試論檔案學(xué)視角下高校記憶建構(gòu)研究

邱迎春

摘 要：第15屆國際檔案大會以“檔案.記憶與知識”為主題開展討論以來，檔案工作者的職業(yè)定位已經(jīng)從文件的保管者向知識的管理者，再到記憶的建構(gòu)者的角色轉(zhuǎn)變。這生動展演了時代變遷帶給檔案工作者的職業(yè)定位的變化，也是我們檔案工作者的成長軌跡。高校檔案工作者不僅僅是高校檔案的保管者，歷史的守望者，更肩負著構(gòu)建高校記憶的責(zé)任。本文擬從檔案學(xué)視角展開對高校記憶建構(gòu)的研究。

關(guān)鍵詞：高校檔案;高校記憶;建構(gòu)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.018

基金項目：四川音樂學(xué)院科研項目：檔案學(xué)視角下高校記憶建構(gòu)研究（項目編號：CYXS2018038）。

1 高校檔案與高校記憶的關(guān)系

高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄[1]。高校檔案是具有一定保存價值的歷史資料，它以多種載體方式客觀翔實地記錄高校發(fā)展軌跡，它既是國家重要的教育信息資源，也是高校記憶的載體。這些檔案材料是全校師生、校友對母校情感的寄托與美好回憶。高校記憶是高校師生共享往事的過程和結(jié)果，沒有記錄就沒有發(fā)生，從內(nèi)容看，高校記憶是高校師生對學(xué)校過去發(fā)生事件的認識、理解和體驗。從實體上看，高校記憶是客觀記錄高校發(fā)展軌跡的高校檔案。高校記憶的范疇大于高校檔案，不僅僅包含高校檔案，還包括校址、建筑物、口述檔案等等。“高校記憶”的建構(gòu)強化了高校檔案存史、資政、育人的功能，也推進了高校檔案史料編研和利用工作。

目前，多數(shù)高校都是按照傳統(tǒng)的教學(xué)類、行政類、科研類、黨群類進行分類接收檔案材料，全宗編號也是基本按照這個分類進行。許多有價值的資料并未納入檔案管理工作中，影響了檔案文化功能的發(fā)揮，降低了教職工對檔案的認同度。

2 高校記憶建構(gòu)的主體：高校檔案館的定位

國家綜合檔案館的定位是“五位一體”，即是愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務(wù)中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心[2]。高校檔案館是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。國家綜合檔案館的定位，給高校檔案館的未來發(fā)展指明了方向，也是未來高校檔案館的發(fā)展趨勢。高校檔案館只有發(fā)揮自身優(yōu)勢，不斷提高服務(wù)水平和管理效能才能逐步實現(xiàn)“五位一體”發(fā)展的目標。高校檔案館是構(gòu)建高校記憶的主體，其自身擁有翔實記錄學(xué)校發(fā)展的豐富檔案資料，再者，檔案館擁有專業(yè)隊伍，將有重要歷史意義的材料納入檔案管理的系統(tǒng)中，守護高校記憶建構(gòu)，不至于留有歷史空白與遺憾。

高校檔案館的職責(zé)不能僅局限于實體檔案的收集、保管，編寫學(xué)校大事記，顯然這種工作模式是滯后的。高校檔案館是建構(gòu)“高校記憶”的主體，由檔案館牽頭，抽調(diào)或聘請檔案學(xué)、歷史學(xué)等相關(guān)學(xué)科專家，教師組成校史編寫組，按照編纂大綱分工負責(zé)檔案史料收集、通過采訪知名校友和退休教師，廣泛征集口述檔案，文獻和實物，進行收集保管。在收集檔案材料的過程中，應(yīng)當(dāng)遵循鑒定后置的原則，應(yīng)收盡收，不漏一文一物。同時，高校檔案館須建立信息共享平臺，特別是針對涉及多個部門的項目，要按照全宗原則進行收集，避免重復(fù)歸檔。高校檔案館應(yīng)根據(jù)學(xué)校的發(fā)展特色，梳理記憶脈絡(luò)，站在歷史、政治、文化的立場挑選記憶客體，以辨證、發(fā)展的觀點梳理“高校記憶”的脈絡(luò)。

3 高校記憶建構(gòu)的客體：拓寬檔案收集渠道、加強重大活動檔案的管理

檔案是搭建高校記憶的基石，傳統(tǒng)檔案收集方式是被動接受校內(nèi)各行政部門以及教學(xué)單位在自然年度中形成的有保存價值的檔案材料。所移交歸檔材料的質(zhì)量取決于部門兼職檔案員的檔案意識以及業(yè)務(wù)能力。根據(jù)筆者的調(diào)查，多數(shù)行政部門以及教學(xué)單位的兼職檔案員基本能完成年度檔案的移交工作。移交的檔案材料以辦畢的文書檔案為主，教學(xué)部門重大的活動中形成的檔案材料歸檔沒有系統(tǒng)性，材料比較零散。高校檔案內(nèi)容豐富，應(yīng)當(dāng)靈活運用“新來源觀”思想指導(dǎo)檔案收集工作。以檔案為母體，構(gòu)建“高校記憶”。我們不僅要收集學(xué)校各部門形成的文書檔案，更要收集能反映老師教學(xué)、學(xué)生學(xué)習(xí)的相關(guān)資料，包括多媒體形式的音視頻材料。我們是藝術(shù)類高校，特別是針對名師上課的資料應(yīng)該建立資料，不論是文檔類或者音頻類的資料，便于日后科學(xué)研究。高校記憶豐富了高校檔案單一、刻板印象。高校記憶借助檔案的史料作用，把先人積累的知識和經(jīng)驗與人類記憶進行線性傳遞，使高校成為文化的擴散地。四川音樂學(xué)院是西南地區(qū)最大的藝術(shù)類院校，為地區(qū)文化發(fā)展培養(yǎng)了一大批的藝術(shù)人才，這是我校的社會責(zé)任。我校長期以來對點支援偏遠山區(qū)的中小學(xué)音樂教育培養(yǎng)，輸送了很多優(yōu)秀的專業(yè)教師深入教學(xué)一線，給當(dāng)?shù)氐乃囆g(shù)教育的發(fā)展盡一份力。支教和扶貧應(yīng)該做為獨立專題進行收集。

4 搭建“高校記憶”的實施路徑

高校記憶見證了學(xué)校的歷史沿革，凝練了學(xué)校辦學(xué)特色和學(xué)校精神，對于增強全校師生的榮譽感起到了重要的作用，并為高校的可持續(xù)發(fā)展提供了堅實有力的保障。搭建“高校記憶”需要有可持續(xù)發(fā)展的組織保障和規(guī)范的工作流程。

4.1 組織保障

“高校記憶”是個系統(tǒng)工程，需要有良好的組織領(lǐng)導(dǎo)作為保障。筆者建議，由學(xué)校副校長牽頭，成立高校記憶領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案館館長、學(xué)校行政職能部門的負責(zé)人、院系主任擔(dān)任組員，協(xié)同開展工作。學(xué)校重大活動結(jié)束一個月內(nèi)，由檔案工作者參與指導(dǎo)活動中形成的檔案資料的收集、鑒定、整理，完成歸檔環(huán)節(jié)作為該項目完結(jié)的標志。同時，該活動的檔案資料歸檔完成的質(zhì)量考核應(yīng)納入學(xué)校部門年度考核中。這是對檔案工作的監(jiān)督與支持，也是促進學(xué)校重大活動檔案歸檔工作的順利進行。

4.2 拓展高校檔案的利用方式

構(gòu)建高校記憶，需要積極拓展高校檔案的利用方式。我們是藝術(shù)類高校，可以利用高校檔案，編排、展演反映本校傳統(tǒng)文化和學(xué)校發(fā)展歷程的劇目，或拍攝成微電影，從而進一步增強全校師生對校園文化的認同感。同時我們可以通過校園網(wǎng)站、檔案館主頁平臺展示檔案館館藏珍貴檔案，從而達到信息共享的目的，并提升高校文化的影響力，這對于構(gòu)建高校記憶是有幫助的。

我校檔案館目前根據(jù)國家教委1993年發(fā)布的《高等學(xué)校檔案實體分類法》以及檔案的全宗理論、來源原則、檔案雙重價值理論來指導(dǎo)檔案在收集、整理、鑒定、利用環(huán)節(jié)中的具體實操。高校檔案是建構(gòu)高校記憶的基礎(chǔ)，面對內(nèi)容豐富，載體各異的檔案材料，檔案工作者需要對信息資源進行整合，針對記載著高校的發(fā)展歷史、具有辦學(xué)特色，體現(xiàn)學(xué)院辦學(xué)理念與特色的材料進行信息化處理，生產(chǎn)出檔案成品。檔案工作者要有全局思維，緊抓業(yè)務(wù)培養(yǎng)學(xué)習(xí)意識，主動與外界合作意識有利于提升其創(chuàng)新能力，從而增進業(yè)務(wù)內(nèi)部驅(qū)動力與凝聚力。其次，檔案工作人員帶動全校檔案信息共享意識的增強，有利于扭轉(zhuǎn)各部門信息資源孤島現(xiàn)象;最后，總體檔案意識的深化有助于全校范圍內(nèi)檔案利用的同步與平衡，利于形成信息共享圈，整合高校各部門檔案信息資源儲備，實現(xiàn)全校工作的信息銜接和協(xié)同推進。

高校目前實行部門立卷制，檔案材料的前期收集、基礎(chǔ)整理共工作是由兼職檔案員完成的，他們的責(zé)任意識，檔案專業(yè)水平，工作態(tài)度直接影響著后期檔案館工作的水平。因此，必須重視定期對兼職檔案員進行培訓(xùn)。

5 搭建“高校記憶”的實施路徑

高校檔案館作為學(xué)校的檔案存放地，要增強學(xué)校各部門主動建檔意識。高校檔案館作為構(gòu)建高校記憶的主體，首先應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略，結(jié)合自身的專業(yè)優(yōu)勢，制定檔案工作的總體藍圖。因此，我們檔案工作者要有前瞻意識，工作要有計劃，提前把工作計劃書上報領(lǐng)導(dǎo)，爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持。檔案工作者可以通過短片來宣傳檔案知識，提升師生的檔案意識，形成“該歸則歸，不要漏歸”的工作格局。嚴格按照教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定的檔案歸檔范圍，將有參考價值和便于利用的材料納入檔案管理系統(tǒng)中，同時，還要將全校各個時期的工作進行梳理成為檔案，為日后搭建“高校記憶”提供翔實的素材。

5.1 引導(dǎo)師生主動建檔意識

高校檔案不僅是學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項工作的有效記錄，同時也是學(xué)生、教職工、校友維護自身合法權(quán)益的憑證。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，高校檔案館主要接收黨政部門的文書檔案，而較少保存反映教師、學(xué)生信息的材料。高校記憶，是由學(xué)校的每一份子組成的，每一位教職員工以及每一位學(xué)生都是高校記憶網(wǎng)絡(luò)中一個節(jié)點，節(jié)點的選取對構(gòu)筑高校記憶來說至關(guān)重要，每個節(jié)點共同組成了高校記憶全貌。高校記憶不單是學(xué)校組織的記憶，應(yīng)該是全校師生個體記憶的總和。我們不應(yīng)該只局限于學(xué)校檔案的資源建設(shè)。加大的檔案宣傳力度，通過多媒體、抖音等學(xué)生群體喜歡的方式，傳播檔案基本知識，讓廣大師生了解檔案、提高大眾的檔案意識。在他們使用、了解檔案，讓他們意識到他們是學(xué)校的一份子，學(xué)校的發(fā)展離不開每個人的努力與拼搏，我們要把這種檔案文化融入到每個人的內(nèi)心深處，激發(fā)大家愛校，以校為榮的共同校園情誼，鼓勵并積極引導(dǎo)師生參與到高校記憶的建構(gòu)熱潮中來。我們傳統(tǒng)的檔案館收集的資料多數(shù)都是反應(yīng)學(xué)校的行政管理工作，很多有藝術(shù)院校特色的內(nèi)容并未收集起來。為此，筆者認為：一方面可以通過校園網(wǎng)、學(xué)校微信公眾號來收集學(xué)校老師、學(xué)生能反應(yīng)學(xué)校校園文化以及學(xué)校人文精神的材料進行歸檔;另一方面：檔案館可以根據(jù)學(xué)校的辦學(xué)特色，建立數(shù)據(jù)庫。例如：學(xué)校師資隊伍建設(shè)數(shù)據(jù)庫、學(xué)院精品課題數(shù)據(jù)庫、精準扶貧數(shù)據(jù)庫等等，檔案工作者要有大檔案觀，要走出去，多眼界要廣，多參加培訓(xùn)，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。我們檔案工作者是高校記憶的積極構(gòu)建者和捍衛(wèi)者，我們的歷史使命是艱巨而有成就感的[3]。

5.2 深度挖掘館藏資源

檔案工作的最終目標是提供利用服務(wù)。查全率和查準率是衡量我們服務(wù)的指標。面對信息量如何龐大的信息社會，我們除了用傳統(tǒng)的方式來管理實體檔案，同時也要重視其他其他載體信息，把它納入我們檔案管理的流程中來。在信息化不斷發(fā)展的當(dāng)代，高校檔案的信息化進程不斷加快。目前，我校檔案館正在開展檔案數(shù)字化工作第二階段，檔案的信息化體系正在建立。深度挖掘館藏資源是為了更好地管理檔案信息的，實現(xiàn)信息共享，管理智能化，有效利用管理軟件對信息進行分析，抓取，建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫等。由于信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，我們“高校記憶”身處數(shù)字化環(huán)境，這就要求高校檔案建設(shè)積極探索網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的共建共享。高校記憶要求建立滿足信息查詢者需要，方便大眾利用的高校檔案信息資源體系，整合社會需要的各類憑證性和文化性檔案信息，如：學(xué)籍檔案、名人檔案、校史檔案，以及反映學(xué)校原貌，重大活動等情況的文字、照片、音像資料等材料。這些檔案形成主體多元、來源分散，載體多樣，需要通過系統(tǒng)整理、集中管理、并經(jīng)數(shù)字化處理才能更高校地服務(wù)社會和學(xué)校。

5.3 創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，高校檔案館實行對外開放是高校檔案館職能轉(zhuǎn)變的時代要求。高校檔案館應(yīng)轉(zhuǎn)變固有觀念，由管為主向管用結(jié)合，以用為主轉(zhuǎn)變，重視檔案編研以及構(gòu)建高校記憶。在實踐過程中，高校檔案館已經(jīng)在一定程度上向社會開放，主要面向已經(jīng)畢業(yè)的校友和事業(yè)單位提供相關(guān)個人的學(xué)籍材料信息，其他方面的查詢利用較少[4]。

通過構(gòu)建高校記憶，梳理高校檔案，是高校檔案館提高自身管理效能的有效途徑，聚焦綜合檔案館“五位一體”的功能定位，結(jié)合高校檔案工作實際，才能更好第發(fā)揮其社會職能，促進檔案信息資源的合理分配，實現(xiàn)檔案信息資源的高效利用，加快推進檔案館自身建設(shè)。高校記憶建構(gòu)是一個系統(tǒng)工程，從人員培訓(xùn)和其他管理環(huán)節(jié)，從制度建設(shè)到流程細化，檔案管理和其他管理環(huán)節(jié)需要環(huán)環(huán)相扣，相輔相成，沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持不可能成功實施。高校檔案館需要不斷優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提升管理水平，加強編研、開發(fā)與利用工作在高校記憶的過程中煥發(fā)出源源不斷的生命力。高校檔案館在構(gòu)建“高校記憶”的過程，也是自身成長的過程。通過“高校記憶”梳理我們檔案館工作中需要改進和提升的部分，根據(jù)學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略，及時調(diào)整檔案收集歸檔實施辦法。加強檔案資源的共建共享，特別是近年來學(xué)校在人才引進、優(yōu)勢學(xué)科建設(shè)等方面應(yīng)該著重數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，以后日后開展研究工作提供信息支持。

綜上所述，高校檔案館應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，加快信息化建設(shè)，提升管理能力和效率。關(guān)注高校檔案利用者的需求的新變化和新特征。檔案學(xué)視角為我們構(gòu)建高校記憶，提供了理論基礎(chǔ)與實踐操作方法，我們檔案工作者一定要確實行動起來，肩負重任努力前行。

參考文獻

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