和國檔案法》為依據(jù),聚焦黨政機(jī)關(guān)整體智治和現(xiàn)代化建設(shè),立足數(shù)字浙江建設(shè)中檔案信息化發(fā)展實(shí)際,提出了檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)和任務(wù),全面回答了“十四五”期間檔案信息化發(fā)展的主攻方向、實(shí)施路徑和重點(diǎn)任務(wù),是指引“十四五”期間浙江檔案信息化建設(shè)的綱領(lǐng)性文件,為各地各部門深化智慧檔案建設(shè)提供了重要依據(jù)?!兑庖姟返某雠_有助于各地各部門在新發(fā)展階段全面貫徹落實(shí)好檔案工作“三個走向”總要求,加快推進(jìn)以信息化為核心的檔案治理現(xiàn)代化,更好地服務(wù)我省數(shù)字化改革和社會主義現(xiàn)代化先行省建設(shè)。
《意見》的總體思路主要基于以下四個方面的考慮。
檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型不是孤立的,不僅僅是檔案部門自己的改革,而是全域性數(shù)字化改革中的基礎(chǔ)支撐,涉及各個層級、各個部門。因此,《意見》始終注重檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的系統(tǒng)性、整體性、協(xié)同性,從全省一盤棋統(tǒng)籌考慮,強(qiáng)調(diào)融入數(shù)字浙江建設(shè)同步謀劃推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型,統(tǒng)籌各地區(qū)、各部門、各領(lǐng)域一體化協(xié)同發(fā)展。
近年來浙江檔案信息化建設(shè)發(fā)展迅速,但仍存在不少問題,比如檔案信息化發(fā)展不平衡不充分、檔案數(shù)字資源電子化比例不高、數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設(shè)效用不顯著、電子文件單套歸檔機(jī)制不完善以及檔案科技、標(biāo)準(zhǔn)、人才等支撐跟不上發(fā)展要求等?!兑庖姟菲鸩葸^程中始終瞄準(zhǔn)這些問題,將基于檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重點(diǎn)全面考慮破解之道,以改革的方法提出相應(yīng)的措施。
堅持以為人民為中心,是推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),這就要求檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型要始終以人為本,主動做好服務(wù)工作?!兑庖姟窂娜齻€方面強(qiáng)調(diào)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的服務(wù)導(dǎo)向:一是服務(wù)中心工作,比如服務(wù)全面深化改革,服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展和服務(wù)基層社會治理。二是服務(wù)機(jī)關(guān)部門,比如要求開通“機(jī)關(guān)查檔直通車”,推動機(jī)關(guān)內(nèi)部一件事集成改革、延伸擴(kuò)面;三是服務(wù)廣大人民群眾,比如要求加大檔案數(shù)據(jù)開放審核力度,推動數(shù)字檔案管理和服務(wù)區(qū)域全覆蓋。
數(shù)字賦能是推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基本路徑?!兑庖姟肥冀K將數(shù)字賦能貫穿于檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型各個方面,比如,數(shù)字賦能檔案管理,《意見》要求通過流程重構(gòu)、技術(shù)融合和平臺整合推動數(shù)字檔案系統(tǒng)提升,開展大數(shù)據(jù)管理和應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化。再如,數(shù)字賦能行政監(jiān)管,《意見》要求應(yīng)用人工智能、大數(shù)據(jù)挖掘和分析等技術(shù)輔助檔案行政監(jiān)管,提升檔案行政工作效率。
《意見》開篇就提出了浙江檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的主要目標(biāo),即高標(biāo)準(zhǔn)建立整體智治、高效協(xié)同、主動服務(wù)、安全可控的智慧檔案工作體系,這是“十四五”期間推進(jìn)智慧檔案建設(shè)的方向。此外,《意見》也提出了檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵性指標(biāo),比如,在數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)方面,要求縣(市、區(qū))以上機(jī)關(guān)和國有企事業(yè)單位100%建成規(guī)范化數(shù)字檔案室,各級國家綜合檔案館100%建成國家級數(shù)字檔案館;在檔案數(shù)字資源建設(shè)方面,要求新增電子檔案占新增檔案數(shù)量的60%以上,館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案實(shí)現(xiàn)電子目錄全覆蓋,保管期限30年(長期)以上檔案100%數(shù)字化、50%數(shù)據(jù)化。
《意見》構(gòu)建了浙江檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型三橫兩縱的整體框架。三橫中位于基礎(chǔ)層的是支撐檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的環(huán)境因素,包括科技、標(biāo)準(zhǔn)、安全、產(chǎn)業(yè)和人才等;位于中間層的是檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心內(nèi)容——檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型示范區(qū)建設(shè),包括實(shí)施數(shù)字檔案系統(tǒng)提升示范工程、檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型示范工程、區(qū)域數(shù)字檔案共享利用示范工程和檔案行政智能監(jiān)管示范工程等內(nèi)容;位于上層的是檔案工作服務(wù)全域性數(shù)字化改革的內(nèi)容,包括服務(wù)全面深化改革、服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展和服務(wù)基層社會治理。基礎(chǔ)層、中間層和上層的內(nèi)容相互作用相互遞進(jìn),基礎(chǔ)層的科技、標(biāo)準(zhǔn)、安全、產(chǎn)業(yè)和人才因素為檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型示范區(qū)建設(shè)提供支撐,檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型示范區(qū)的建設(shè)服務(wù)助推全域性數(shù)字化改革,全域性數(shù)字化改革的推進(jìn)又反過來牽引檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。兩縱分別是推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的依法治理體系以及確保檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型任務(wù)落地見效的保障措施,包括組織領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)費(fèi)支持和項目推動等內(nèi)容。
《意見》提出了檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)施路徑。一是在理念上,要樹立利民為本、法治為基、整體智治、高效協(xié)同的理念,從數(shù)字浙江建設(shè)大框架中認(rèn)識、理解和謀劃推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。二是在機(jī)制上,要通過依法治理引領(lǐng)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。一方面在法規(guī)層面,要將檔案治理納入數(shù)字治理領(lǐng)域法規(guī)制度建設(shè),從頂層設(shè)計推動檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型,比如將電子歸檔的要求納入正在制定的地方性法規(guī)《浙江省公共數(shù)據(jù)管理條例》。另一方面在制度建設(shè)層面,要抓緊修訂現(xiàn)行的檔案管理制度,破除與數(shù)字時代全流程在線辦事不相符的檔案管理要求。三是在方法上,要注重部門協(xié)同,推動業(yè)務(wù)部門與檔案部門協(xié)同、館室協(xié)同、館際協(xié)同,形成合力,共同推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。四是在手段上,要加強(qiáng)檔案科技創(chuàng)新和技術(shù)應(yīng)用,推動檔案工作與新技術(shù)融合,通過數(shù)字賦能加速檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型涉及各個部門,注重部門協(xié)同的同時首先要明確各自的責(zé)任分工。電子政務(wù)主管部門是本地區(qū)數(shù)字政府建設(shè)的牽頭部門,主要負(fù)責(zé)把檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求納入整體規(guī)劃中并牽頭實(shí)施;電子政務(wù)工作機(jī)構(gòu)是數(shù)字政府建設(shè)的主要執(zhí)行部門,為檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)支撐,比如提供政務(wù)云資源以及為統(tǒng)建的電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)歸檔模塊等。各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織是依法開展檔案工作的主體,因此也是落實(shí)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型各項任務(wù)的主體,負(fù)責(zé)推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè),并做好與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔對接,規(guī)范開展電子文件歸檔和電子檔案管理等。檔案主管部門是業(yè)務(wù)主管部門,主要做好檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型相關(guān)規(guī)劃和方案的制定,任務(wù)的部署以及日常的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和執(zhí)法檢查等工作。檔案館主要負(fù)責(zé)建設(shè)與檔案數(shù)字資源接收、保管、利用等工作相關(guān)的支撐平臺,如數(shù)字檔案館系統(tǒng)、區(qū)域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺等。在涉及的眾多部門中,最重要的是要理清以大數(shù)據(jù)管理部門為代表的電子政務(wù)工作機(jī)構(gòu)和以檔案館室為代表的檔案部門的關(guān)系。兩者都管理著海量的政務(wù)數(shù)據(jù),但區(qū)別明顯:電子政務(wù)工作機(jī)構(gòu)側(cè)重數(shù)據(jù)公共數(shù)據(jù)的共享利用和前端業(yè)務(wù)應(yīng)用,歸集管理的數(shù)據(jù)主要是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和結(jié)果性數(shù)據(jù),前者如個人信息庫,后者如可信證照庫;而檔案部門側(cè)重各類檔案數(shù)字資源的長久保存,這些檔案數(shù)字資源往往包含形成這一檔案的大多數(shù)關(guān)鍵信息和材料,具有可靠性、完整性和可追溯性,是各類共享數(shù)據(jù)的原始憑證。
檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型示范區(qū)建設(shè)是“十四五”期間檔案信息化高質(zhì)量發(fā)展的重要抓手,主要包括數(shù)字檔案系統(tǒng)提升、檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型、區(qū)域數(shù)字共享利用和檔案行政智能監(jiān)管等工作。示范區(qū)建設(shè)關(guān)注的不再是單項或幾項工作的突破,而是區(qū)域內(nèi)整體檔案信息化水平的全面提升,更加突出整體性、平衡性。因此,建成檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型示范區(qū)既要求區(qū)域內(nèi)數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)突出,比如建成全國示范數(shù)字檔案館(室),實(shí)現(xiàn)規(guī)范化數(shù)字檔案室全覆蓋,也要求建立以電子檔案為主導(dǎo)的檔案數(shù)字資源體系,實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化,還要求充分運(yùn)用數(shù)字檔案系統(tǒng)發(fā)揮檔案數(shù)字資源的作用,為區(qū)域的高質(zhì)量發(fā)展和人民生產(chǎn)生活提供便捷的服務(wù),同時也要求運(yùn)用新技術(shù)、新方法開展檔案行政智能監(jiān)管取得顯著成效。
貫徹落實(shí)《意見》要求,首先要破除檔案信息化傳統(tǒng)路徑依賴,加速檔案工作理念創(chuàng)新。檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型不是簡單地將線下的工作搬到線上,而是基于檔案工作整體,在數(shù)字領(lǐng)域?qū)n案業(yè)務(wù)進(jìn)行重塑,對工作流程進(jìn)行再造,實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化;再將業(yè)務(wù)工作中形成的數(shù)據(jù)捕獲、歸集、分析和利用,推動檔案業(yè)務(wù)再發(fā)展,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化。因此,要以數(shù)字化改革思維為指引,樹立利民為本、法治為基、整體智治、高效協(xié)同的理念。此外,檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是全域性數(shù)字化改革的組成部分,要著眼于數(shù)字化改革整體,用系統(tǒng)觀念推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型,關(guān)鍵是要融入全省數(shù)字化改革頂層設(shè)計中,在數(shù)字浙江建設(shè)的大框架中謀劃推進(jìn)。一要將檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型納入各地各部門數(shù)字化改革的總體規(guī)劃和方案中協(xié)同推進(jìn)。二要對接好全域性數(shù)字化改革,做好黨政機(jī)關(guān)數(shù)字化改革重大項目、重大平臺的歸檔對接,全面實(shí)現(xiàn)電子歸檔,用數(shù)據(jù)記錄、固化重點(diǎn)領(lǐng)域改革成果,為全域性數(shù)字化改革提供檔案基礎(chǔ)支撐。三要服務(wù)好全域性數(shù)字化改革,建立檔案數(shù)字資源共享利用機(jī)制和平臺,為各個部門的數(shù)字化應(yīng)用場景提供歸檔技術(shù)支持和檔案數(shù)據(jù)服務(wù)。
圖1:市域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺關(guān)系圖
檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型涉及各個部門的工作,光靠檔案部門的力量難以持續(xù)有效推動,必須要加強(qiáng)與各個部門的協(xié)同,共同推動本區(qū)域內(nèi)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。一要與電子政務(wù)主管部門加強(qiáng)協(xié)同,將檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的任務(wù)和相關(guān)指標(biāo)要求納入本地區(qū)數(shù)字化改革的整體工作要求和考核評價體系,加強(qiáng)工作考核和督促檢查,借力推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。二要與電子政務(wù)工作機(jī)構(gòu)加強(qiáng)協(xié)同,獲取必要數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)資源,把電子歸檔的要求納入電子政務(wù)項目立項和方案評審的條件。三要與各個機(jī)關(guān)單位加強(qiáng)協(xié)同,在電子政務(wù)項目建設(shè)之初就明確電子歸檔要求,做好歸檔對接;在政務(wù)服務(wù)辦理時就明確檔案管理要求,確保歸檔數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、安全、可用。
一方面要加快大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等新技術(shù)的應(yīng)用,通過技術(shù)創(chuàng)新和融合為檔案管理和行政監(jiān)管工作持續(xù)賦能。這就需要各級檔案部門和科技企業(yè)加強(qiáng)檔案科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新,積極開展新技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用試點(diǎn)。另一方面要加快平臺整合和系統(tǒng)提升,通過系統(tǒng)應(yīng)用持續(xù)賦能。這就需要各級檔案部門加快推進(jìn)數(shù)字檔案館室拓面提升,建立互聯(lián)互通的區(qū)域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺。區(qū)域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺是在已有數(shù)字檔案館室一體化系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行整合提升,不僅在政務(wù)外網(wǎng)向區(qū)域內(nèi)所有的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、鎮(zhèn)(街道)和村(社區(qū))提供檔案數(shù)字資源管理和服務(wù)的功能,也可在互聯(lián)網(wǎng)面向企業(yè)和群眾提供權(quán)限范圍內(nèi)館藏、室藏檔案數(shù)字資源的查閱利用功能(市域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺的關(guān)系如圖1所示)。
一方面要加快推進(jìn)電子化歸檔工作,以原生的電子檔案逐步替代傳統(tǒng)載體檔案。這就要求不斷完善電子文件歸檔機(jī)制,優(yōu)化電子檔案管理流程,加強(qiáng)數(shù)據(jù)治理,提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量,加快推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理,實(shí)現(xiàn)電子文件應(yīng)歸盡歸,電子檔案安全保管、規(guī)范管理。另一方面也要加快傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)據(jù)化是基于OCR、文本挖掘等技術(shù)對傳統(tǒng)載體檔案建立數(shù)據(jù)級別的專題或全文數(shù)據(jù)庫,盡可能地細(xì)化一件檔案所承載信息的顆粒度,為后續(xù)的大數(shù)據(jù)挖掘和分析奠定基礎(chǔ)。