檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

胡慧敏

摘 要：檔案信息化建設(shè)將使傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生巨大變化。與傳統(tǒng)的存儲方式相比，信息時代的存儲容量將更大、更快，存儲誤差幾乎為零。在此前提下，我國大力推進傳統(tǒng)檔案管理貼近信息化，構(gòu)建自動化信息管理平臺，為企業(yè)實現(xiàn)檔案管理信息化奠定堅實的基礎(chǔ)。文章就我國檔案管理存在的不足進行探討，并就檔案管理的信息化開展提供思路和方法。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;建設(shè);檔案管理;思考

1 檔案信息化建設(shè)的必要性

做好檔案管理信息化，對企業(yè)和社會的發(fā)展是互惠互利的，但以往檔案管理信息化存在諸多漏洞，導致人們的誤解和支持。正是因為過去工作中的失誤，才更有必要在當前檔案管理信息化進程中做好工作，提高檔案管理信息工作者在人民群眾中的形象。做好檔案管理信息化，有利于企業(yè)長遠發(fā)展和數(shù)據(jù)安全，有利于通過檔案信息化實現(xiàn)檔案管理更加自動化。

2 分析檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 檔案管理存在較強的無序性

由于檔案處理手段、檔案管理方式、不同地區(qū)生活質(zhì)量、檔案記錄方式的差異，我國檔案管理現(xiàn)狀極為分散，給檔案信息化建設(shè)的發(fā)展帶來諸多不便。特別是在施工單位和生產(chǎn)企業(yè)，檔案信息分散在各個部門，很多部門反復移交檔案資料，數(shù)據(jù)龐大復雜，容易交叉檔案，增加檔案管理的無序性，嚴重影響了檔案信息管理的效率。

2.2 檔案管理人員能力有限

縱觀全國主要地區(qū)，檔案管理工作并不十分重要，這就導致對檔案人員的能力要求不高。他們的思想大多還是傳統(tǒng)觀念。在落后的時代，他們大多不懂信息管理，不支持信息管理。這也是檔案信息管理發(fā)展的一個重要原因，要實現(xiàn)信息化管理，就必須提高檔案管理人員的素質(zhì)，并在一定程度上加大檔案管理人員的能力和技術(shù)培訓，從而推動檔案信息化的快速推進。

2.3 檔案管理難度加大

檔案信息化建設(shè)實際上就是檔案管理形式由實體存儲向檔案資源網(wǎng)絡化轉(zhuǎn)變的過程。在這一過程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲和傳輸方式已成為電子化的檔案存儲和傳輸方式，這使得檔案的存儲和傳輸處于一種高效、安全的狀態(tài)。文件存儲和傳輸方式的轉(zhuǎn)變帶來了許多優(yōu)點，節(jié)省了大量時間，有利于文件的整合。在正常情況下，單位依靠自己的數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)傳輸。由于專業(yè)技術(shù)不同，對應的電子文件數(shù)據(jù)格式不同，相應的操作環(huán)境也不同，而且數(shù)據(jù)統(tǒng)計、記錄、處理等方面也不同，導致數(shù)據(jù)庫中包含的數(shù)據(jù)格式類型不同，由于數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出異構(gòu)性，所以對檔案分類工作者來說更難進行。

2.4 檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善

目前，許多高校在檔案信息建設(shè)和管理中普遍存在著一個問題，即沒有完善的基礎(chǔ)設(shè)施，制約了檔案信息工作的開展。軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施是檔案信息化建設(shè)和管理的基礎(chǔ)。只有有完善的基礎(chǔ)設(shè)施，這項工作才能有效地開展。然而，許多高校在硬件和軟件方面的實際情況是不夠完善的，而實際情況是系統(tǒng)的硬件和設(shè)備不夠完善。高校檔案管理人員誤認為只有少數(shù)幾臺計算機才能進行檔案信息管理，這就限制了工作的開展。

3 信息化建設(shè)與檔案管理的有效措施

3.1 管理制度

任何一項工作皆離不開相應的管理制度，檔案管理工作也是如此。所以想要實現(xiàn)檔案信息化為了有效地加強檔案的建設(shè)和管理，管理者首先要完善制度，然后從根本上有效地加強工作，為檔案管理的未來發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。為了完善管理體制，今后要完善管理體制。以某企業(yè)的“辦公檔案管理系統(tǒng)”為例。既規(guī)定了檔案工作的保密性，又體現(xiàn)了檔案工作的完整性。主要內(nèi)容如下：1）辦公室完成的各類具有保存價值的文件資料，包括政府辦公廳文件、黨委辦公室文件、各部委文件、政府辦公廳常務會議紀要、證件、牌匾等實物檔案，均屬于備案范圍。2）辦公室檔案的保管期限的種類分為永久和定期。凡對辦公室有長遠保存利用價值的檔案列為永久，對在一定時間范圍內(nèi)有利用價值的檔案列為長期和短期。3）嚴格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度，加強管理，防止丟失、泄密。4）查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導批準，否則不準摘抄、復印。5）需要帶回使用的檔案，需經(jīng)領(lǐng)導批準，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場所。

3.2 提升檔案信息化管理水平

隨著大量計算機檔案網(wǎng)絡的建立，許多保密性很高的檔案在網(wǎng)絡上傳輸。電子檔案安全管理的選擇越來越重要。利用電子檔案管理檔案信息，不僅可以最大限度地發(fā)揮檔案信息的作用和價值，而且對檔案信息的長期保存起到積極的作用。根據(jù)大量關(guān)于加強電子文件管理的實際調(diào)查研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，要有效地實現(xiàn)這一目標，可以從以下幾個方面著手：1）建立具有較高管理能力的技術(shù)部門，對維護檔案資源網(wǎng)絡以及管理檔案信息進行輔助與管理，從而使電子檔案文件歸檔具有較高的專業(yè)化和制度化特點，使檔案具有的管理能力進一步強化。2）加強對電子文件相關(guān)處理工作的有效控制與管理，工作人員應該在對電子文件進行管理的過程中，對電子檔案進行及時接收、處理、保存、更改格式的等工作，從而使電子文件管理工作具有較高有效性。

3.3 更新管理理念和管理方法，提高管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)會直接影響到檔案信息化建設(shè)和管理的效果，因此，這就需要提升他們的綜合素質(zhì)。首先，需要對以往的檔案管理理念進行改變創(chuàng)新管理方法，要不斷學習先進的管理理念，使之適應高校檔案管理的需要，順應時代發(fā)展，促進管理水平的提高。檔案工作不僅具有較強的服務性，而且具有較強的專業(yè)性，這就要求檔案管理人員具有較強的管理技能，管理者應堅持提高自身素質(zhì)，適應時代發(fā)展，不斷提高工作能力，學習新知識，才能在工作中得到有效運用，從而為檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量提供保障。

3.4 加強電子檔案文件的管理

隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，隨著檔案軟硬件管理設(shè)施的不斷完善，越來越多的單位檔案轉(zhuǎn)化為電子文件上傳到網(wǎng)絡上。因此，對電子文件進行管理，在保證安全的基礎(chǔ)上實現(xiàn)資源共享，已成為檔案信息管理的重要內(nèi)容。通過檔案信息管理，可以使檔案價值最大化。首先，本單位應成立檔案電子信息收集與檔案網(wǎng)絡資源維護部，目的是保證電子檔案歸檔的規(guī)范化、科學化、程序化、專業(yè)化，從而提高電子檔案的管理能力。其次，做好電子文件的處理，檔案管理人員要掌握電子檔案管理技術(shù)，接收、處理、保存檔案，確保電子檔案的有效性。第三，解決了電子文件的保存問題。雖然在信息技術(shù)的支持下非常多的紙制文件都可以轉(zhuǎn)化為電子文檔形式進行保管，但是電子文檔形式的檔案文件的保存時間長短還需要進行驗證，管理人員要及時對電子檔案文件進行備份，避免出現(xiàn)檔案文件丟失的情況。

4 結(jié)束語

在信息時代，科學技術(shù)和信息技術(shù)呈現(xiàn)出快速發(fā)展的趨勢。信息技術(shù)逐漸滲透到各個領(lǐng)域，在一定程度上促進了各行業(yè)的發(fā)展，使各行業(yè)的經(jīng)濟效益顯著提高。檔案管理要與時俱進，推動檔案管理向網(wǎng)絡化、信息化方向發(fā)展，逐步實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。推進檔案信息建設(shè)，可以促進高校的進一步發(fā)展。此外，檔案管理對提高員工工作積極性起到了積極作用。因此，高校需要重視檔案管理工作，推進檔案信息化建設(shè)工作的有效開展，創(chuàng)新檔案管理的理念，使檔案管理適應現(xiàn)階段時代發(fā)展的新需求，在高校的發(fā)展征途中完成好“服務大局、服務中心”的使命。

參考文獻

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