政府檔案管理工作分析與探究

董紅麗

摘 要：檔案管理作為政府日常工作中重要的一環(huán)，兼具著政府重要資料保存與政府工作人員信息保密的重要職能，良好的檔案歸檔保存流程對(duì)于明細(xì)政府工作流程，精確政府人員工作職責(zé)都具有積極作用。在當(dāng)前政府檔案管理制度以及工作方式方法中依然存在諸多不合理不科學(xué)的工作方法，檔案歸檔管理工作與政府各項(xiàng)重要活動(dòng)議程均息息相關(guān)，本文就如何加強(qiáng)政府檔案管理的科學(xué)性與有效對(duì)策做深入分析。對(duì)現(xiàn)有政府檔案管理工作提出改進(jìn)與完善探究。

關(guān)鍵詞：政府檔案管理;有效對(duì)策;資料保存

1 當(dāng)前政府單位檔案管理現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段政府對(duì)檔案現(xiàn)代化管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不夠到位，沒(méi)能發(fā)揮檔案工作信息化建設(shè)的優(yōu)越性。檔案管理方式較為傳統(tǒng)，沒(méi)有應(yīng)用信息化的管理模式是導(dǎo)致當(dāng)前階段下政府工作部門工作效率低下的主要原因，因此使檔案資源在局堿網(wǎng)內(nèi)共享，將為政府檔案管理歸檔工作提供更加方便、快捷的服務(wù)。

其次對(duì)檔案培訓(xùn)和考核工作落實(shí)不夠到位，在政府檔案工作人員中，普遍沒(méi)有專業(yè)的檔案學(xué)管理學(xué)專業(yè)技術(shù)，這就對(duì)政府檔案工作的科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)性帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)性，就圍繞檔案重點(diǎn)工作的開展，進(jìn)一步做好檔案人員上崗證培訓(xùn)工作，切實(shí)提高檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。堅(jiān)持政府檔案管理人員在實(shí)踐中不斷完善提高業(yè)務(wù)技能，積極探索檔案管理全新方式方法、全面提高檔案工作水平是現(xiàn)階段政府各單位檔案管理部門人員的核心內(nèi)容。

在政府檔案保密工作中檔案管理人員對(duì)政府文件的檔案保密工作意識(shí)不強(qiáng)。安全保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)不足，在信息化互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)展的時(shí)代，對(duì)保密工作僅僅停留在對(duì)傳統(tǒng)文件的保密上，隨著數(shù)字化多媒體技術(shù)的運(yùn)用，對(duì)政府文件的安全性與網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)性提出了更大的挑戰(zhàn)，政府工作人員應(yīng)在根本意識(shí)中改變對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的先天性保密意識(shí)，積極培養(yǎng)新環(huán)境下的保密工作技能，當(dāng)前階段，政府檔案管理工作人員往往身兼數(shù)職，有些甚至是兼職的檔案管理工作，這就為政府部門檔案管理帶來(lái)了管理上的極大混亂性，難以形成條例清晰的檔案管理制度，對(duì)于檔案的收納歸檔以及安全保密工作都產(chǎn)生了巨大的挑戰(zhàn)。

2 對(duì)政府部門檔案管理工作的改進(jìn)

對(duì)于政府檔案管理工作的改進(jìn)方式中，首先應(yīng)對(duì)其進(jìn)行制度上的完善與更新，應(yīng)參照相應(yīng)檔案管理規(guī)定與地方檔案保存方式的劃分，將其按照不同類別進(jìn)行分類保存，建立統(tǒng)一的檔案保存、鑒定、完善等政府檔案人員崗位職責(zé)制度，定期對(duì)檔案設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，以及一系列突發(fā)事件的應(yīng)急演練，確保政府檔案管理工作有序進(jìn)行，并具備完善的突發(fā)事件處理辦法。

政府機(jī)構(gòu)的檔案管理不同于一般企業(yè)與地方事務(wù)性單位，他有其嚴(yán)格的保密性，在建設(shè)檔案管理體系中，應(yīng)加大力度對(duì)政府檔案管理工作的財(cái)政投入，確保檔案管理各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)有頭有尾，檔案管理大多數(shù)文件由于存在時(shí)間久遠(yuǎn)，文件易破損，因此需要在檔案管理的硬件設(shè)施上對(duì)其加大投入，分別設(shè)置檔案館、保密室與借閱室，并對(duì)防火、防潮、防盜等易發(fā)生時(shí)間進(jìn)行針對(duì)性的設(shè)備安置。

對(duì)現(xiàn)存檔案進(jìn)行分類整理，統(tǒng)計(jì)，通過(guò)對(duì)一系列文檔的歸納整理可以在需要借閱以及使用時(shí)，快速查找，即便檔案年代久遠(yuǎn)也依舊能做到有據(jù)可查。規(guī)范合理的分類使得檔案數(shù)據(jù)具有巨大的應(yīng)用價(jià)值，通過(guò)各類不同的整理組合，可以對(duì)政府部門在相應(yīng)工作方向上查找到一些借鑒意義，也最大范圍的發(fā)揮出檔案管理的優(yōu)勢(shì)。

3 政府檔案管理的信息化建設(shè)與探索

政府檔案的電子信息化建設(shè)是今后政府工作以及全行業(yè)檔案管理工作的大勢(shì)所趨，隨著互聯(lián)網(wǎng)的云覆蓋，計(jì)算機(jī)已經(jīng)由普及辦公進(jìn)入深度辦公全融合的新階段，對(duì)政府部門的檔案電子化信息化建設(shè)不但對(duì)檔案的存檔工作帶來(lái)了便利性也為檔案管理的安全性有效性帶來(lái)了前所未有的幫助。對(duì)于電子文檔的錄入與保存以及上傳至云端將成為今后檔案管理與保存的常規(guī)程序，其關(guān)鍵環(huán)節(jié)是做好針對(duì)電子文檔存檔的管理機(jī)制制度，以及其操作的權(quán)限性，確保數(shù)據(jù)的安全不被竊取成為首要問(wèn)題，建立安全平穩(wěn)的云平臺(tái)監(jiān)管成為電子文檔安全存放的核心。在對(duì)電子文檔的錄入中，應(yīng)特別注意檔案系統(tǒng)與政府各部門之間數(shù)字化平臺(tái)的有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案跨平臺(tái)的轉(zhuǎn)換、對(duì)不同的數(shù)據(jù)格式以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行識(shí)別并統(tǒng)一歸檔將為檔案管理工作帶來(lái)全方位的數(shù)據(jù)整合功能。

在數(shù)字化檔案歸檔保存體系中，對(duì)政府檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)顯得尤為重要，對(duì)數(shù)字化設(shè)備的運(yùn)用關(guān)乎政府檔案資源信息的流通、與檔案信息各平臺(tái)互聯(lián)共享，只有對(duì)政府檔案管理進(jìn)行技術(shù)上的革新才能在數(shù)字化平臺(tái)中發(fā)揮出信息整體化的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于政府檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的歷史進(jìn)程，對(duì)現(xiàn)階段存在的檔案管理制度與歸檔技術(shù)性細(xì)節(jié)進(jìn)行深入細(xì)致的分析與整理是檔案電子信息化的依據(jù)與借鑒，針對(duì)檔案的信息化建設(shè)應(yīng)包括電子文檔、圖像、影音等多種形式數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。確保檔案的多樣性與時(shí)效性。

數(shù)字化的檔案管理過(guò)程中更加注重操作的規(guī)范有序性，由于存檔文件的形式種類眾多，又告別了傳統(tǒng)意義上的檔案手動(dòng)分類流程，這就要求出具一系列細(xì)致的檔案分類管理細(xì)則，針對(duì)不同的文檔、圖像、影音等多樣化數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的數(shù)據(jù)歸類，加大文件保存系統(tǒng)的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)與分類應(yīng)用開發(fā)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

在眾多檔案管理過(guò)程中，加強(qiáng)數(shù)字檔案館的建設(shè)是信息化發(fā)展過(guò)程中的必然選擇，不同于傳統(tǒng)意義上的檔案館建設(shè)，數(shù)字檔案館存在的技術(shù)基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，數(shù)字信息的傳輸與利用需要依附于作為載體的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，這就要求對(duì)局域網(wǎng)的建設(shè)以及政府部門間各政務(wù)服務(wù)部門的連接合理暢通，數(shù)字檔案館的建設(shè)需要依靠數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫(kù)、互聯(lián)網(wǎng)以及管理軟件三方共同的綜合協(xié)同應(yīng)用。在對(duì)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)中，應(yīng)開通符合各項(xiàng)功能要求的系統(tǒng)管理模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理保存中最重要的收集、管理、保存與利用四項(xiàng)基本的業(yè)務(wù)模塊。使各個(gè)環(huán)節(jié)間互聯(lián)互通，綜合提高檔案管理水平。

在信息化電子化的檔案建設(shè)過(guò)程中，最關(guān)鍵也是最精密的一環(huán)是政府檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，對(duì)于政府部門檔案管理人才的建設(shè)是關(guān)鍵。人才是最寶貴的信息化資源利用載體。檔案的信息化建設(shè)不僅需要檔案方向的專業(yè)技術(shù)人才、智能化計(jì)算機(jī)方向?qū)I(yè)人才，更需要檔案業(yè)務(wù)與信息技術(shù)相結(jié)合能夠?qū)崿F(xiàn)知識(shí)整合的復(fù)合型人才。新時(shí)期下加強(qiáng)政府檔案信息化建設(shè)對(duì)政府職能部門加強(qiáng)監(jiān)管以及處理政府工作都具有重要意義，對(duì)現(xiàn)代化政府辦公要求以及轉(zhuǎn)變政府職能與提升政府辦事效率上都具有切實(shí)有效的創(chuàng)新意義。

4 總結(jié)

在信息高度發(fā)展的今天，為適應(yīng)社會(huì)信息化進(jìn)程的腳步，政府部門對(duì)于檔案管理工作也提出了新時(shí)期的發(fā)展方向與步驟，檔案管理工作關(guān)乎政府部門工作流程的科學(xué)性與嚴(yán)謹(jǐn)性，對(duì)于檔案管理工作制度、工作方法、工作人員的創(chuàng)新性改革對(duì)政府工作的梳理具有現(xiàn)實(shí)意義，加強(qiáng)信息化的檔案管理歸檔工作是為適應(yīng)時(shí)代的必然選擇，也是政府職能部門更好的服務(wù)群眾的必然要求。

參考文獻(xiàn)

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