關(guān)于學(xué)校檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防控的思考

文·趙紅云

風(fēng)險(xiǎn)控制是指人們在面臨潛在的風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，采取措施來控制風(fēng)險(xiǎn)。即在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之前，減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的條件，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之后，采取有效措施，將風(fēng)險(xiǎn)可能造成的損失減少到最低限度。學(xué)校檔案是學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄，學(xué)校檔案安全工作是國家安全體系的重要組成部分，需要認(rèn)真貫徹總體國家安全觀，認(rèn)真貫徹國家檔案局《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全隱患排查檢查的通知》《關(guān)于深入開展檔案安全風(fēng)險(xiǎn)隱患排查整治工作的通知》文件精神，樹立大風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，精準(zhǔn)分析排查存在的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患，采取有效措施做好風(fēng)險(xiǎn)防控，做到未雨綢繆，防患于未然。

一、排查風(fēng)險(xiǎn)隱患

（一）檔案收集不齊全。學(xué)校檔案工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，檔案工作的好壞，體現(xiàn)了學(xué)校辦學(xué)和管理水平的高低。歸檔文件的齊全完整是檔案工作的基礎(chǔ)。但在實(shí)際工作中，歸檔文件“收集難，難收集”確是普遍存在的問題，很難做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。文書、教學(xué)、科研、人事、會(huì)計(jì)、照片、實(shí)物等檔案“誰形成，誰保管”。年度歸檔時(shí)，主要依靠檔案人員“跑腿磨嘴”上門收集，部門歸檔制度無法落實(shí)，各部門兼職檔案工作人員能把未經(jīng)整理的文件材料交給專職檔案員，已屬難能可貴。多數(shù)推說工作忙，等等再等等，一拖再拖。檔案工作人員戲稱收檔案收成“仇人”，見面都要躲著走。如此歸檔文件遺失漏項(xiàng)普遍存在，導(dǎo)致文件收集不齊全。這是學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展存在的最“根部”的安全隱患。

（二）檔案整理不規(guī)范。檔案工作專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)，這都要求檔案管理必須要實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。學(xué)校檔案門類繁多，文書、教學(xué)、科研、會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備、聲像、照片、實(shí)物、電子等，每一門類的檔案整理都有眾多的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為支撐和指導(dǎo)。作為學(xué)校的檔案工作人員要熟悉掌握各類檔案整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)方能勝任工作。但由于不能實(shí)現(xiàn)部門歸檔，眾多的工作任務(wù)集中轉(zhuǎn)嫁到專職檔案工作人員手中，檔案人員忙于工作事務(wù)，沒有時(shí)間和精力去熟悉標(biāo)準(zhǔn)，鉆研業(yè)務(wù)，導(dǎo)致檔案工作人員業(yè)務(wù)能力不專不精，帶來的直接后果是檔案整理存在諸多不規(guī)范現(xiàn)象：歸檔范圍把握不清，保管期限劃定不準(zhǔn)，檔案分類存在瑕疵，檔案裝訂不安全牢固，檔案的全宗卷不能規(guī)范建立、檔案的開發(fā)利用無法開展等等，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化難以達(dá)到。

（三）檔案安全存在隱患。檔案安全分檔案實(shí)體和信息安全兩個(gè)方面。從掌握的現(xiàn)實(shí)情況看，檔案實(shí)體方面存在的隱患主要有：檔案庫房沒有按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行規(guī)范建設(shè)，檔案承重要求和“九防”措施的落實(shí)不到位；檔案庫房管理出入庫登記沒有實(shí)現(xiàn)雙人管理；檔案庫房鑰匙不能實(shí)現(xiàn)雙人保管；因忙于事務(wù)檔案借閱無法實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)督等等。檔案信息安全方面：檔案信息系統(tǒng)建設(shè)不完善；因?yàn)榧夹g(shù)和保障問題，檔案信息的存儲(chǔ)和利用存在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不確定性和開放性，直接或間接地導(dǎo)致檔案信息丟失、損壞和被竊??；電子檔案管理權(quán)限體系不能實(shí)現(xiàn)精細(xì)化分配管理；檔案數(shù)字化過程存在安全漏洞；檔案信息化安全保密制度措施不能完全落實(shí)等等。

（四）檔案信息化建設(shè)不同步。學(xué)校檔案信息化建設(shè)滯后于學(xué)校主體業(yè)務(wù)信息化發(fā)展，主要表現(xiàn)在：一是檔案信息化建設(shè)理念落后，檔案信息化規(guī)劃沒有與學(xué)校的主體業(yè)務(wù)信息化建設(shè)規(guī)劃通盤考慮；二是檔案的信息化實(shí)施推進(jìn)與學(xué)校主體業(yè)務(wù)信息化推進(jìn)不同步；三是學(xué)校對(duì)檔案信息化建設(shè)沒有給予必要的財(cái)力支持和技術(shù)保障。這樣導(dǎo)致檔案信息化和主體業(yè)務(wù)信息化建設(shè)的脫節(jié)，帶來主體業(yè)務(wù)信息化平臺(tái)里的非涉密數(shù)據(jù)信息不能實(shí)現(xiàn)共享共用，給檔案工作的信息化發(fā)展造成阻礙。

二、隱患原因分析

（一）檔案安全意識(shí)淡薄。學(xué)校的主要任務(wù)是以教學(xué)業(yè)務(wù)工作為重，認(rèn)為檔案工作好壞對(duì)學(xué)校招生沒有直接影響，不能給學(xué)校帶來直觀的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，檔案工作這種“非一線”特點(diǎn)容易造成“說起來重要，忙起來次要”的局面。校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有檔案室，有專人負(fù)責(zé)就萬事大吉了，不關(guān)心檔案材料是否齊全完整、檔案整理是否標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案實(shí)體和信息的保管利用是否安全、檔案的信息化建設(shè)是否跟得上學(xué)校整體信息化建設(shè)的步伐等等，久而久之造成檔案安全意識(shí)缺乏，檔案管理存在安全隱患。

（二）制度制定不完善，執(zhí)行不到位。“沒有規(guī)矩，不成方圓”，檔案工作要按照制度去管理和執(zhí)行，但學(xué)校在檔案制度建設(shè)和執(zhí)行上，大多是為了應(yīng)付執(zhí)法檢查、業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)等工作而形成，不完善，不健全，僅僅滿足于一般的檔案工作流程制度，對(duì)檔案工作人員離崗交接、檔案工作責(zé)任追究等制度制定不全不細(xì)，和工作實(shí)際脫節(jié)，不便于操作執(zhí)行，致使制度成為墻上的擺設(shè)，不能體現(xiàn)制度的剛性約束，不能通過制度去規(guī)范事約束人。

（三）檔案干部隊(duì)伍綜合素質(zhì)參差不齊。由于檔案工作的特殊性和意識(shí)上的邊緣性，普遍存在檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案職責(zé)定位認(rèn)知模糊，專業(yè)知識(shí)匱乏，對(duì)檔案工作“分而不管”；內(nèi)部中層科室負(fù)責(zé)人對(duì)職責(zé)內(nèi)檔案工作第一責(zé)任人身份把握不準(zhǔn)，責(zé)任認(rèn)領(lǐng)不到位；檔案專兼職人員精力分散，無法專心鉆研檔案業(yè)務(wù)，專業(yè)素養(yǎng)缺乏。還有的檔案工作人員對(duì)工作標(biāo)準(zhǔn)要求不高，工作效率低下，工作干勁不足，對(duì)待工作得過且過。

三、風(fēng)險(xiǎn)防控措施建議

（一）強(qiáng)化檔案資源建設(shè)。通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)、納入績效考核等有效監(jiān)管方式，強(qiáng)化檔案資源的前端控制，從源頭上加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案資源的收集管理。注重過程管理，加強(qiáng)對(duì)各類歸檔文件整理的全過程督導(dǎo)，切實(shí)督促各職能科室的文件材料應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。特別是學(xué)校機(jī)構(gòu)、人事、資產(chǎn)、隸屬關(guān)系等發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)確保檔案歸屬明確、流向清晰，避免檔案資源流失。學(xué)校綜合檔案室應(yīng)擬定年度接收計(jì)劃并落實(shí)到位。暢通征集渠道，創(chuàng)新征集方式，抓好學(xué)校特色檔案征集。按照“增量電子化”的要求，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案和電子檔案的同步接收，推進(jìn)學(xué)校檔案資源建設(shè)持續(xù)向好發(fā)展，盡快形成結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富、覆蓋全面的獨(dú)具特色的檔案資源體系。總之，抓好檔案資源建設(shè)，確保歸檔齊全是筑牢檔案安全的第一道防線。

（二）強(qiáng)化檔案利用體系建設(shè)。強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，圍繞學(xué)校發(fā)展大計(jì)和校領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)焦點(diǎn)問題，選準(zhǔn)服務(wù)切入點(diǎn)和編研工作著力點(diǎn)，構(gòu)建全方位深層次的檔案開發(fā)利用體系。開闊思路，精準(zhǔn)選題，加大對(duì)室藏檔案信息資源的綜合加工和深度開發(fā)，為學(xué)校發(fā)展提供深層次、高質(zhì)量的檔案信息編研成果。緊抓機(jī)遇，適應(yīng)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能發(fā)展新形勢，依托互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等資源，積極運(yùn)用豐富的檔案信息化手段推進(jìn)高效便捷的檔案利用體系建設(shè)。

（三）強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)。推進(jìn)學(xué)校檔案信息化，要從理順發(fā)展理念，強(qiáng)化組織協(xié)調(diào)，優(yōu)化資源配置入手，統(tǒng)籌推進(jìn)學(xué)?？傮w信息化建設(shè)和檔案信息化建設(shè)同步發(fā)展。首先要有正確的建設(shè)理念，注重頂層設(shè)計(jì)和系統(tǒng)推進(jìn)。其次要注重檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)。檔案信息系統(tǒng)安全，比檔案信息載體、檔案信息終端安全更加重要。載體丟失或終端出問題，只是局部性的問題，而一旦系統(tǒng)出問題，則是整體性、全局性的問題。應(yīng)把檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)納入檔案信息化建設(shè)整體布局，與檔案信息化工作同步規(guī)劃、同步實(shí)施、同步驗(yàn)收。同時(shí)，應(yīng)采用技術(shù)手段確保物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、主機(jī)安全、應(yīng)用安全和數(shù)據(jù)安全。在技術(shù)條件成熟的前提下，穩(wěn)妥推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。

（四）強(qiáng)化檔案干部隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員是決定學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展和檔案安全的第一要素，確保檔案安全必須管好隊(duì)伍。一是要注重加強(qiáng)培養(yǎng)教育。針對(duì)學(xué)校檔案干部隊(duì)中政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力不高，精神狀態(tài)和紀(jì)律觀念不強(qiáng)，有的干部不善學(xué)習(xí)，對(duì)檔案安全缺乏基本認(rèn)識(shí)和應(yīng)對(duì)能力等問題，加強(qiáng)培養(yǎng)教育，教育其增強(qiáng)責(zé)任心，培養(yǎng)其承擔(dān)責(zé)任和履行義務(wù)的自覺性。二是要注重業(yè)務(wù)能力建設(shè)。定期組織開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，比如文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等基本知識(shí)，以及檔案工作法律法規(guī)、方針政策、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，引導(dǎo)專兼職檔案工作人員加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)、法律、教育、信息網(wǎng)絡(luò)等學(xué)科文化知識(shí)的學(xué)習(xí)，提升檔案規(guī)范化管理水平。三是要注重思想政治建設(shè)。深入開展理想信念教育，樹牢“四個(gè)意識(shí)”，堅(jiān)定“四個(gè)自信”，加強(qiáng)黨性修養(yǎng)，堅(jiān)決做到立身有本，立行有度，立志有向，不斷提升綜合素質(zhì)和能力，增強(qiáng)做好檔案工作、維護(hù)檔案安全的本領(lǐng)。