關(guān)于新時期加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的若干思考

文·張曉卉

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)、文化事業(yè)的不斷發(fā)展和壯大，以及現(xiàn)今互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用的廣泛普及，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)管理慢慢深入到各個管理階層。對人事檔案進(jìn)行信息化管理已經(jīng)是人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢。人事檔案管理信息化的目標(biāo)是將現(xiàn)代先進(jìn)的軟件工程技術(shù)和傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合，通過現(xiàn)代化信息平臺實現(xiàn)干部檔案管理的精準(zhǔn)化、信息化、智能化。加強(qiáng)新時期人事檔案管理信息化建設(shè)是推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化管理的必經(jīng)之路。

一、新時期我國人事檔案信息化管理存在的主要問題

信息時代下的檔案管理工作在主要內(nèi)容及諸多方面都有了新的變化，也具有了新特點。在信息時代背景下，針對人事檔案管理來說，不僅要對相關(guān)的法律進(jìn)行遵循，同時也要對相關(guān)的政策以及法規(guī)進(jìn)行遵循，并且這些政策在一定程度上都是由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一制定的。在新時期人事檔案管理信息化建設(shè)中，還存在著以下一些不容忽視的問題。

第一，檔案信息沒有完全發(fā)揮作用。干部檔案為干部人事工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，多數(shù)是被動提供信息，查閱的大部分內(nèi)容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，利用檔案發(fā)現(xiàn)人才、推薦人才，為人事決策提供依據(jù)作用發(fā)揮得不好；受傳統(tǒng)觀念影響，提供利用檔案主要方式是坐等上門服務(wù)，缺乏主動參與意識。

第二，利用計算機(jī)管理檔案工作開展得不平衡。我們當(dāng)前雖然已經(jīng)建立了干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，檔案信息也逐步輸入系統(tǒng)，但在應(yīng)用計算機(jī)對干部年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)等情況統(tǒng)計分析，以及進(jìn)行人才需求情況預(yù)測等方面做得很不夠，為新時期經(jīng)濟(jì)建設(shè)、干部人事工作和人事決策工作服務(wù)的效果不佳。

第三，管理維護(hù)水平較低。有的干部信息因更新不及時而不全面，需要與檔案進(jìn)行核對后才能提供。有的干部信息需要鑒別才能確認(rèn)，如干部學(xué)歷信息需要組織、人事、教育等部門認(rèn)真核實，一旦工作不細(xì)就形成了錯誤信息。多數(shù)單位對干部信息應(yīng)用較少，只能做一些簡單查詢、報表之類的工作，而與新時期干部的綜合評價、干部任免等工作聯(lián)系不緊密，其主要原因是信息系統(tǒng)不夠完善，信息功能不夠強(qiáng)大。

第四，管理方式落后。人事檔案發(fā)展至今，很多單位的人事檔案管理工作仍沿用傳統(tǒng)的管理方式，完全依靠人力勞動，效率低下且管理混亂。在中組部規(guī)范人事檔案改版標(biāo)準(zhǔn)之后，人事檔案管理方式逐漸向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，以電子表格為主的人事檔案管理方式成為主流。但對于政府機(jī)關(guān)和集團(tuán)型單位而言，人數(shù)多、組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜成為管理者面臨的一個棘手難題。在新時期人事檔案管理也變得更加繁雜，傳統(tǒng)管理方式弊端日益凸顯。

第五，系統(tǒng)搭建不完整，數(shù)據(jù)庫建設(shè)有欠缺。當(dāng)前國內(nèi)大部分企業(yè)和事業(yè)單位硬件和網(wǎng)絡(luò)的信息化建設(shè)基本完善，制約人事檔案管理信息化建設(shè)的問題主要集中在人事檔案管理系統(tǒng)搭建不完整，數(shù)據(jù)庫建設(shè)缺乏整體性等。

第六，軟件搭建與硬件建設(shè)差距較大。文書檔案管理使用的是單機(jī)版檔案軟件，而人事檔案管理還停留在Excel表格層面，沒有獨立的人事檔案管理系統(tǒng)。從軟件的現(xiàn)狀可以分析出，單機(jī)版文書檔案軟件已不適用于新時期的人事檔案信息化管理，無法滿足更多新的管理需求。

二、加強(qiáng)新時期人事檔案管理信息化建設(shè)的基本路徑

隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，在新時期的經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，人力資源成為單位發(fā)展的核心競爭力，越來越多的單位對人事檔案管理工作的重視程度都在逐漸提高。因此，更需要我們創(chuàng)新工作思路，不斷提高人事檔案管理工作的質(zhì)量，管理好、利用好人事檔案，為促進(jìn)人才資源開發(fā)和促進(jìn)和諧社會建設(shè)的全面發(fā)展更好地服務(wù)。以上所述當(dāng)前人事檔案管理工作所存在一些具有普遍性問題，制約了學(xué)校及知識服務(wù)型的人事檔案管理工作的發(fā)展。以上對新時期人事檔案管理工作存在的問題進(jìn)行系統(tǒng)梳理和深入理性分析，為以下制定解決這些普遍性問題基本原則和基本路徑奠定了扎實的基礎(chǔ)。

第一，認(rèn)真貫徹新時期人事檔案信息化建設(shè)的新要求。近期，中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，與1991年頒布的《干部檔案工作條例》比較，新《條例》明確增加了檔案信息化建設(shè)和信息資源開發(fā)要求。《干部人事檔案工作條例》所體現(xiàn)的基本要求和重要任務(wù)是：（1）加快推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的要求，以服務(wù)用人單位和流動人員為中心，以推動檔案管理服務(wù)與信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)深度融合為目標(biāo)。（2）按照“數(shù)據(jù)向上集中、服務(wù)向下延伸、信息全國共享”的原則，構(gòu)建省級集中、全國聯(lián)通的檔案管理服務(wù)信息化格局，實現(xiàn)檔案管理服務(wù)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、便民化。

第二，強(qiáng)化技術(shù)支持，完善網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，規(guī)范安全管理。充分依托現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)資源，為線上檔案管理服務(wù)提供支撐和保障。各級人力資源社會保障部門要嚴(yán)格按照國家信息安全等級保護(hù)制度要求，加強(qiáng)檔案信息化安全建設(shè)。落實信息安全等級保護(hù)制度，嚴(yán)格做好業(yè)務(wù)專網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的安全隔離，做好省級檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)的應(yīng)用級容災(zāi)和數(shù)據(jù)備份。建立系統(tǒng)安全測試、備案制度，未通過安全測試、未實行備案的檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)，一律不準(zhǔn)與全國檔案基礎(chǔ)信息資源庫銜接。

第三，堅持分類指導(dǎo)，安全有序。結(jié)合各地檔案工作實際和信息化建設(shè)水平，指導(dǎo)制定科學(xué)合理的信息化建設(shè)工作方案，分類指導(dǎo)，有重點、分步驟逐步推進(jìn)。注重信息安全和個人隱私保護(hù)，采取切實有效的安全防護(hù)措施，增強(qiáng)系統(tǒng)支撐能力，保證系統(tǒng)安全平穩(wěn)運(yùn)行。開發(fā)出新時期統(tǒng)一便捷的檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)，建設(shè)互聯(lián)互通的全國檔案管理服務(wù)運(yùn)行平臺，建立規(guī)范完整的全國檔案基礎(chǔ)信息資源庫，推動檔案數(shù)字化進(jìn)程，滿足檔案管理服務(wù)在信息管理、公共服務(wù)、宏觀決策等方面的要求，加快推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+公共服務(wù)”。

第四，堅持統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。這是新時期檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循的基本原則。檔案信息化建設(shè)是人力資源社會保障信息化建設(shè)的組成部分，全國統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌推進(jìn)。按照人力資源社會保障信息系統(tǒng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系和相關(guān)工作要求，建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)，確保信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開放性、互融性。堅持業(yè)務(wù)協(xié)同，信息共享。以制定部級統(tǒng)一規(guī)范、推進(jìn)省級集中建設(shè)、實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)共享為重點，減少信息孤島，實現(xiàn)跨地區(qū)、跨層級業(yè)務(wù)協(xié)同以及數(shù)據(jù)交換。

三、解決新時期人事檔案管理中存在問題的具體對策

以上在對目前人事檔案管理工作存在問題進(jìn)行系統(tǒng)梳理和深入理性分析基礎(chǔ)上，找到了解決這些普遍性問題的基本原則和基本路徑，為做好當(dāng)前人事檔案管理工作提供了檔案管理工作方法論層面的依據(jù)。 根據(jù)以上所述解決這些普遍性問題的基本原則和基本途徑為指導(dǎo)性原則，我們制定了以下解決當(dāng)前人事檔案管理工作難點熱點問題的具體對策。這些具體對策作為新常態(tài)下完善人事檔案管理工作的有效舉措，希望為完善當(dāng)前人事檔案資源信息化的管理制度規(guī)范，積極推進(jìn)新時期人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)揮一定作用。

第一，重視人事檔案管理工作，建立健全人事檔案管理制度。各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，把它放在本單位干部隊伍建設(shè)的高度來對待，并將其納入到議事日程。建立人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，對人事檔案管理工作實行定性定量考核，分級分類指導(dǎo)，等級升降動態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)新時期人事檔案管理工作的有序開展。

第二，加大人事檔案管理的信息化建設(shè)力度，全面提升人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。加大資金投入，建立并完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用人事檔案信息資源完成各種人事相關(guān)工作，并能夠更好地進(jìn)行日常管理。要不斷摸索人事檔案應(yīng)用軟件與實際工作的結(jié)合點，利用計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)研發(fā)更完善的數(shù)據(jù)庫，建立更加可行的檔案信息系統(tǒng)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)的再分類、再提取、再分析、再加工，提高人事檔案數(shù)據(jù)的實用性，使其更快捷、更方便、更安全可靠，提高工作效率與人事檔案內(nèi)容的質(zhì)量。

第三，加大人事檔案管理工作的投入保障力度。在人事檔案管理工作中，人才、資金、技術(shù)、培訓(xùn)等多方面的投入必不可少。為適應(yīng)新時期人事檔案管理工作的發(fā)展要求，人事檔案管理部門要不同程度地引進(jìn)相關(guān)專業(yè)人才，對已有的人事檔案管理人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，學(xué)習(xí)人事檔案管理工作的專業(yè)知識，積累管理經(jīng)驗，提升管理水平。