如何做好新冠肺炎疫情檔案管理工作

文·年文平

疫情檔案，是指在防控突發(fā)重大疫情過(guò)程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖像、聲像、影像等不同載體和形態(tài)的原始記錄。在疫情暴發(fā)期間，齊全完整地收集新冠肺炎疫情防控檔案，可以記錄疫情防控工作全過(guò)程，為掌握疫情狀況、加大信息公開(kāi)、追究責(zé)任提供原始憑證。疫情結(jié)束后，這些檔案還可被用于科學(xué)研究、歷史研究、宣傳教育中，為今后預(yù)防和應(yīng)對(duì)類(lèi)似疫情提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和知識(shí)儲(chǔ)備，也為黨委、政府決策提供資政參考，對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要的意義和作用。

一、新冠肺炎疫情檔案管理的有效對(duì)策

（一）提高站位，高度重視

從發(fā)生新型冠狀病毒感染肺炎疫情以來(lái)，黨中央、國(guó)務(wù)院和山東省委、省政府、青島市委、市政府高度重視，出臺(tái)了一系列防治新型冠狀病毒感染肺炎的重大決策，制定了許多工作措施，做了大量工作。按照《山東省重大活動(dòng)檔案管理辦法》和青島市委辦公廳、青島市政府辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案管理工作的意見(jiàn)》要求，市北區(qū)區(qū)委、區(qū)政府高度重視成立新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控指揮部，下發(fā)了《做好市北區(qū)新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控檔案工作通知》、抽調(diào)區(qū)檔案館專(zhuān)人整理、指導(dǎo)新冠肺炎疫情檔案。通知要求檔案部門(mén)和檔案人員要提高政治站位，發(fā)揮專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)投身防控疫情第一線(xiàn)、認(rèn)真發(fā)揮好檔案工作服務(wù)大局的作用，應(yīng)該主動(dòng)通過(guò)宣傳教育，提高社會(huì)公眾、單位全體員工對(duì)防疫檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)防疫檔案管理的重視，將其列入整個(gè)疫情防控工作體系之中，“為打贏(yíng)疫情防控阻擊戰(zhàn)提供支持”。

（二）強(qiáng)化指導(dǎo)，多方收集

疫情防控檔案是見(jiàn)證黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情的重要?dú)v史記錄。在這場(chǎng)疫情救援中，檔案發(fā)揮了不可磨滅的作用。相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)可以利用疫情防控檔案進(jìn)行分析總結(jié)，果斷采取相應(yīng)措施開(kāi)展疫情的防控工作，有效地遏制疫情的擴(kuò)散和蔓延。因此，要切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入各單位防控工作的總體部署，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，做到疫情防控檔案“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。加強(qiáng)一線(xiàn)檔案人員的教育培訓(xùn)，建立健全一線(xiàn)檔案管理制度，確保檔案安全和保密。加強(qiáng)工作創(chuàng)新，積極探索應(yīng)用電話(huà)、辦公網(wǎng)、短信、微信、移動(dòng)客戶(hù)端等現(xiàn)代通訊技術(shù)、新興媒體等，對(duì)疫情防控材料收集歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。規(guī)范檔案收集，明確歸檔范圍，加強(qiáng)文書(shū)、聲像、實(shí)物等各類(lèi)檔案的歸檔工作。

（三）明確范圍，規(guī)范流轉(zhuǎn)

一是明確文件材料收集范圍。檔案部門(mén)可參照該地區(qū)《重大活動(dòng)檔案管理辦法》和《關(guān)于加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案管理工作的意見(jiàn)》要求，制定本區(qū)市新冠肺炎疫情防控期防控工作文件材料收集范圍。例如，凡是在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的記錄（包括紙質(zhì)文件材料、聲像文件材料、電子文件材料和實(shí)物等），都應(yīng)納入收集范圍。應(yīng)收集的文件材料包括應(yīng)對(duì)突發(fā)疫情中的預(yù)案編制、疫情排查、疫情監(jiān)測(cè)等前期工作的文件材料，疫情發(fā)生后的疫情報(bào)告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)公開(kāi)、醫(yī)療救治、隔離防治、人員物資調(diào)配、工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)材料，疫情防控工作大事記、疫情防控工作的調(diào)研報(bào)告、疫情防控工作的工作記錄、電話(huà)記錄、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、典型事跡、建立負(fù)責(zé)防控工作的工作機(jī)構(gòu)、職能分工、宣傳教育文件材料，等等。

二是明確文件材料歸檔與移交范圍。檔案部門(mén)可參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，制定機(jī)關(guān)疫情防控檔案文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限。各疫情防控單位和疫情防控指揮部各成員單位，除做好收集齊全疫情檔案材料外，應(yīng)將疫情防控期間形成的文書(shū)、聲像、實(shí)物等各類(lèi)檔案按照檔案門(mén)類(lèi)法，歸入本年度各門(mén)類(lèi)檔案，期限為永久。企業(yè)單位疫情防控檔案，例如企業(yè)復(fù)工復(fù)產(chǎn)檔案，可參照國(guó)家檔案局發(fā)布第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》及時(shí)制定《企業(yè)疫情防控期間形成檔案材料收集歸檔范圍和保管期限》，應(yīng)收集的文件材料包括企業(yè)制定的復(fù)工復(fù)產(chǎn)工作方案、備案制度、企業(yè)與職工逐一簽訂的崗位防疫承諾書(shū)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、復(fù)工復(fù)產(chǎn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的狀況所形成的材料等，檔案部門(mén)都應(yīng)指導(dǎo)企業(yè)及時(shí)整理、歸檔。疫情防控工作結(jié)束后，各疫情防控單位應(yīng)按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整理歸檔文件材料，按照有關(guān)規(guī)定由本單位檔案室保管或向區(qū)檔案館移交。

（四）線(xiàn)下協(xié)調(diào)，線(xiàn)上指導(dǎo)

各地區(qū)檔案局（館）應(yīng)與當(dāng)?shù)匾咔榉揽刂笓]部、相關(guān)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位溝通，成立防疫檔案工作協(xié)調(diào)組，建立協(xié)調(diào)機(jī)制，指導(dǎo)各機(jī)關(guān)單位加強(qiáng)防疫文件材料的收集、整理歸檔。例如，市北區(qū)檔案部門(mén)會(huì)同市疫情防控指揮部辦公室聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控檔案工作的通知》。各街道辦事處在不影響疫情防控工作的前提下，積極主動(dòng)指導(dǎo)所轄社區(qū)做好疫情防控文件材料的日常收集管理工作。疫情防控工作結(jié)束后，將社區(qū)所形成的有價(jià)值的文件材料一并交至街道辦事處進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，在疫情暴發(fā)期，為避免交叉?zhèn)魅?，防止疫情進(jìn)一步擴(kuò)大升級(jí)，通過(guò)電話(huà)、政府網(wǎng)站、微信、網(wǎng)課點(diǎn)對(duì)點(diǎn)指導(dǎo)，幫助企業(yè)整理復(fù)工復(fù)產(chǎn)疫情防控檔案遇到的問(wèn)題，建議檔案部門(mén)及時(shí)與疫情防控部門(mén)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理部門(mén)等聯(lián)系與合作，加強(qiáng)對(duì)疫情防控檔案的收集與管理。為疫情防控材料收集、整理、歸檔工作指明了具體工作方向，為經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、深挖新冠肺炎疫情檔案的潛在應(yīng)用價(jià)值

（一）為政府部門(mén)提供信息咨詢(xún)與決策支持

許多突發(fā)公共衛(wèi)生事件都有相似或相近的發(fā)生和發(fā)展規(guī)律，檔案部門(mén)首先應(yīng)面向政府部門(mén)提供信息咨詢(xún)與決策支持。例如，2003年抗擊“非典”建造的北京小湯山醫(yī)院圖紙為武漢火神山醫(yī)院的設(shè)計(jì)和建設(shè)贏(yíng)得了寶貴時(shí)間，天津市、廣東省、河南省檔案館主動(dòng)為武漢當(dāng)?shù)攸h委政府提供2003年“非典”防治檔案參考材料，遼寧省在非典期間利用省檔案館的《遼寧省近百年來(lái)重大疫情及防治史料》，查閱百年疫情防治情況，為防控非典提供參考，充分彰顯了檔案的獨(dú)特價(jià)值，為今后應(yīng)對(duì)各類(lèi)重大突發(fā)公共事件提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

（二）為科研機(jī)構(gòu)提供跨領(lǐng)域與跨地域服務(wù)

檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)吸納醫(yī)學(xué)、公共衛(wèi)生管理、應(yīng)急管理、新聞傳播、信息技術(shù)、心理學(xué)、社會(huì)學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、歷史學(xué)、檔案學(xué)等各領(lǐng)域的專(zhuān)家學(xué)者對(duì)防疫檔案進(jìn)行研究，為疫情防控科研攻關(guān)提供優(yōu)質(zhì)的知識(shí)服務(wù)。例如，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、可視化等工具，對(duì)疫情進(jìn)行全流程回顧總結(jié)；重點(diǎn)分析患者DNA等生物信息，助力疫苗與藥品研發(fā)；分析病毒傳播的渠道與周期，做好今后的防范工作等。“大數(shù)據(jù)＋網(wǎng)格化管理”在人員流動(dòng)普查登記、密切接觸者追蹤排查、疫情統(tǒng)計(jì)公開(kāi)、醫(yī)療資源管控調(diào)度、防疫常識(shí)傳播和普及等方面發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。

（三）為社會(huì)公眾提供衛(wèi)生健康知識(shí)服務(wù)

檔案部門(mén)可通過(guò)編研出版疫情防控衛(wèi)生史志、年鑒，以史為鑒，警鐘長(zhǎng)鳴；將企業(yè)復(fù)工復(fù)產(chǎn)好的經(jīng)驗(yàn)做法編寫(xiě)成資料，聯(lián)合文化媒體中心拍攝白衣天使“敬佑生命、救死扶傷、甘于奉獻(xiàn)、大愛(ài)無(wú)疆”感人的故事，開(kāi)展“愛(ài)國(guó)主義教育基地”宣傳學(xué)習(xí)活動(dòng)。舉辦專(zhuān)題展覽、檔案展覽等形式推向大眾，進(jìn)行在線(xiàn)展示等途徑開(kāi)展公共衛(wèi)生健康教育。一方面，普及通識(shí)性健康教育?？陕?lián)合衛(wèi)生健康局、疾病預(yù)防控制中心舉辦“新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案季節(jié)性傳染疾病警示”等專(zhuān)題檔案圖片展，不僅能及時(shí)滿(mǎn)足人民群眾對(duì)于疫情防控、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)對(duì)知識(shí)的需求，還能提供心理援助來(lái)緩解公眾焦慮與恐懼。另一方面，提供專(zhuān)業(yè)性知識(shí)服務(wù)。利用數(shù)據(jù)挖掘、信息分析技術(shù)提供深層次的疫情防控知識(shí)服務(wù)。例如，基于疫情動(dòng)態(tài)、新聞條目、日常報(bào)表等，將防疫檔案信息轉(zhuǎn)化為可視化圖像、知識(shí)圖譜等形式，更有效地為傳染病等預(yù)防工作提供參考，為相關(guān)衛(wèi)生政策提供規(guī)律性、科學(xué)性的依據(jù)，提高大眾對(duì)公共衛(wèi)生安全的科學(xué)防范意識(shí)，體現(xiàn)出檔案工作者以“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的高度負(fù)責(zé)態(tài)度和歷史使命擔(dān)當(dāng)。