公路管理事業(yè)單位加強(qiáng)支出業(yè)務(wù)控制措施探討

陳永芳

摘 要：支出業(yè)務(wù)控制是行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制的重要組成部分。公路管理事業(yè)單位在資金日漸緊張的情況下，加強(qiáng)支出業(yè)務(wù)控制具有現(xiàn)實(shí)意義?；诖?，本文對加強(qiáng)支出業(yè)務(wù)控制問題進(jìn)行了探討，提出了加強(qiáng)支出業(yè)務(wù)控制的措施。

關(guān)鍵詞：公路管理事業(yè)單位;支出業(yè)務(wù)控制;山西

公路管理事業(yè)單位主要負(fù)責(zé)管理公路。山西省的市級公路管理事業(yè)單位主要負(fù)責(zé)全市農(nóng)村公路的管理。該類單位歷史上的資金來源為拖拉機(jī)養(yǎng)路費(fèi)。2009年費(fèi)改稅后的資金來源為成品油消費(fèi)稅中央轉(zhuǎn)移支付資金。中央轉(zhuǎn)移支付資金自2009年確定年度預(yù)算額度后幾乎沒有增加。隨著工資及物價(jià)逐年增長，公路管理事業(yè)單位資金日漸緊張。基于此，探討加強(qiáng)支出業(yè)務(wù)控制問題具有現(xiàn)實(shí)意義。

收支業(yè)務(wù)控制是行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制的重要組成部分。在資金來源和收入相分離后，公路管理事業(yè)單位近年來的突出問題是如何加強(qiáng)支出業(yè)務(wù)控制。

一、支出業(yè)務(wù)存在的主要問題

（一）支出事項(xiàng)的事前申請制度還不夠完善

大的工程項(xiàng)目需要按照規(guī)定要求進(jìn)行工程可行性研究等程序，不存在不事前申請的問題。但經(jīng)費(fèi)支出事項(xiàng)沒有硬性規(guī)定，還有些單位存在制度缺失或不夠完善的問題。

（二）支出事項(xiàng)的審批、審核制度還需要進(jìn)一步加強(qiáng)

支出事項(xiàng)的審批、審核制度屬于事中控制范疇，大部分公路管理事業(yè)單位是執(zhí)行審批、審核制度的，但還存在審批、審核制度較粗放執(zhí)行、不夠細(xì)化的問題。

（三）對支出事項(xiàng)的動態(tài)控制還不夠成熟

年度支出預(yù)算安排的是全年的預(yù)算，但支出不是一次性完成，而是按進(jìn)度執(zhí)行。有些公路管理事業(yè)單位缺少對支出預(yù)算執(zhí)行的動態(tài)管理，導(dǎo)致一些不合理支出或不符合進(jìn)度的支出直到年底才能發(fā)現(xiàn)，貽誤了及時(shí)制止的時(shí)機(jī)，造成了不可挽回的損失。

（四）對“三公經(jīng)費(fèi)”的控制還存在時(shí)松時(shí)緊的現(xiàn)象

對“三公經(jīng)費(fèi)”的控制是行政事業(yè)單位支出控制的重中之重。但有些公路管理事業(yè)單位仍存在“緊跟形勢”現(xiàn)象，在查得緊的年度加強(qiáng)控制，在查得略松的年度就放松控制。

（五）支付環(huán)節(jié)還存在不夠謹(jǐn)慎的問題

公路管理事業(yè)單位因?yàn)楣芾砉返奶厥庑再|(zhì)，外出較多、零支較多，歷史上對現(xiàn)金的需求較大。一些單位還存在現(xiàn)金使用量較大、支付不夠謹(jǐn)慎的問題。

二、支出業(yè)務(wù)的主要控制措施

（一）完善支出事項(xiàng)事前申請制度

支出事項(xiàng)事前申請制度屬于事前控制范疇，不能因?yàn)椴皇枪こ添?xiàng)目就掉以輕心。經(jīng)費(fèi)支出的事前申請同樣具有重要意義。事前申請制度可以將支出風(fēng)險(xiǎn)控制在萌芽狀態(tài)，比事中、事后控制更有意義。下面列舉兩個(gè)實(shí)例說明事前申請的流程。

例1：X單位人員出差前要填寫出差審批單，寫明出差人員、事由、地點(diǎn)、預(yù)計(jì)時(shí)間等主要事項(xiàng)，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字、辦公室報(bào)備后方可成行。出差審批單作為差旅費(fèi)報(bào)銷的原始憑證之一，缺失則不予報(bào)銷。這樣就從事前對不必要的出差進(jìn)行了控制。附：X單位出差審批單（見表1）。

例2：X單位人員報(bào)銷金額在1 000元以上的事項(xiàng)，需提前書面請示單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并作為經(jīng)費(fèi)報(bào)銷單的原始憑證之一，缺失則不予報(bào)銷。按照規(guī)定，在行政事業(yè)單位負(fù)責(zé)人不能直接簽批票據(jù)的當(dāng)前環(huán)境下，這項(xiàng)制度就保證了單位負(fù)責(zé)人對支出的事前控制。同時(shí)還在負(fù)責(zé)人和簽票人之間形成了良好的溝通，并遵循了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的制衡性原則。

（二）進(jìn)一步加強(qiáng)支出事項(xiàng)的審批、審核

作為事中控制范疇的審批、審核，其是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的最直接執(zhí)行環(huán)節(jié)，也是最重要環(huán)節(jié)。審批、審核的范圍不僅包括原始票據(jù)的合法性、合規(guī)性、真實(shí)性、完整性，還包括支出事項(xiàng)是否符合預(yù)算、是否符合黨的最新規(guī)定等。審批、審核制度不只是需要有，而是必須進(jìn)一步加強(qiáng)的內(nèi)部控制措施。審批、審核的權(quán)限、范圍都要作出明確的規(guī)定。

如X單位經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程：經(jīng)手人將原始單據(jù)按規(guī)定貼好后填寫經(jīng)費(fèi)報(bào)銷單并簽字→科室負(fù)責(zé)人簽字→分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→交財(cái)務(wù)科→會計(jì)審核簽字→財(cái)務(wù)科長簽字→民主理財(cái)小組理財(cái)蓋章→總會計(jì)師簽字→會計(jì)將完成各項(xiàng)審核程序后的票據(jù)交出納支付。附：X單位經(jīng)費(fèi)報(bào)銷單（見表2）。

X單位的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程就反映了各級各部門的層層審批權(quán)限。在票據(jù)交到財(cái)務(wù)科之前，主要反映的是對支出事項(xiàng)的審批;票據(jù)交到財(cái)務(wù)科之后，主要反映的是對原始單據(jù)合法、合規(guī)、真實(shí)、完整等票據(jù)本身的審核。民主理財(cái)小組理財(cái)蓋章又反映了民主理財(cái)小組對財(cái)務(wù)科的制衡作用。最后才是總會計(jì)師對票據(jù)進(jìn)行簽字批準(zhǔn)。而且，X單位還規(guī)定，超過5 000元的事項(xiàng)，總會計(jì)師需向黨組會匯報(bào)后簽批。

X單位的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程涉及業(yè)務(wù)部門、財(cái)會部門、民主理財(cái)小組和總會計(jì)師，5 000元以上的支出事項(xiàng)還涉及黨組成員。這是行政事業(yè)單位支出業(yè)務(wù)控制全面性、制衡性原則的體現(xiàn)。

（三）加強(qiáng)支出控制的動態(tài)管理

單位領(lǐng)導(dǎo)（尤其是總會計(jì)師）、財(cái)務(wù)科長、主管會計(jì)對每月的預(yù)算執(zhí)行情況即使不能了然于心，也要做到心中有底。每月末編制“預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度表”，及時(shí)發(fā)現(xiàn)支出中存在的問題，第一時(shí)間采取措施，及時(shí)調(diào)整，保證支出安全有效。

例如：X單位每月末由會計(jì)人員完成預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度表，及時(shí)交總會計(jì)師等相關(guān)人員審閱，為單位領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、進(jìn)行支出業(yè)務(wù)分析提供信息支持。附：X單位預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度表（見表3）。

（四）進(jìn)一步加強(qiáng)對“三公經(jīng)費(fèi)”的控制

“三公經(jīng)費(fèi)”是指公務(wù)接待費(fèi)用、公務(wù)車輛的購置及運(yùn)行費(fèi)用和公款出國（境）費(fèi)用?！叭?jīng)費(fèi)”是黨和政府極其重視的一個(gè)老問題。行政事業(yè)單位加強(qiáng)“三公經(jīng)費(fèi)”的控制，不僅是必須對黨和政府上交的答卷，而且是必須對人民上交的答卷。其不能見風(fēng)使舵，隨著檢查的松緊確定管理辦法。公路管理事業(yè)單位作為政府的重要職能部門，對“三公經(jīng)費(fèi)”支出尤其應(yīng)該嚴(yán)格控制。例如：X單位對“三公經(jīng)費(fèi)”的控制

如下。

1.對公務(wù)接待費(fèi)的控制

公務(wù)接待要求必備三要素：派出單位公函、公務(wù)接待審批單、公務(wù)接待清單。公務(wù)接待之前，經(jīng)手人需要填寫接待審批單。寫明接待對象、接待時(shí)間、接待事由。經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字、單位負(fù)責(zé)人簽字后方可安排接待事宜。附：X單位接待審批單（見表4）。

接待完成后，經(jīng)手人需要填寫接待清單，逐一寫明接待對象的姓名、工作單位、職務(wù)，以及陪同人員姓名。具體接待事宜要分餐飲部分、住宿部分和其他開支三項(xiàng)。餐飲部分要按照早、中、晚三餐分別寫明用餐場所、用餐人數(shù)、支出金額，經(jīng)手人簽字。住宿情況要寫明住宿時(shí)間、住宿地點(diǎn)、住宿人數(shù)、房間數(shù)、支出金額，經(jīng)手人簽字。其他開支要寫明具體內(nèi)容、支出金額，經(jīng)手人簽字。接待對象和接待事宜的全部情況都以接待清單表格的形式反映。派出單位公函、接待審批單、接待清單分別作為公務(wù)接待費(fèi)支出的原始憑證之一，填寫經(jīng)費(fèi)報(bào)銷單后履行報(bào)銷

手續(xù)。

本單位發(fā)生的公務(wù)接待費(fèi)用，如實(shí)記入“公務(wù)接待費(fèi)”科目，年底部門決算中也在“公務(wù)接待費(fèi)”中反映，不列入“會議費(fèi)”科目或“辦公費(fèi)”科目模棱兩可地反映。

2.對公務(wù)用車購置費(fèi)、運(yùn)行維護(hù)費(fèi)的控制

X單位嚴(yán)格按照公務(wù)用車購置的相關(guān)規(guī)定、相關(guān)程序更新和購置車輛。絕不無審批無預(yù)算更新購置車輛。

X單位公務(wù)用車運(yùn)行維護(hù)嚴(yán)格執(zhí)行年初批復(fù)的公務(wù)用車預(yù)算，不僅控制全年總預(yù)算，保證全年費(fèi)用不超預(yù)算，還進(jìn)行分車核算費(fèi)用（一輛車一年2萬元），保證單車費(fèi)用不超預(yù)算。

公務(wù)用車加油按照規(guī)定只在中石化、中石油及延長殼牌三個(gè)指定的石油公司加油。公務(wù)用車司機(jī)每一次加油都需要填寫加油明細(xì)表，寫明車輛號、加油時(shí)間、油品種類、加油數(shù)量（升）、金額（元）、加油當(dāng)日里程數(shù)（公里）及事由。然后經(jīng)手人簽字，車隊(duì)隊(duì)長審核簽字。加油明細(xì)表作為加油支出的原始憑證之一，缺失不予報(bào)銷。司機(jī)加油時(shí)間、事由和“車輛派遣單”的時(shí)間要求一致，和出差人員填寫的“出差審批單”的時(shí)間符合邏輯。

公務(wù)用車維修要求填寫“公車維修送修單”，上半部分由送修單位填寫送修時(shí)間、車牌號、車輛品牌型號、行駛里程、聯(lián)系人;下半部分由定點(diǎn)維修企業(yè)填寫維修項(xiàng)目內(nèi)容、材料進(jìn)價(jià)明細(xì)、材料管理費(fèi)、工時(shí)費(fèi)、其他費(fèi)用明細(xì)，檢修人簽字;第三部分由送修單位確認(rèn)意見，確認(rèn)人簽字，送修單位驗(yàn)收意見，驗(yàn)收人簽字。同一輛車的N張“公車維修送修單”匯總形成“公務(wù)用車定點(diǎn)維修明細(xì)表”。明細(xì)表需要寫明一個(gè)時(shí)間段內(nèi)的送修時(shí)間、車牌號、故障內(nèi)容、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用、送修司機(jī)簽字。報(bào)銷時(shí)一車一報(bào)，填寫“經(jīng)費(fèi)報(bào)銷單”報(bào)賬。

公務(wù)用車保險(xiǎn)費(fèi)嚴(yán)格履行政府采購程序。要求必須具有“XX市政府采購實(shí)施計(jì)劃表”“XX市政府采購清單”及取得政府采購辦備案號的“公務(wù)車輛保險(xiǎn)委托購買合同”，方可報(bào)銷。同樣需要一車一報(bào)，填寫“經(jīng)費(fèi)報(bào)銷單”。

3.對出國（境）支出的控制

X單位規(guī)定如下。首先，要求必備審批備案手續(xù)。對不具備審批備案手續(xù)的，不能報(bào)銷。其次，要求有預(yù)算經(jīng)費(fèi)。對沒有預(yù)算經(jīng)費(fèi)或沒有追加經(jīng)費(fèi)的，不能報(bào)銷。第三，要求加強(qiáng)管理，出國（境）產(chǎn)生的費(fèi)用，在規(guī)定范圍內(nèi)的支出可以報(bào)銷，超規(guī)定范圍的堅(jiān)決不能報(bào)銷。

X單位對“三公經(jīng)費(fèi)”支出的控制，體現(xiàn)了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的重要性原則。

（五）加強(qiáng)支付環(huán)節(jié)的控制

公路管理事業(yè)單位雖然因管理公路的特殊性質(zhì)，在歷史上存在對現(xiàn)金需求較大的情況，但隨著支付方式和支付手段越來越多樣化，尤其是使用公務(wù)卡結(jié)算快捷便利，減少現(xiàn)金支付的條件已然具備，今后應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限制現(xiàn)金的支付。

例如：X單位嚴(yán)格按照公務(wù)卡使用和管理有關(guān)規(guī)定辦理業(yè)務(wù)。除差旅費(fèi)補(bǔ)助、銀行手續(xù)費(fèi)（國庫集中支付改革后以現(xiàn)金支付）等小額現(xiàn)金，原則上都要求公務(wù)卡結(jié)算或轉(zhuǎn)賬支票支付。特殊情況需要現(xiàn)金支付的，要求經(jīng)手人附書面說明，科室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

三、結(jié)語

隨著事業(yè)單位改革進(jìn)程的推進(jìn)，公路管理事業(yè)單位的資金來源問題將會從根本上得到解決。但無論資金緊張還是充裕，支出業(yè)務(wù)控制作為行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制的重要組成部分，都將持續(xù)進(jìn)行，并將依據(jù)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則，進(jìn)行不斷修訂和完善。

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