淺析檔案管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策

佘燕芬

摘 要：隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷推廣與普及，在大部分的行業(yè)以及企業(yè)之中，都在將信息化技術(shù)納入其中，實(shí)施信息化管理的現(xiàn)代管理模式。但是我國(guó)的檔案管理部分還存在著一定的問(wèn)題，并沒(méi)有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，與現(xiàn)代信息化技術(shù)相互融合，存在著信息化程度較低的現(xiàn)象。因此，在具體的檔案管理工作開展過(guò)程之中，就會(huì)面臨各種各樣的問(wèn)題，因此，本文對(duì)檔案管理工作中所存在的各種主要問(wèn)題進(jìn)行了初步分析，從而進(jìn)一步探究了相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作;存在的問(wèn)題;解決對(duì)策

近年來(lái)，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)在不斷的進(jìn)行發(fā)展，同時(shí)計(jì)算機(jī)也在進(jìn)行推廣和普及，各種通信技術(shù)得到了較為廣泛的使用。而我國(guó)的檔案管理工作中，卻沒(méi)有將信息化管理技術(shù)納入其中。但是在開展管理工作的過(guò)程之中，會(huì)發(fā)現(xiàn)該項(xiàng)工作是非常重要的，因?yàn)槠渚哂休^強(qiáng)的機(jī)密性以及政策性。為了進(jìn)一步的推動(dòng)我國(guó)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，完善檔案管理工作，提高工作開展的質(zhì)量是非常有必要的。當(dāng)工作開展過(guò)程中，面臨各種問(wèn)題，需要采取有效的方式進(jìn)行及時(shí)的處理。

1 檔案管理工作中所存在的各種主要問(wèn)題分析

1.1 內(nèi)部人員的重視力度較低

目前，我國(guó)的大部分人對(duì)于檔案管理方面的工作都存在著認(rèn)識(shí)不足的問(wèn)題。他們認(rèn)為檔案管理工作是非常輕松，并且可有可無(wú)的一種工作。沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，但是檔案管理工作對(duì)于整個(gè)社會(huì)以及企業(yè)而言都是非常重要的，尤其是對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著較大的影響。檔案管理工作的日常主要工作內(nèi)容就是將各種檔案進(jìn)行分類整理，讓各種信息能夠簡(jiǎn)潔地展現(xiàn)出來(lái)，并且企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程之中，也可以將這些資料進(jìn)行充分的利用。而該項(xiàng)工作也具有一定的復(fù)雜性，想要將該項(xiàng)工作做好，充分的發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值，也是具有一定難度的。

1.2 檔案管理的效率低下

我國(guó)目前的檔案管理存在著一定的問(wèn)題，其中較為明顯的一個(gè)問(wèn)題就是管理方式較為落后，從而導(dǎo)致了管理工作開展的效率較低的問(wèn)題。因?yàn)槲覈?guó)大部分行業(yè)都隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，在不斷的推進(jìn)著改革，但是在檔案管理部分，由于各種因素的影響，使得檔案管理并沒(méi)有跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐進(jìn)行改革，而是處于一種停滯不前的狀況。并且在大部分的企業(yè)從事檔案管理工作的相關(guān)人員的素質(zhì)是較低的，并且個(gè)人知識(shí)儲(chǔ)備量較少，因此就使得在該項(xiàng)工作開展的過(guò)程之中，對(duì)于各種業(yè)務(wù)并沒(méi)有熟練的進(jìn)行掌握以及了解。在大部分的企業(yè)內(nèi)部從事檔案管理工作的人員，同時(shí)還兼任了許多其他的職務(wù)，從而導(dǎo)致了他們?cè)陂_展工作的過(guò)程之中，并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作加以重視，因此就會(huì)影響到所整理的檔案的真實(shí)性以及準(zhǔn)確性。

1.3 存儲(chǔ)檔案的相關(guān)設(shè)施不完善

雖然我國(guó)的大部分企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程之中，會(huì)設(shè)立專門的部門或者房間進(jìn)行檔案的存放與管理。但是在部分單位在檔案管理方面并沒(méi)有設(shè)立起專門的檔案存放與管理的房間，其中某些單位所擁有的檔案文件是非常多的，并且比較雜亂，也沒(méi)有按照相關(guān)的規(guī)定將檔案進(jìn)行存儲(chǔ)與擺放。這部分單位沒(méi)有專門存放檔案的房間，相關(guān)的檔案硬件設(shè)施較差，在進(jìn)行檔案放置以及管理的過(guò)程之中，會(huì)使用一些較為潮濕的房間來(lái)放置檔案。因此就會(huì)導(dǎo)致檔案在房間之中出現(xiàn)發(fā)霉的狀況，影響檔案的壽命以及美觀度。甚至在部分的單位，對(duì)于檔案管理工作并沒(méi)有引起重視，甚至連基礎(chǔ)的檔案管理用品都沒(méi)有進(jìn)行購(gòu)買，因此，這就會(huì)對(duì)檔案管理工作的開展造成影響。不利于檔案的存放，同時(shí)也不利于相關(guān)檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作投入積極的態(tài)度。

2 提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量的相關(guān)對(duì)策探究

2.1 對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升管理人員的認(rèn)識(shí)

由于我國(guó)的大部分管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視力度較低，所以使得在進(jìn)行檔案管理人員招聘的過(guò)程之中，并沒(méi)有獲取到素質(zhì)較高的人才。所以企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行檔案管理的人員普遍素質(zhì)較低，為了提高檔案管理工作的質(zhì)量以及效率，就需要企業(yè)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。面對(duì)檔案管理人員素質(zhì)較低的問(wèn)題，可以重視管理人員的培養(yǎng)，制定相關(guān)的人才培養(yǎng)方案以及制度，促使相關(guān)管理人員的個(gè)人素養(yǎng)以及工作能力得到提升。

在日常工作之中，也需要對(duì)相關(guān)管理人員的工作進(jìn)行重視，同時(shí)對(duì)他們進(jìn)行人文關(guān)懷，才能夠進(jìn)一步的讓企業(yè)與檔案管理人員建立起歸屬感，樹立起開展檔案管理工作的信心，讓管理人員具有較強(qiáng)的熱情，投入到檔案管理工作之中。并且在日常工作之中，也需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行激勵(lì)，鼓勵(lì)他們發(fā)揮出自身在工作之中的主動(dòng)創(chuàng)造性。不斷地將自己的管理方式進(jìn)行改革以及調(diào)整，建立起是和自身的具有較高效率的管理方式，才能夠進(jìn)一步的提升檔案管理工作，開展的效率以及質(zhì)量。同時(shí)還需要鼓勵(lì)檔案管理人員把握每一次企業(yè)所提供的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，讓他們不斷提升自身的個(gè)人專業(yè)素養(yǎng)，學(xué)會(huì)科學(xué)的管理方法。這樣才能夠提升檔案管理工作開展的質(zhì)量以及效率，為企業(yè)以及社會(huì)提供具有較高價(jià)值的資源。

2.2 融入現(xiàn)代信息化技術(shù)，提高檔案管理的效率與質(zhì)量

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，信息化技術(shù)已經(jīng)融入到了我國(guó)的各個(gè)行業(yè)之中，為了進(jìn)一步的推動(dòng)檔案管理工作開展的質(zhì)量以及效率需要跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，與現(xiàn)代信息化技術(shù)相互結(jié)合。只有提高檔案管理工作的信息化水平，才能夠保障該項(xiàng)工作的順利開展。在日常檔案管理工作之中，鼓勵(lì)以及引導(dǎo)相關(guān)的管理人員將現(xiàn)代化的信息科學(xué)技術(shù)以及現(xiàn)代管理方法融入到檔案管理之中，才能夠進(jìn)一步提高檔案管理的水平?？梢允褂糜?jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，建立起電子檔案，既能夠減少對(duì)紙質(zhì)用品的消耗，同時(shí)也有利于對(duì)各種信息進(jìn)行整合與分析，降低相關(guān)人員的工作量。

2.3 完善相關(guān)的檔案管理制度，充分發(fā)揮檔案管理的作用

在檔案管理工作開展的過(guò)程之中，為了使得檔案管理工作更加的規(guī)范化，就需要建立起相關(guān)的法律法規(guī)，這樣才能夠讓相關(guān)管理人員根據(jù)法律規(guī)范開展工作。同時(shí)建立起相關(guān)的檔案管理制度，也能夠充分的展現(xiàn)出檔案管理工作，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要地位。因此，我國(guó)的各個(gè)地區(qū)有各個(gè)個(gè)行業(yè)都需要建立起具有較強(qiáng)科學(xué)性，并且符合實(shí)際的檔案管理工作需求的法律法規(guī)。提高檔案管理工作開展的質(zhì)量以及效率，讓人們對(duì)檔案管理工作加以重視，為檔案管理提供充足的物質(zhì)資源。讓檔案管理工作跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，制定相關(guān)的制度，讓相關(guān)管理人員有法可依，公平公正的開展工作，能夠充分的發(fā)揮出檔案管理的作用以及價(jià)值，推動(dòng)我國(guó)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步。

3 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，我國(guó)的社會(huì)主義在不斷的進(jìn)行發(fā)展，而我國(guó)的檔案管理工作在開展的過(guò)程之中，卻沒(méi)有與現(xiàn)代信息化技術(shù)相互結(jié)合，出現(xiàn)了滯后社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)象。為了充分的發(fā)揮出檔案管理工作的作用與價(jià)值，需要讓該項(xiàng)工作與現(xiàn)代信息技術(shù)相互結(jié)合，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。將檔案管理工作開展的方式進(jìn)行創(chuàng)新與改革，才能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的整體管理水平以及質(zhì)量。因此就需要與現(xiàn)代信息技術(shù)相互結(jié)合，解決檔案管理中的各種問(wèn)題，促進(jìn)其發(fā)展。

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