論縣級綜合檔案館重復(fù)檔案的精簡工作

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近幾年隨著辦公自動化的廣泛應(yīng)用，全國縣級綜合檔案館已普遍完成館藏檔案機(jī)讀目錄數(shù)字化工作。在利用微機(jī)檢索目錄時，出現(xiàn)大量重復(fù)檔案。這些重復(fù)檔案中，縣委、縣政府制發(fā)的需長期貫切執(zhí)行的文件材料是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府全宗里重復(fù)檔案的主體部分，占鄉(xiāng)鎮(zhèn)全部檔案的20%左右，約占全部館藏檔案的5%左右；上級機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)任免、人員編制等文件材料在鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府及縣直屬部門全宗里交叉重復(fù)，約占全部館藏檔案的3%左右；機(jī)構(gòu)聯(lián)合發(fā)文或機(jī)構(gòu)聯(lián)合召開會議的文件材料重復(fù)數(shù)量不多，僅二個以上協(xié)辦部門才產(chǎn)生重復(fù)文件。上述重復(fù)文件材料集中在一起，約占縣級綜合檔案館全部館藏檔案8%以上。一個縣級綜合檔案館館藏檔案若10萬卷，重復(fù)檔案就可達(dá)到8000卷左右。重復(fù)檔案的不斷累積，不僅加劇館藏檔案結(jié)構(gòu)失衡，也使檔案庫房面臨不足的挑戰(zhàn)，而且檔案管理成本也會額外加大。因此，精簡重復(fù)檔案，提高檔案庫房利用效率，減少檔案管理成本已勢在必行。

一、縣級綜合檔案館重復(fù)檔案成因分析

由于縣級綜合檔案館館藏檔案既包括縣級黨委、政府及其直屬單位的檔案，還包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府的檔案，這一特殊體系是導(dǎo)致縣級綜合檔案館館藏檔案重復(fù)過多的主要成因，這些重復(fù)檔案主要分布在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府全宗中。根據(jù)《機(jī)關(guān)文書檔案歸檔范圍保管期限的規(guī)定》（國家檔案局8號令），縣級黨委、政府制發(fā)的要求下級機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的重要文件材料，大部分屬于鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府主管業(yè)務(wù)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)一般列為永久保存，這就必然造成同一份檔案在各縣委、縣政府以及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的全宗里重復(fù)出現(xiàn)，數(shù)量很大。縣級黨委、政府制發(fā)的關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)任免、人員編制等文件材料，所涉及的單位具有不確定性。一份文件有時涉及有限的幾個部門，而有時涉及多達(dá)幾十個部門。按照國家檔案局8號令規(guī)定，所涉及部門都應(yīng)永久保存，因此，這部分檔案重復(fù)數(shù)量也較多。機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文或機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會議的文件材料重復(fù)較少。因為聯(lián)合發(fā)文的機(jī)關(guān)，分主辦機(jī)關(guān)和協(xié)辦機(jī)關(guān)，主辦機(jī)關(guān)和協(xié)辦機(jī)關(guān)分別按不同的保管期限存檔。一般情況下，聯(lián)合發(fā)的重要文件，主辦機(jī)關(guān)按永久保存，協(xié)辦機(jī)關(guān)按定期30年保存；聯(lián)合發(fā)的一般文件，主辦機(jī)關(guān)按定期30年保存，協(xié)辦機(jī)關(guān)按定期10年保存。而聯(lián)合召開會議的文件材料，雖然主辦機(jī)關(guān)和協(xié)辦機(jī)關(guān)都需要存檔，但其保管期限也各有不同。主承辦機(jī)關(guān)按永久保存的文件材料，協(xié)辦機(jī)關(guān)按定期30年保存，主承辦機(jī)關(guān)按定期30年保存的，協(xié)辦機(jī)關(guān)按10年保存。因此，聯(lián)合發(fā)文或聯(lián)合召開會議形成的文件材料，協(xié)辦機(jī)關(guān)只有一個，不存在檔案交叉重復(fù)問題；協(xié)辦有N個，重復(fù)檔案就有N-1個。

二、精簡重復(fù)檔案需把握的原則

（一）要用系統(tǒng)論觀點指導(dǎo)檔案工作

系統(tǒng)論是以系統(tǒng)為對象，從整體出發(fā)來研究系統(tǒng)整體和組成系統(tǒng)整體各要素的相互關(guān)系，從本質(zhì)上說明其結(jié)構(gòu)、功能、行為和動態(tài)以把握系統(tǒng)整體，達(dá)到最優(yōu)的目的。根據(jù)系統(tǒng)論的觀點，縣級綜合檔案館全宗整體可作為一個母系統(tǒng)，部門全宗是母系統(tǒng)中的子系統(tǒng)。從縣級綜合檔案館館藏檔案的全宗架構(gòu)來看，各子系統(tǒng)全宗之間應(yīng)當(dāng)具有排它性，即每個全宗里的檔案與其它全宗里的檔案理論上互不交叉，但又不能孤立存在，而是既相互區(qū)別，又相互聯(lián)系，共同構(gòu)成一個有序的母系統(tǒng)。當(dāng)然，各個子系統(tǒng)之間檔案內(nèi)容絕對排它是不可能的，也是不必要的，應(yīng)當(dāng)允許有適當(dāng)?shù)慕徊妫跃S持子系統(tǒng)全宗之間的某種緊密的、內(nèi)在的聯(lián)系。

用系統(tǒng)論的觀點指導(dǎo)檔案整理工作，就是要求縣級檔案行政管理部門把所有進(jìn)館全宗作為一個相互聯(lián)系的整體看待，統(tǒng)籌指導(dǎo)全縣各部門的檔案整理工作。進(jìn)館各部門要有大局意識、整體意識，服從于縣檔案行政管理部門的統(tǒng)一協(xié)調(diào)，把部門全宗納入縣綜合檔案館母系統(tǒng)的所有全宗中統(tǒng)籌考慮，跳出部門全宗的自我小圈子，以更好地彰顯部門檔案特點，保證縣級綜合檔案館館藏檔案結(jié)構(gòu)合理有序。

（二）要正確把握精簡重復(fù)檔案的思路

重復(fù)檔案過多，會影響到檔案館館藏檔案整體結(jié)構(gòu)的合理性，從優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)視角，精簡重復(fù)檔案勢在必行。但是否需要從現(xiàn)有館藏檔案入手精簡，從根本上徹底解決重復(fù)檔案問題值得商榷。筆者認(rèn)為，無論從經(jīng)濟(jì)效益還是社會效益上權(quán)衡，精簡現(xiàn)有館藏重復(fù)檔案是不必要的。原因在于，精減館藏重復(fù)檔案，需要拆散相關(guān)檔案，重新編排順序打印目錄，而且有的縣市檔案館已經(jīng)完成了館藏檔案全文數(shù)字化，精簡要耗費大量的人力、物力和財力，得不償失。但如何防止重復(fù)檔案日趨增多。筆者認(rèn)為，最優(yōu)方案是不糾結(jié)既往的重復(fù)問題，而把著眼光放在未來進(jìn)館的檔案上，制定科學(xué)合理的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，以減少后續(xù)檔案重復(fù)進(jìn)館問題。

（三）要從實際出發(fā)用活國家檔案局8號令

國家檔案局8號令，是全國各級黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的主要依據(jù)，是指導(dǎo)檔案整理的綱領(lǐng)性文件，具有高度的權(quán)威性，這是毋庸置疑的。但由于國家檔案局8號令執(zhí)行范圍涉及各級部門，不同層級執(zhí)行起來應(yīng)因地制宜、有所差別，以適應(yīng)不同層級的特殊情況。就縣級基層部門而言，個別條款適應(yīng)度相對較弱。原因在于，縣級綜合檔案館館藏檔案包括縣及鄉(xiāng)鎮(zhèn)二級黨委政府，這與省級、地市級綜合檔案館有所不同?；诳h級綜合檔案館這一特殊性，縣級基層部門在整理檔案時應(yīng)當(dāng)靈活運用國家檔案局8號令，才能減少重復(fù)檔案。譬如，國家檔案局8號令第七條第七款規(guī)定，上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料應(yīng)當(dāng)永久保存。按照這一規(guī)定，縣級黨委、政府制發(fā)的重要文件材料涉及到鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府主管業(yè)務(wù)的，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府應(yīng)當(dāng)永久保存，這就導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)中產(chǎn)生大量重復(fù)檔案。為避免這種情況，除縣委、縣政府外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)可不列入永久保存，而改按10年定期保存，這樣就可避免重復(fù)檔案的形成。譬如，國家檔案局8號令附件中《文書檔案保管期限表》中的第11.3規(guī)定，上級機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料應(yīng)按永久保存。對于這一規(guī)定，筆者認(rèn)為，也可以視不同情況靈活掌握。涉及2個機(jī)關(guān)的，相關(guān)機(jī)關(guān)都按永久保存；對于涉及3個以上機(jī)關(guān)的，除行文機(jī)關(guān)按永久保存外，其它相關(guān)機(jī)關(guān)按10年定期保存，以避免重復(fù)。