加強疾控機構突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的探討

文·于明

突發(fā)公共衛(wèi)生事件是指突然發(fā)生，造成或者可能造成社會公眾健康嚴重損害的重大傳染病疫情、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴重影響公眾健康的事件。如此次新冠肺炎疫情是繼“非典”疫情之后我國遭遇的又一次重大公共衛(wèi)生事件。突發(fā)公共衛(wèi)生事件直接影響到公眾健康、經(jīng)濟發(fā)展和社會安定。疾控機構通過預防和控制疾病、危害因素監(jiān)測與評價、突發(fā)公共衛(wèi)生事件處理等，為創(chuàng)造健康環(huán)境、加強社會穩(wěn)定、保證國家安全提供了有力支持。疾控機構在處置突發(fā)公共衛(wèi)生事件中直接形成的、具有保存價值的各種載體檔案，是今后工作查考、研究和經(jīng)驗借鑒的真實歷史記錄。加強疾控機構突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理具有十分重要的社會價值和現(xiàn)實意義。

一、嚴格把關，做好歸檔工作

（一）堅持歸檔原則。疾控機構檔案部門要積極主動、認真總結近幾年在重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件中積累的檔案管理工作經(jīng)驗，根據(jù)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案具有政治性、突發(fā)性、探索性等特點，在檔案收集工作中可以遵循系統(tǒng)性和實用性原則。一是堅持系統(tǒng)性原則。在文件材料的收集方面，嚴格把關、嚴格篩選，既有所側重，又要把各種類型、各種載體的文件材料收集齊全，保證突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的全面、系統(tǒng)、完整。二是堅持實用性原則。由于突發(fā)公共衛(wèi)生事件產(chǎn)生的文件材料集中而繁多，為此在收集過程中不能不加選擇的全部收集，要將重復、信息含量小、無利用價值的檔案材料進行鑒定，處理好質(zhì)量和數(shù)量的關系，減少人力和物力上的壓力，降低檔案在收集和保管上的成本。

（二）明確歸檔范圍。檔案部門要提早介入到突發(fā)公共衛(wèi)生事件的文檔管理中去，一開始就要明確收集的范圍。根據(jù)對本單位預防非典、甲流等工作文件材料的收集、整理工作經(jīng)驗，本人認為疾控機構在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中檔案的歸檔范圍主要有以下內(nèi)容。

1. 本單位及下級單位建立突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急機構的文件材料；

2. 突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急機構召開的黨委會議、辦公會議記錄、紀要，印發(fā)的所有文件材料以及電子文件；

3. 各級黨委政府在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的重大決策、預案、監(jiān)測方案、會議材料、講話、指示等；

4. 疫情報告和監(jiān)測信息，包括病原體監(jiān)測、流調(diào)報告、病例報告表、個案統(tǒng)計表等；

5. 針對突發(fā)公共衛(wèi)生事件所采取的措施，如現(xiàn)場處置、組織協(xié)調(diào)、技術方案、熱線咨詢、健康教育等相關的文件材料、照片、錄像、錄音及統(tǒng)計報表等；

6. 本單位印發(fā)的宣傳材料，各類新聞媒體刊登的反映本單位的宣傳稿件等；

7. 在防控突發(fā)公共衛(wèi)生事件中涌現(xiàn)出的各類先進典型事跡材料；

8. 防控突發(fā)公共衛(wèi)生事件的相關實物；

9. 藥品、器械等物資調(diào)配、儲備的相關材料；

10. 其他相關內(nèi)容的材料。

（三）及時整理歸檔。一般檔案歸檔應在第二年的上半年，但突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案應作為疾控機構當年歸檔工作的重點，在事件結束之后應盡快盡早完成歸檔任務。如延續(xù)時間或跨年度的可以分階段歸檔，不一定等到通常的歸檔時間。

二、加強領導，完善應急機制

疾控機構要充分認識突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的重要性，在各級黨委政府的統(tǒng)一領導和指揮下開展檔案的應急管理工作，要根據(jù)突發(fā)事件的性質(zhì)和級別實行分級負責，加大指導力度，取得各級各類人員的支持，以利于檔案的收集、整理。

（一）建立突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作應急機制，實行文件、檔案全程管理。各級疾病機構要充分發(fā)揮龍頭帶動作用，建立檔案信息平臺，在本地檔案行政管部門的指導下，制定適合突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的工作標準、規(guī)范，保障文件和檔案在處置中得以全程管理。

（二）要把檔案管理納入突發(fā)公共衛(wèi)生事件管理預案和質(zhì)量管理內(nèi)容，定期檢查。一旦發(fā)生突發(fā)公共衛(wèi)生事件，疾控機構檔案部門要積極主動做出反應，立即采取措施密切配合有關專業(yè)技術部門，防止檔案遺失。

（三）建立健全規(guī)章制度，確保檔案完整齊全。處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件中形成的原始材料，是日后查找的重要參考資料，具有較高的參考、應用價值。為此，必須有一套完整、健全的行之有效的制度做保證，并且檔案部門要指定專人管理、業(yè)務部門由兼職檔案員收集整理，以保持檔案原貌。除收集紙質(zhì)文字材料外，還要注意收集電子文檔、聲像材料以及實物檔案，確保突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的完整與安全。

（四）建立應急隊伍，承擔文件材料的收集工作。應急隊伍成員由流行病、消毒、檢驗、健康教育、信息綜合等相關專業(yè)技術人員組成，分別負責收集本部門在應急處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件工作中形成的文件材料，便于及時將有價值的文件材料移交至檔案部門，有利于提升檔案質(zhì)量。

三、優(yōu)化管理，提升服務水平

疾控機構檔案部門要適時開展檔案業(yè)務培訓工作，提高業(yè)務部門專業(yè)技術人員的檔案專業(yè)知識和技能，充分發(fā)揮專、兼職檔案人員的作用，尤其是應急隊伍的作用，使檔案應急管理的各項措施落到實處。

（一）開展對各類檔案工作人員的培訓

對專職檔案人員除強化檔案專業(yè)知識外，還要進行突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關知識培訓，如省、市疾控部門舉辦的應對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的培訓班等，提高檔案人員專業(yè)知識的認知能力、實際操作水平，以利于掌握文件材料的歸檔范圍及進行業(yè)務指導。對兼職檔案人員要繼續(xù)加強檔案專業(yè)知識培訓，全面適應檔案崗位要求，發(fā)揮其在本部門檔案管理工作中的作用。對檔案管理應急隊伍的培訓是突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的一項重要工作，由于他們既承擔著突發(fā)公共衛(wèi)生事件的防控工作，又擔負文件材料收集的重任，所以他們在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案應急管理中起著舉足輕重的作用。為此，必須有針對性地、多次地培訓，并且培訓內(nèi)容要通俗易懂，可操作性強，做到集中培訓和個別指導相結合，保證其在檔案收集工作中不出現(xiàn)丟失、遺留現(xiàn)象。

（二）及時開展突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作的業(yè)務指導

突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生后，疾控機構檔案部門要積極配合有關科室工作，主動開展服務，做好對相關文件材料收集、歸檔工作的業(yè)務指導，并根據(jù)需要，協(xié)助做好檔案材料的整理工作，確保突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案材料的齊全完整。一要深入各相關專業(yè)技術部門，明確責任人，將收集工作任務落到實處。有條件的可深入現(xiàn)場，了解形成文件材料的具體內(nèi)容，以及時調(diào)整歸檔范圍，做好收集工作。二要快速查找、編輯與突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關文件材料，及時送達有關部門提供利用。三要在突發(fā)公共衛(wèi)生事件解除后，及時到業(yè)務部門檢查文件材料的收集、整理、移交情況，針對存在問題提出指導性建議，使檔案達到標準化、規(guī)范化。

（三）強化突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的信息化管理和開發(fā)利用

疾控機構檔案人員要積極開發(fā)和利用突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案，提高突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的利用價值，提供檔案的超前服務，為科學研究提供真實、準確的信息，為今后處理類似的突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供經(jīng)驗借鑒。全國鄉(xiāng)以上衛(wèi)生機構傳染病疫情與突發(fā)公共衛(wèi)生事件網(wǎng)絡直報系統(tǒng)已全部建成并開通運行，網(wǎng)絡直報系統(tǒng)對事件報告、進程、結案進行了格式化要求，在線形成的電子檔案逐漸成為重要信息資源。疾控機構檔案人員要對第一手原始資料進行認真分析梳理，可以建立起疫情案例庫，對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的疫情發(fā)生、應急預案實施效果、防治措施的有效性等方面進行研究，為類似疫情發(fā)生的及時應對提供經(jīng)驗。還可以對檔案信息多層次、多渠道地開發(fā)加工，對歷史上的突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案進行深度編研，并將各個事件的發(fā)生、發(fā)展、應對、善后工作等納入社會、歷史發(fā)展的大背景之中，將其中的精華總結歸納，以翔實性和專業(yè)性形成編研精品，提供決策參考，充分發(fā)揮突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案信息的作用。