幼兒園檔案管理存在的問題及對策

文·林桂亭 林桂紅

黨的十九大報告指出：“在發(fā)展中補(bǔ)齊民生短板、促進(jìn)社會公平正義，在幼有所育、學(xué)有所教、勞有所得、病有所醫(yī)、老有所養(yǎng)、住有所居、弱有所扶上不斷取得新進(jìn)展……”從“學(xué)有所教”到“幼有所育”，體現(xiàn)了我國公共服務(wù)體系建設(shè)和人民群眾對于高質(zhì)量、高水平學(xué)前教育的迫切要求，反映了人民群眾對于學(xué)前教育向前延伸的迫切愿望。隨著二孩政策的放開，我國每年新增人口預(yù)計約1800萬，幼兒教育已經(jīng)成為了社會關(guān)注的熱點(diǎn)、焦點(diǎn)。人們不僅關(guān)注幼兒教育的學(xué)習(xí)，更關(guān)注他們的管理、飲食、健康、安全，因此幼兒園必須高效科學(xué)管理，現(xiàn)在對這些方面都制定制度、嚴(yán)格檢查，以保障各項(xiàng)工作到位。但是，能夠說明工作情況的、經(jīng)得起各級檢查評估、各位家長的認(rèn)可、具有憑據(jù)作用的就是在工作中形成了完整的工作檔案。實(shí)踐證明，檔案工作在幼兒園發(fā)展中起到了基石作用。為此，我們聯(lián)合教體局對幼兒園檔案工作進(jìn)行規(guī)范化試點(diǎn)，試點(diǎn)成功后制訂了規(guī)范的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)在全縣推開，再通過年度考核做好落實(shí)，實(shí)現(xiàn)了全縣幼兒園檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化管理，為幼兒園高效管理打下堅實(shí)的檔案基礎(chǔ)。

一、充分認(rèn)識檔案在幼兒園管理中的作用

檔案的作用有兩個方面，一是憑證作用；二是參考作用。幼兒園的各項(xiàng)工作要充分認(rèn)識和利用好檔案的這兩個作用，讓檔案成為幼兒教育事業(yè)的基石，為幼兒教育服務(wù)。

幼兒園檔案是指幼兒園在教學(xué)、科研、黨政管理及其它各項(xiàng)活動中形成的對幼兒園和社會具有保存和利用價值的各種文字圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。一所幼兒園不僅反映在園風(fēng)、園貌、園規(guī)、園紀(jì)等隱性的文化氛圍上，更反映在豐富、完善、準(zhǔn)確、詳實(shí)的檔案資料上。樹立“建好、管好、用好”檔案的宗旨，發(fā)揮出檔案的巨大信息資源作用，為各項(xiàng)工作提供參考。

一是建好教學(xué)檔案，提高教學(xué)質(zhì)量和教改水平。教學(xué)質(zhì)量在幼兒園中同樣是幼兒園的生命，檔案工作在其中的重要作用不容忽視，如建好幼兒園教師的課題材料、教學(xué)筆記、教案等形成的教學(xué)檔案，利用教學(xué)檔案總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自己辦園特點(diǎn)，及時在園內(nèi)推廣，這些比那些課本經(jīng)驗(yàn)都實(shí)用得多，效果很更好，通過總結(jié)還能成為自己園的特色教學(xué)。

二是建好和利用幼兒園檔案，是教育評估上檔次的重要基礎(chǔ)工作。教育評估是根據(jù)一定的教育目標(biāo)對教學(xué)、教育活動成績做出的評價和估量，教育評估工作必須以大量的原始檔案資料為基礎(chǔ)，從檔案資料可以看出一所幼兒園的辦學(xué)水平。由此可見，檔案資料越完整、齊全，評估的效益和質(zhì)量就越高，評估工作離不開檔案。

三是開發(fā)利用幼兒園檔案，是拓寬幼兒園工作思路的重要依據(jù)和提高知名度的有效辦法。利用教師業(yè)務(wù)檔案中記載的學(xué)歷、考核成績、業(yè)務(wù)水平的評價及其獲獎情況等內(nèi)容，為教師職務(wù)晉升、職稱評定提供可靠依據(jù)。利用幼兒園現(xiàn)有的照片檔案，如幼兒園開展的體育趣味運(yùn)動會、文藝匯演、畫畫比賽、教研等活動中的照片，及教育教學(xué)中的規(guī)范化管理及好經(jīng)驗(yàn)、好方法，展示在宣傳廚窗里，向家長、社會宣傳，以提高幼兒園知名度。

二、幼兒園檔案管理存在的主要問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)檔案認(rèn)識不到位、檔案工作重視程度不高

不容否認(rèn)，有些幼兒園領(lǐng)導(dǎo)覺得，幼兒園工作主要是抓好幼兒園的教育和管理，認(rèn)為抓檔案工作抓不出效益，只有抓教學(xué)才能收到擲地有聲的實(shí)效。其實(shí)不然，幼兒園檔案是幼兒園從事教學(xué)、教研、幼兒園管理以及其它各項(xiàng)活動直接形成的對幼兒園和社會有保存價值的歷史記錄和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，幼兒園檔案工作的好壞在一定程度上反映出這個幼兒園管理水平的高低，也直接影響著幼兒園各項(xiàng)工作的開展。而很多辦園者、園長只是針對幼兒園辦園的經(jīng)濟(jì)效益，而忽略了幼兒園檔案在辦學(xué)中的作用，覺得為檔案資料整理花太大的人力物力不值得。

（二）只重視做，不重視留存工作痕跡，造成檔案殘缺不全

幼兒園檔案全面客觀地記錄下幼兒園方方面面的工作，而有的幼兒園并非如此，重大活動沒有記載，重要變遷查不到依據(jù)，日常工作不注意資料的收集，甚至大型的活動也沒有完整的檔案資料，就連最基本的幼兒學(xué)籍檔案也查無實(shí)據(jù)，至于教師健康檔案更有相當(dāng)部分幼兒園仍未完善，缺這少那，缺乏完整性。留下了無從查考的隱患。

（三）檔案管理混亂，缺乏規(guī)范性

檔案整理是一門科學(xué)，但有的幼兒園以教師緊缺為借口，沒有配備檔案人員，導(dǎo)致檔案工作無專人管理的狀況，更不用說有嚴(yán)格檔案工作管理要求和科學(xué)整理了，有的幼兒園把檔案資料的形成視為材料的堆積，內(nèi)容不全，類別不分，期限不看，一概裝訂，看起來裝訂了一本又一本，琳瑯滿目，其實(shí)根本不符合檔案整理的規(guī)范要求，沒有頭緒，查找困難。

（四）收集不齊全完整、歸檔材料不真實(shí)

有的幼兒園為了應(yīng)付檢查，編造材料，有的竟然把胡編濫造的材料歸檔，這嚴(yán)重影響了幼兒園工作的真實(shí)性；有的幼兒園材料空洞，收集不齊全、完整，難以反映工作過程。如用一句話反映一個重大變遷，一張紙反映一個重大活動等，還有及少數(shù)的幼兒園，對重要的環(huán)境評比，隨意一張紙寫寫，顯得極不嚴(yán)肅。

三、加強(qiáng)對幼兒園檔案管理的對策

檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)的工作，具有一套嚴(yán)密的操作程序和具體的操作要求。不斷加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、制度建設(shè)、數(shù)字化檔案建設(shè)等；要安排具有檔案專業(yè)知識并熟悉保教業(yè)務(wù)的專職檔案管理員。只有“人、財、物”的到位，才能保證檔案工作的正常開展。

（一）強(qiáng)化檔案管理意識，把檔案工作納入單位年度考核

檔案工作重要與否不能停留在口頭上說說、發(fā)文強(qiáng)調(diào)一下就行了，需要有行之有效的措施。首先要把檔案工作視為幼兒園的工作范疇，落實(shí)好“三納入、四參加”制度，把檔案管理工作和幼兒園各項(xiàng)工作融合在一起。再是把檔案工作和幼兒園其它工作一樣納入年度單位考核（我們堅持年年都和教體局聯(lián)合進(jìn)行全縣幼兒園檔案進(jìn)行檢查、考核，并把考核成績納入年度考核中，收效很大），真正做到檔案工作有抓手。

（二）配備高素質(zhì)的檔案管理人員

檔案管理是一門學(xué)問，專業(yè)性相對較強(qiáng)，要做好幼兒園的檔案管理工作，必須選一個既懂檔案管理業(yè)務(wù)知識，又能熟悉幼兒園各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)的同志。

一是要對幼兒園工作業(yè)務(wù)熟悉。一個單位的檔案工作是否能做好，首先必須了解這個單位的職能、業(yè)務(wù)情況，不然他就難以達(dá)到檔案的收集齊全完整，只有熟悉單位業(yè)務(wù)的同志，他才會對單位工作了如指掌，對應(yīng)形成檔案的業(yè)務(wù)熟悉，收集起來才能得心應(yīng)手。

二是必須挑選責(zé)任心強(qiáng)，善于動腦、勤于動手，具備過硬的、扎實(shí)的專業(yè)檔案管理知識、熟悉現(xiàn)代化管理工具，熟練掌握電腦操作的同志。只有這樣的檔案員，才能完成檔案的規(guī)范化整理和檔案數(shù)字化工作，才能保證幼兒園的檔案工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，使其能以最快捷的方式、最佳的質(zhì)量、更好地為幼兒園的教育教學(xué)及各項(xiàng)工作服務(wù)。

（三）加強(qiáng)制度建設(shè)， 建立健全檔案管理體系，為做好檔案工作提供強(qiáng)有力的保障

建立制度是做好工作的保證。要建立健全各項(xiàng)檔案制度，以保障各項(xiàng)工作中的檔案工作有章可循。要結(jié)合工作實(shí)際制訂適合自己幼兒園的具體的檔案管理制度，不要向其它單位照搬照抄，無論是歸檔制度、檔案室安全制度、檔案管理制度、查閱（借閱）制度、材料收集制度、檔案學(xué)習(xí)制度等，制定一套符合自己幼兒園教育特點(diǎn)的、規(guī)范合理的、相對科學(xué)且行之有效的規(guī)章制度。同時，要做到有制度還要有落實(shí)、有檢查、有考核，要建立健全幼兒園完整的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，立足平時，加強(qiáng)對檔案工作的管理。要把檔案的收集、整理等工作納入有關(guān)人員的年度考核中去，依照工作職責(zé)對其量化考核，長此以往，幼兒園的檔案工作就逐步走向正軌。

（四）抓源頭，做好檔案的收集；抓規(guī)范，認(rèn)真做好檔案的科學(xué)分類歸檔工作

檔案收集是做好檔案整理工作的前提。園領(lǐng)導(dǎo)要及時組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)《檔案法》法律法規(guī)，做到依法歸檔。同時要按照工作分工，幼兒園辦公室要專門下發(fā)關(guān)于收集歸檔整理通知，對各科室應(yīng)收集的檔案材料、歸檔時間、整理完成時間做出明確規(guī)定，各科室兼職檔案員要做好各科室的收集和初步整理工作，涉及專業(yè)性的如財務(wù)科需要該科室做好整理和編目工作，要做好統(tǒng)籌安排，做到及時準(zhǔn)確完成檔案整理工作。

做到規(guī)范建檔。分類整理歸檔是幼兒園檔案管理中最重要的環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)幼兒園檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化的關(guān)鍵。園領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)各類檔案整理要求，特別是加強(qiáng)文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、照片檔案、電子檔案、科技檔案、會計檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)學(xué)習(xí)，對各類檔案的整理做到標(biāo)準(zhǔn)清楚，科學(xué)分類歸檔。隨著社會的發(fā)展，檔案工作也在不斷改革創(chuàng)新，只要有保留價值的均列入存檔范圍，力求全面真實(shí)地反映幼兒園的歷史，特別要注重特色辦學(xué)的檔案。如幼兒園開展的各項(xiàng)活動：家長日、感恩日、開放日、快樂入園日、對外交流等。我們要培養(yǎng)兒童從小知根，才能讓他（她）長大守根，共筑中國夢。