衛(wèi)生健康數(shù)碼照片檔案管理工作的思考

文·邵蕓蕓

隨著信息發(fā)展和數(shù)碼相機的使用，數(shù)碼成像以其方便快捷，存儲信息大、拍攝效果好等優(yōu)勢被人們追捧使用，已經(jīng)成為日常工作中普遍使用的技術(shù)，隨之也產(chǎn)生了大量的數(shù)碼照片檔案。照片檔案作為聲像檔案的一個種類，它通過視覺圖像，直觀地、生動地、形象地展現(xiàn)出文字和語言難以描述的畫面和景象，第一時間、第一現(xiàn)場真實地記錄歷史瞬間，具有獨特的檔案保存和利用價值。衛(wèi)生健康數(shù)碼檔案真實記錄了衛(wèi)生健康系統(tǒng)的發(fā)展歷程，有著極其重要的科研參考和開發(fā)利用價值，是衛(wèi)生健康事業(yè)高速高質(zhì)發(fā)展重要憑證。但目前由于對檔案室規(guī)范化建設(shè)認識不足，對檔案信息化建設(shè)的資金投入不足，數(shù)碼照片的歸檔管理工作還存在設(shè)許多問題，需要引起衛(wèi)生健康部門的足夠重視。

一、數(shù)碼照片檔案收集管理現(xiàn)狀和存在的問題

（一）歸檔意識淡薄

衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案部門業(yè)務(wù)量大、人員少，沒有配備專人負責本單位各項活動的拍攝，一般是辦公室人員隨意拍攝，導致大部分照片保存在個人辦公電腦里，數(shù)碼照片檔案收集整理工作主動性差、留存方式和時間隨意性強，很容易損毀或丟失。在當前的衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理中，除了一些重大活動的照片保存較為完整外，其他的科研成果、公共衛(wèi)生工作等數(shù)碼照片數(shù)量屈指可數(shù)。數(shù)碼照片的收集、整理、歸檔等工作的缺失，致使衛(wèi)生健康系統(tǒng)數(shù)碼照片收集、歸檔不齊全、不完整。

（二）數(shù)碼照片選片困難

由于一些重要會議和重大活動的拍攝任務(wù)不由檔案部門承擔，因此照片不能按照檔案留存的標準拍攝。一般表現(xiàn)為對主要領(lǐng)導的拍攝數(shù)量多，對參與活動的干部群眾拍攝少，對某一個所謂重要場景拍攝多，對全面反映整個活動的照片拍攝少，導致同一活動的數(shù)碼照片重復(fù)性大，選擇具有典型性和代表性的照片困難，收集可以全面反映活動的照片更難。

（三）整理標準不統(tǒng)一

數(shù)碼照片需要各衛(wèi)生健康部門按照檔案行政管理部門的要求及時歸檔，然而在衛(wèi)生健康單位檔案工作中，數(shù)碼照片未嚴格按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》進行整理。有的單位只重視重大活動的跟蹤拍攝，忽視活動結(jié)束后照片的及時整理，導致許多照片沒有詳細的文字說明，歸檔時數(shù)碼照片的題目、拍攝時間、地點、人物、背景、事由等信息無法填寫或填寫不準確，失去了數(shù)碼照片檔案應(yīng)有的價值和作用。

（四）檔案管理安全問題

數(shù)碼照片是一種電子檔案，對設(shè)備性能要求高，依賴程度大，具有載體與信息相分離等特點，因此數(shù)碼照片的安全性不可忽視。在數(shù)碼照片的管理過程中，存儲套數(shù)不足，備份方式不當?shù)葐栴}，會導致部分數(shù)碼照片不翼而飛，數(shù)碼照片檔案保存不全。

二、規(guī)范數(shù)碼照片檔案管理的對策

（一）提高做好衛(wèi)生健康部門數(shù)碼照片歸檔工作的認識

一是在衛(wèi)生健康系統(tǒng)內(nèi)大力宣傳《中華人民共和國檔案法》和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》等法律法規(guī)，通過制作紀念畫冊、創(chuàng)建展廳、多媒體宣傳等多種方式加大照片檔案的開發(fā)利用工作，逐步引導領(lǐng)導和職工樹立正確的檔案管理意識，切實把數(shù)碼照片檔案歸檔整理作為一項重要工作來抓。二要加大經(jīng)費投入，設(shè)置專用的照片存儲空間，購置高質(zhì)量的數(shù)碼相機、計算機、掃描儀、專業(yè)圖像處理軟件、獨立硬盤、刻錄光盤等硬件設(shè)備，以保證數(shù)碼照片工作順利開展。三是定期對基層檔案人員進行培訓，精準培訓《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》，改善數(shù)碼照片歸檔不齊全、缺少詳細的文字說明、整理不規(guī)范等問題，從源頭上提升數(shù)碼照片檔案的管理水平。

（二）嚴格收集規(guī)章制度，確保收集齊全

建立健全檔案管理的業(yè)務(wù)流程，完善衛(wèi)生健康部門與各內(nèi)部業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)銜接，制定數(shù)碼照片歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、整理方法、保管要求等檔案管理制度，并嚴格按照管理制度和流程，進行數(shù)碼照片的收集、選片、鑒定、整理、著錄、存儲、安全保管和開發(fā)利用。每年年初及時掌握各部門的主要工作要點，依次列出本年度重大活動線索，制定相應(yīng)的拍攝收集計劃，安排專人負責拍攝，保證拍攝精確、收集合理、歸檔及時，確保數(shù)碼照片齊全完整。

（三）規(guī)范數(shù)碼照片的建檔方式，統(tǒng)一歸檔標準

根據(jù)《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）和衛(wèi)生健康系統(tǒng)的實際工作情況，規(guī)范數(shù)碼照片檔案管理標準。一是對數(shù)碼照片進行重新命名，一般采用“保管期限代碼-年度-照片組號-張?zhí)?擴展名”格式命名。保管期限代碼分別用“YJ”“30”“10”代表“永久”“30年”“10年”；年度用四位阿拉伯數(shù)字；照片組號為四位阿拉伯數(shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號；張?zhí)枮樗奈话⒗當?shù)字，同一照片組內(nèi)從“0001”開始編寫序號。二是要統(tǒng)一數(shù)碼照片數(shù)據(jù)格式，數(shù)碼照片一般采用JPEG和TIFF格式存儲，TIFF是一種無損壓縮的數(shù)據(jù)格式，非常重要的照片可以采用TIFF格式存儲。三是要對數(shù)碼照片著錄目錄，包括全宗號、保管期限、年度、部門、照片組號、張?zhí)?、參見號、攝影者、時間、組題名、文字說明、文件格式、開放狀態(tài)等。通過整理著錄后，形成重大活動數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)庫，通過編研后形成重大活動數(shù)碼照片專題數(shù)據(jù)庫。四是數(shù)碼照片檔案采用建立層級文件夾的形式進行存儲，第一層文件夾為“數(shù)碼照片”，第二層為“保管期限”，第三層為“年度”，第四層為“照片組號”，同一照片組的照片放到同一組里。

（四）加強日常管理，保證數(shù)碼照片安全

一是要建立行之有效的數(shù)碼照片管理制度，嚴格操作流程，對數(shù)碼照片管理進行全流程跟蹤。二是對數(shù)碼照片檔案妥善存儲。本著便于管理、方便利用、防止丟失的原則，對歸檔的數(shù)碼照片采用刻錄一次性光盤、磁帶、耐久性好的硬磁盤，存儲為一式三套，一套封存保管，一套提供查詢利用，一套異地保存。數(shù)碼照片檔案的載體應(yīng)當采用專門的裝具，并在裝具上粘貼標簽，注明載體套別（封存保管、查閱利用、異地保存），載體序號、起始年度、終止年度、保管期限和存入日期等。三是要安全科學利用數(shù)碼照片檔案，結(jié)合電子檔案管理制度和檔案的保密制度，對內(nèi)部人員和外部人員的不同使用情況，設(shè)置不同的查詢權(quán)限，明確開放情況以及用戶范圍。在數(shù)據(jù)備份過程中，防止數(shù)據(jù)失真、丟失等情況發(fā)生，防止病毒侵入計算機，計算機應(yīng)當安裝強有效的殺毒防毒措施，保證檔案數(shù)據(jù)庫不受病毒攻擊。