智慧視域下民生檔案信息全流程建設(shè)

文·魏振毅

民生檔案與人民群眾的切身利益密切相關(guān)，人民群眾查詢比較頻繁。高效便捷的民生檔案信息化建設(shè)能讓數(shù)據(jù)多跑路，讓百姓少跑腿，減少直至避免出現(xiàn)證明“我媽是我媽”的現(xiàn)象，極大地方便人民群眾。近年來，民生檔案及其信息化建設(shè)越來越受到重視，2014年5月5日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，要求各級國家檔案館重視及做好民生檔案工作，把民生檔案納入國家檔案資源體系。民生檔案資源和信息化建設(shè)取得了可喜的發(fā)展和進(jìn)步，但仍然存在著民生檔案信息資源分散、信息化程度不高、檔案信息利用不便捷等困難和問題，亟待加以研究解決。智能技術(shù)的快速發(fā)展為這些難題提供了解決的新途徑，本文試圖利用信息化中的智慧理念，靠前規(guī)劃和謀劃，探索在新時(shí)代采取前端控制來進(jìn)行民生檔案信息資源和信息化全流程建設(shè)。

一、民生檔案與智慧理念

民生檔案是堅(jiān)持以人為本，重在涉及人民日常生活的所有檔案信息，服務(wù)普通群眾的一類專門檔案?！蛾P(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》（檔發(fā)〔2007〕12號）指出，民生檔案包括各類與民生有關(guān)的專門檔案，是黨和政府保障民生、改善民生的很好幫手。多年來，在各級部門的共同努力下，民生檔案得到了快速發(fā)展，但由于民生檔案涉及面廣、檔案內(nèi)容變動(dòng)大，檔案信息共享比較困難，管理和利用難度較大，迫切需要利用現(xiàn)代技術(shù)來推進(jìn)民生檔案管理現(xiàn)代化，智慧技術(shù)是一項(xiàng)不錯(cuò)的可供選擇的技術(shù)。

近年來，基于國際商業(yè)機(jī)器有限公司（IBM）前任董事會(huì)主席兼CEO彭明盛（英文名Samuel Palmisano）在2008年11月提出的智慧地球（Smarter Planet）概念，智慧理念首次出現(xiàn)在信息科技界[1-2]。在智慧理念下，智慧檔案館（Smarter Archives）應(yīng)運(yùn)而生[3]。智慧檔案館需要采用大量技術(shù)以提升信息化水平，信息化的智慧理念一般具有信息之間互聯(lián)互通，信息管理智能、高效、準(zhǔn)確，信息表達(dá)高度協(xié)調(diào)一致，信息服務(wù)能滿足主動(dòng)推送和個(gè)性化需求等特點(diǎn)。

目前，智慧檔案館在理論和實(shí)踐方面都有了一些有益的探索。根據(jù)大量的智慧檔案館理論和實(shí)踐研究，智慧檔案館可以看成是運(yùn)用人工智能（Artificial Intelligence，AI）、物聯(lián)網(wǎng)（Internet of Things，IOT）、軟件定義（Software Defined）、云計(jì)算（Cloud Computing）、大數(shù)據(jù)（Big Data）、空間地理信息集成（Spatial Geographic Information Integration）、第五代通信技術(shù)（5G）等新一代信息技術(shù)，綜合獲取和利用檔案數(shù)據(jù)與信息來解決檔案的收集、保存、管理利用等問題的一個(gè)智慧化系統(tǒng)與平臺[4]。

二、民生檔案信息化存在的困難

（一）收集困難

1. 民生檔案的內(nèi)涵和范圍不清

雖然2011年國家檔案局根據(jù)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》編制了《國家基本專業(yè)檔案目錄》（簡稱目錄）列出了14類民生檔案，但人民群眾對民生檔案信息的要求日益增長，民生檔案的范圍已不僅限于這14類，出生醫(yī)學(xué)證明檔案、學(xué)籍和學(xué)歷檔案、戶籍檔案、知青檔案、公證檔案、住房檔案、宅基地檔案、土地確權(quán)檔案、林權(quán)檔案、扶貧開發(fā)檔案等民生檔案在不同地區(qū)有不同程度的建設(shè)，而且各地區(qū)有各具特色的民生檔案。

2. 民生檔案的收集受基層檔案部門影響

民生檔案的形成和收集，比較依賴于基層檔案館。各類基層檔案館受當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展水平、檔案收集人員文化水平等因素影響，檔案收集的質(zhì)量參差不齊，收集的民生檔案信息無法保證統(tǒng)一，不利于檔案信息的互聯(lián)互通。

3. 民生檔案變更頻繁

就業(yè)失業(yè)登記檔案、住房檔案、學(xué)歷檔案等民生檔案信息會(huì)隨著時(shí)間發(fā)生一定的變化，有的檔案甚至?xí)兓容^頻繁，這需要檔案管理部門及時(shí)收集準(zhǔn)確的信息并加以變更，在一定程度上也增大了民生檔案收集的難度。

（二）保存方式不利于信息共享

1. 檔案實(shí)體

民生檔案的歸口管理導(dǎo)致民生檔案實(shí)體保存也很分散，特別是出生醫(yī)學(xué)證明檔案、學(xué)籍和學(xué)歷檔案、戶籍檔案等專業(yè)性很強(qiáng)的民生檔案保存于政府主管部門或其他有關(guān)專業(yè)的檔案館之中。分散的檔案實(shí)體保存也難以對檔案保存進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)一規(guī)劃和管理。不同的國家檔案館對檔案庫房、檔案整理、檔案安全管理存在差異，造成民生檔案實(shí)體保存質(zhì)量也存在差別。

2. 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)

雖然民生檔案在很多檔案館作為數(shù)字化的優(yōu)先對象，也建立了一些各類民生檔案的專題數(shù)據(jù)庫。但各類檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)載體、備份方案和安全管理存在各自特色，不利于檔案數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)互通和共建共享。

（三）泛化分散管理

1. 民生檔案沒有比較統(tǒng)一的管理細(xì)則

各類民生檔案管理辦法制定情況不一。部分民生檔案有全國性的檔案管理辦法，如《婚姻登記檔案管理方法》《收養(yǎng)登記檔案管理辦法》《集體林權(quán)制度改革檔案管理辦法》等。大部分民生檔案由各地根據(jù)具體情況制定管理辦法，如出生醫(yī)學(xué)證明檔案，哈爾濱市制定了《哈爾濱市出生醫(yī)學(xué)證明檔案管理細(xì)則（試行）》，湖北省制定了《湖北省出生醫(yī)學(xué)證明檔案管理規(guī)定（試行）》。有的民生檔案甚至全國各地都還沒有管理細(xì)則，民生檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、格式多樣，增加了民生檔案管理的困難。

2. 民生檔案分布碎片化

各類民生檔案分別歸口于各個(gè)行政主管部門，如目錄中14類民生檔案歸口于民政部、人力資源和社會(huì)保障部、國家衛(wèi)生健康委員會(huì)、水利部（三峽辦、南水北調(diào)辦）、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部等多個(gè)部門，民生檔案管理涉及的部門多，且檔案實(shí)體散布于相關(guān)部門的門類檔案中、民生檔案信息混雜于公開和不宜公開的檔案中，民生檔案信息存在明顯的碎片化，不利于民生檔案的管理和信息化。

（四）利用服務(wù)水平有待提高

1. 檔案利用途徑仍不便利

目前除了到民生檔案管理部門查詢復(fù)印的傳統(tǒng)利用途徑以外，部分基層檔案館從用戶體驗(yàn)出發(fā)，急群眾所急，開通了傳真、電話預(yù)約、電子郵件查詢、手機(jī)移動(dòng)終端APP預(yù)約等其他途徑，讓群眾少跑腿。但預(yù)約還得跑腿到民生檔案管理部門辦理檔案查詢；查詢檔案結(jié)果等候時(shí)間較長；一些查詢途徑的操作還不便民不親民，特別是一些弱勢群體的文化水平不高，他們不會(huì)使用這些便利措施，而弱勢群體又是一些特定民生檔案的主要利用者。

2. 利用目的單一

由于民生檔案的分散管理，檔案的查詢利用目標(biāo)單一，一事一查，到戶籍部門查戶籍，到人社部門查就業(yè)，到教育部門查學(xué)歷，到衛(wèi)生部門查健康等，如果碰上一類民生檔案需要其他類型的民生檔案支撐證明時(shí)，又得跑到其他地方查詢求證。目前，民生檔案之間還遠(yuǎn)未建立內(nèi)在聯(lián)系，亟需加以特別重視。

三、智慧理念在民生檔案信息全流程建設(shè)中的應(yīng)用

（一）多元?jiǎng)討B(tài)收集

1. 檔案實(shí)體

在對檔案實(shí)體數(shù)字化前期規(guī)劃中，要綜合考慮民生檔案智慧化管理與利用的目的，摒棄數(shù)字化只是對紙質(zhì)檔案的掃描的思想禁錮，如對住房和拆遷等圖紙類的民生檔案可以將其基本數(shù)據(jù)數(shù)字化，以便在利用過程中采用三維可視化（3D Visualization）、虛擬現(xiàn)實(shí)（Virtual Reality， VR）等技術(shù)讓檔案實(shí)體數(shù)字化更為形象化、立體化。充分發(fā)掘智能技術(shù)，進(jìn)一步改進(jìn)《檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程》（DB32/T 1894-2011），在實(shí)體檔案數(shù)字化中利用先進(jìn)技術(shù)，如光學(xué)字符識別（Optical Character Recognition，OCR）、衛(wèi)星定位（Satellite Positioning）、三維可視化（3D Visualization）、虛擬現(xiàn)實(shí)（Virtual Reality， VR）、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)（Augmented Reality， AR）等，為民生檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)化、數(shù)據(jù)挖掘、智能化應(yīng)用打好基礎(chǔ)。

2. 檔案信息

在大數(shù)據(jù)庫中采用便于信息化的民生檔案收集方式，例如對人員信息采集時(shí)可以利用互聯(lián)互通的戶籍等系統(tǒng)信息，采用指紋識別、人臉識別、視網(wǎng)膜識別等先進(jìn)識別技術(shù)實(shí)現(xiàn)民生檔案的人員信息采集，這樣既高效又能避免人工采集時(shí)出現(xiàn)的錄入錯(cuò)誤。充分利用先進(jìn)采集設(shè)備提升民生檔案采集效率，如采用智能化的檔案機(jī)，實(shí)現(xiàn)重要民生檔案實(shí)時(shí)建檔，提高民生檔案的采集效率和采集體驗(yàn)[5]。此外，各類民生檔案數(shù)據(jù)庫之間還可以通過“智慧城市”[6]“數(shù)字中國”等平臺建立聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，相互采集各自所需的元數(shù)據(jù)，并應(yīng)用智能算法實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)的自動(dòng)更新，如人員年齡隨自然年自動(dòng)動(dòng)態(tài)更新。

（二）智能化存儲(chǔ)

1. 檔案實(shí)體

針對檔案實(shí)體分布碎片化的特點(diǎn)，在實(shí)體檔案收集整理階段，在每件民生檔案實(shí)體中可以配置具有傳感功能的射頻識別標(biāo)簽（或二維碼標(biāo)簽）和衛(wèi)星定位模塊，存儲(chǔ)民生實(shí)體檔案所蘊(yùn)含的數(shù)據(jù)信息，例如地理位置數(shù)據(jù)、檔案元數(shù)據(jù)等，搭建起檔案信息資源與民生檔案收集管理系統(tǒng)之間的橋梁。在民生檔案庫房管理中，利用智能庫房管理技術(shù)，融合5G、機(jī)器學(xué)習(xí)、物聯(lián)網(wǎng)、智能機(jī)器人和云技術(shù)等技術(shù)手段[7]，主動(dòng)地實(shí)現(xiàn)向檔案管理系統(tǒng)傳輸管理數(shù)據(jù)，智能管理民生檔案實(shí)體上架，真正地實(shí)現(xiàn)對館藏民生檔案實(shí)體的全面感知和實(shí)時(shí)監(jiān)控。

2. 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)

充分利用智慧技術(shù)實(shí)現(xiàn)各部門、各區(qū)域民生檔案數(shù)據(jù)和專題數(shù)據(jù)庫進(jìn)行共享。利用智慧技術(shù)對民生檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的方案和應(yīng)用提供支撐；實(shí)現(xiàn)對民生檔案的數(shù)據(jù)完整性、可讀性和可驗(yàn)證性進(jìn)行監(jiān)控和管理；實(shí)現(xiàn)對民生檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)災(zāi)備方案的科學(xué)自動(dòng)選擇；實(shí)現(xiàn)對不同類型的具體業(yè)務(wù)場景，能夠有針對性地提供存儲(chǔ)方案作為數(shù)據(jù)支撐，例如采用軟件定義技術(shù)以滿足民生檔案不同存儲(chǔ)要求的各種情況進(jìn)行個(gè)性化存儲(chǔ)；采用高效的存儲(chǔ)系統(tǒng)Flash System來適應(yīng)民生檔案應(yīng)用過程中數(shù)據(jù)密集型業(yè)務(wù)；利用Storwize產(chǎn)品家族適應(yīng)社交平臺上需快速上線的民生檔案查詢業(yè)務(wù)在短時(shí)間內(nèi)完成系統(tǒng)部署并在業(yè)務(wù)成規(guī)模后實(shí)現(xiàn)對高端存儲(chǔ)系統(tǒng)的無縫遷移等。

（三）前端管理

1. 制定適用于智慧思維下民生檔案管理細(xì)則

對利用率特別高的民生檔案，優(yōu)先制定適用于全國的管理細(xì)則，統(tǒng)一對民生檔案信息的管理和規(guī)劃。在細(xì)則中對在智慧環(huán)境下的民生檔案收集途徑、便于數(shù)據(jù)互聯(lián)互通與整合的民生檔案元數(shù)據(jù)進(jìn)行頂層規(guī)劃和設(shè)計(jì)、對民生檔案相關(guān)信息的分析以及包括對民生檔案在利用服務(wù)時(shí)遇到的各類終端接入的互聯(lián)互通等各類管理和技術(shù)問題進(jìn)行統(tǒng)一提前規(guī)范。

2. 加強(qiáng)對民生檔案管理人員智慧思維培訓(xùn)

對民生檔案管理人員加強(qiáng)人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、虛擬技術(shù)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、空間地理信息集成等新一代信息技術(shù)知識的培訓(xùn)，加強(qiáng)對檔案管理人員知識管理等新一代信息管理理論的業(yè)務(wù)。使檔案管理人員在學(xué)習(xí)和工作實(shí)踐中建立起檔案信息互聯(lián)互通的觀念，具備高效、準(zhǔn)確地處理智慧檔案信息的能力。

3. 創(chuàng)新民生檔案管理模式

針對基層檔案員存在業(yè)務(wù)素質(zhì)差別的情況，探索村（居）檔鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道）管的管理模式。針對提高民生檔案利用質(zhì)量和效率，探索適應(yīng)民生檔案信息互聯(lián)互通、適應(yīng)智慧環(huán)境下的各種技術(shù)、適應(yīng)便捷化管理和服務(wù)的民生檔案內(nèi)部管理模式，在檔案收集、管理、保存和利用過程中統(tǒng)一規(guī)劃、減少多頭和分散管理、適當(dāng)減少傳統(tǒng)的按省（市、自治區(qū)）－地（市）－縣（區(qū)）－鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道）－村（居、社區(qū)）多層檔案行政管理的管理層級，按照各自地域特點(diǎn)加快推進(jìn)館際民生檔案信息共建共享、跨館服務(wù)等民生檔案信息服務(wù)管理新模式[8]，建立起便于民生檔案實(shí)體集中高效管理和檔案信息資源整合利用的新型民生檔案管理模式。

（四）面向用戶需求的開發(fā)利用

1. 便利服務(wù)途徑

在查檔采集個(gè)人信息方面可以運(yùn)用先進(jìn)的體感交互技術(shù)（指紋、人臉識別等）手段，再通過APP、語音等獲取查檔需求，利用這些新技術(shù)的人性化設(shè)計(jì)使群眾在查詢民生檔案時(shí)減少繁瑣和不必要的各類手續(xù)，使整個(gè)檔案的查詢過程方便、快捷。此外，充分利用智能分析技術(shù)對多次查詢的民生檔案和公眾需求進(jìn)行智能化分析，根據(jù)分析結(jié)果改進(jìn)民生檔案的服務(wù)內(nèi)容和方式，使查詢更具目的性也更為快捷。

2. 豐富服務(wù)內(nèi)涵

利用民生檔案信息數(shù)據(jù)挖掘民生檔案內(nèi)在聯(lián)系，開發(fā)民生檔案的內(nèi)在關(guān)聯(lián)的服務(wù)價(jià)值。如查詢社保檔案時(shí)，會(huì)涉及到學(xué)歷、健康、就業(yè)等檔案信息，在檔案提供服務(wù)過程中，要利用智能技術(shù)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)社保檔案數(shù)據(jù)庫與學(xué)歷檔案數(shù)據(jù)庫、健康檔案數(shù)據(jù)庫、就業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫等相關(guān)的專題數(shù)據(jù)庫互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)一站式一次查詢出結(jié)果，而不要再出現(xiàn)讓群眾分別去教育機(jī)構(gòu)查詢學(xué)歷、到衛(wèi)生部門查詢健康、到人力資源部門查詢就業(yè)的情況，真正實(shí)現(xiàn)查檔最多跑一次。

3. 提升服務(wù)體驗(yàn)

提高民生檔案主動(dòng)服務(wù)查檔用戶的能力，通過對各類民生檔案用戶群體需求信息進(jìn)行智能分析，利用知識管理系統(tǒng)工具（搜索引擎、知識萃取、知識地圖、知識可視化等），實(shí)現(xiàn)向特定查檔用戶按需主動(dòng)推送民生檔案，實(shí)現(xiàn)智能上門服務(wù)。其次，充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段將民生檔案化繁為簡，化專業(yè)和抽象為形象，將專業(yè)性和抽象難懂的土地類（住房、宅基地、林地、拆遷）圖紙檔案，通過三維可視化技術(shù)、地理信息技術(shù)、虛擬現(xiàn)實(shí)和增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)等技術(shù)讓這些專業(yè)抽象的檔案變?yōu)樾蜗蠡?、立體化和可互動(dòng)化。

智慧技術(shù)在不斷發(fā)展，民生檔案信息管理者需要緊跟各類智慧技術(shù)發(fā)展的步伐，善于運(yùn)用智慧理念，善于運(yùn)用不斷發(fā)展的各類智慧技術(shù)融入檔案信息全流程建設(shè)過程中，能便于檔案信息共享，減少和避免檔案信息化中不必要的反復(fù)與失誤，提高檔案信息化的效率，為提供高質(zhì)量的民生檔案信息服務(wù)做好保障。