基于時間管理模型及80/20法則的知識型員工工作效率提升

李碧俠

摘 要：隨著科技的進步及人們對產(chǎn)品和服務(wù)的需求越來越高，作為ODM代工為主的傳統(tǒng)制造企業(yè)，想在越來越激烈的市場競爭中立足，提升工作效率已成為企業(yè)核心競爭力。如何分辨事情的輕重緩急與培養(yǎng)組織能力是時間管理的精髓，如何用20%的投入能產(chǎn)出80%的工作績效是二八法則的核心思想。本文通過研究時間管理及80/20法則提升工程師工作效率，在有限的時間內(nèi)完成最關(guān)鍵的任務(wù)，以此來解決ODM為主的代工制造企業(yè)F公司個人計算機研發(fā)階段兼容性驗證人力資源嚴重不足的問題。

關(guān)鍵詞：時間“四象限”;80/20法則;知識型員工;工作效率;兼容性驗證

中圖分類號：F271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2020）11（a）--04

作為以O(shè)DM（即Original design manufacturer（原始設(shè)計商）的縮寫）為主的代工制造企業(yè)，成本及效率成為企業(yè)在市場立足的核心競爭力。F公司個人計算機（Personal Computer，縮寫PC）受手機、平板、筆記本等產(chǎn)品的影響，市場份額日趨衰退，但這些產(chǎn)品也無法取代個人計算機的所有市場需求。

PC兼容性驗證的主要工作是為保證研發(fā)產(chǎn)品品質(zhì)，是研發(fā)階段必不可少的環(huán)節(jié)。以一個項目來評估，人力成本占整個研發(fā)人力的60%～70%，而人力成本不斷上升及市場需求不斷縮小，出現(xiàn)人力資源嚴重不足，而客戶希望能在第一時間上市產(chǎn)品且能給終端用戶多樣的產(chǎn)品選擇以提升市場競爭力。

對ODM來講，項目研發(fā)周期不斷被壓縮且產(chǎn)品的品質(zhì)要求越來越高，這樣，企業(yè)提升工作效率已迫在眉睫。探析通過時間管理模型及80/20法則提升工程師工作效率同時，在有限時間內(nèi)完成最關(guān)鍵的任務(wù)，將成為解決這個問題最直接最有效的方法。

1 相關(guān)理論概述

1.1 知識型員工

知識型員工是美國學者彼得·德魯克發(fā)明的，其主要涵義是那些掌握和運用符號和概念，利用知識或信息工作的人[1]。當今，作為追求自主性、個體化、多樣化和創(chuàng)新精神的員工群體為知識型員工。為此，他們很難滿足于一般事務(wù)性工作，而更熱衷于具有挑戰(zhàn)性、創(chuàng)造性的任務(wù)，并盡力追求完美的結(jié)果，渴望通過這一過程充分展現(xiàn)個人才智，實現(xiàn)自我價值。PC研發(fā)階段兼容性驗證工程師要求員工具備專業(yè)的計算機知識，能檢測設(shè)計缺陷，以用戶體驗為角度來測試研發(fā)產(chǎn)品品質(zhì)，不斷優(yōu)化驗證方法并提出創(chuàng)新的驗證計劃以保證產(chǎn)品到終端客戶手上無品質(zhì)問題。此類工程師為知識型員工。

1.2 工作效率

工作效率的概念一般指工作產(chǎn)出與投入之比，通俗地講就是在進行某任務(wù)時，取得的成績與所用時間、精力、金錢等的比值。工作效率*工作時間=工作量。工作效率與工作流程、資源分配及員工工作能力有直接關(guān)系。工作效率與工作時間成反比關(guān)系，提升工作效率，縮短工作時間，讓員工有更多的時間自由支配，去學習、娛樂、社交和休息。同時，也可以優(yōu)化企業(yè)人力結(jié)構(gòu)，使企業(yè)具有更大的競爭優(yōu)勢[2]。張遠林通過對員工的管理例如激發(fā)工作熱情、體現(xiàn)勞有所值、注重員工自身素質(zhì)等以此提高團隊工作效率[2]。本論文采用的是其他的管理手法來調(diào)整有效時間分配，將兼容性驗證任務(wù)按重要、緊急性排序，在有限人力資源情況下，巧用80/20法則，最終實現(xiàn)業(yè)務(wù)目標。

1.3 時間四象限管理

“時間四象限法”是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論，其核心是把工作按重要和緊急來劃分成四個象限的方法。第一象限是既緊急又重要（如客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財務(wù)危機等）;第二象限是重要但不緊急（如建立人際關(guān)系、人員培訓、制訂防范措施等）;第三象限是緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、部門會議等）;第四象限為既不緊急也不重要（如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客等）。其核心是以目標為導向，在有限時間內(nèi)以最優(yōu)、最高效的方式完成各時間段的各項任務(wù)。StephenR.Covery指出，普通人往往把50%～60%的時間精力花在緊急但不重要的工作（第三象限），但高效能人士通常把65%～80%的時間花在重要不緊急的事情上[3]。李曉利用四象限時間管理法，幫助青年科技編輯在紛繁浮躁的現(xiàn)實中，清晰目標和定位，在提升專業(yè)能力的同時高效地完成工作任務(wù)[4]。這個時間管理理論可以應(yīng)用在當驗證工程師面對多產(chǎn)品開發(fā)時呈疊加且驗證工作集中的情況下能有效地分配時間，高效地完成可交付成果，其稱得上是最有效的方法。

1.4 80/20法則

“80/20”法則也叫帕雷托法則，還被稱為最省力法則，是由經(jīng)濟管理思想家約瑟夫M.朱蘭提出的，并最終以意大利經(jīng)濟學家維爾弗雷多·帕雷托之名進行命名。在產(chǎn)品研發(fā)中，其核心作用是去發(fā)現(xiàn)該關(guān)系的關(guān)鍵起因，20%的投入就有80%的產(chǎn)出，并在取得最佳業(yè)績的同時減少資源損耗。在兼容性驗證過程中可迭代使用，也就是說，通過帕累托法則分析先從一個較廣泛的層面分析出20%的原因，然后還可再對這20%容易出現(xiàn)品質(zhì)問題的設(shè)計部分，投入相對多的人力來進行測試，而另外的80%部分，投入較少人力進行驗證或技術(shù)評估不用投入實際測試人力。但這個比例沒有嚴格的規(guī)定一定是20%，80%，可結(jié)合產(chǎn)品風險評估適當微調(diào)這個比例。二八法則使用的前提條件是，基于某種產(chǎn)品的數(shù)據(jù)進行分析得出結(jié)果，一旦工作方法或流程發(fā)生變化，打破原有的前提，原來的分析數(shù)據(jù)將不成立。在PC新產(chǎn)品研發(fā)兼容性驗證過程中，在數(shù)據(jù)庫中積累了大量已研發(fā)產(chǎn)品出現(xiàn)的問題，同時Intel、AMD兩大芯片廠商也會提供完善的新產(chǎn)品設(shè)計規(guī)格，這樣，對兼容性驗證團隊使用80/20法則解決測試優(yōu)先級問題提供了有效的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，能夠有效地降低人力投入、提升工作效率。

2 目前兼容性驗證工作存在的問題

2.1 人力資源不足、項目時間被壓縮、客戶品質(zhì)要求越來越高

各OEM（英文Original Equipment Manufacturer的縮寫）客戶為了第一時間能上市自己的新產(chǎn)品，在市場上搶占先機，要求ODM能縮短開發(fā)時程，為了讓新上市的產(chǎn)品多樣性，客戶要求ODM能在研發(fā)驗證階段承包多種可供用戶選擇的變形產(chǎn)品，而ODM面臨成本壓力，人力資源嚴重不足，怎么能在最短時間且保證質(zhì)量的前提下，完成各產(chǎn)品驗證工作成為研發(fā)階段兼容性測試面臨的困難。