大學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新與實(shí)踐

邱兆波

摘 要：高校學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在校期間的課程學(xué)習(xí)、成績考核、行為表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲和發(fā)展等各方面內(nèi)容。這些資料與大學(xué)生的就業(yè)以及畢業(yè)后的職業(yè)發(fā)展和未來的發(fā)展道路有密切關(guān)系。需要加強(qiáng)對大學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新，使其更好地在大學(xué)生未來發(fā)展道路中發(fā)揮作用。隨著我國大學(xué)擴(kuò)招計(jì)劃的展開，每年有成千上萬的學(xué)生有了自己的人事檔案，無形中給高校的檔案管理工作帶來沉重的負(fù)擔(dān)。在這種情況下，我們必須加強(qiáng)檔案管理模式的創(chuàng)新，進(jìn)而提高檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：大學(xué)生;檔案;管理模式;創(chuàng)新;實(shí)踐

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.005

1 構(gòu)建大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案體系的困境

1）缺乏創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)政策的支持和保障。我國高校學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建立缺乏相應(yīng)的政策支持和保障。雖然在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育過程中，高校偶有出臺相關(guān)的管理辦法，也只是涉及創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育管理、經(jīng)費(fèi)管理、獎(jiǎng)勵(lì)辦法等方面的內(nèi)容，很少涉及學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理方面的政策和法律法規(guī)。例如，雖然在《關(guān)于深化高等學(xué)校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革的實(shí)施意見》《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》中有涉及學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案與學(xué)分設(shè)置方面的規(guī)定，但在我國《高等學(xué)校檔案管理辦法》中仍然沒有將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案納入其中。這就使得大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的貫徹施行沒有推動(dòng)力以及統(tǒng)一的規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致無章可循，難以全面實(shí)施。

2）實(shí)踐操作過程中困難重重。在高校中大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)涉及的部門繁多，教務(wù)處、團(tuán)委、就業(yè)創(chuàng)業(yè)中心、學(xué)生處、學(xué)院等不同部門或單位都有可能涉及，且不同的活動(dòng)屬于不同部門管理，這就存在種類繁多，歸檔不集中、分類不清楚等問題。而對于典型就業(yè)創(chuàng)業(yè)案例檔案來說，收集則更加困難，存在有些創(chuàng)業(yè)典型案例時(shí)間跨度較大;有可能涉及商業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私;缺乏收集此類檔案的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)等問題?？偟膩碚f，大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的收集與管理沒有經(jīng)驗(yàn)可借鑒，作為一項(xiàng)全新的工作，實(shí)際操作起來困難重重。

3）師生員工檔案意識不強(qiáng)。高校大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案作為溝通高校、學(xué)生與用人單位之間的橋梁，具有十分重要的意義，但并未引起足夠重視，很多人對創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的重要意義與社會價(jià)值認(rèn)識不夠，對這一類檔案的界定模糊，歸檔范圍與內(nèi)容不明，檔案意識不強(qiáng);大學(xué)生群體也沒有真正意識到創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案對于其個(gè)人就業(yè)創(chuàng)業(yè)和職業(yè)生涯規(guī)劃與發(fā)展的意義。所以雖然部分高校近年來開展了大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育與實(shí)踐探索，但是學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案體系的建立、檔案的收集、管理與利用卻并未能在全國范圍內(nèi)得到真正全面施行。

2 大學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新與實(shí)踐

傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案管理由于資金投入較少，硬件以及軟件設(shè)施不完善，信息化水平較低，不能在網(wǎng)上進(jìn)行操作和進(jìn)行事務(wù)性解決與管理，影響了檔案的服務(wù)水平，使檔案管理難度提升。因此，無論是高校檔案管理部門還是社會人力資源保障局，都必須積極創(chuàng)新大學(xué)生檔案管理模式，提高檔案管理水平，使其更好地服務(wù)學(xué)生、服務(wù)大家，更好地便利其工作生活。

1）加強(qiáng)教育培訓(xùn)。首先，必須從檔案管理人員開始，加強(qiáng)宣傳和教育，提高他們的專業(yè)水平及責(zé)任心，畢竟檔案是伴隨人們一生的重要信息資料，在開展檔案管理工作中，必須提高工作人員的責(zé)任意識，嚴(yán)格規(guī)范他們的工作標(biāo)準(zhǔn)，并經(jīng)常組織開展思想教育、技術(shù)培訓(xùn)和績效考核，并完善文件管理模式，提高崗位準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，制定具體嚴(yán)格的考核制度，為大學(xué)生檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。另外，教育和培訓(xùn)不僅從檔案管理員開始，而且還需要從大學(xué)生開始。比如，很多學(xué)生畢業(yè)后不知道自己的檔案信息以及報(bào)到證的重要作用，造成報(bào)到證丟失無法報(bào)到，甚至是檔案丟失或者閑置在人才市場等情況。還有一種情況是，不知道應(yīng)該把檔案調(diào)回原籍還是工作單位。高校沒有進(jìn)行必要的檔案教育，致使很多學(xué)生畢業(yè)后把檔案調(diào)回原籍，后又因?yàn)楣ぷ骰蛘咂渌?，把檔案重新調(diào)回工作地，造成很多麻煩和問題。

2）加強(qiáng)制度的制定與執(zhí)行。首先，成立獨(dú)立的檔案管理部門，由專人進(jìn)行管理。比如高校可以以不同的專業(yè)、不同的年級和班級為單位進(jìn)行檔案管理，分層分級進(jìn)行管理，把責(zé)任落實(shí)到具體人，提高負(fù)責(zé)人的責(zé)任意識，保證工作快捷、便利。其次，建立明確的管理制度，規(guī)定各級學(xué)生檔案的歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔負(fù)責(zé)人及其職責(zé)。在學(xué)生進(jìn)入大學(xué)時(shí)，要認(rèn)真檢查檔案材料，若檔案中缺少相關(guān)材料和信息，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，維護(hù)學(xué)生檔案的完整性，同時(shí)根據(jù)學(xué)生的學(xué)習(xí)和活動(dòng)情況及時(shí)更新學(xué)生檔案，保持檔案的及時(shí)性。最后，制定存檔標(biāo)準(zhǔn)。存檔標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該統(tǒng)一又不失靈活性。堅(jiān)持依據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則辦事，可以減少和避免問題的發(fā)生，但是特殊情況需特殊處理。

3）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案社會價(jià)值。大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案在學(xué)生的就業(yè)創(chuàng)業(yè)和用人單位選人用人中能夠提供充分的檔案依據(jù)，使用人單位在選聘學(xué)生時(shí)能夠根據(jù)不同的崗位需求選拔出合適的人才，具有促進(jìn)學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)，有效推進(jìn)大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作的功能。在如今的信息化時(shí)代，高校應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，研發(fā)管理平臺，利用網(wǎng)絡(luò)的信息量大、覆蓋面廣、速度快、交互性強(qiáng)等特點(diǎn)加快實(shí)現(xiàn)大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案體系的建立和檔案的有效利用。充分發(fā)揮創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案社會價(jià)值方面，可通過專業(yè)性和系統(tǒng)性的研究對高校畢業(yè)生就業(yè)檔案進(jìn)行全面分析，形成有保存和利用價(jià)值的報(bào)告和材料，支撐大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育體系;另外，還可以充分挖掘創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案中的文化資源，開展高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案編研工作，通過編制高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)政策匯編、成果庫、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)典型案例集等，在全校范圍內(nèi)廣泛宣傳，使廣大師生都能高度重視起創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案工作，積極配合做好創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的收集管理，充分發(fā)揮大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的社會價(jià)值。

4）完善檔案管理機(jī)制，分工明確責(zé)任到人。大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作涉及學(xué)校多個(gè)部門，因此要理順各個(gè)部門之間的關(guān)系，建立分工明確、責(zé)任到人、流程清楚的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案體系。因涉及部門較多、人員較多，各高校應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況確定檔案創(chuàng)建和收集的主體，并根據(jù)各自的工作和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的歸檔范圍建立分工明確，責(zé)任到人的管理體系。如相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)政策文件類檔案的歸檔整理;院系就業(yè)主管部門、輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)畢業(yè)生基本信息、成績檔案、科研檔案、實(shí)踐檔案、誠信檔案以及綜合能力檔案的歸檔;專兼職職業(yè)生涯規(guī)劃和就業(yè)指導(dǎo)教師負(fù)責(zé)就業(yè)創(chuàng)業(yè)指導(dǎo)檔案、典型就業(yè)創(chuàng)業(yè)案例檔案的歸檔整理。上述檔案整理歸檔，最終交一個(gè)部門保管學(xué)生檔案，學(xué)生畢業(yè)后，將其轉(zhuǎn)遞用人單位或檔案存放地。

3 結(jié)束語

當(dāng)前，信息交互途徑、傳播平臺、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的多元化發(fā)展，使得大學(xué)生的思維方式、認(rèn)知體系及價(jià)值觀念受到了一定的沖擊。為了加強(qiáng)對大學(xué)生的思想引導(dǎo)，高校在立德樹人理念的指導(dǎo)下，通過針對性的思政教育與誠信管理，幫助學(xué)生樹立起正確價(jià)值觀念，以期培養(yǎng)造就更多優(yōu)秀人才。高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育工作得不到有力支撐，學(xué)生檔案真正的價(jià)值也得不到充分發(fā)揮。所以，構(gòu)建高校大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案體系，既是社會發(fā)展的需要，也是創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育工作的需要，更是社會了解、選聘人才的重要途徑和需要。

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