大型企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理框架與實(shí)現(xiàn)路徑

符京生 劉漢青/中國(guó)石油長(zhǎng)慶油田公司

蘇興華 孫洪君/中國(guó)石油川慶鉆探公司

隨著云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等信息技術(shù)的發(fā)展，人類社會(huì)迎來(lái)了“數(shù)據(jù)浪潮”。企業(yè)也處在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的變革中，企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、管理對(duì)象、服務(wù)方式等都朝著數(shù)據(jù)化發(fā)展，數(shù)據(jù)正在成為企業(yè)新的資產(chǎn)。技術(shù)的沖擊也引起了檔案業(yè)務(wù)形態(tài)的變革，新技術(shù)環(huán)境導(dǎo)致的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)模式使得信息的處理由相對(duì)冗余和龐雜的文件尺度開始降維到更容易解析和處理的數(shù)據(jù)尺度[1]，檔案需要以管理對(duì)象空間變革為契機(jī)，打破檔案和數(shù)據(jù)之間隔閡，把數(shù)據(jù)作為檔案的一部分，拓寬管理對(duì)象，提升檔案治理能力，完善檔案治理體系。本文基于中石油長(zhǎng)慶鉆井業(yè)務(wù)平臺(tái)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接整合項(xiàng)目實(shí)踐，對(duì)企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理的框架與路徑進(jìn)行思考。

1 企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理的基礎(chǔ)

1.1 企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理的必要性

從數(shù)據(jù)治理角度審視檔案管理，筆者認(rèn)為企業(yè)檔案管理的痛點(diǎn)在于企業(yè)對(duì)管理對(duì)象的變化不敏感：企業(yè)前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)、接收等操作都會(huì)產(chǎn)生業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程記錄，但檔案管理只關(guān)注重要業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的結(jié)果文件檔案，而不是記錄，因此錯(cuò)失了重要的管理對(duì)象業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。長(zhǎng)慶油田的項(xiàng)目組、工程隊(duì)在作業(yè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的鉆井工程的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，這些結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存在于川慶一體化平臺(tái)（系中國(guó)石油集團(tuán)工程技術(shù)服務(wù)板塊的工程作業(yè)智能支持系統(tǒng)）中，是鉆井井史、鉆井工程資料的重要數(shù)據(jù)來(lái)源，但檔案部門并沒(méi)有將其納入管理范圍，因此需要將該平臺(tái)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與公司的檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)鉆井工程設(shè)計(jì)、鉆井井史、鉆井工程資料的網(wǎng)上審核、審批，進(jìn)行數(shù)據(jù)資料網(wǎng)絡(luò)歸檔。

從檔案角度審視數(shù)據(jù)管理，目前企業(yè)要做到數(shù)據(jù)治理，需要重視歷史數(shù)據(jù)管理與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理，絕大多數(shù)歷史數(shù)據(jù)附載于檔案之上，需要將非結(jié)構(gòu)化的檔案轉(zhuǎn)化成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行資源盤活，統(tǒng)一管理結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)資源池。

1.2 企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理的可行性

追蹤檔案管理與數(shù)據(jù)治理，發(fā)現(xiàn)二者具有管理對(duì)象的一致性。檔案管理的管理對(duì)象經(jīng)歷“實(shí)體—信息—知識(shí)”管理層次的轉(zhuǎn)化，在即將到來(lái)的單軌制時(shí)代，數(shù)據(jù)將是檔案管理的微觀基本單元，也是檔案實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)的關(guān)鍵；而數(shù)據(jù)治理被定義為技術(shù)與管理相結(jié)合的一套持續(xù)改善管理機(jī)制，貫穿數(shù)據(jù)管理的整個(gè)過(guò)程[2]，由其定義可以看出數(shù)據(jù)治理的對(duì)象是數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)在其價(jià)值發(fā)揮過(guò)程中，也存在“D-I-K-W鏈條”[3]，基于大規(guī)模的數(shù)據(jù)，通過(guò)數(shù)字化、結(jié)構(gòu)化、語(yǔ)義化的操作，數(shù)據(jù)對(duì)象可以成為知識(shí)[4]。二者的治理對(duì)象都是數(shù)據(jù)，鑒于治理對(duì)象的一致性，企業(yè)可以在管理機(jī)制、開發(fā)手段、服務(wù)方式、技術(shù)支撐等多方面進(jìn)性協(xié)同治理。

2 企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理框架

根據(jù)治理要素，結(jié)合川慶一體化平臺(tái)建設(shè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與新形勢(shì)下檔案數(shù)據(jù)治理要求，基于實(shí)用性、前瞻性等原則，從組織協(xié)調(diào)、治理對(duì)象、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、流程優(yōu)化、技術(shù)安全、支持服務(wù)6個(gè)層面，提出企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理框架。

一是組織協(xié)調(diào)層，強(qiáng)調(diào)建立協(xié)同治理組織架構(gòu)，協(xié)調(diào)指揮檔案部門、數(shù)據(jù)部門、業(yè)務(wù)部門等多元主體開展決策。檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理的組織體系，需要從單一線性的檔案生命周期運(yùn)作模式，逐步形成完整的“決策者—執(zhí)行者—監(jiān)督者”的架構(gòu)模式。長(zhǎng)慶油田目前正在建立以檔案館為核心的治理組織結(jié)構(gòu)體系，根據(jù)組織架構(gòu)建立并完善檔案數(shù)據(jù)治理制度體系。

二是治理對(duì)象層，關(guān)注主數(shù)據(jù)管理與元數(shù)據(jù)管理。協(xié)同治理對(duì)象主數(shù)據(jù)包含業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、歷史數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)。長(zhǎng)慶油田將鉆井?dāng)?shù)據(jù)列為主數(shù)據(jù)，圍繞鉆井、固井、完井、鉆井工具、鉆井作業(yè)、井史等形成完整的主數(shù)據(jù)保存鏈，并通過(guò)系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定元數(shù)據(jù)、歸檔元數(shù)據(jù)等方式，保障歸檔數(shù)據(jù)的完整性。

三是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范層，關(guān)注數(shù)據(jù)質(zhì)量管理與數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)字化的檔案管理模式中，關(guān)注檔案的真實(shí)性、可靠性、原始性，卻很少關(guān)注檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。為保障數(shù)據(jù)可用性，長(zhǎng)慶油田依據(jù)鉆井?dāng)?shù)據(jù)規(guī)范、電子檔案標(biāo)準(zhǔn)等，形成數(shù)據(jù)形成、數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)利用的標(biāo)準(zhǔn)化流程。

四是流程優(yōu)化層，關(guān)注業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與數(shù)據(jù)全生命周期管理。流程優(yōu)化是一個(gè)持續(xù)的互動(dòng)過(guò)程，尋找數(shù)據(jù)與檔案產(chǎn)生的原點(diǎn)與交叉點(diǎn)，梳理不同數(shù)據(jù)的運(yùn)轉(zhuǎn)路線，發(fā)現(xiàn)提升治理效率的關(guān)鍵。長(zhǎng)慶油田根據(jù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生流程，形成了項(xiàng)目技術(shù)部—信息中心檔案室—油田公司項(xiàng)目組—信息中心檔案室—檔案館這一數(shù)據(jù)歸檔流程，保障歸檔數(shù)據(jù)歸檔的質(zhì)量與效率。

五是技術(shù)安全層，強(qiáng)調(diào)運(yùn)用技術(shù)，支撐數(shù)據(jù)治理，保障數(shù)據(jù)安全。川慶一體化平臺(tái)采用SOA架構(gòu)，SOA采用表現(xiàn)層、中間層（業(yè)務(wù)邏輯層）和數(shù)據(jù)服務(wù)層這三層結(jié)構(gòu)，將業(yè)務(wù)規(guī)則、數(shù)據(jù)訪問(wèn)及合法性校驗(yàn)等放在中間層處理，客戶端不直接與數(shù)據(jù)庫(kù)交互，并通過(guò)文檔在線簽章和簽名等手段保障數(shù)據(jù)安全。

六是支持服務(wù)層，聚焦人員能力提升。實(shí)踐中需要不斷提升工作人員將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為知識(shí)的能力，增強(qiáng)其信息素養(yǎng)。

協(xié)同治理框架合理安排人、數(shù)據(jù)、技術(shù)、制度等治理要素，但是筆者認(rèn)為目前企業(yè)協(xié)同治理的重點(diǎn)在于組織架構(gòu)、治理對(duì)象與支持服務(wù)。檔案與數(shù)據(jù)的協(xié)同治理，涉及多個(gè)部門多方主體，需要制度由上而下引導(dǎo)，尤其是檔案領(lǐng)導(dǎo)需要突破思想的掣肘，成立專門的治理機(jī)構(gòu)來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)治理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃。同時(shí)，治理也是人員思維變革由下而上的推動(dòng)過(guò)程，治理人員思維與能力的提升，優(yōu)化治理環(huán)節(jié)，形成有利于協(xié)同治理的氛圍，與上層一同作用于治理對(duì)象。

3 企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理的實(shí)現(xiàn)路徑

3.1 構(gòu)建以檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理為中心的制度環(huán)境

企業(yè)開展協(xié)同治理，首先需要做好頂層設(shè)計(jì)，建立上層組織，建立檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理的體制。協(xié)同治理可以借鑒數(shù)據(jù)治理的要求，形成“協(xié)同治理委員會(huì)—協(xié)同治理小組—協(xié)同治理執(zhí)行人員”的治理體制。協(xié)同治理委員會(huì)具有在企業(yè)范圍內(nèi)開展治理活動(dòng)的權(quán)力，由企業(yè)高層管理人員、檔案館館長(zhǎng)、IT部門領(lǐng)導(dǎo)組成，解決相關(guān)人員權(quán)責(zé)問(wèn)題，推進(jìn)數(shù)據(jù)治理。協(xié)同治理小組主要輔助協(xié)同治理委員會(huì)開展工作，如制定有關(guān)政策、起草標(biāo)準(zhǔn)和章程等。協(xié)同治理執(zhí)行人員是在某個(gè)特定的主題域內(nèi)，協(xié)作完成協(xié)同治理制度活動(dòng)的專員，可以細(xì)分為業(yè)務(wù)執(zhí)行者、技術(shù)支撐者、檔案執(zhí)行者。

建立檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理的政策與標(biāo)準(zhǔn)，有學(xué)者在闡述文件管理對(duì)象認(rèn)識(shí)時(shí)認(rèn)為“模擬態(tài)主管載體，數(shù)字態(tài)主管內(nèi)容，數(shù)據(jù)態(tài)主管規(guī)則”[5]。檔案與數(shù)據(jù)融合，在借鑒檔案管理相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)企業(yè)實(shí)際建立新的檔案與數(shù)據(jù)治理政策與標(biāo)準(zhǔn)，注重解決協(xié)同合作下策略和標(biāo)準(zhǔn)不一致的問(wèn)題，如中國(guó)工商銀行建立了統(tǒng)一的企業(yè)級(jí)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，覆蓋當(dāng)事人、產(chǎn)品、協(xié)議、賬戶、介質(zhì)等十大標(biāo)準(zhǔn)主題，為大數(shù)據(jù)體系下的數(shù)據(jù)共享奠定基礎(chǔ)；還建立了國(guó)內(nèi)金融行業(yè)首個(gè)全行級(jí)信息標(biāo)準(zhǔn)管理服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的建立、變更、發(fā)布、查詢、廢止等全生命周期管理[6]。

建立檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理的監(jiān)督機(jī)制，監(jiān)督機(jī)構(gòu)要負(fù)責(zé)進(jìn)行數(shù)據(jù)評(píng)估，從管理層面、業(yè)務(wù)層面、標(biāo)準(zhǔn)層面以及IT層面深入評(píng)估數(shù)據(jù)質(zhì)量，評(píng)估數(shù)據(jù)是否利于永久保存，以及數(shù)據(jù)價(jià)值能否實(shí)現(xiàn)最大化，從而優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。

3.2 構(gòu)建以主數(shù)據(jù)為核心的分類治理體系

主數(shù)據(jù)作為企業(yè)最有價(jià)值的數(shù)據(jù)，分散在企業(yè)的各個(gè)活動(dòng)、業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)和應(yīng)用程序中，需要以元數(shù)據(jù)為輔助，以技術(shù)為支撐，對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行分類治理。

非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)在企業(yè)數(shù)據(jù)中的比例越來(lái)越高，如企業(yè)產(chǎn)生的文檔全文、社交信息、網(wǎng)絡(luò)信息等。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的治理，需要采取不同方式。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)治理的要點(diǎn)在于制定業(yè)務(wù)、檔案一體化方案，通過(guò)方案形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，打破系統(tǒng)壁壘，進(jìn)行數(shù)據(jù)溝通與融合。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)治理的要點(diǎn)在于形成元數(shù)據(jù)方案，便于數(shù)據(jù)的采集與統(tǒng)一管理。

以長(zhǎng)慶油田檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理為例，對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)提出了不同的治理架構(gòu)。對(duì)于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)治理，在前端業(yè)務(wù)部門，形成統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和制度，同時(shí)遵循電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行人工錄入和自動(dòng)采集，使數(shù)據(jù)生成標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。在數(shù)據(jù)歸檔過(guò)程中，通過(guò)數(shù)字簽名等手段，保障主數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)的真實(shí)性與安全性。在后端檔案部門，將非結(jié)構(gòu)化全部納入歸檔管理，利用非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理，以便后續(xù)數(shù)據(jù)利用。對(duì)于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)治理，主要通過(guò)數(shù)據(jù)治理平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)，以鉆井?dāng)?shù)據(jù)為例，采用一體化治理方案，不進(jìn)行物理歸檔，應(yīng)用檔案管理部門介入機(jī)制來(lái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)、數(shù)據(jù)資源、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)均由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，處于活躍期的數(shù)據(jù)由業(yè)務(wù)部門自行管理。當(dāng)數(shù)據(jù)處于靜態(tài)期時(shí)則納入檔案部門管理，檔案部門結(jié)合檔案數(shù)據(jù)資源池的數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘，將其知識(shí)化、智能化，最終為企業(yè)服務(wù)。

3.3 構(gòu)建以數(shù)據(jù)素養(yǎng)為重點(diǎn)的人才培養(yǎng)機(jī)制

在數(shù)據(jù)態(tài)環(huán)境下，作為協(xié)同治理主體的工作人員是提升治理水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在結(jié)合傳統(tǒng)管理人才、業(yè)務(wù)人才、技術(shù)人才、檔案人才培養(yǎng)模式的基礎(chǔ)上，根據(jù)協(xié)同治理目標(biāo)，建立協(xié)同治理人才培養(yǎng)體系，注重形成分類人才培養(yǎng)方法，檔案人員注重培養(yǎng)數(shù)據(jù)素養(yǎng)，包括掌握數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)質(zhì)量、數(shù)據(jù)評(píng)估等管控方法，掌握數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，并以數(shù)據(jù)為核心，不斷向交叉知識(shí)拓展；而數(shù)據(jù)人才注重培養(yǎng)檔案素養(yǎng)，包括掌握檔案分類保管方法、檔案基礎(chǔ)理論等，以檔案管理為核心，不斷向信息管理深入。

企業(yè)需要采取一系列措施，建立培養(yǎng)機(jī)制，促進(jìn)企業(yè)協(xié)同治理文化的形成，如建立溝通制度，良好的治理溝通機(jī)制包括上下級(jí)溝通、平行溝通與外部溝通。企業(yè)也需要形成激勵(lì)制度，設(shè)計(jì)合理的考核指標(biāo)，提升員工參與治理的積極性。還要引進(jìn)數(shù)據(jù)人才，進(jìn)行數(shù)據(jù)安全紅藍(lán)對(duì)抗等，這也是企業(yè)培養(yǎng)員工數(shù)據(jù)素養(yǎng)的重要方式。