公立醫(yī)院招標檔案管理新模式應(yīng)用研究
——以泰安市中心醫(yī)院項目管理系統(tǒng)為例

文·劉朝陽

近年來，隨著醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展，公立醫(yī)院體量加大，招標項目不斷增加。招標作為公立醫(yī)院內(nèi)部控制的重要對象，其檔案的規(guī)范性及調(diào)閱的便捷性被越發(fā)重視。傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足公立醫(yī)院日益增長的物資招標和經(jīng)營管理工作需求，招標檔案的管理成為招標工作的難點。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理信息化成為趨勢。

泰安市中心醫(yī)院分析傳統(tǒng)招標檔案管理中存在的問題，優(yōu)化招標檔案管理，上線醫(yī)院項目管理系統(tǒng)，利用信息化手段對招標項目進行全生命周期管理，提高了檔案管理工作效率，增加了檔案存放的安全性、檔案查閱的智能性，加強了相關(guān)人員對招標項目及其檔案的管理。系統(tǒng)上線以來，在實際工作中收到了顯著成效。

一、醫(yī)院傳統(tǒng)招標檔案管理簡介

泰安市中心醫(yī)院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、康復(fù)、預(yù)防、保健于一體的三級甲等綜合醫(yī)院，曾被中華醫(yī)院管理學(xué)會譽為“泰安模式”向全國推薦，提出“南學(xué)清遠（廣東省清遠市人民醫(yī)院）、北學(xué)泰安（泰安市中心醫(yī)院）”，先后有8000余家醫(yī)療衛(wèi)生單位來院考察學(xué)習(xí)。

院招標辦負責(zé)招標組織及招標檔案管理。項目管理系統(tǒng)上線前，招標流程中各環(huán)節(jié)的檔案分散存放，招標結(jié)束后集中統(tǒng)一管理檔案。項目立項審批通過后，招標辦根據(jù)招標參數(shù)制作招標公告及招標文件掛網(wǎng)公示。公示中，招標辦用電子表格登記報名情況，如投標商公司全稱、聯(lián)系人姓名電話、繳費情況、投標文件遞交情況等。公示截止，招標辦匯總待開標項目并匯報領(lǐng)導(dǎo)確定開標日期。招標辦通知投標商開標時間地點，組織招標會。項目結(jié)果被確定后，招標辦于招標現(xiàn)場制作評標報告，并由參加人員簽署。招標辦根據(jù)中標結(jié)果與中標商簽訂合同。各環(huán)節(jié)中以下項目文件材料需存入檔案：項目申請及審批、招標公告、招標文件、掛網(wǎng)公示截圖、投標商簽到表、評標報告、中標通知書、合同、各投標商投標文件。招標辦于簽訂合同后將檔案進行整理。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式耗費了招標辦工作人員大量時間及精力。

二、醫(yī)院項目管理系統(tǒng)相關(guān)功能

（一）招標項目全生命周期管理

醫(yī)院項目管理系統(tǒng)為OA（辦公自動化）系統(tǒng)中集成的一個模塊，其核心功能為招標項目全生命周期管理。新項目通過審批后轉(zhuǎn)到招標辦進入招標流程，招標辦工作人員從該系統(tǒng)中點擊“項目立項”按鈕，“項目立項”中相關(guān)欄目，如項目名稱、申請科室、項目預(yù)算、項目參數(shù)等，直接由系統(tǒng)自動從OA立項審批表單中抓取，無需手動填寫。工作人員只需按項目狀態(tài)填寫或上傳相關(guān)內(nèi)容。項目狀態(tài)中包含“待公示”“公示中”“待開標”“待簽訂合同”“待入檔”等狀態(tài)，由工作人員手動選擇。進入每一個狀態(tài)時，工作人員填寫或上傳該步驟相關(guān)內(nèi)容。“待公示”時，工作人員填寫項目編號、上傳制作好的電子版招標公告及招標文件?！肮局小睍r，工作人員上傳掛網(wǎng)公示截圖，并根據(jù)投標商報名情況填寫投標商公司全稱、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式、繳費情況、遞交投標文件情況?！按_標”時，工作人員將處于此狀態(tài)的項目進行匯總，生成電子表格進行匯報，并制作評標統(tǒng)計表、投標商簽到表等。“待簽訂合同”時，工作人員根據(jù)招標結(jié)果填寫各家公司首輪報價、最終報價、供貨期、質(zhì)保期等信息，選擇中標公司，并將評標報告、投標商簽到表、中標通知書等掃描或拍照進行上傳，與中標商對接簽訂合同。“待入檔”時，工作人員將簽署完畢的合同掃描或拍照上傳，并將該項目存檔。

（二）招標檔案自動生成

招標檔案自動生成作為項目管理系統(tǒng)另一重要功能，可以將各環(huán)節(jié)上傳的附件，如招標公告、招標文件、掛網(wǎng)公示截圖、投標商簽到表、評標報告、中標通知書、合同等Word文檔、PDF文件或圖片一鍵打?。豢筛鶕?jù)項目名稱及編號、申請科室等信息生成檔案封面；可自動打印與該項目對應(yīng)的項目立項審批流程。招標辦工作人員將這些內(nèi)容裝訂，并與各投標商投標文件正本放在一起，形成該項目最終檔案，并按要求轉(zhuǎn)交醫(yī)院檔案科存放。

（三）招標檔案查閱及權(quán)限劃分

工作人員需要查閱某個項目檔案時，直接進入管理系統(tǒng)，用搜索功能找到該項目進行查閱。搜索支持按項目名稱、項目編號、申請科室、投標商等關(guān)鍵字進行搜索。招標辦工作人員可查閱和編輯自己立項的項目。招標辦主任可查閱所有項目信息、進度等情況，可進行管理，但無法進行編輯。分管招標辦的院領(lǐng)導(dǎo)可查閱所有項目，為決策提供準確、實時的數(shù)據(jù)支持，但無法進行編輯。

（四）統(tǒng)計功能

工作人員可按時間區(qū)間選取每月、每季度、每半年或每年的項目進行匯總，統(tǒng)計項目數(shù)量等信息，系統(tǒng)可自動抓取每個條目中中標商的最終報價等信息匯總成總成交金額，也可抓取首輪報價與最終報價生成節(jié)約率，作為招標辦工作總結(jié)的重要數(shù)據(jù)。

三、醫(yī)院項目管理系統(tǒng)的優(yōu)勢及不足

醫(yī)院招標項目管理系統(tǒng)優(yōu)化了招標辦工作人員的工作習(xí)慣，將檔案整理分散到每一步工作中，提升了效率，減少了復(fù)雜的找尋資料時間。招標項目的全生命周期管理，取代了過去招標辦工作人員用Excel記錄招標每一步驟相關(guān)信息的手段，增加了安全性和一致性。招標辦工作人員通過系統(tǒng)還可隨時隨地用企業(yè)微信或釘釘查閱相關(guān)內(nèi)容，方便快捷。項目管理系統(tǒng)的使用加強了分管院領(lǐng)導(dǎo)及招標辦主任對相關(guān)工作人員的管理，解決了過去相關(guān)工作人員不匯報，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就無法知曉項目進度及項目信息的問題。管理系統(tǒng)的統(tǒng)計功能可對招標項目進行統(tǒng)計，通過數(shù)據(jù)對比與分析，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理部門提供精準、實時的數(shù)據(jù)決策支持。紙質(zhì)招標檔案的局限性太大，不僅查閱困難，還容易破損或丟失。將相關(guān)資料上傳到該系統(tǒng)中，即使紙質(zhì)版資料丟失，也可從該系統(tǒng)中再次打印，增加了檔案的安全性。這些都是招標項目管理系統(tǒng)對比傳統(tǒng)紙質(zhì)合同檔案管理的優(yōu)勢。

醫(yī)院招標項目管理系統(tǒng)也有些許不足。一是系統(tǒng)無法自動抓取網(wǎng)上公示截圖；二是系統(tǒng)未能實現(xiàn)自動給投標商發(fā)送通知短信的功能。下一步，泰安市中心醫(yī)院將加強招標檔案管理業(yè)務(wù)流程分析，及時反饋用戶需求，與系統(tǒng)研發(fā)技術(shù)人員一起針對系統(tǒng)的不足之處，完善系統(tǒng)功能設(shè)計，實現(xiàn)數(shù)據(jù)獲取與應(yīng)用無縫銜接，保障系統(tǒng)安全性、實用性，進一步提高檔案信息化水平和用戶滿意度。