新時期加強(qiáng)國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)初探

劉瑞華

摘 要：現(xiàn)當(dāng)今，隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國信息化水平在穩(wěn)步提升，加強(qiáng)國有企業(yè)信息化建設(shè)有助于提升國有企業(yè)的核心競爭力。但是從實(shí)際情況來看，國有企業(yè)信息化建設(shè)仍存在很多不足，比如領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識不到位、基礎(chǔ)設(shè)置薄弱、信息化建設(shè)人才缺乏等，認(rèn)識到當(dāng)前階段國有企業(yè)信息化建設(shè)存在的不足并采取有效的解決對策成為國有企業(yè)必須面對的問題。

關(guān)鍵詞：新時期;國有企業(yè);檔案;信息化;建設(shè)

當(dāng)今科技迅猛發(fā)展，全球信息大爆炸，信息化建設(shè)走進(jìn)了各行各業(yè)，為適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)的發(fā)展要求，加快國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)尤為重要。

1 國有企業(yè)信息化建設(shè)的重要性

近年來，隨著我國政府越來越重視國有企業(yè)信息化建設(shè)，在信息化建設(shè)方面加大了推進(jìn)力度，在2007年、2008年、2010年，國資委分別召開了中央企業(yè)信息化工作會議，在很大程度上加快了國有企業(yè)信息化建設(shè)的進(jìn)程。信息化建設(shè)在提升國有企業(yè)集團(tuán)化、集約化、精細(xì)化發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用。

1.1 科學(xué)發(fā)展的內(nèi)在需要

近年來，在國家全力搞好國有企業(yè)的政策支持下，國有企業(yè)已經(jīng)重獲新生，逐步走上了市場化的道路，并引導(dǎo)市場方向。作為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要支柱，國有企業(yè)在社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)過程中發(fā)揮著重要作用。但在發(fā)展過程中，靠經(jīng)驗(yàn)、憑直覺等傳統(tǒng)企業(yè)治理辦法支撐企業(yè)發(fā)展的方式嚴(yán)重制約國有企業(yè)的決策正確性。企業(yè)發(fā)展要靠治理，治理就要出效率、出效益，通過合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)能夠充分挖掘信息資源，不斷提升企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)、決策和管理水平，實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會價值。

1.2 快速適應(yīng)市場變化環(huán)境的要求

信息化建設(shè)與企業(yè)管理工作息息相關(guān)。企業(yè)的生產(chǎn)任務(wù)計(jì)劃往往通過信息系統(tǒng)下達(dá)到車間;信息化工具通常能夠輕松地為管理者匯總數(shù)據(jù)、分析趨勢，等等。信息化作為一種具有強(qiáng)大的信息搜集、匯總、分析、整理、提出參考方案的工具，憑借快速、高效的優(yōu)勢，為企業(yè)快速應(yīng)對市場變化，科學(xué)做出決策。

2 進(jìn)一步加強(qiáng)國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)

2.1 提高認(rèn)識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔

案信息化工作，堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步發(fā)展，將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃和方案。同時，建立健全檔案管理制度，創(chuàng)新檔案工作機(jī)制，提高檔案管理科學(xué)化、專業(yè)化、信息化水平。建立健全檔案工作組織體系，設(shè)置各級檔案機(jī)構(gòu)，明確工作職責(zé)，并對職責(zé)履行情況進(jìn)行監(jiān)督、考核。明確檔案工作經(jīng)費(fèi)列支科目，并將經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算管理，確保管理經(jīng)費(fèi)、設(shè)施設(shè)備投入、費(fèi)用開支落到實(shí)處。

2.2 加強(qiáng)對企業(yè)電子文件和檔案的管理

相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的一系列程序，現(xiàn)今的電子文檔的收錄、復(fù)查方式還有缺漏，很容易造成對企業(yè)電子文檔收錄的缺失。為避免這種情況的發(fā)生，企業(yè)要從企業(yè)電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關(guān)人員的工作計(jì)劃之中，以確保電子檔案的真實(shí)性。

2.3 檔案信息化的管理制度要完善

當(dāng)前國有企業(yè)的檔案信息化管理雖然有了一定的進(jìn)展，但是還存在著不夠規(guī)范的地方，譬如管理工作在各個環(huán)節(jié)都安排的不夠科學(xué)有序，有些甚至是雜亂無章，在工作的開展上也是參差不齊，對于工作中的責(zé)任落實(shí)不清。以上情況的出現(xiàn)其實(shí)都源于檔案在的管理制度上的不足，沒有起到很好的約束和規(guī)范的作用。因此，國有企業(yè)一定要通過制度進(jìn)行糾正，要明確檔案管理及相關(guān)部門的各個崗位工作職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到人，用制度的力量去提升相關(guān)人員的警惕性和責(zé)任心。同時，還要改進(jìn)檔案的管理程序，在檔案的網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)和檢索等方面做出明確的制度安排，對于檔案進(jìn)行分級并限制相關(guān)級別的人使用，以此維護(hù)檔案的安全性和完整性。

2.4 加強(qiáng)國有企業(yè)檔案安全保障體系建設(shè)

國有企業(yè)要建立健全檔案安全管理制度，配備符合要求的檔案設(shè)施設(shè)備，采取“八防”措施，確保檔案實(shí)體和信息安全。要加強(qiáng)對涉及國家秘密、企業(yè)商業(yè)秘密檔案的管理，完善檔案利用借閱制度，杜絕失密泄密現(xiàn)象發(fā)生。要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)載體文件、電子文件、縮微膠片之間的無障礙轉(zhuǎn)化，并做好歸檔電子文件的備份及安全防護(hù)，歸檔光盤一式三份，一份封存保管，一份查閱使用，一份異地保存，防止突發(fā)事件和自然災(zāi)害對檔案造成毀滅性的破壞，提高企業(yè)檔案抗風(fēng)險能力。

2.5 加大信息化建設(shè)的資金投入

政府主管部門要加大國有企業(yè)信息化建設(shè)政策傾斜力度，為資金、設(shè)備和人力投入上提供保障。在資金上，根據(jù)國有企業(yè)的具體情況，適當(dāng)增加信息化建設(shè)的比例，不斷完善信息化系統(tǒng)，為信息化管理提供軟件支持;在設(shè)備上，根據(jù)國有企業(yè)對設(shè)備的使用要求，購置符合當(dāng)前階段發(fā)展的設(shè)備，為信息化建設(shè)提供硬件支持。信息化建設(shè)人員不能僅限于某個領(lǐng)域的知識，應(yīng)該加強(qiáng)綜合知識培養(yǎng)，從職業(yè)教育和繼續(xù)教育等方面為培養(yǎng)信息化建設(shè)人才建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，不斷提高工作人員在數(shù)據(jù)收集、整理、分析方面的能力，為管理者進(jìn)行決策提供支持。在人力上，一方面，通過招聘專業(yè)信息化管理人才，為國有企業(yè)信息化管理提供源源不斷的動力;另一方面，加大本單位信息化建設(shè)人員的培訓(xùn)力度，將信息化建設(shè)理論和實(shí)踐結(jié)合起來。此外，國有企業(yè)要加強(qiáng)管理人員和外界的溝通交流，不斷學(xué)習(xí)和更新信息化管理理念，做好數(shù)據(jù)收集、整理和分析工作，為信息化管理提供人才支持。

2.6 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享

檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性規(guī)范三個方面的內(nèi)容。管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對電子文件（檔案）信息進(jìn)行管理的一套規(guī)則，如：《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《中華人民共和國互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)管理辦法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等等。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對電子文件（檔案）業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，如：《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等等。技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括電子文件（檔案）的數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，如：《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。通過加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，完善現(xiàn)行檔案管理制度和業(yè)務(wù)流程，實(shí)行檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3 結(jié)語

檔案管理對當(dāng)前的企業(yè)來說是順應(yīng)時代的需求，順勢而行。檔案信息化管理是企業(yè)做好檔案管理的最重要一點(diǎn)。國有企業(yè)必須要認(rèn)清企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，學(xué)習(xí)國外或國內(nèi)現(xiàn)今管理企業(yè)的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)和管理策略，并針對自身存在的問題進(jìn)行改進(jìn)，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。另外國有企業(yè)需要弄清自身的缺陷以及需求，將檔案管理進(jìn)行合理制定，只有這樣才能更好地使檔案信息化，為整個企業(yè)服務(wù)。

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