食品抽樣文書“無(wú)紙化”的思考

□ 解恒杰 徐大瑋 劉 佩 徐立清 姜大勇 張洪瀟 穆文婕 山東省食品藥品檢驗(yàn)研究院 山東省食品藥品安全檢測(cè)工程技術(shù)研究中心

食品安全關(guān)系國(guó)計(jì)民生，食品安全抽樣檢驗(yàn)是防控食品安全風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)科學(xué)監(jiān)管的重要手段。其中抽樣環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和效率直接決定檢驗(yàn)的進(jìn)度，影響檢驗(yàn)結(jié)果的科學(xué)性和有效性。科學(xué)高效地進(jìn)行食品抽樣工作能夠更準(zhǔn)確的獲取食品檢驗(yàn)數(shù)據(jù)，提高檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和真實(shí)性，更好的為食品安全監(jiān)管工作服務(wù)?！妒称钒踩闃訖z驗(yàn)管理辦法》嚴(yán)格要求了食品抽樣工作程序，《食品安全監(jiān)督抽檢和風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)工作規(guī)范》詳細(xì)說(shuō)明了食品抽樣工作規(guī)范。食品抽樣過(guò)程中，文書填寫占據(jù)50%以上的工作時(shí)間，已成為嚴(yán)重制約抽樣效率提高的瓶頸，同時(shí)也造成紙張墨盒等資源的浪費(fèi)，本文以食品安全國(guó)家監(jiān)督抽檢抽樣為例，分析食品抽樣工作中文書使用現(xiàn)狀和存在問(wèn)題，提出改進(jìn)方法，以期為更高效、更環(huán)保的完成食品安全抽樣工作提供參考。

1 食品安全抽樣文書現(xiàn)狀

食品安全抽樣過(guò)程中，用到的文書主要有：任務(wù)委托書、告知書、封條、抽樣單、工作質(zhì)量及工作紀(jì)律反饋單等。這些文書的主要作用可分為：證明身份、確認(rèn)樣品、記載信息、反饋質(zhì)量。

1.1 證明身份的文書

《食品安全抽樣檢驗(yàn)管理辦法》明確，抽樣人員向被抽樣食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)者出示抽樣檢驗(yàn)告知書及有效身份證明文件。由承檢機(jī)構(gòu)執(zhí)行抽樣任務(wù)的，還應(yīng)當(dāng)出示任務(wù)委托書[1]。任務(wù)委托書、告知書和有效身份證明文件共同證明抽樣人員的身份，書面告知被抽樣者抽樣性質(zhì)、其享有的權(quán)利和義務(wù)等。

1.2 確認(rèn)樣品的文書

抽樣人員和被抽樣單位負(fù)責(zé)人在封條上簽字蓋章后，抽樣人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)以妥善的方式使用該封條進(jìn)行封樣，以防止樣品被擅自拆封、動(dòng)用及調(diào)換[2]。封條的主要作用就是固定實(shí)物證據(jù)，雙方共同確認(rèn)該樣品來(lái)自該單位。當(dāng)被抽樣單位或生產(chǎn)企業(yè)對(duì)樣品檢驗(yàn)結(jié)果有異議時(shí)，啟用備份樣品復(fù)檢，封條能有效證明所封備份樣品是抽樣現(xiàn)場(chǎng)采集到的那份樣品。封條信息相對(duì)簡(jiǎn)單，除雙方簽字蓋章外，僅填寫抽樣單編號(hào)和抽樣日期。

1.3 記載憑證的文書

現(xiàn)行抽樣單內(nèi)容詳實(shí)，分為手填復(fù)寫和錄入信息后現(xiàn)場(chǎng)打印兩種，其主要的作用是記載被抽樣單位情況和樣品信息，抽樣單填寫完畢后，被抽樣單位應(yīng)當(dāng)在抽樣單上簽字或蓋章確認(rèn)[2]。抽樣單需要填寫的內(nèi)容有44項(xiàng)，抽樣人員絕大部分時(shí)間和精力耗費(fèi)在填寫、核對(duì)、打印抽樣單上，嚴(yán)重制約了抽樣效率。雖然鼓勵(lì)應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)填寫并交付相關(guān)抽樣文書[2]，但目前尚沒有機(jī)構(gòu)嘗試使用非現(xiàn)場(chǎng)打印的文書。

1.4 反饋質(zhì)量的文書

工作質(zhì)量及工作紀(jì)律反饋單是被抽樣單位向組織抽樣檢驗(yàn)的市場(chǎng)監(jiān)管部門反饋抽樣質(zhì)量的文書，需要被抽樣單位郵寄到指定的地址。絕大部分被抽樣單位沒有反饋該文書，可能是基于郵寄成本的考慮。

2 食品安全抽樣文書存在的問(wèn)題

2.1 紙質(zhì)文書，甄別困難

抽樣人員向被抽樣單位出示任務(wù)委托書、告知書和有效身份證明文件時(shí)，經(jīng)常被質(zhì)疑無(wú)法甄別真?zhèn)巍Ｈ蝿?wù)委托書僅為復(fù)印件更讓被抽樣單位心存疑慮，增大了抽樣人員的解釋難度。在信息化社會(huì)，被抽樣單位可通過(guò)官方網(wǎng)站或公眾號(hào)等官方渠道查詢信息?，F(xiàn)行的紙質(zhì)文書一直沿用單一的紙質(zhì)途徑，被抽樣單位無(wú)法獲得電子渠道的官方認(rèn)可，無(wú)法印證抽樣人員所持文書的真實(shí)性。

2.2 紙質(zhì)文書，浪費(fèi)嚴(yán)重

以一家超市抽樣10 批次為例，除展示給被抽樣單位的任務(wù)委托書和身份證明文件重復(fù)使用外，需要交付給被抽樣單位的文書還有：告知書（每家被抽樣單位一份，3 頁(yè)）、抽樣單（每批次樣品5 頁(yè)，合計(jì)50 頁(yè)）、封條（每批次樣品至少0.5 頁(yè)，合計(jì)5 頁(yè)）、工作質(zhì)量及工作紀(jì)律反饋單（1 頁(yè)），耗費(fèi)紙張至少59 頁(yè)。其中抽樣單一般需要現(xiàn)場(chǎng)打印，消耗便攜式打印機(jī)墨盒0.5 個(gè)。抽樣活動(dòng)消耗的大量紙張和墨盒，已經(jīng)成為被抽樣單位詬病資源浪費(fèi)的話題，與社會(huì)大力倡導(dǎo)的綠色環(huán)保的發(fā)展理念極不相符。除個(gè)別樣品檢驗(yàn)不合格，被抽樣單位提出除復(fù)檢申請(qǐng)會(huì)用抽樣單外，大部分文書被丟棄或作廢紙使用。

2.3 紙質(zhì)文書，保存難

紙質(zhì)文書存在難保存、易丟失的問(wèn)題。大型超市或生產(chǎn)企業(yè)一般有專人負(fù)責(zé)保管抽樣單等文書，而批發(fā)市場(chǎng)、農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)、小食雜店等經(jīng)營(yíng)者根本不重視抽樣文書，更不會(huì)妥善保管。一旦樣品檢驗(yàn)不合格，被抽樣單位或生產(chǎn)企業(yè)對(duì)檢驗(yàn)結(jié)果有異議時(shí)，需提供食品安全抽樣檢驗(yàn)抽樣單時(shí)[3]，往往無(wú)法及時(shí)找到，影響樣品復(fù)檢。被抽樣單位會(huì)對(duì)抽樣工作產(chǎn)生情緒，很可能抵觸下一次抽樣。

2.4 紙質(zhì)文書，抽樣效率低

每批次樣品的抽樣單需填寫44 項(xiàng)內(nèi)容，抽取10 批次樣品，填寫、核對(duì)、打印抽樣單用時(shí)約需2 h，是制約抽樣效率提高的主要瓶頸。抽樣單上載明的主要是抽樣單位情況和樣品信息，這些內(nèi)容均有出處和來(lái)源，對(duì)于這類信息，作者認(rèn)為可以不需要被抽樣單位現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)，抽樣人員沒有必要現(xiàn)場(chǎng)花費(fèi)2 h 把原有的信息重新抄寫到格式化的抽樣單上。抽樣單的填寫從信息化程度不高的改革開放初期演化而來(lái)，當(dāng)時(shí)為了詳細(xì)記錄并傳遞樣品信息和被抽樣單位情況，不得不將所有的內(nèi)容抄寫到抽樣單上；現(xiàn)今信息化時(shí)代，完全可以利用拍照等手段更加準(zhǔn)確、詳細(xì)的記錄信息。

2.5 紙質(zhì)文書，搶位難

為了更有效的使用抽檢資金，減少重復(fù)抽樣，食品抽檢系統(tǒng)對(duì)樣品做了限制，如每家生產(chǎn)企業(yè)的每類產(chǎn)品，同一季度內(nèi)同一類型樣品的抽檢，不超過(guò)3 批次，否則樣品信息將無(wú)法提交到抽檢系統(tǒng)。于是抽樣人員抽樣時(shí)慌忙搶位，但抽樣單錄入非常耗時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)購(gòu)買時(shí)校核通過(guò)，錄完信息無(wú)法提交的問(wèn)題，白白耗費(fèi)了抽樣人員大量精力。同時(shí)，抽樣人員還要向被抽樣單位提出退貨的請(qǐng)求，違反經(jīng)營(yíng)行業(yè)“食品不退貨”的規(guī)則，有損抽樣工作的嚴(yán)肅性。

2.6 紙質(zhì)文書，信息確認(rèn)流于形式

抽樣單填寫完畢后，被抽樣單位應(yīng)當(dāng)在抽樣單上簽字或蓋章確認(rèn)[2]。由于每張抽樣單需要填寫的信息有44項(xiàng)之多，被抽樣單位事實(shí)上根本無(wú)暇逐一確認(rèn)，只是按照要求簽字或蓋章。這成為被抽樣單位后期否認(rèn)抽樣單所載內(nèi)容的理由，聲稱“簽字但沒確認(rèn)”。

2.7 紙質(zhì)文書，更改難

抽樣單如需要更改信息應(yīng)當(dāng)由被抽樣單位簽字或蓋章確認(rèn)[2]。國(guó)家級(jí)食品抽樣一般異地進(jìn)行，抽樣人員返回實(shí)驗(yàn)室后，發(fā)現(xiàn)抽樣單信息有誤，不得不重復(fù)前往更改抽樣單，造成人力、財(cái)力的浪費(fèi)。

2.8 紙質(zhì)文書，信息統(tǒng)計(jì)難

對(duì)于合格樣品，被抽樣單位需要的不是紙質(zhì)抽樣單本身，而是抽樣單所載明的信息，其可用于統(tǒng)計(jì)抽樣情況、銷售情況等?，F(xiàn)行的紙質(zhì)抽樣單，被抽樣單位根本無(wú)法直接引用，還需要再次將抽樣單上的信息錄入到自己的經(jīng)營(yíng)系統(tǒng)中。

2.9 紙質(zhì)文書，抽樣質(zhì)量反饋難

被抽樣單位反饋抽樣質(zhì)量時(shí)，需要另付郵費(fèi)。絕大部分被抽樣單位不反饋該文書，組織抽樣檢驗(yàn)的市場(chǎng)監(jiān)管部門也就無(wú)法獲得來(lái)自抽樣一線的真實(shí)聲音。

2.10 紙質(zhì)文書，獲取檢驗(yàn)結(jié)果難

樣品被抽取后，被抽樣單位很關(guān)心檢驗(yàn)結(jié)果。紙質(zhì)文書無(wú)法使被抽樣單位高效獲取檢驗(yàn)結(jié)果，抽樣單位需要不定時(shí)到指定網(wǎng)站查詢，以樣品名稱、生產(chǎn)企業(yè)、商品條碼等關(guān)鍵字搜出一系列抽檢信息，點(diǎn)開二級(jí)菜單與抽樣單載明信息對(duì)比查看是否為同一樣品，獲得所抽樣品的檢驗(yàn)結(jié)果可謂繁雜。

3 食品安全抽樣文書無(wú)紙化具體設(shè)計(jì)

利用公眾廣泛使用的APP（如微信、支付寶等）建立統(tǒng)一的官方公眾號(hào)，便于公眾的便捷使用。以被抽樣單位負(fù)責(zé)人提供的手機(jī)號(hào)為橋梁，使用該手機(jī)號(hào)登陸公眾號(hào)，即可查詢到相關(guān)文書，并將抽樣、檢驗(yàn)結(jié)果串聯(lián)起來(lái)，形成動(dòng)態(tài)信息網(wǎng)，便于被抽樣單位及時(shí)掌握樣品檢驗(yàn)結(jié)果。抽樣檢驗(yàn)結(jié)果僅與樣品相關(guān)，與抽樣單填寫無(wú)關(guān)，不在抽樣現(xiàn)場(chǎng)填寫打印抽樣單，不需要被抽樣單位確認(rèn)用于鎖定樣品的少量關(guān)鍵信息，可大大提高抽樣效率。

3.1 推送身份證明電子文書

抽樣人員到達(dá)被抽樣單位后，依據(jù)組織抽樣檢驗(yàn)的市場(chǎng)監(jiān)管部門的賦權(quán)，向被抽樣單位負(fù)責(zé)人推送電子版任務(wù)委托書、告知書，出示電子版有效身份證明文件。上述三份文書均印有二維碼，被抽樣單位可通過(guò)掃碼到官方公眾號(hào)核驗(yàn)抽樣人員身份、抽樣任務(wù)的真實(shí)性。對(duì)于文書上的被抽樣單位信息，首次抽樣的，抽樣人員可掃描營(yíng)業(yè)執(zhí)照二維碼獲取，補(bǔ)充負(fù)責(zé)人手機(jī)號(hào)等，并生成“抬頭”二維碼推送給該負(fù)責(zé)人保存；非首次抽樣，抽樣人員掃描該“抬頭”二維碼即可。當(dāng)然，負(fù)責(zé)人也可自行填寫該“抬頭”，實(shí)現(xiàn)被抽樣單位信息的秒錄。

3.2 確認(rèn)樣品文書現(xiàn)場(chǎng)填寫打印

將食品抽樣單信息中有“五大字段（被抽樣單位社會(huì)信用代碼號(hào)、樣品名稱、樣品生產(chǎn)許可證號(hào)、生產(chǎn)日期、抽樣日期）”之稱的關(guān)鍵信息、抽樣單編號(hào)及編號(hào)條碼設(shè)計(jì)到封條上，實(shí)現(xiàn)一次簽字鎖定一個(gè)樣品。校核樣品符合抽樣規(guī)則后，可立即將“五大字段”信息提交到抽樣臨時(shí)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)搶位。一家被抽樣單位樣品選取后，負(fù)責(zé)人在官方公眾號(hào)查看并簽字確認(rèn)該樣品信息，打印、加貼封條，完成現(xiàn)場(chǎng)抽樣。由于每個(gè)樣品僅打印“五大字段”，除去內(nèi)容相同的社會(huì)信用代碼號(hào)和抽樣日期，僅有3 條信息需要確認(rèn)，“簽字但沒確認(rèn)”的現(xiàn)象將得到徹底改觀。打印輸出的信息少，可對(duì)封條版面進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，使用微型打印機(jī)和小型標(biāo)簽紙代替原來(lái)的A4 紙，實(shí)現(xiàn)便攜式抽樣。同時(shí)，接樣人員、樣品保管人員掃描封條上的編號(hào)條碼即可查看樣品信息及現(xiàn)場(chǎng)照片，更有利于樣品的科學(xué)儲(chǔ)存。

3.3 記載憑證的文書及時(shí)填寫

提交到臨時(shí)庫(kù)的“五大字段”搶位成功后，并不能永久占位，抽樣人員需在24 h 內(nèi)依據(jù)樣品照片補(bǔ)錄完整抽樣單，并推送給被抽樣單位負(fù)責(zé)人。其可在7 個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)樣品信息，逾期將自動(dòng)確認(rèn)。信息確認(rèn)后發(fā)現(xiàn)的個(gè)別錯(cuò)誤信息，可通過(guò)同樣途徑更改并確認(rèn)，實(shí)現(xiàn)修改的痕跡化、合法化，解決抽樣單修改的難題。

3.4 反饋質(zhì)量的文書一鍵提交

抽樣結(jié)束后，被抽樣單位負(fù)責(zé)人可通過(guò)官方公眾號(hào)推送的評(píng)價(jià)通道對(duì)抽樣人員“五星好評(píng)”，也可方便快捷的提出意見和建議。有助于組織抽樣檢驗(yàn)的市場(chǎng)監(jiān)管部門對(duì)抽樣人員進(jìn)行考評(píng)和收集一線聲音，也開辟了被抽樣單位對(duì)抽樣過(guò)程提出異議的新途徑。

3.5 信息統(tǒng)計(jì)預(yù)留接口

抽樣單信息預(yù)留導(dǎo)出表格接口，被抽樣單位可按一定條件篩選樣品后導(dǎo)出相關(guān)信息，方便被抽樣單位直接引用和統(tǒng)計(jì)。

3.6 檢驗(yàn)結(jié)果及時(shí)獲知

所抽樣品檢驗(yàn)結(jié)果公布后，官方公眾號(hào)向被抽樣單位負(fù)責(zé)人推送檢驗(yàn)結(jié)果。被抽樣單位也可通過(guò)抽樣單關(guān)聯(lián)，獲取到樣品的檢驗(yàn)結(jié)果，便于被抽樣單位及時(shí)了解樣品情況，并及時(shí)做出相應(yīng)反應(yīng)。

4 結(jié)論

此項(xiàng)設(shè)計(jì)大幅度提高了抽樣效率，大大節(jié)約了紙張墨盒資源，實(shí)現(xiàn)了綠色辦公?！盁o(wú)紙化”抽樣一并解決了紙質(zhì)文書甄別難、保存難、修改難、統(tǒng)計(jì)難等一系統(tǒng)難題。