高中學校檔案信息化管理探究

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隨著科技的發(fā)展，各行各業(yè)都開始步入信息化管理階段。高中學校的檔案管理部門，應該緊跟時代步伐開展檔案信息化管理工作，讓檔案工作朝著智能化、自動化、數(shù)字化的方向發(fā)展，既改變檔案傳統(tǒng)管理的弊端，又為檔案管理人員創(chuàng)設良好的工作環(huán)境，最終切實提高檔案管理工作效率與質(zhì)量。

一、提高素質(zhì)，推進信息化管理

目前，高中檔案管理人員的檔案業(yè)務水平與信息技術(shù)運用素養(yǎng)相對較低，阻礙了檔案信息化管理的進程。因此，要從檔案人員自身的業(yè)務能力培養(yǎng)入手，對檔案人員進行定期培訓，提高其業(yè)務能力和技術(shù)水平，組建一支涵蓋檔案信息技術(shù)維護人員、電子檔案輸入人員、專業(yè)檔案管理人員在內(nèi)的年輕化、專業(yè)強的檔案管理隊伍，為信息化建設提供人才保障。例如，高中學校領導可以與教育部門進行協(xié)商，為學校的檔案管理部門增進一些專業(yè)人員，然后與本校的信息技術(shù)教師聯(lián)手，根據(jù)學?，F(xiàn)有的檔案信息情況，設計出數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，并對檔案管理人員與學校教職工進行操作步驟的合理培訓。此外，學校也可以與第三方大數(shù)據(jù)技術(shù)公司合作，方便高效地推進高中檔案信息化管理工作。

二、強化設備，提供信息化條件

檔案信息化管理需要有相應的信息物質(zhì)條件作為基礎，以滿足信息化管理的需求。學校應加大對檔案信息化管理設施建設的資金投入，為檔案信息化管理提供資金保證。例如，更新管理人員的電腦設備，以更強大的功能來輔助檔案信息化管理；配備打印機、軟件系統(tǒng)、掃描儀等，使管理人員的工作更加便捷?？梢栽谲浖到y(tǒng)的支撐下進行信息檢索，快速定位檔案信息，使得檔案管理工作更具針對性、可行性與操作性，為學校教職工人員利用檔案提供便利。

三、統(tǒng)一標準，開展數(shù)字化管理

在推進高中檔案信息化管理的過程中要統(tǒng)一標準，主要包括操作流程、工作理念兩個方面。檔案人員要按照統(tǒng)一的標準開展工作，讓不同部門的工作人員都能夠準確地上傳資料，并在自己的權(quán)限內(nèi)實現(xiàn)檔案資源共享，避免不同部門不同標準、各自為政的現(xiàn)象，提高檔案管理工作的時效性。與此同時也要確保其流程與模式的規(guī)范化。在不同的檔案信息中，檔案管理系統(tǒng)軟件能夠?qū)⑵浞峙湓诓煌臄?shù)據(jù)庫中，形成多個并列的查詢范圍，初步劃分了檔案查詢種類，使學校教職工在檢索檔案信息時，能夠快速地找到符合自己要求的查詢按鈕，從而增強自己的查詢體驗感。統(tǒng)一的標準與流程，使高中檔案管理工作呈現(xiàn)數(shù)字化管理模式，既減輕了檔案管理人員的工作壓力，又推進了信息化管理的深入發(fā)展。

四、加強保密，確保檔案安全

對于檔案管理而言，安全性至關重要。高中檔案中包含學校教職工的整個工作生涯、道德品德等信息，同時也包含學生的相關檔案信息，對他們未來的發(fā)展有巨大的影響。大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息化管理存在一定的風險，因此要做好安全保密工作，針對各個階層的工作人員設置相應的查看與修改權(quán)限，以避免此類問題的產(chǎn)生。例如，學校教職工在獲取相應批準后，可以在系統(tǒng)中查看自己的檔案信息，但是不能進行修改。修改權(quán)限只有學校最高領導可以擁有。此外，為了防止其他危險因素的攻擊，盜取學校檔案信息，在檔案軟件系統(tǒng)設計時，可以考慮多方因素，多加幾層防護墻，并定期進行維護。通過權(quán)限與防火墻的設計，能夠很大程度上保障檔案信息的真實性與安全性，使得高中檔案管理工作更加穩(wěn)定與高效。

五、存儲銜接，紙質(zhì)與電子統(tǒng)一管理

對電子檔案和紙質(zhì)檔案實行統(tǒng)一管理，會牽扯到紙質(zhì)檔案與電子檔案存儲銜接問題，因為很多學校教職工在發(fā)送檔案信息時，會出現(xiàn)“電子文件與紙質(zhì)文件不同步”“只收到紙質(zhì)文件”“只收到電子文件”等問題。要想解決這些問題，首先要統(tǒng)一學校檔案管理標準，使每位工作人員都能夠按照規(guī)范的制度上交或查詢文件。其次是將紙質(zhì)文檔與電子文檔進行分類管理，不論時間前后，統(tǒng)一收歸系統(tǒng)。教職工人員可以通過掃描與打印，處理文件不同步或缺失的現(xiàn)象。此外，也可以在檔案管理系統(tǒng)中開設“預存”儲備庫，將信息缺漏的文件統(tǒng)一上傳至此，并定期進行處理，既方便檔案管理人員的查閱與管理，也保障檔案管理工作的有序性開展。

總之，高中檔案信息化管理工作的開展，符合現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，是對傳統(tǒng)檔案管理工作的優(yōu)化，使其更加高效與便捷，更好地服務于學校教職工人員。因此，高中檔案管理人員應該針對目前所存在的工作問題進一步總結(jié)與梳理，對癥下藥，探索出適合本校檔案管理工作的具體模式。