大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)

■ 關宏玉

隨著云計算、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術的深入發(fā)展及其在各領域的廣泛應用，整個經(jīng)濟社會更加深刻地步入以海量數(shù)據(jù)為中心的大數(shù)據(jù)時代。數(shù)據(jù)的規(guī)模呈現(xiàn)爆炸式增長，數(shù)據(jù)的模式日趨復雜，數(shù)據(jù)的挖掘、整合與運用更加廣泛。大數(shù)據(jù)的定義目前尚未統(tǒng)一公認，就一般意義而言，大數(shù)據(jù)是指在一定時間內(nèi)用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具對其內(nèi)容進行抓取、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，通常具有體量浩大（Volume）、模態(tài)繁多（Variety）、生成快速（Velocity）和價值巨大但密度很低（Value）的特點。大數(shù)據(jù)時代引發(fā)了經(jīng)濟社會各領域、各行業(yè)的新思維和新發(fā)展，也必然為企業(yè)檔案管理帶來深刻變革。

一、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理的發(fā)展機遇

（一）促進企業(yè)檔案信息資源的集成與共享

企業(yè)檔案是企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中形成的核心信息資源，承載著企業(yè)的核心競爭力，是企業(yè)資產(chǎn)凝結(jié)的智慧成果。如何將這些檔案資源進行集成管理和共享，充分發(fā)揮其利用價值，是企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)類型較為單一，檔案數(shù)據(jù)在歸檔后往往選擇系統(tǒng)兼容的固定格式，運用常規(guī)的數(shù)據(jù)處理技術即可進行管理，檔案的共享也主要體現(xiàn)在檢索利用等方面。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，隨著企業(yè)檔案數(shù)量的實時動態(tài)增長，檔案數(shù)據(jù)類型更加復雜多樣，海量結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，對企業(yè)檔案的綜合集成管理和檔案資源的共享提出了更高要求。大數(shù)據(jù)技術，能夠有效集成和分析不同來源的數(shù)據(jù)，并從海量數(shù)據(jù)中提取出特定檔案信息，能夠?qū)崿F(xiàn)對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的實時存儲和處理。通過梳理并整合企業(yè)各項職能活動的業(yè)務流程和企業(yè)檔案管理流程，有效打破“信息孤島”，形成企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)資源池，使跨組織、跨部門、跨系統(tǒng)、全生命周期的企業(yè)檔案信息資源集成管理成為可能。同時，高效的數(shù)據(jù)分析能力，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對海量數(shù)據(jù)及時、有效的信息管理和利用，還能夠輔助檔案管理者對企業(yè)檔案資源的整合狀態(tài)、利用情況、潛在價值進行綜合判斷及預測，能夠?qū)⒉煌愋偷臋n案資源匹配到最佳的共享利用形式，達到智能共享的目的，最終實現(xiàn)檔案管理過程經(jīng)濟高效、檔案利用價值最大化的目標，提升企業(yè)檔案管理水平。

（二）發(fā)揮企業(yè)檔案多載體類型優(yōu)勢

大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)在呈現(xiàn)爆炸式增長的同時，載體形式更加多樣化，最終轉(zhuǎn)化成為企業(yè)檔案的載體類型也愈加多樣和復雜。檔案通過附著于特定的載體進行信息傳遞。隨著互聯(lián)網(wǎng)的深度普及，企業(yè)檔案的載體表現(xiàn)形式也不再局限于紙質(zhì)，圖像、音頻、視頻等形式的檔案數(shù)量急劇增加。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理，以保障檔案載體及其運行環(huán)境的可用性為主要目標，而對如何充分發(fā)揮各載體類型的信息表現(xiàn)能力開發(fā)不足，檔案管理系統(tǒng)對多載體類型檔案的處理和利用能力也較為局限，而大數(shù)據(jù)技術及平臺的應用將有效解決這一問題。大數(shù)據(jù)時代為多載體類型檔案的處理提供了更好的技術實現(xiàn)手段，在保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和有機聯(lián)系的基礎上，通過收集、存儲、管理、處理、分析、共享和可視化技術的集成應用，能夠針對不同的數(shù)據(jù)類型設計不同的信息表達形式，通過挖掘不同載體類型的優(yōu)勢和特點，提高企業(yè)檔案的表現(xiàn)力和信息承載力，最大限度的發(fā)揮其利用價值。

（三）提升企業(yè)檔案利用服務水平

檔案管理的最終目的在于利用。大數(shù)據(jù)將有效解決目前企業(yè)檔案管理利用服務工作的問題，更加契合企業(yè)檔案管理在檔案信息資源開發(fā)利用方面的需要，為企業(yè)檔案管理注入變革性的管理理念和管理模式。數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)集成等技術的應用，將有效提升檔案管理者從檔案大數(shù)據(jù)中提取有用信息和發(fā)現(xiàn)檔案信息潛在聯(lián)系的能力，甚至可以輔助檔案管理者根據(jù)檔案用戶的個性化需求進行檔案信息資源的定制開發(fā)，極大地提升企業(yè)檔案利用服務水平。檔案用戶和檔案管理者之間的關系，將不再局限于檔案用戶單向提出需求依靠檔案管理者提供服務，或檔案管理者單向提供服務引導檔案用戶進行利用，而是將逐漸演變成為雙向的溝通與反饋，真正實現(xiàn)檔案利用服務從“被動”到“主動”的轉(zhuǎn)變過程。與此同時，利用大數(shù)據(jù)技術和平臺，檔案管理者可以監(jiān)測檔案數(shù)據(jù)的全生命周期，挖掘和共享檔案資源承載的企業(yè)知識，從而提供高質(zhì)量的檔案利用服務，真正實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的價值。

（四）為企業(yè)檔案知識管理帶來發(fā)展契機

企業(yè)檔案承載了企業(yè)的核心競爭力，只有將檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)榭晒┢髽I(yè)進行管理決策、技術創(chuàng)新和經(jīng)營發(fā)展的有效知識，才能充分發(fā)揮企業(yè)檔案的價值作用。知識管理是企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢，也是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的必然要求。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理，以檔案的收集和存儲為重心，以檔案的檢索為主要利用服務方式，檔案用戶對企業(yè)檔案管理水平的認知度也往往取決于檢索查詢的準確性和及時性。大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案管理，將以檔案信息資源的價值挖掘和開發(fā)利用為核心，其關鍵在于獲取檔案信息背后所蘊藏的知識。借助數(shù)據(jù)挖掘等技術手段，檔案管理者能夠?qū)n案信息進行提取、分析和綜合開發(fā)，將信息轉(zhuǎn)變?yōu)楦袃r值的知識，并將這些知識成果進行推廣應用。通過發(fā)掘、判斷和預測檔案之間的有機聯(lián)系，充分發(fā)掘企業(yè)檔案的潛在價值，挖掘企業(yè)知識資源，為企業(yè)提供知識服務，提升企業(yè)整體知識管理水平。這無疑將推動企業(yè)檔案管理理念的變革以及整個檔案行業(yè)的發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）企業(yè)檔案信息資源的管控

大數(shù)據(jù)時代，海量數(shù)據(jù)成為常態(tài)，為企業(yè)檔案信息資源的日常管控帶來挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理，主要通過整體管控系統(tǒng)中已歸檔的檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)一種基于結(jié)果的控制。大數(shù)據(jù)時代的到來，對檔案的實時生成、實時流轉(zhuǎn)、實時處理提出了具體要求。借助大數(shù)據(jù)技術和平臺，能夠充分挖掘檔案信息之間的有機聯(lián)系，將檔案資源的整體管控貫穿于企業(yè)檔案的全生命周期，貫穿于形成、收集、整理、歸檔、處理、利用的全過程環(huán)節(jié)。通過對歸檔時間、歸檔數(shù)量、責任者和歸檔部門等檔案生成規(guī)律、流轉(zhuǎn)規(guī)律的把握，連接起檔案管理活動的每個關鍵節(jié)點，建立起全過程受控的文件檔案控制體系。與此同時，在管控活動的全過程中，大數(shù)據(jù)技術既可以實現(xiàn)實時數(shù)據(jù)流的捕獲、推送，也可以從海量數(shù)據(jù)中快速獲取對企業(yè)有價值的信息，甚至通過分析檔案數(shù)據(jù)生成規(guī)律，預測和發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理過程中潛在的問題，對企業(yè)檔案的管控將成為一種基于過程和價值挖掘的管理。

（二）企業(yè)核心信息資產(chǎn)的保護

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理各項業(yè)務活動的原始記錄，其中一些非公開的內(nèi)部資料和敏感信息更是企業(yè)核心競爭力的重要保障。大數(shù)據(jù)在為企業(yè)檔案信息資源開發(fā)提供多種實現(xiàn)手段和表現(xiàn)形式的同時，也為企業(yè)帶來了潛在的檔案信息泄露風險。通過對企業(yè)歸檔數(shù)據(jù)的規(guī)律性總結(jié)，甚至能夠掌握企業(yè)賴以生存和盈利的核心信息、商業(yè)秘密。保障檔案信息安全、防范泄密事件發(fā)生，不僅是企業(yè)檔案管理制度建設和管理系統(tǒng)建設的題中應有之義，也是維護企業(yè)經(jīng)營成果、促進企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展的必然要求。大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案管理，應當充分重視知識產(chǎn)權(quán)保護和檔案信息的處理方式，制定嚴格的管理制度和權(quán)限審批流程，以規(guī)范大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用等各關鍵環(huán)節(jié)，同時提供足夠的技術支持，以確保商業(yè)秘密不受侵害。如何在充分挖掘檔案信息資源利用價值的同時，嚴格防范信息泄露，找到“開放”和“保護”的平衡點，是大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理面臨的重大挑戰(zhàn)。

（三）企業(yè)檔案管理專業(yè)化人才隊伍建設

空前的數(shù)據(jù)規(guī)模、爆發(fā)式增長的庫藏，在為企業(yè)帶來海量檔案資源的同時，也對檔案管理者準確把握企業(yè)檔案信息價值的能力提出了更高要求。大數(shù)據(jù)時代的檔案信息數(shù)量是巨大的，但信息的價值是存在差異的。如何從海量信息中提煉出有價值的檔案資源，如何將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭晒┢髽I(yè)共享的知識和利用成果，無一不在考驗檔案管理者對企業(yè)檔案價值的判斷和鑒別能力。大數(shù)據(jù)時代需要的檔案管理專業(yè)化人才，不僅需要精通檔案業(yè)務，更重要的是能夠充分應用相關技術手段進行企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用。為適應大數(shù)據(jù)帶來的管理變革，企業(yè)檔案管理者除了需要具備有效利用原始檔案資源的素質(zhì)，更需要具備理解檔案資源所承載的信息和使用這些信息的能力，能夠應用大數(shù)據(jù)技術對原始信息進行提煉和加工，并從真實、可靠、完整、可用等多重維度對企業(yè)檔案進行整體管控。

（四）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設

企業(yè)是以營利為目的社會經(jīng)濟組織，其各項管理工作的核心在于創(chuàng)造價值。檔案管理部門在認識到大數(shù)據(jù)應用前景的同時，也應當理性分析大數(shù)據(jù)應用于企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設的可行性、適用性和管理成本。大數(shù)據(jù)對于企業(yè)檔案管理而言，不僅僅是技術實現(xiàn)問題，更重要的是對企業(yè)檔案收集、整理、存儲、檢索、統(tǒng)計、利用等關鍵管理流程的梳理和變革。大數(shù)據(jù)技術在檔案管理系統(tǒng)的推廣應用，要結(jié)合企業(yè)自身的經(jīng)營發(fā)展實際，結(jié)合檔案管理部門特點，進行綜合考量和長遠規(guī)劃。要明確應用大數(shù)據(jù)的目標需求，權(quán)衡大數(shù)據(jù)應用的標準、程度和技術實現(xiàn)難度，制定和完善大數(shù)據(jù)環(huán)境下的企業(yè)檔案管理制度，要對企業(yè)現(xiàn)有的檔案資產(chǎn)進行價值評估，要衡量企業(yè)的資金支持力度，以及檔案管理系統(tǒng)的升級開發(fā)與相關業(yè)務系統(tǒng)的對接等問題。通過審慎選擇和科學決策，最終目的在于通過大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中的應用，提高企業(yè)管理效益、提升檔案利用價值。