加強基層文書檔案的數(shù)字化與規(guī)范化

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隨著時代的發(fā)展與進(jìn)步，檔案數(shù)字化和管理規(guī)范化日益成為檔案工作的重點和人民群眾的迫切需求。新修訂的《檔案法》也對檔案信息化提出了明確的要求和具體的規(guī)定，檔案的數(shù)字化和規(guī)范化已經(jīng)成為檔案工作的重頭戲。基層文書檔案涉及范圍廣、利用價值高，理應(yīng)成為這項工作推進(jìn)落實的重要領(lǐng)域和改革創(chuàng)新的試驗田。做好基層單位文書檔案的數(shù)字化，既能夯實檔案工作的根基，也能切實滿足廣大公民對檔案的利用率和體驗度。加強基層單位文書檔案的規(guī)范化管理，更是確保檔案工作服務(wù)人民、服務(wù)改革發(fā)展的應(yīng)有之義、應(yīng)負(fù)之責(zé)。

一、基層文書檔案數(shù)字化的任務(wù)與定位

基層文書檔案，是指黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、醫(yī)院學(xué)校等的基層單位產(chǎn)生的文書檔案，是檔案工作的神經(jīng)末梢，也是最基礎(chǔ)、最廣泛的檔案工作?；鶎游臅鴻n案覆蓋范圍廣、涉及內(nèi)容多、管理難度大，又與社會發(fā)展和公民利益息息相關(guān)。因此，做好基層文書檔案的數(shù)字化，既是適應(yīng)時代發(fā)展需要的必要之舉，又是滿足公民需求的切實回應(yīng)，必須要認(rèn)清其任務(wù)與定位，實現(xiàn)三個方面的轉(zhuǎn)變。

一是突破安全保密限制，完成從實體檔案向信息資源的轉(zhuǎn)變，滿足管理所需。傳統(tǒng)檔案多半是紙、磁帶、光盤等有形載體，而數(shù)字化檔案將擺脫載體的限制，將檔案刊載的信息擴大到網(wǎng)絡(luò)中，更好地適應(yīng)時代要求與現(xiàn)代人獲取信息的習(xí)慣。同時，數(shù)字信息的管理也更加便捷透明，便于管理，可以解決紙質(zhì)檔案管理方式存在的許多弊端，如損壞或丟失等。

二是突破時間空間限制，完成從固定向移動轉(zhuǎn)變，滿足服務(wù)必需。館藏檔案受限于時間和地點，屬于“靜態(tài)”，而數(shù)字化檔案則打破時間和空間的限制，讓檔案所承載的信息成為“動態(tài)”。應(yīng)用先進(jìn)科學(xué)的存儲數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建檔案信息數(shù)字資源，可以兼顧資料與文件、視頻與語音、圖像與圖形等更多形式，很好地提高基層文書檔案信息資源的共享性與可利用性，多渠道滿足社會和公民對檔案的使用需求。

三是突破書面手續(xù)限制，完成有限向無限轉(zhuǎn)變，滿足群眾急需?；鶎游臅鴻n案內(nèi)容繁雜、涉及面廣，關(guān)系到的受眾群體廣博，傳統(tǒng)的檔案查閱方式無法突破檔案與查閱人“一對一”“面對面”的難題。但將檔案數(shù)字化后，有限的檔案就可以面對無限的需求。同時，日常的統(tǒng)計檢索、審批登記、查詢打印等檔案工作也將大大縮減時間，使基層文書檔案管理效率顯著提高，尤其對行動不便的特殊人群，以及在受疫情影響的特殊時期，其優(yōu)勢將更加明顯。

二、基層文書檔案數(shù)字化的管理與規(guī)范

一是加強制度建設(shè)。有別于傳統(tǒng)檔案的管理制度，數(shù)字化檔案的管理需要對原有的管理制度做出調(diào)整，進(jìn)一步明確歸檔制度、加強保管制度、落實借閱制度等。其中安全制度建設(shè)和共享制度建設(shè)，是基層文書檔案數(shù)字化后必須重視和亟需解決的兩項核心制度。構(gòu)建數(shù)字化安全制度。一方面采取重要信息備份、加密等技術(shù)手段，避免信息數(shù)據(jù)流失與泄漏；另一方面，不斷改進(jìn)檔案管理工作方法，對核心重要檔案、涉及個人隱私的檔案、不適宜公開的檔案等，需要進(jìn)行嚴(yán)密的網(wǎng)上監(jiān)控，通過設(shè)置管控權(quán)限分級，做好查閱審批。此外，對于涉密檔案資料的發(fā)布和查閱，需要嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)守保密制度，不得擅自將涉密內(nèi)容發(fā)布到網(wǎng)上，避免出現(xiàn)網(wǎng)上失泄密等違規(guī)行為。

構(gòu)建數(shù)字信息共享制度。要注意建立基層文書檔案的縱向管理和橫向交流制度。在縱向上，上下級之間要建立彼此兼容、溝通順暢的文書檔案共享制度，以便于上級文電的下達(dá)和下級檔案的上傳，減少不必要的檔案管理環(huán)節(jié)，提升檔案管理效率。橫向上，探索嘗試與相關(guān)單位或合作對象間的數(shù)字化檔案合作交流，便于更加直觀便捷的展現(xiàn)單位歷史沿革和對外文化宣傳。

二是加強隊伍建設(shè)?；鶎游臅鴻n案的管理使用目前還主要依賴人力，遇有任務(wù)往往采取的是人海戰(zhàn)術(shù)，檔案數(shù)字化后，將減少對“人數(shù)”的依賴，需要建設(shè)一支“少而精”的隊伍。需要具備業(yè)務(wù)技能與專業(yè)知識。全面掌握檔案專業(yè)知識，如檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。培養(yǎng)多元化的知識結(jié)構(gòu)。通過多種形式的培訓(xùn)和教育，使其熟悉計算機、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等各項軟硬件設(shè)備設(shè)施以及技術(shù)，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)和探索性、積極性，確?；鶎游臅鴻n案管理水平的提升。

三、基層文書檔案數(shù)字化的創(chuàng)新與發(fā)展

新修訂的《檔案法》在許多方面提出了檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的新要求，檔案工作信息化水平相對滯后于整個社會的信息化水平的局面將得到有效化解?；鶎游臅鴻n案數(shù)字化的創(chuàng)新和發(fā)展必將成為下一步貫徹落實新《檔案法》的重要任務(wù)，必將是回應(yīng)社會各界呼吁，提升檔案信息化水平的重點。

一要提升“大數(shù)據(jù)”素養(yǎng)。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字形式的檔案資源呈現(xiàn)爆炸式增長的趨勢，尤其是大數(shù)據(jù)的興起，以“最多跑一次”“一網(wǎng)通辦”等為代表的電子政務(wù)服務(wù)的快速發(fā)展，要求檔案工作實現(xiàn)全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型。這就要求基層文書檔案工作者要順應(yīng)時代需要，提高大數(shù)據(jù)素養(yǎng)。在學(xué)懂弄通的前提下，還要運用大數(shù)據(jù)思維積極參與到電子政務(wù)中去，以基層文書檔案的數(shù)字化，破解檔案信息化建設(shè)的難題，滿足社會需要，回應(yīng)民眾呼聲。

二要樹立“大服務(wù)”格局。新《檔案法》關(guān)于鼓勵檔案館開展文化教育服務(wù)的規(guī)定，既反映了推進(jìn)文化強國建設(shè)、增強文化自信的重要性，也體現(xiàn)了公民對精神文化生活的客觀需求。檔案作為人類一切文化的“母資源”，不能缺席這場文化“盛宴”。基層檔案工作者要在數(shù)字化的進(jìn)程中，主動樹牢服務(wù)意識，由原來的“嚴(yán)陣以待”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃映鰮簟?，以積極主動的服務(wù)態(tài)度滿足群眾訴求，成為文化建設(shè)活動的重要一份子。

三要堅守“大檔案”心態(tài)。新《檔案法》專門要求建立健全突發(fā)事件應(yīng)對活動的檔案收集和利用機制，確立了檔案在應(yīng)對突發(fā)事件、進(jìn)行風(fēng)險管理中信息支撐的地位?；鶎游臅鴻n案涉及基層單位的方方面面，在疫情防控等特殊狀況下，能夠為管理決策和民生保障等發(fā)揮參謀作用，而檔案的數(shù)字化無疑會明顯提升決策的準(zhǔn)確性、時效性。因此，基層文書檔案的數(shù)字化要有海納百川、潤物無聲的“大檔案”心態(tài)，為基層單位的決策應(yīng)對、風(fēng)險管控等提供參考，切實融入到基層事務(wù)的方方面面，并發(fā)揮出應(yīng)有的作用。