縣級數(shù)字檔案館實(shí)踐和存在的問題探析

文·婁紅

信息技術(shù)的發(fā)展引領(lǐng)全球進(jìn)入了數(shù)字化時代，這對各行各業(yè)都帶來了巨大的影響。在信息技術(shù)的影響下，檔案界開啟了檔案數(shù)字化工作，并提出了數(shù)字檔案館的概念。在中國知網(wǎng)檢索篇名含“數(shù)字檔案館”的文獻(xiàn)，共有2408個結(jié)果，最早的是2000年，之后穩(wěn)步上漲，從2003年開始，文獻(xiàn)數(shù)量始終保持在60篇以上，最多的是156篇（2013年），可見進(jìn)入21世紀(jì)以來，數(shù)字檔案館始終是研究的熱點(diǎn)。在相關(guān)研究中，縣級數(shù)字檔案館的研究仍然比較薄弱，且多是原則性分析，缺少實(shí)踐支撐。諸城市檔案館于2011年開始檔案數(shù)字化工作，2017年12月通過“國家級數(shù)字檔案館測試”。本文以諸城市檔案館為例分析縣級數(shù)字檔案館的實(shí)踐和存在的問題。

一、數(shù)字檔案館實(shí)踐，從檔案數(shù)字化到數(shù)字檔案館

（一）檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)

數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)是館藏檔案的數(shù)字化。檔案數(shù)字化是將信息技術(shù)引入檔案工作的有效手段，對于保護(hù)檔案原件，提升檔案查借閱服務(wù)效率，具有非常重要的作用。我國開始探索檔案數(shù)字化，時間上晚于西方國家，但發(fā)展十分迅速。尤其是進(jìn)入二十一世紀(jì)后，各地檔案館紛紛推出了檔案數(shù)字化計劃，許多有條件的縣級檔案館也相繼行動起來。

2010年，國家檔案局出臺《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，對數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)行了規(guī)范。依據(jù)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，諸城市檔案館于2011年4月正式啟動檔案數(shù)字化工作。數(shù)字化工程分兩期進(jìn)行，第一期工程首先建設(shè)了標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)房，并配備了相應(yīng)軟硬件平臺。建立起了標(biāo)準(zhǔn)化檔案數(shù)字化加工室和數(shù)字檔案利用服務(wù)大廳，配備了數(shù)字檔案館管理軟件，建立了數(shù)字檔案館安全保障體系和信息服務(wù)體系。到2012年9月，完成了館藏主要全宗、4.5萬卷文書檔案的數(shù)字化加工，數(shù)字檔案館基本建成并正式對社會開放利用。第二期工程對剩余館藏檔案全部（短期除外）進(jìn)行了數(shù)字化加工，并根據(jù)工作實(shí)際，對全市各單位2007-2014年度的室藏檔案進(jìn)行了數(shù)字化。兩期工程共加工檔案96779卷，建成了159萬條目錄數(shù)據(jù)庫、1085萬頁全文數(shù)據(jù)庫、36027張照片數(shù)據(jù)庫、11160分鐘的多媒體數(shù)據(jù)庫，12809條圖書資料目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了館藏檔案的現(xiàn)代化管理和便捷利用，極大地提升了檔案的服務(wù)效能。

數(shù)字化檔案投入使用之后，極大地提升了查檔工作效率，也經(jīng)過了實(shí)踐的檢驗(yàn)。2013年6月至8月，隨著山東省教育廳《關(guān)于對全省民辦教師進(jìn)行調(diào)查摸底的通知》和省人社廳《關(guān)于為農(nóng)村黨支部書記辦理養(yǎng)老保險的實(shí)施意見》的相繼出臺，數(shù)以萬計的民辦教師和農(nóng)村干部涌進(jìn)了檔案館，為自己的任教、任職經(jīng)歷取證。面對百年不遇的查檔“大潮”，數(shù)字檔案館充分發(fā)揮了其直觀、準(zhǔn)確、完整、方便、快捷的查檔實(shí)力。僅從6月8日至15日8天時間，接待5300多人次，調(diào)閱檔案21200卷次，平均每天接待700人次，高峰時達(dá)到1000人次，這是諸城歷史上查檔人數(shù)最多、查檔人員平均年齡最大、查檔時間跨度最長、查檔人員地域最廣的一次檔案利用高峰。事實(shí)充分證明，檔案數(shù)字化之舉是非常正確和科學(xué)的。

（二）現(xiàn)代化、多元化服務(wù)是數(shù)字檔案館的目標(biāo)

《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》規(guī)定，“數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)?！币蚨?，數(shù)字檔案館不應(yīng)止步于完成館藏檔案數(shù)字化，而應(yīng)該在此基礎(chǔ)上探索更為高效的檔案管理和服務(wù)。在完成館藏檔案的數(shù)字化之后，諸城市檔案館積極探索檔案管理、服務(wù)的新模式。

1. 檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)模式。諸城市檔案館業(yè)務(wù)局域網(wǎng)安裝了尚德綜合檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有檔案收集、管理、檢索、虛擬庫房管理、用戶管理、系統(tǒng)管理、日志管理、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等功能模塊，對159萬條的目錄數(shù)據(jù)庫和1085萬頁的全文數(shù)據(jù)庫可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理和高效檢索。廣大檔案利用者可以在利用中心統(tǒng)一由系統(tǒng)管理員提供查檔服務(wù)，也可以在自助查檔區(qū)通過普通用戶賬號自助查閱，檔案數(shù)據(jù)庫既能為其提供足夠豐富的信息資源，又能為其實(shí)現(xiàn)足夠靈活的檢索條件，是一種既安全又高效的常用服務(wù)模式。

2. 互動式檔案信息服務(wù)模式。早在2004年，諸城市檔案館就建成了“諸城檔案信息網(wǎng)”門戶網(wǎng)站，后經(jīng)過2012年、2017年兩次改版，成為“中國諸城”二級網(wǎng)站。網(wǎng)站設(shè)有預(yù)約查檔、開放檔案目錄檢索，網(wǎng)上展廳等互動式服務(wù)功能，可以實(shí)時為利用者提供檔案服務(wù)。另外，諸城市檔案館還開通了微信公眾號和官方微博，充分利用現(xiàn)代化的互動服務(wù)平臺，向社會公開檔案信息，及時答疑解惑。

3. 個性化定制服務(wù)模式。檔案個性化服務(wù)是一種為用戶“量身定做”的信息服務(wù)。針對利用檔案信息資源進(jìn)行編研的利用者，系統(tǒng)管理員根據(jù)其研究內(nèi)容，在全部數(shù)據(jù)庫中檢索出相關(guān)的檔案信息，進(jìn)行整理和分類，最后形成專題數(shù)據(jù)庫提供給利用者，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的深度開發(fā)，還大大提高了利用者的利用效率。這種服務(wù)模式，可謂是創(chuàng)新檔案服務(wù)的新亮點(diǎn)。

此外，諸城市檔案館還開展了特色檔案利用服務(wù)，包括函電查詢、綠色通道查詢、發(fā)布數(shù)字編研信息等，充分利用數(shù)據(jù)庫這個大平臺，通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳遞，為特殊查檔人群，尤其是異地查檔者提供檔案服務(wù)，特事特辦，為他們解決燃眉之急?；谠鷮?shí)的檔案數(shù)字化基礎(chǔ)和多元化的服務(wù)模式，諸城市檔案館于2014年榮獲山東省檔案利用工作“最佳服務(wù)窗口”稱號。

二、存在的問題

（一）“存量數(shù)字化”易，“增量電子化”難

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)，“存量數(shù)字化、增量電子化”，前者是對檔案館已有檔案的要求，后者是對將來新接收檔案的要求。在“存量數(shù)字化”方面，各級檔案館都取得了很大的進(jìn)展。只要有足夠的資金，縣級檔案館的“存量數(shù)字化”就可以順利完成，尤其對于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平較高的縣市而言，檔案館獲得數(shù)字化項(xiàng)目資金方面是相對容易的；相比“存量數(shù)字化”，“增量電子化”則存在很大的難度。在這方面，縣級檔案館的難度要遠(yuǎn)大于省和設(shè)區(qū)市檔案館。一是縣級檔案館的檔案接收對象主要為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府和縣直機(jī)關(guān)事業(yè)單位，這些基層部門檔案工作參差不齊，檔案員業(yè)務(wù)水平和電子文件管理技術(shù)非常有限，而且更換頻繁。雖然無紙化辦公已經(jīng)普及，但在日常工作中，紙質(zhì)文件仍占很大比例，電子文件管理存在很大的隨意性，應(yīng)存不存的現(xiàn)象比較常見。二是在每年的檔案立卷工作中，縣級檔案行政部門由于傳統(tǒng)觀念和技術(shù)條件等原因，對紙質(zhì)文件的重視程度遠(yuǎn)高于電子文件，對后者只有原則性意見而沒有強(qiáng)制性要求，這就導(dǎo)致很多基層單位實(shí)際上沒有開展電子文件歸檔工作。檔案館在接收檔案進(jìn)館時，面臨著接收單位無電子檔案的現(xiàn)狀。諸城市檔案館雖然已經(jīng)通過“國家級數(shù)字檔案館”測試，但作為一家基層縣級檔案館，也面臨上述兩種困擾。

（二）檔案館人才匱乏，技術(shù)上過度依賴外包公司

數(shù)字檔案館建設(shè)，從檔案數(shù)字化到后期的管理、維護(hù)、運(yùn)行，都是非常專業(yè)性的工作，與兩類人才關(guān)系密切，一是信息技術(shù)人才，一是檔案專業(yè)人才，前者提供技術(shù)支持，后者提供專業(yè)保障。然而，這方面是縣級檔案館的一大短板。由于經(jīng)濟(jì)、文化、級別等原因，縣級檔案館很難吸引到高端信息技術(shù)人才，檔案專業(yè)畢業(yè)生也極少到縣級檔案館工作。這導(dǎo)致縣級檔案館在建設(shè)數(shù)字檔案館過程中，缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃，在技術(shù)上過度依賴外包公司，為數(shù)字檔案館的長期發(fā)展留下了隱患。

（三）數(shù)字檔案館總體效能偏低

數(shù)字檔案館建設(shè)，投入是非常高的，然而其效能現(xiàn)在仍然處在偏低的水平。如果只是單純地完成館藏檔案的數(shù)字化，利用計算機(jī)查檔，只是建成了最低級的數(shù)字檔案館。只有讓數(shù)字檔案館真正成為檔案館與公眾之間的信息交互平臺，數(shù)字檔案館才能發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。諸城市檔案館雖然建立了檔案網(wǎng)站，開通了微信公眾號和官方微博，但用戶數(shù)量還處于比較低的水平。數(shù)字檔案館在很大程度上還是一座信息孤島，這在很多縣級檔案館都不同程度的存在。

三、思考

（一）數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)該循序漸進(jìn)

不可否認(rèn)，數(shù)字檔案館已經(jīng)成為檔案館未來的發(fā)展方向，其在現(xiàn)實(shí)中也發(fā)揮出了非常積極的作用。然而，從整體來看我國的數(shù)字檔案館建設(shè)仍然處在不斷探索之中，其中仍然存在很多不確定因素和實(shí)際的困難，“大躍進(jìn)”式的建設(shè)數(shù)字檔案館是不可取的。尤其是對縣級檔案館而言，面臨的環(huán)境更為復(fù)雜，應(yīng)該循序漸進(jìn)，穩(wěn)步推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，避免走彎路，造成不必要的浪費(fèi)。

（二）基層困境需從體制層面破解

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府和縣直機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作總體上是非常薄弱的，設(shè)施落后、制度不健全、檔案員頻繁更換，這些問題單純依靠檔案行政部門是無法解決的，都必須從體制層面尋求破解方案。只有基層檔案工作健全了，電子文件管理才能真正落到實(shí)處，也才能真正實(shí)現(xiàn)“增量電子化”。

（三）強(qiáng)化檔案專業(yè)、職業(yè)教育

中國檔案專業(yè)教育已經(jīng)有了長足的發(fā)展，但總體上仍然無法滿足需要。諸城市檔案館歷年招聘，都將檔案專業(yè)列入需求計劃，但從未有一個檔案專業(yè)畢業(yè)生報名，現(xiàn)有工作人員中也沒有一個是檔案專業(yè)畢業(yè)。在其他縣級檔案館中，檔案專業(yè)畢業(yè)生也非常稀有。一方面，縣級檔案館缺少甚至沒有檔案專業(yè)畢業(yè)生，另一方面又很少有機(jī)會參加檔案職業(yè)教育，這就造成了縣級檔案館工作人員視野不夠開闊，思維落后。要改變這種現(xiàn)狀，必須強(qiáng)化檔案專業(yè)和職業(yè)教育?？h級檔案館缺少信息技術(shù)人才的問題也可以通過相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)來解決。

（四）數(shù)字檔案館應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合

數(shù)字檔案館總體效能偏低，主要原因是數(shù)字檔案的用途過于單一，要破解這一難題，必須借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。一方面，力爭借助專門、安全的網(wǎng)絡(luò)平臺將數(shù)字檔案館宣傳推廣出去，使受眾了解數(shù)字檔案和數(shù)字檔案館。另一方面，積極探索在線查檔、網(wǎng)上預(yù)約、異地查檔等功能，并將業(yè)務(wù)向移動端拓展。鑒于資金、技術(shù)、受眾數(shù)量等原因，可由省或市級檔案館為主體建設(shè)聯(lián)合平臺，這樣既可以節(jié)約成本，也有利于擴(kuò)大數(shù)字檔案的受眾群體，提高數(shù)字檔案的使用效能。