國(guó)有企業(yè)改制后檔案管理工作的探究

王晶

摘 要：鐵路國(guó)有企業(yè)檔案管理以高度集中、半軍事化的特征而著稱，如何根據(jù)其特征，解決鐵路企業(yè)改制后檔案管理體制模式問題，是長(zhǎng)時(shí)間以來各企業(yè)爭(zhēng)論不休的內(nèi)容。文章以國(guó)有企業(yè)改制后檔案管理為中心，介紹了改制后國(guó)有企業(yè)檔案管理必要性，闡述了國(guó)有企業(yè)改制后檔案管理問題，并對(duì)國(guó)有企業(yè)改制后檔案管理工作對(duì)策進(jìn)行了進(jìn)一步探討。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);改制;檔案管理

21世紀(jì)，是鐵路國(guó)有企業(yè)深化改革，解決深層次矛盾，開展公司制改造的重大時(shí)期。在這一時(shí)期，鐵路企業(yè)將逐步解放運(yùn)輸生產(chǎn)力，建立現(xiàn)代企業(yè)制度。現(xiàn)代企業(yè)制度的建立對(duì)鐵路國(guó)有企業(yè)檔案管理工作造成了較大的影響。這種情況下，以鐵路改企為切入點(diǎn)，全面剖析檔案管理工作現(xiàn)狀，針對(duì)性優(yōu)化檔案管理工作體系就變得至關(guān)重要。

1 國(guó)有企業(yè)改制后檔案管理必要性

一方面，在國(guó)有企業(yè)改制后，科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理，可以保證企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中檔案歸屬的合理性，為企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估、清產(chǎn)核資、產(chǎn)權(quán)界定（固定資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、土地使用權(quán)）等工作開展提供對(duì)應(yīng)的法律

依據(jù)。

另一方面，改制后的國(guó)有企業(yè)成為獨(dú)立的法人實(shí)體、市場(chǎng)主體。通過檔案管理工作的系統(tǒng)開展，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者可以了解企業(yè)以往生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)開展情況。并參考檔案中蘊(yùn)含的關(guān)鍵信息，恰當(dāng)制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，提高生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)決策準(zhǔn)確性，保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益。

2 國(guó)有企業(yè)改制后檔案管理工作問題

2.1 檔案意識(shí)薄弱

受短期經(jīng)濟(jì)效益影響，國(guó)有企業(yè)改制后主管、檔案管理人員法制意識(shí)、社會(huì)檔案意識(shí)較為薄弱，文件材料積累歸檔意識(shí)較差，對(duì)檔案管理不夠重視，導(dǎo)致檔案歸檔質(zhì)量、案卷質(zhì)量均與法律規(guī)定要求及企業(yè)體制改革要求不相符[1]。

2.2 檔案管理體系不規(guī)范

由于國(guó)有企業(yè)改制存在多種情況，如改組、兼并、依法破產(chǎn)等，無法在短時(shí)間內(nèi)確定檔案部門基礎(chǔ)工作內(nèi)容、地位及管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案現(xiàn)代化管理體系仍然不夠規(guī)范。再加上檔案管理人才實(shí)踐管理能力培訓(xùn)機(jī)制的缺失，制約了改制企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化開展。

2.3 檔案處置滯后

當(dāng)前國(guó)有改制后企業(yè)存在較為突出的重經(jīng)營(yíng)、輕管理情況，檔案處置也滯后于國(guó)有企業(yè)改制的其他工作。再加上檔案管理工作多為一般事務(wù)性工作，實(shí)踐中經(jīng)濟(jì)效益不夠突出，導(dǎo)致多數(shù)企業(yè)管理人員不注重檔案管理的“前端控制”，對(duì)檔案管理意識(shí)停留在文件形成之后，阻礙了檔案保管、整理工作高效率開展。

3 國(guó)有企業(yè)改制后檔案管理工作對(duì)策

3.1 增強(qiáng)檔案意識(shí)

國(guó)有企業(yè)改制后檔案能否恰當(dāng)處置、工作能否保持持續(xù)平穩(wěn)，取決于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)檔案管理人員法制意識(shí)、檔案意識(shí)。而《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）及各項(xiàng)檔案法律規(guī)范，是指導(dǎo)檔案工作的根本法律，也是國(guó)有改制企業(yè)檔案管理必須遵守的準(zhǔn)則。因此，改制后企業(yè)經(jīng)營(yíng)者應(yīng)以《檔案法》為核心，加大宣傳力度，全面貫徹依法管理檔案方針，強(qiáng)化對(duì)檔案工作準(zhǔn)則的宣傳，提高檔案管理工作人員的檔案意識(shí)。

國(guó)有改制企業(yè)可以利用新媒體技術(shù)，打破檔案技術(shù)、發(fā)展模式、宣傳渠道間壁壘，繼續(xù)宣傳《檔案法》、《檔案實(shí)施辦法》及地方《檔案管理?xiàng)l例》等法律規(guī)范，增強(qiáng)整個(gè)企業(yè)特別是檔案管理人員的管理意識(shí)、法制觀念。同時(shí)國(guó)有企業(yè)可以從改制后部門產(chǎn)生文件類型、各類文件保管期限、是否為特殊歸檔格式、是否在歸檔范圍內(nèi)等方面入手，樹立歸檔規(guī)則。同時(shí)持續(xù)宣傳檔案在企業(yè)科技創(chuàng)新、營(yíng)銷方案制定及品牌形象樹立方面的作用，推動(dòng)檔案管理宣傳在法制軌道上持續(xù)、平穩(wěn)開展。

3.2 規(guī)范檔案管理體系

在國(guó)有企業(yè)改制后檔案管理過程中，檔案管理體系的規(guī)范設(shè)置，可以從各個(gè)方面入手，解決以往檔案管理工作模式與改制后實(shí)際工作間的矛盾沖突，保證檔案管理工作有序開展。

首先，檔案監(jiān)督考核機(jī)制是檔案管理體系的重要組成部分，國(guó)有改制企業(yè)應(yīng)從監(jiān)督手段入手，堅(jiān)持執(zhí)法監(jiān)督與業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合，達(dá)標(biāo)考核與執(zhí)法檢查相結(jié)合，督促檔案管理人員進(jìn)行工作升級(jí)，促使改制后檔案管理水平與法律規(guī)定的檔案工作基本要求相一致。在檔案監(jiān)督考核機(jī)制落實(shí)過程中，國(guó)有改制企業(yè)應(yīng)聯(lián)合政府法制部門、人大科教文衛(wèi)委員會(huì)相關(guān)人員開展專項(xiàng)執(zhí)法抽查，依法對(duì)不負(fù)責(zé)任或主動(dòng)損害檔案事業(yè)人員進(jìn)行處罰。

其次，國(guó)有改制企業(yè)可以根據(jù)改制方案實(shí)施情況，落實(shí)檔案價(jià)值評(píng)估制度。即考慮現(xiàn)有檔案處置方法，對(duì)設(shè)備、廠房、資金等有形資產(chǎn)進(jìn)行嚴(yán)格的清產(chǎn)核資。同時(shí)將儲(chǔ)備技術(shù)的科技檔案納入評(píng)估范圍并建立配套評(píng)估制度，科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)檔案價(jià)值進(jìn)行判斷認(rèn)定，解決國(guó)有改制企業(yè)集體檔案流失問題。逐步形成由檔案部門牽頭、由主管技術(shù)人員及主管局共同參與的檔案價(jià)值評(píng)估機(jī)構(gòu)，為檔案管理工作規(guī)范開展奠定基礎(chǔ)。

最后，以人為本與人員培養(yǎng)機(jī)制是國(guó)有改制企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，也是檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的瓶頸[2]。因此，國(guó)有改制企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)規(guī)模、性質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)。

3.3 加強(qiáng)檔案前端控制

在《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》指導(dǎo)下，對(duì)企業(yè)內(nèi)檔案實(shí)施“前端控制”，是改制時(shí)期國(guó)有企業(yè)對(duì)內(nèi)部檔案工作實(shí)施管理的基本形式。因此，一方面，國(guó)有企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理小組，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)。以領(lǐng)導(dǎo)小組為主體，與國(guó)資局、市經(jīng)委、市體改委、市檔案局聯(lián)合制定改制企業(yè)檔案工作管理方案、細(xì)則。比如，《關(guān)于企業(yè)在產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中檔案歸屬的若干規(guī)定》、《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)和轉(zhuǎn)讓變動(dòng)檔案處置辦法》等，并根據(jù)系統(tǒng)實(shí)際情況進(jìn)行貫徹落實(shí)。同時(shí)將鐵路企業(yè)被兼并、轉(zhuǎn)讓、改組、托管后形成的檔案處理辦法作為經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)企業(yè)單位。

另一方面，“前端控制”主要由法國(guó)檔案學(xué)者C.諾加雷提出，要求檔案管理者重新思索自身在文件生命周期中干預(yù)時(shí)機(jī)，從文件形成前將檔案管理要求預(yù)置到文件管理系統(tǒng)內(nèi)，在文件形成、維護(hù)階段實(shí)施監(jiān)督管理。基于此，為了更好的實(shí)施檔案前端控制，國(guó)有改制企業(yè)可以根據(jù)改制階段檔案基礎(chǔ)工作協(xié)同化、自動(dòng)化、智能化特征，弱化檔案主管局行政管理職能，如指導(dǎo)智能、監(jiān)督職能等。同時(shí)立足檔案數(shù)字化、文件電子化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境，與專門從事檔案咨詢管理服務(wù)的第三方中介機(jī)構(gòu)合作。在與第三方中介機(jī)構(gòu)合作過程中，依托日新月異的信息網(wǎng)絡(luò)，建立文件生命流程的全方位、全過程控制機(jī)

制[3]。從文件形成、積累、收集、鑒定、歸檔利用等多個(gè)階段捕捉商業(yè)情報(bào)，全面貫徹精簡(jiǎn)高效、全程管理方針，保證改制后檔案工作效率及歸檔文件的可用性、完整性、真實(shí)性、可靠性。

4 總結(jié)

綜上所述，改制后國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作至關(guān)重要，其資產(chǎn)評(píng)估、清產(chǎn)核資、產(chǎn)權(quán)界定等均需依賴檔案提供對(duì)應(yīng)類別的法律依據(jù)及權(quán)威、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕Y(jié)論。近幾年，由于加強(qiáng)了《檔案法》的學(xué)習(xí)宣貫，國(guó)有企業(yè)的檔案管理意識(shí)逐步增強(qiáng)，可以自覺強(qiáng)化對(duì)改制后檔案工作的監(jiān)督管理，但是仍然存在一些問題。因此，國(guó)有企業(yè)可以跟隨兼并、改組、轉(zhuǎn)讓、托管、依法破產(chǎn)等產(chǎn)權(quán)變動(dòng)新情況，制定完善的檔案歸屬確認(rèn)體系，優(yōu)化現(xiàn)有檔案管理模式，保證改制后檔案管理工作高效率開展。

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