“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下行政單位檔案管理的創(chuàng)新機(jī)制

王利鈞

摘 要：行政單位檔案屬于特殊性質(zhì)的檔案資源，在互聯(lián)網(wǎng)背景下探討檔案管理的科學(xué)性與創(chuàng)新路徑，將有助于行政檔案發(fā)揮更重要的共享價(jià)值。研究首先對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下行政單位檔案管理的創(chuàng)新價(jià)值展開(kāi)分層探討，同時(shí)從行政檔案管理理念、管理隊(duì)伍素質(zhì)、數(shù)字檔案安全等層面闡釋了行政檔案管理現(xiàn)狀，最終提出可執(zhí)行長(zhǎng)效化的創(chuàng)新機(jī)制，即：落位“互聯(lián)網(wǎng)”，優(yōu)化檔案管理理念;瞄準(zhǔn)“高素質(zhì)”，加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè);規(guī)范“信息化”，建構(gòu)資源共享平臺(tái)。

關(guān)鍵詞：行政單位;檔案管理;創(chuàng)新機(jī)制

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.073

近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)+理念在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，是互聯(lián)網(wǎng)新業(yè)態(tài)下對(duì)檔案管理工作創(chuàng)新的新思考、新探索。近年來(lái)，國(guó)家提倡“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”復(fù)合辦公模式的推廣，逐步實(shí)現(xiàn)了電子政務(wù)轉(zhuǎn)型發(fā)展，政務(wù)服務(wù)能力全面提升。在檔案管理工作中，適應(yīng)行政單位電子辦公需求，傳統(tǒng)檔案管理正在逐步向綜合信息檔案管理過(guò)渡。當(dāng)前，不少行政單位依然在管理理念、管理意識(shí)、管理效能層面存在條件制約，怎樣充分利用信息化技術(shù)來(lái)提高行政單位檔案管理工作的水平和效率，正在成為檔案管理理論研究的重心所在。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下行政單位檔案管理的創(chuàng)新價(jià)值

互聯(lián)網(wǎng)場(chǎng)域下，行政單位辦公正在向集約化與高效化轉(zhuǎn)變，其對(duì)信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中的方法創(chuàng)新形成宏觀導(dǎo)引。

1）保障行政檔案工作的完整性?；ヂ?lián)網(wǎng)+背景下，行政單位文件與檔案管理獲得更大的信息化平臺(tái)支持。這種條件下，所有流程均在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，環(huán)節(jié)均有嚴(yán)格控制，工作時(shí)間由服務(wù)器統(tǒng)一記錄，所有情況均有跟蹤記錄，所有修改都有痕跡保存，尤其是所有的數(shù)據(jù)均有完整化的保存，能夠做到有據(jù)可查。目前不少行政單位都在引入OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)發(fā)文公文流轉(zhuǎn)、收集一體化。同時(shí)，檔案管理資源庫(kù)的建立，為文檔從生成、收集、加式、利用、自動(dòng)備份到歸檔、整理、編目、鑒定、銷毀整個(gè)生命周期都提供了納入終端，這不僅是全覆蓋的資源管理，更是全過(guò)程管理流程的疏通。

2）強(qiáng)化行政檔案管理的效率值。從傳統(tǒng)視角來(lái)看，行政單位檔案管理以人力為主要處理力量，由于檔案信息繁復(fù)、時(shí)間耗費(fèi)較長(zhǎng)，故而低效已經(jīng)成為行政檔案管理的固有標(biāo)簽。在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展與應(yīng)用，為辦畢文件實(shí)時(shí)邏輯歸檔提供了方法保障。這種條件下紙質(zhì)文件歸檔，以“件”為單位進(jìn)行整理，取消了原先以“卷”為單位歸檔過(guò)程中的整理、組合、裝訂等一系列繁瑣的工作，最大程度地提升了行政檔案處置的效率。此外，信息化目錄的建立，進(jìn)一步保障了檔案即時(shí)搜索、科學(xué)化整理的需求。

3）實(shí)現(xiàn)行政檔案資源的共享性。行政檔案資源在某種程度上具有借鑒價(jià)值或查閱需求，很多文件檔案體現(xiàn)了行政單位在某些領(lǐng)域的政策導(dǎo)向，對(duì)于生產(chǎn)生活與經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有指導(dǎo)作用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于受到管理形式局限，優(yōu)勢(shì)資料無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，檔案利用效率低。如果將行政檔案管理置于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支持下，且利用局域網(wǎng)VPN 技術(shù)將各應(yīng)用范圍內(nèi)電腦連接起來(lái)，就能實(shí)現(xiàn)連接系統(tǒng)內(nèi)的文件資源共享。每個(gè)有應(yīng)用權(quán)限的辦公室都能在電腦上實(shí)現(xiàn)“足不出戶、資料共享”，整個(gè)過(guò)程輕松簡(jiǎn)單，速度快，遺漏情況少，大大提高行政檔案資料的利用效率。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下行政檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)

1）行政檔案管理理念創(chuàng)新滯后。充分利用信息化技術(shù)來(lái)管理文書(shū)檔案是提高文書(shū)檔案管理工作水平和管理效率的重要方法之一。不過(guò)在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，決策領(lǐng)導(dǎo)層沒(méi)有將檔案信息化管理置于突出重要位置，很少準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)在文書(shū)檔案管理工作的作用。如此情況下，很少有管理者主動(dòng)在管理理念上拓展思路、深入思考，檔案管理工作依然陷于傳統(tǒng)模式中，對(duì)于檔案管理效率及嚴(yán)謹(jǐn)性等問(wèn)題的破解缺乏有效手段，嚴(yán)重影響了檔案管理資料的應(yīng)用。

2）檔案管理隊(duì)伍素養(yǎng)亟待提升。從管理工作來(lái)看，大多數(shù)檔案經(jīng)過(guò)復(fù)雜的流程后，辦公效率被拉低。很多檔案管理部門在形式上雖然置辦了計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，但實(shí)質(zhì)上由于管理人員素養(yǎng)及意識(shí)習(xí)慣問(wèn)題，檔案管理信息化程度有限，很難在對(duì)大量紙質(zhì)檔案的收集、鑒定、整理和利用工作的過(guò)程中體現(xiàn)出信息化技術(shù)的優(yōu)越性。尤其不少管理者尚未完全掌握信息技術(shù)，對(duì)重要檔案的電子備份意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理工作效率受限。

3）數(shù)字資源共享存在安全隱患。數(shù)字檔案資源的管理具有雙面性，一方面其相比紙質(zhì)檔案更加便捷，但另一面卻涉及了檔案管理的安全性問(wèn)題。鑒于電子數(shù)字檔案的共享性，能夠獲得權(quán)限閱讀使用電子檔案的群體較大，存在被人拍照傳播或編輯修改的可能性，這使得檔案資料真實(shí)性、準(zhǔn)確性等受到質(zhì)疑，難以精準(zhǔn)辨認(rèn)。這顯示了數(shù)字資源檔案管理在安全保障層面的矛盾性，也為檔案信息化管理研究者提出新的研究課題。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下行政單位檔案管理的創(chuàng)新機(jī)制

行政檔案在檔案資源中占據(jù)極為重要的位置，其價(jià)值屬性較為顯著。但如何破解傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)型問(wèn)題，還需針對(duì)目前存在問(wèn)題，展開(kāi)針對(duì)性探討論證施策，逐步建立可執(zhí)行、持續(xù)化的全新管理機(jī)制。

1）落位“互聯(lián)網(wǎng)”，優(yōu)化檔案管理理念?；ヂ?lián)網(wǎng)+背景下，行政檔案管理必須落位于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支持下，工作開(kāi)展的思維理念也必須要與之相吻合。唯有以現(xiàn)代信息技術(shù)為載體，以現(xiàn)代信息管理理念為引導(dǎo)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，才能不斷提高行政檔案管理的效率。一是要放低姿態(tài)，深化對(duì)文書(shū)檔案管理的認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持以信息化引領(lǐng)檔案工作，堅(jiān)持以技術(shù)化支持檔案管理工作，，有計(jì)劃、有目的地開(kāi)展行政檔案信息化管理工作;二是要專項(xiàng)投入，增加行政檔案管理工作的資金投入，堅(jiān)持將現(xiàn)代信息化設(shè)備應(yīng)用到行政檔案的管理工作中，合理簡(jiǎn)化資料收集、分類和整理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和信息化。

2）瞄準(zhǔn)“高素質(zhì)”，加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)。行政檔案管理的主體素養(yǎng)高低，直接決定管理工作開(kāi)展的質(zhì)量。一是要培養(yǎng)互聯(lián)網(wǎng)思維，要求檔案管理人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)特性進(jìn)行關(guān)鍵信息抽取，不斷使得行政檔案發(fā)揮更大價(jià)值;二是要培養(yǎng)生涯規(guī)劃意識(shí)，檔案人員要主動(dòng)創(chuàng)造機(jī)會(huì)接受培訓(xùn)，不斷提高計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用能力，有效應(yīng)對(duì)檔案信息化管理工作問(wèn)題，切實(shí)提高檔案管理工作水平;三是要培養(yǎng)檔案管理適變能力，即在不斷變化的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，擯棄傳統(tǒng)的檔案資料管理方式，不斷加大檔案管理資料的開(kāi)發(fā)，不斷加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，提高檔案管理的信息化水平，讓行政檔案發(fā)揮更大資源價(jià)值。

3）規(guī)范“信息化”，建構(gòu)資源管理平臺(tái)。行政檔案管理要立足互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支持，對(duì)原始檔案的內(nèi)容、技術(shù)或服務(wù)利用加以整合或改善，收集檔案數(shù)字化后進(jìn)行深加工，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案應(yīng)用增值。要本著安全應(yīng)用的角度對(duì)行政檔案管理，建立三大檔案管理平臺(tái)。一是建立檔案處理平臺(tái)，即根據(jù)檔案情況進(jìn)行初步加工設(shè)計(jì)，以便完成搜集和整理行政檔案資料工作，尤其在文件錄入、修改、刪除等方面實(shí)現(xiàn)規(guī)范化;二是建立檔案存儲(chǔ)平臺(tái)，要通過(guò)創(chuàng)建預(yù)歸檔管理和檔案管理兩大模塊，利用信息化技術(shù)將有保存價(jià)值的文件檔案按分類轉(zhuǎn)存歸檔，以確保其文件的完整性;三是建立檔案安全查詢系統(tǒng)，可創(chuàng)建檔案利用和“我的工作臺(tái)”模塊。一方面通過(guò)檔案利用模塊對(duì)電子文件瀏覽、下載、打印，對(duì)電子文件實(shí)施在線借閱申請(qǐng)及添加至收藏夾等操作;另一方面通過(guò)“我的工作臺(tái)”模塊，管理系統(tǒng)用戶的收藏夾及消息，設(shè)置上傳下載等任務(wù)，保障行政檔案資源安全應(yīng)用與共享。

參考文獻(xiàn)

[1]張昕苒.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代合肥市檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用研究[D].安徽大學(xué)，2018.

[2]葛雪梅.論加強(qiáng)黨校信息化檔案管理的有效途徑[J].蘭臺(tái)世界，2015（35）：52-53.

[3]曹建波.信息化背景下文書(shū)檔案管理工作初探[J].蘭臺(tái)世界，2014（S6）：1+4.