醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理培訓(xùn)現(xiàn)狀及對策探討

文·王維瑄

檔案管理是檔案館（室）對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理的各項業(yè)務(wù)工作總稱，是檔案事業(yè)最基本的組成部分。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案作為醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)學(xué)教育、醫(yī)學(xué)科學(xué)研究等活動的真實記錄和基礎(chǔ)性信息資源，在醫(yī)療管理諸多方面顯現(xiàn)了越來越重要的作用。規(guī)范化、科學(xué)化的進(jìn)行檔案管理，是醫(yī)療機(jī)構(gòu)必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，這就給專、兼職檔案管理人員提出了更高的要求，既要有扎扎實實的醫(yī)療業(yè)務(wù)功底，也要具備較強(qiáng)的檔案管理能力。所以，應(yīng)建立一種適應(yīng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)特點的檔案工作培訓(xùn)模式，因地制宜地做好醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案人員培訓(xùn)管理，讓檔案工作人員具備應(yīng)有的檔案管理素養(yǎng)和能力，為促進(jìn)檔案工作與醫(yī)療事業(yè)同步發(fā)展，規(guī)避和抵御各種風(fēng)險方面提供支撐作用。

一、醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理培訓(xùn)現(xiàn)狀

（一）檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)少

醫(yī)療機(jī)構(gòu)的主業(yè)是從事醫(yī)療服務(wù)，培訓(xùn)工作重心更多在于醫(yī)療新技術(shù)、方法、技術(shù)規(guī)范以及醫(yī)務(wù)工作的延伸等方面，如病例書寫、醫(yī)保政策、科研教學(xué)等，因此大多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的將檔案管理工作置于其他工作的末端，未對檔案管理培訓(xùn)給予足夠的重視，因而很少或從未舉辦過檔案專題類的培訓(xùn)。以筆者就職的單位來看，近五年來舉辦涉及醫(yī)療、護(hù)理、醫(yī)技、醫(yī)保、科研課題申報和財務(wù)領(lǐng)域的全院大型培訓(xùn)有二百余次，檔案專題培訓(xùn)只有一次。據(jù)了解這也是當(dāng)前多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)在培訓(xùn)工作中普遍存在的現(xiàn)象。

（二）檔案管理知識學(xué)習(xí)動力不足

一是外在動力不足。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的日常管理考核和崗位考核對檔案管理工作涉及較少，即使有相關(guān)要求，也不作為主要考核內(nèi)容，不達(dá)標(biāo)對最終考核結(jié)果影響也不大，所以難以吸引大家去主動學(xué)習(xí)檔案管理工作相關(guān)知識。二是內(nèi)在動力不足。首先是臨床科室，檔案管理者都是兼職檔案員，他們職稱晉升或聘任都按衛(wèi)生系列即“主系列”評聘，平時參加的培訓(xùn)都是繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育類，參加檔案管理培訓(xùn)的主觀意愿不強(qiáng)。其次是檔案部門工作人員，在職稱晉升和聘任方面，檔案系列在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中屬于“輔助系列”，名額非常有限，從事檔案管理的檔案專業(yè)人員參與各類職務(wù)或職稱競聘時的優(yōu)勢不強(qiáng)，因而大多以隨遇而安的心態(tài)對待本職工作，持續(xù)深入地學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識的內(nèi)在動力不足。

（三）合格的檔案管理人才少

檔案管理專業(yè)培訓(xùn)少和專業(yè)技術(shù)人員學(xué)習(xí)檔案管理知識動力不足的現(xiàn)狀，導(dǎo)致了醫(yī)療機(jī)構(gòu)適應(yīng)新時期檔案管理工作需要的專業(yè)復(fù)合型人才缺乏。一線專業(yè)技術(shù)人員因檔案業(yè)務(wù)知識缺少系統(tǒng)專業(yè)的學(xué)習(xí)，而沒有建立起穩(wěn)固的檔案知識理論結(jié)構(gòu)，尤其是現(xiàn)代化的檔案管理應(yīng)用知識匱乏，造成一些資料記錄不正確、收集不完整、整理不規(guī)范、存放不安全、移交不及時，直接影響到了檔案的質(zhì)量，進(jìn)而影響到醫(yī)療機(jī)構(gòu)相關(guān)工作的順利開展。如有些醫(yī)院開展藥物臨床試驗時，將藥物臨床試驗檔案資料與其他資料或物品混放，沒有進(jìn)行“防火、防潮、防盜、防蟲”處理，并且檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟練，以致該歸檔的資料未歸檔或存放資料與案卷名稱不符，在上級部門核查工作時，無法查找提供相關(guān)資料，由此影響到了整個試驗項目的真實性，使得該專業(yè)的臨床試驗資質(zhì)受到上級核查部門的質(zhì)疑，也影響到了該醫(yī)院的年度核查成績。

二、醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理培訓(xùn)建議

（一）培訓(xùn)內(nèi)容

檔案管理培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)讓理論知識服務(wù)于實踐，讓檔案管理人員把所學(xué)到的知識應(yīng)用到實際工作中，因此培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)置應(yīng)涵蓋檔案管理的新觀念以及檔案管理的方法、流程、操作實務(wù)等方面，既要有如何對各類檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等管理程序，又要有涉及互聯(lián)網(wǎng)為核心內(nèi)容的信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)與電子文件等內(nèi)容，全方位了解檔案管理工作的重要性、所應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)，以及檔案管理工作的發(fā)展方向，由此提升檔案管理人員綜合能力。

（二）培訓(xùn)方式

1. 在衛(wèi)生系列培訓(xùn)中增加檔案管理內(nèi)容。衛(wèi)生系列培訓(xùn)是醫(yī)療機(jī)構(gòu)日常培訓(xùn)的主體，每個學(xué)科每年都舉辦多場專業(yè)培訓(xùn)，受眾廣泛，因此在專業(yè)培訓(xùn)中加入檔案管理的內(nèi)容，對推廣和強(qiáng)化檔案管理知識能起到事半功倍的效果。如在學(xué)科建設(shè)培訓(xùn)、科研項目開題培訓(xùn)、臨床試驗開題培訓(xùn)等過程中，邀請檔案專業(yè)人員講授檔案工作的基本程序和重要性，讓衛(wèi)生系列專業(yè)技術(shù)人員系統(tǒng)了解檔案與檔案工作的基本知識，在開始各項工作前就樹立起檔案意識，以便在工作中能夠做到完整系統(tǒng)地記錄正確的內(nèi)容，及時對各類檔案進(jìn)行收集、分類、立卷、歸檔、利用，將工作中所積累的記錄匯集成完整的檔案，進(jìn)而轉(zhuǎn)化為知識財富，為醫(yī)院的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

2. 增設(shè)針對醫(yī)療機(jī)構(gòu)人員的專場培訓(xùn)

將檔案管理培訓(xùn)納入單位內(nèi)部常規(guī)培訓(xùn)范圍。醫(yī)療機(jī)構(gòu)在設(shè)計年度培訓(xùn)計劃時，將檔案管理工作培訓(xùn)單獨設(shè)列，每年至少舉辦一場以檔案管理工作為主題的教育培訓(xùn)，內(nèi)容可以是檔案人員的素養(yǎng)與能力建設(shè)、檔案法律法規(guī)普及、檔案工作與信息化等，使檔案工作專、兼職人員首先掌握檔案收集原則等基礎(chǔ)知識，逐步提高檔案素質(zhì)能力。醫(yī)療機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案專業(yè)培訓(xùn)時，可邀請檔案專業(yè)機(jī)構(gòu)或大專院校開設(shè)專門的檔案管理特色課程，也可以邀請檔案管理工作突出的醫(yī)療機(jī)構(gòu)介紹經(jīng)驗，實現(xiàn)體系內(nèi)管理經(jīng)驗資源共享。通過推廣檔案管理工作專業(yè)知識，開闊從事檔案管理工作人員的視野，指導(dǎo)檔案資源的高效利用，提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案工作人員的基本能力和專業(yè)能力。

（三）將檔案管理工作績效納入考核考評中

1. 繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育增加檔案管理內(nèi)容。當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)在職稱晉升和聘任時，都把繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育成績是否合格作為必要條件。如果將檔案管理課程放入繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育范疇，學(xué)習(xí)檔案管理課程也計入繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育成績，會吸引更多的醫(yī)務(wù)工作者參加檔案管理培訓(xùn)。

2. 在科室績效考核中體現(xiàn)。在考核科室績效時，給予參加檔案管理培訓(xùn)，并在日常工作中兼任檔案員的職工一定數(shù)額的績效體現(xiàn)，讓多學(xué)多勞者多得，樹立正向引導(dǎo)，鼓勵大家多參與檔案培訓(xùn)并學(xué)以致用。

3. 在職稱晉升、聘任中體現(xiàn)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的職稱晉升和職稱聘任，是專業(yè)技術(shù)人員職業(yè)上升的重要途徑，也是所有無行政職務(wù)的醫(yī)務(wù)人員增加收入的重要依托，大家對此非常重視。如果在職稱晉升、聘任時將參加檔案培訓(xùn)，從事兼職檔案員作為加分項，一定會大大提升醫(yī)務(wù)工作者參加培訓(xùn)，并從事檔案工作的積極性。

檔案管理工作既是一項專業(yè)性業(yè)務(wù)工作，又是一項服務(wù)性工作。結(jié)合行業(yè)特色，組織靈活多樣的檔案管理培訓(xùn)，并將培訓(xùn)參與度在工作考核中加以體現(xiàn)，讓醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)務(wù)工作者和管理人員真正意識到檔案工作與本職工作密切相關(guān)，更加重視檔案工作，主動提升專業(yè)化素養(yǎng)和檔案管理工作效率，切實做到為醫(yī)療機(jī)構(gòu)建立規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)，建立知識管理體系，更好地服務(wù)醫(yī)療事業(yè)打好基礎(chǔ)。