采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作芻議

文·王玉霞

采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案是指采供血機(jī)構(gòu)在宣傳招募、登記體檢、采血制備、檢驗(yàn)質(zhì)控、發(fā)血運(yùn)輸和輔助采血過程的儀器設(shè)備、污水污物處理等各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案作為加強(qiáng)血液質(zhì)量管理，維護(hù)獻(xiàn)血者、受血者和采供血機(jī)構(gòu)合法權(quán)益的有效憑證，對(duì)采供血機(jī)構(gòu)具有重要的意義。

一、采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的分類

（一）無償獻(xiàn)血者檔案

無償獻(xiàn)血者檔案是獻(xiàn)血者獻(xiàn)血過程中自己確認(rèn)和醫(yī)護(hù)人員征詢及相關(guān)檢查的信息資料，包括獻(xiàn)血前應(yīng)知內(nèi)容、獻(xiàn)血前健康征詢、獻(xiàn)血者登記表、獻(xiàn)血者知情同意書、獻(xiàn)血前檢查記錄、采血記錄等。

（二）血液檢驗(yàn)檔案

完整的檢驗(yàn)檔案應(yīng)包括檢驗(yàn)文本報(bào)告單（紙張文本及電子文本）和檢驗(yàn)標(biāo)本留樣。文本報(bào)告單包括所有法定檢驗(yàn)項(xiàng)目的匯總檢驗(yàn)報(bào)告單、初檢、復(fù)檢報(bào)告單、單項(xiàng)復(fù)檢報(bào)告單等；標(biāo)本留樣包括檢驗(yàn)科所做檢驗(yàn)項(xiàng)目時(shí)的獻(xiàn)血者血清（漿）標(biāo)本、相應(yīng)的血袋留樣的血辮。

（三）其他業(yè)務(wù)檔案

指采供血流程中除無償獻(xiàn)血者檔案和血液檢驗(yàn)檔案以外的信息資料，主要包括血液成分制備、血液儲(chǔ)存、血液發(fā)放、血液運(yùn)輸以及各業(yè)務(wù)科室檢測(cè)記錄、質(zhì)量控制記錄、操作記錄資料。

二、采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)

（一）原始真實(shí)性

采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案種類繁多、內(nèi)容豐富，涉及采集制備、檢驗(yàn)質(zhì)控、儲(chǔ)存發(fā)放、儀器設(shè)備、耗材購用等環(huán)節(jié)，既有紙質(zhì)文件、電子文件又有血液樣本，既有短期記錄、交接單，又有需要長期保存的檢驗(yàn)結(jié)果。這些不同環(huán)節(jié)的檔案既關(guān)聯(lián)銜接又相互獨(dú)立，但原始真實(shí)性始終是其自身固有的屬性，能夠從多個(gè)角度、不同側(cè)面驗(yàn)證采供血機(jī)構(gòu)質(zhì)量和安全控制水平。

（二）完整可溯性

根據(jù)規(guī)定，采供血機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)血液產(chǎn)品進(jìn)行全過程質(zhì)量控制、各環(huán)節(jié)完整記錄。相關(guān)記錄應(yīng)按國家規(guī)定安全保管和保存，防止篡改、丟失、老化、損壞、非授權(quán)接觸、非法復(fù)制等，其中獻(xiàn)血、檢測(cè)和供血的原始記錄應(yīng)至少保存十年。相關(guān)記錄應(yīng)進(jìn)行分類管理，并建立計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)，有利于及時(shí)有效地進(jìn)行過程回溯。

（三）法定效力性

根據(jù)侵權(quán)責(zé)任法規(guī)定，因輸入不合格的血液造成患者損害的，患者可以向血液提供機(jī)構(gòu)請(qǐng)求賠償，也可以向醫(yī)療機(jī)構(gòu)請(qǐng)求賠償；患者向醫(yī)療機(jī)構(gòu)請(qǐng)求賠償?shù)?，醫(yī)療機(jī)構(gòu)賠償后，有權(quán)向負(fù)有責(zé)任的血液提供機(jī)構(gòu)追償。采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案記載了血液從采集到臨床應(yīng)用全過程的原始資料，可追溯血液產(chǎn)品的全部信息，能真實(shí)反映獻(xiàn)血者無償獻(xiàn)血時(shí)的身體狀況，依法具有合法性、客觀性和關(guān)聯(lián)性，是應(yīng)對(duì)醫(yī)療損害糾紛、證明采供血機(jī)構(gòu)規(guī)范執(zhí)業(yè)和血液產(chǎn)品合格的有效證據(jù)。

（四）隱私保密性

采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案，記載了無償獻(xiàn)血者姓名、性別、年齡、證件號(hào)碼、居住狀況、通訊地址、聯(lián)系方式、獻(xiàn)血史、健康史、生活習(xí)慣、檢測(cè)結(jié)果以及血液使用信息等，極具私密性和隱私性，采供血機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善并嚴(yán)格實(shí)施相關(guān)保密制度，檔案管理人員要進(jìn)行專門的安全保密培訓(xùn)，明確責(zé)任制，實(shí)行“專人負(fù)責(zé)、責(zé)任到人”，防止未授權(quán)接觸和對(duì)外泄露保護(hù)獻(xiàn)血者資料等業(yè)務(wù)檔案，堅(jiān)決避免引發(fā)矛盾甚至法律糾紛，促進(jìn)無償獻(xiàn)血事業(yè)的良性發(fā)展。

三、當(dāng)前采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案存在的問題

（一）業(yè)務(wù)檔案記錄不完整、不規(guī)范

一些工作人員沒有經(jīng)過專門的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)自身業(yè)務(wù)工作所肩負(fù)的歸檔職責(zé)、對(duì)工作記錄的法定效力以及履職不到位所面臨的不利后果缺乏清醒的認(rèn)識(shí)，只重視實(shí)際業(yè)務(wù)操作，而忽視記錄的及時(shí)完整，導(dǎo)致所經(jīng)手的業(yè)務(wù)檔案記載不完整、不規(guī)范。主要表現(xiàn)為態(tài)度敷衍應(yīng)付，內(nèi)容過于簡單，隨意修改涂寫，漏填漏記錯(cuò)記，缺少簽字蓋章，提前記錄、事后補(bǔ)記，甚至弄虛作假等。

（二）業(yè)務(wù)檔案資料丟失缺損

部分采供血機(jī)構(gòu)對(duì)檔案工作重視不夠，認(rèn)為檔案工作只不過是抄抄寫寫、裝裝釘釘，不能直接給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益。因此，很多采供血機(jī)構(gòu)沒有專門的檔案室，檔案地點(diǎn)狹窄陰暗，資料存放雜亂無序，現(xiàn)代化管理設(shè)備缺乏，導(dǎo)致檔案資料發(fā)生霉變蟲蛀甚至丟失損壞。檔案工作人員特別是兼職檔案人員投入精力不夠，導(dǎo)致一些應(yīng)該歸檔的資料沒有及時(shí)整理，已經(jīng)整理的資料沒有及時(shí)歸檔，檔案的收集、整理、歸檔等各項(xiàng)工作不夠標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

（三）業(yè)務(wù)檔案保管期限要求不合實(shí)際

《民法總則》第一百八十八條規(guī)定：“向人民法院請(qǐng)求保護(hù)民事權(quán)利的訴訟時(shí)效期間為三年?！亲詸?quán)利受到損害之日起超過二十年的，人民法院不予保護(hù)…”從上述規(guī)定可以看出，民事訴訟時(shí)效最長可達(dá)二十年，與《血站管理辦法》《血站質(zhì)量管理規(guī)范》關(guān)于“原始記錄應(yīng)至少保存十年”的規(guī)定存在不一致的地方，一旦當(dāng)事人在輸血十年之后以輸入不合格的血液造成損害為由提起訴訟要求賠償，采供血機(jī)構(gòu)就可能因無法提供相關(guān)檔案資料而面臨舉證不能、敗訴賠償?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)。

四、加強(qiáng)采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案工作的措施

（一）提高對(duì)采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案工作的認(rèn)識(shí)

采供血機(jī)構(gòu)工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部要從規(guī)范采供血業(yè)務(wù)管理、確保血液制品安全、維護(hù)受血者生命健康、規(guī)避采供血機(jī)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的高度認(rèn)識(shí)業(yè)務(wù)檔案工作的重要性，養(yǎng)成邊工作邊記錄、事畢檔立的習(xí)慣，把檔案工作納入單位重要工作計(jì)劃，作為單位重要工作內(nèi)容，努力發(fā)揮檔案的應(yīng)有價(jià)值。

（二）完善采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理制度

結(jié)合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，建立科學(xué)合理、簡明實(shí)用的檔案管理制度，從人財(cái)物等各方面加強(qiáng)對(duì)檔案工作的支持。首先要配強(qiáng)配齊專職及兼職檔案管理人員，保證有足夠的精力投入。其次要明確各科室及相關(guān)人員的檔案責(zé)任，做到權(quán)責(zé)明確、權(quán)責(zé)相符。再次要做好檔案收集、整理、移交、保管、借閱、銷毀等各環(huán)節(jié)工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化。

（三）加強(qiáng)采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的培訓(xùn)檢查力度

檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性、知識(shí)性很強(qiáng)的工作，需要專門的知識(shí)儲(chǔ)備和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。培訓(xùn)是提升檔案人員素質(zhì)的有效途徑，要采取“請(qǐng)進(jìn)來”“走出去”等多種方式加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案的在職培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)《檔案法》及有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，了解掌握檔案的收集、分類、歸檔、移交等工作規(guī)范，充分利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化，提高檔案利用效率。加大監(jiān)督檢查力度，不定期抽查點(diǎn)評(píng)，使檔案管理與血站業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)、同步發(fā)展。