建設(shè)信息化檔案館的研究

莊月華

摘 要：本篇文章對(duì)檔案信息化建設(shè)中存在的重點(diǎn)問題進(jìn)行研究、探討，將問題一一羅列出來(lái)，并針對(duì)問題進(jìn)行解析，分析出檔案信息化建設(shè)存在的問題的處理辦法。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化;研究;辦法

我國(guó)檔案館檔案信息化是在國(guó)家信息化的風(fēng)潮下，由有關(guān)部門進(jìn)行規(guī)劃，將以往的傳統(tǒng)檔案管理模式同當(dāng)前階段的信息化技術(shù)互相融合，產(chǎn)生出檔案信息化這個(gè)名詞。檔案的信息化建設(shè)即是我國(guó)國(guó)力的重要體現(xiàn)，也是國(guó)家對(duì)廣大人民群眾的關(guān)懷。

1 當(dāng)下檔案信息化建設(shè)的態(tài)勢(shì)

從2002年檔案信息化指導(dǎo)方針的頒布，我國(guó)檔案館的檔案信息化建設(shè)獲得了不俗的成績(jī)，并且到現(xiàn)在為止我國(guó)的檔案信息化正處在高速發(fā)展的一個(gè)狀態(tài)。全國(guó)的檔案信息化建設(shè)正在熱火朝天的開展中，將當(dāng)下信息化的技術(shù)理念添加到檔案信息化活動(dòng)中。將檔案這一傳統(tǒng)的行業(yè)面向大眾進(jìn)行服務(wù)，為人民群眾的生產(chǎn)生活添加的新的光

彩[1]。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，可以為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，有效地實(shí)現(xiàn)了檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享，通過信息技術(shù)強(qiáng)大的整合能力為用戶提供內(nèi)容更加豐富的檔案資源，如學(xué)歷驗(yàn)證、拆遷補(bǔ)償?shù)群兔裆P(guān)系密切的檔案資源，以及住房公積金、社會(huì)最低保障信息、養(yǎng)老保險(xiǎn)賬戶等，都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，給使用者帶來(lái)了極大的便利。但是檔案信息化不僅僅局限于資源數(shù)字化，還包括了檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、信息化人才建設(shè)、檔案資源的開發(fā)等工作，以及在檔案信息化過程相關(guān)法規(guī)的制定與支持等，可以說這項(xiàng)工作非常復(fù)雜，需要我們共同努力去建設(shè)。

2 當(dāng)下檔案信息化檔案館建設(shè)的問題

2.1 檔案工作人員工作技能的陳舊

建設(shè)信息化檔案館的任務(wù)是非常龐雜的，對(duì)建設(shè)的檔案工作人員的工作技能要求非常高，由于信息化檔案館是在傳統(tǒng)的檔案工作模式中添加了信息化方面的技能，這就使得信息化檔案館的管理和指揮人才較為缺乏，在實(shí)踐工作中就會(huì)出現(xiàn)思想和技能銜接不上，造成信息化檔案館在建設(shè)中的障礙。

信息化檔案館建設(shè)是一項(xiàng)創(chuàng)新型工程，首先要轉(zhuǎn)變相關(guān)工作者的觀念。由于該建設(shè)具有明顯的前瞻性等特點(diǎn)，導(dǎo)致現(xiàn)有工作人員在觀念上無(wú)法接受，無(wú)法擺脫傳統(tǒng)管理模式和舊觀念的禁錮，更有甚者對(duì)相關(guān)工作持有抵觸情緒，堅(jiān)持使用傳統(tǒng)的做法，使得有些管理系統(tǒng)就算建設(shè)好也沒有被應(yīng)用，造成了資源的浪費(fèi)。

2.2 缺乏資金支持

信息化檔案館建設(shè)作為一個(gè)長(zhǎng)期工程，期間需要投入大量的資金予以支持。相對(duì)于其他工程，當(dāng)前社會(huì)對(duì)于檔案信息化建設(shè)的投入比較少，缺乏資金致使相關(guān)工程遇到瓶頸。造成這方面的原因和檔案工作本身的性質(zhì)有關(guān)，同時(shí)和檔案工作人員也有很大的關(guān)系。部分檔案多工作人員缺少發(fā)明創(chuàng)造理念，在信息化檔案館建設(shè)中的國(guó)家政策資金上的輕視，對(duì)檔案館的建設(shè)造成了不理的因素，這就導(dǎo)致信息化檔案館缺少國(guó)家政策資金的支持，就會(huì)成為檔案館在信息化方面劣勢(shì)。

2.3 檔案館的使用較為落后

現(xiàn)階段的檔案管理規(guī)范流程較為龐雜，從檔案地收集到檔案的整理利用，分類入庫(kù)一系列的模塊，并且處理的流程需要得到相應(yīng)的審批規(guī)范。但是就目前的檔案處理模式來(lái)看，部分檔案館中，檔案工作人員對(duì)檔案的信息化利用不充分，信息化的理念較為落后，只是將檔案信息化后的一些檔案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，記錄，并沒有將信息化檔案館的信息化部分利用得當(dāng)。

2.4 檔案館的規(guī)劃不統(tǒng)一

在現(xiàn)階段建設(shè)信息化檔案館中有部分檔案館沒有按照國(guó)家對(duì)信息化檔案館建設(shè)的總體要求去做，將各家檔案館的標(biāo)準(zhǔn)打亂，這樣使得部分信息化檔案館形成的檔案信息不兼容，局部的使用，這就是對(duì)檔案信息資源的一種浪費(fèi)。

2.5 檔案信息的融合問題

信息化檔案館建設(shè)完成后，就需要開展信息化檔案的收集整理工作中，但是在檔案的收集整理中，檔案資源的不統(tǒng)一，就使得檔案信息化處于一個(gè)較為困難的位置。這種狀態(tài)的原因究其根本是由于各個(gè)檔案資源的不統(tǒng)一，信息融合就會(huì)出現(xiàn)巨大的問題。還有一方面檔案信息的融合，會(huì)將各家歸檔單位中一些較為秘密的檔案處在一個(gè)開放的狀態(tài)中，對(duì)檔案資料產(chǎn)生泄密的風(fēng)險(xiǎn)。并且有關(guān)的信息整合較為困難，檔案信息不集中，檔案信息資源的不安全，這一系列的問題就會(huì)使得各個(gè)歸檔單位對(duì)檔案融合的效率降低。

3 進(jìn)行建設(shè)信息化檔案館的相應(yīng)方法

3.1 提高檔案館工作人員的認(rèn)知

建設(shè)信息化檔案館是需要多個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行融合，涵蓋了電子技術(shù)，軟件系統(tǒng)，硬件集成等，在建設(shè)信息化檔案館中，就要使得巨大的檔案信息化資源利用，各個(gè)領(lǐng)域的融合，更要緊的是需要使得檔案館工作人員對(duì)建設(shè)信息化檔案館要有明確的認(rèn)識(shí)，并且需要相應(yīng)的技術(shù)能力，以及相應(yīng)的信息化的認(rèn)知。

3.2 在信息化檔案館建設(shè)中要提高創(chuàng)新

目前我國(guó)信息化的迅猛發(fā)展，國(guó)家人民素質(zhì)的層層提高，國(guó)家對(duì)信息化資源的需求量是呈指數(shù)的增大。所以建設(shè)信息化檔案館是為了上到國(guó)家下到民生的利益進(jìn)行出發(fā)的，可以使得下面的方法詳細(xì)的闡述不同的舉措：

1）可以和地方或者是國(guó)家文化產(chǎn)業(yè)進(jìn)行合作，開發(fā)相關(guān)的檔案信息來(lái)吸引更多的資金和投入，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和經(jīng)濟(jì)利益的共享。2）開展新興的社會(huì)服務(wù)，可以針對(duì)有需要的人士或者企業(yè)提供有償開放的檔案信息服務(wù)。3）可以舉辦檔案主題展覽，促進(jìn)其社會(huì)價(jià)值更好地實(shí)現(xiàn)。4）利用當(dāng)代信息技術(shù)制作稀有、貴重的歷史檔案的復(fù)制件，并有償?shù)孛嫦蛏鐣?huì)進(jìn)行開放。5）加強(qiáng)與國(guó)際間的合作，更好地進(jìn)行合作與文化交流，從而使信息資源產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。

3.3 將檔案信息化的開發(fā)利用進(jìn)行整合

檔案信息化中最為重要的一點(diǎn)就是對(duì)檔案資料的開發(fā)利用，將國(guó)家籌辦的信息化檔案館要對(duì)人民群眾進(jìn)行開放，使人民群眾的到檔案信息化的好處，并且國(guó)家的歷史進(jìn)程也會(huì)相應(yīng)的記錄下來(lái)。就是需要將檔案工作擴(kuò)展到其它相關(guān)資源的利用工作去，具體是面對(duì)下面兩方面：面向人民，轉(zhuǎn)變觀念。在檔案信息化建設(shè)過程要樹立服務(wù)、開放、競(jìng)爭(zhēng)的觀念，在為國(guó)家或是機(jī)關(guān)提供信息資源的同時(shí)還要加大對(duì)社會(huì)群體的重視;再者就是建立新的檔案利用體系，摒棄傳統(tǒng)的檔案利用方法，積極引進(jìn)新技術(shù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

建設(shè)信息化檔案館是一個(gè)艱巨的任務(wù)，需要了結(jié)歷史的發(fā)展規(guī)律，同時(shí)將不同的事項(xiàng)進(jìn)行融合，同步。[4]在現(xiàn)階段的發(fā)展中，信息化檔案館的建設(shè)也存在這許許多多的問題，阻礙信息化檔案館的建設(shè)發(fā)展。在本篇文章中將各個(gè)較為重要的情況羅列出來(lái)，并闡明了相對(duì)應(yīng)的解決方法，為了使得信息化檔案館建設(shè)的蓬勃發(fā)展，以及檔案信息化對(duì)社會(huì)的服務(wù)提出了較為明確的方向給讀者參考。

參考文獻(xiàn)

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[4]章瑾.檔案數(shù)字化過程中檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的法律保護(hù)[J].檔案與建設(shè)，2003（09）.