城建檔案利用中存在的問題及對策探究

鄭雅麗

摘 要：檔案的利用價值就在于它能夠為各項工作的開展提供最原始的依據(jù)和參考。對城建檔案的充分挖掘與利用可以極大的推動城市建設(shè)的發(fā)展。檔案所涉及的內(nèi)容包括了城市在發(fā)展過程中的是如何規(guī)劃、設(shè)計、施工和維護的，是如何就一些城市建設(shè)與民生問題之間所產(chǎn)生的糾紛和問題的。這些內(nèi)容真實的反映了城市發(fā)展的歷程，也為城市的可持續(xù)發(fā)展提供了有力的參考。但由于人們對檔案管理意識的薄弱使得檔案資料的利用率并不高，再加上檔案管理活動的組織機構(gòu)、管理模式等有著明顯的滯后性，極大的影響了檔案管理工作質(zhì)量的提高，進而影響了其的利用價值。在此，文章就著重對城建檔案的內(nèi)涵、在利用中存在的問題等進行了分析，由此提出了對應(yīng)的解決對策作為參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案;利用服務(wù);存在問題;解決對策

1 引言

城建檔案是整個城市發(fā)展歷程的濃縮。在20世紀(jì)80年代召開的全國科技檔案工作會議中，黨和國家就重視起了城建檔案管理工作，并多次強調(diào)了它在城市建設(shè)和發(fā)展過程中的利用價值和作用。由此城建檔案的管理工作體系也在逐漸的完善和成熟起來，并滲透到了社會生活的各個領(lǐng)域中。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，城市的建設(shè)以及人們對檔案資源的需求發(fā)生了巨大的變化，城建檔案管理工作也面臨著極大的困境和挑戰(zhàn)，再加上其他各方面主客觀因素的影響，整個城建檔案管理工作也還存在著很多不足之處，檔案的利用價值也受到了一定的限制。若想改變現(xiàn)狀，提升檔案利用服務(wù)的質(zhì)量和水平，滿足當(dāng)前工作的現(xiàn)實需求，檔案管理部門必須要轉(zhuǎn)變思想，樹立服務(wù)意識，并積極創(chuàng)新管理工作的方法和途徑，尤其是利用信息技術(shù)對檔案資源進行深入的挖掘和利用，推動檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)。

2 城建檔案概述

城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的重要基礎(chǔ)資料，是在城市規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)、管理等活動中直接形成的對國家和社會具有保存和利用價值的文字、圖紙、圖表、聲像、模型、信息數(shù)據(jù)以及特定實物等各種載體形式的歷史記錄。它是為城市建設(shè)活動服務(wù)的，其工作原則、范圍、成果最終由城市建設(shè)活動的內(nèi)在規(guī)律所決定。它反映出的不僅僅是今天我們開展的任何城市建設(shè)活動，更重要的是它記錄著這個城市的建設(shè)歷史。

3 城建檔案利用中存在的問題

1）檔案利用意識薄弱。檔案管理人員缺少必要的服務(wù)意識。通常來講，城建檔案的管理機構(gòu)并不是完全開放的，它幾乎很少會參與到其他部門的工作中，也不會積極主動地去提供相應(yīng)的服務(wù)，只是等著用戶需要時才予以配合;同樣其他部門也對該項工作保持著不作為的態(tài)度，不會積極的去配合該工作的開展，這樣的一種信息閉塞的狀態(tài)不可避免的會引發(fā)系列與用戶之間的矛盾和沖突，缺乏調(diào)研和引導(dǎo)需求的規(guī)劃和策略。

2）檔案管理機制單一。檔案部門所收集的內(nèi)容和信息并不全面和豐富，來源也不夠均衡。一般來講，城建檔案的管理主要集中在建筑類檔案資料上，很少有與社會民生有關(guān)的、與百姓生活有關(guān)的檔案資料，這種單一性就嚴(yán)重的削減了檔案資料的公平性、完整性、系統(tǒng)性和真實性，無法全面客觀的反映這個城市的面貌。比較常見的就是在所有的檔案中，房地產(chǎn)移交的數(shù)據(jù)和資料居于大半，城市基礎(chǔ)設(shè)施以及地下管線等這樣類型的檔案數(shù)量相對偏少，但需要具體利用檔案的工作人員查詢的內(nèi)容往往都是地下設(shè)施建設(shè)的領(lǐng)域，從而導(dǎo)致了收集與利用的錯位。

3）檔案管理機制滯后。城建檔案管理過程中政府在其中扮演著重要的角色，但它制定的相關(guān)規(guī)定卻缺乏靈活性。比如在城建檔案管理規(guī)定上并沒有相關(guān)的章程予以規(guī)定和制約?！肮_的時間和范圍是會根據(jù)檔案資料的價值有所不同”已成為人們默認的共識，但這個“不同”卻沒有具體的界定。其次，對檔案資料的利用是需要收取一部分費用的，像綜合性的服務(wù)費、查詢費、復(fù)制費等，但相對于其他檔案，城建檔案的費用就略高。尤其是機構(gòu)組織所查詢的不是本單位的城建檔案，它的收取費用標(biāo)準(zhǔn)就高于個人，并且查閱的費用是與查閱的次數(shù)成正比的。

4 城建檔案利用問題的有效解決對策

1）要積極整合館藏資源。如前所述城建檔案的范圍十分狹窄，無法充分的被利用，因此我們要對檔案資源進行有效的整合和配置。比如，根據(jù)城建項目的不同，來建立 不同的管理目錄，并對整合后的檔案資源進行集中管理，最大限度的消除檔案實體“各自為政”與社會利用之間的沖突。另外，還要根據(jù)城市文化品味的提升，加強對當(dāng)?shù)靥厣珯n案的調(diào)查、整理和收集，比如著名的景點、文化古跡、有年代感的建筑物等，這些都要納入檔案的收藏和管理范圍，讓館藏結(jié)構(gòu)更加豐富。

2）要強化管理隊伍素質(zhì)。檔案資源的存在價值是通過發(fā)揮自己的知識、研究價值來服務(wù)用戶，滿足不同需求。因此檔案資源管理機構(gòu)要做好對資源的推薦服務(wù)，以各具體的文獻描述、知識單元分析為基礎(chǔ)建立科學(xué)索引庫，運用多種渠道挖掘檔案資源及內(nèi)容，擴大用戶的體驗范圍;其次從業(yè)人員要對用戶檢索檔案的習(xí)慣、用戶類別等進行調(diào)查，增加彼此的認知，從而有效的把握不同用戶的不同需求，進而增加用戶對檔案資源知識價值的探索和利用。再次，將知識服務(wù)落實到位，根據(jù)不同用戶特征、不同需求以及所面臨的不同問題進行綜合分析，采取有針對性的服務(wù)解決方案。

3）要創(chuàng)新檔案管理模式。首先要充分利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立信息開放服務(wù)中心，對資源信息開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的安全共享。比如可以將語義技術(shù)應(yīng)用在資源檢索環(huán)節(jié)，在固定領(lǐng)域的資源范圍內(nèi)建立本體知識庫，形成共享模式，在此基礎(chǔ)上再對此資源按照不同的模塊予以具化和標(biāo)注，并保持與本體知識之間的關(guān)聯(lián)性;另外對于用戶多元需求的檢索系統(tǒng)，制定個性化的結(jié)果界面，以規(guī)范化的結(jié)果輸出形式來保障用戶所檢索出的結(jié)果符合自己的實際需求，讓用戶獲取額外受益的檔案資源。

4）要制定合理收費制度。城建檔案管理部門所在轄區(qū)的政府機構(gòu)及其他相關(guān)組織部門要認清檔案資源管理的目的，要根據(jù)社會需求和社會發(fā)展規(guī)律制定出合理的收費制度，而檔案管理部門也要對自己的工作有明確的界定，要知道自己的工作是具有公益性特點的，要在對資源予以利用的過程中嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定、按照服務(wù)時長和勞動量來減少甚至減免普通用戶的查詢費用，從而最大限度的滿足不同用戶的需求。

5 結(jié)語

面對快速發(fā)展的社會，城建檔案利用所展現(xiàn)出來的價值愈加明顯和突出，同樣面臨的挑戰(zhàn)和困境也越來越艱巨，為了更好地發(fā)揮檔案資源的服務(wù)利用價值，檔案管理部門應(yīng)該正視檔案利用過程中存在的問題，并通過分析原因制定出可行的解決對策，比如積極開展信息化建設(shè)、培養(yǎng)專業(yè)團隊、創(chuàng)新模式等，從而推動檔案資源管理的進一步發(fā)展，全面提升檔案資源的利用率。

參考文獻

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