教學(xué)視角下的留學(xué)生檔案管理策略分析與闡述

何媛媛 李維佳

摘 要：改革開放至今，我國留學(xué)生的數(shù)量不斷增加。在這種情形下，我國相關(guān)教育機構(gòu)對于留學(xué)生的檔案管理提出了更高的要求。本文將從教學(xué)視角出發(fā)，分析留學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀，寫明檔案管理中教學(xué)方面所存在的各種問題，并提出一些可供參考的解決方案。

關(guān)鍵詞：教學(xué);留學(xué)生;檔案管理;工作改革

一、留學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

（一）留學(xué)生檔案管理的不足

從各個學(xué)校的檔案管理來看，我國留學(xué)生的檔案管理力量存在著很嚴重的不平衡。由于我國各個院校的留學(xué)生生源留學(xué)性質(zhì)不同，所以其在檔案管理方面所受到的重視度也有所不同。一部分是從我國小學(xué)教育開始直至研究生畢業(yè)，并且其考試分數(shù)合格，獲得了我國相關(guān)教育部門所頒發(fā)的各等級學(xué)歷證書的留學(xué)生;另一部分則是進行語言進修課程、專業(yè)課程以及進行所有學(xué)歷教育以外的國外進修留學(xué)生。在我國經(jīng)過小學(xué)直到研究生學(xué)習(xí)期滿的學(xué)歷生，由于我國教育對學(xué)歷證書的需求，該類留學(xué)生在檔案管理方面得到了相對認真全面的管理。不僅要保證紙質(zhì)檔案和電子檔案的齊全，并且要在國家相關(guān)教育部門做好備案。這類留學(xué)生的學(xué)歷得到國家承認，因此學(xué)生的檔案也會在學(xué)生考取上一級學(xué)校時及時地進行調(diào)整和備案。相對而言，進修生則與這類學(xué)歷生不同。語言進修生常常出于自身不同的學(xué)習(xí)目的與需求，學(xué)習(xí)時長不固定，在我國留學(xué)的時間較短而且經(jīng)常轉(zhuǎn)校，甚至本身就不需要中國的學(xué)歷證明等，因此，對于進修生的檔案管理工作會存在較多困難以及不足的地方。

以目前的檔案管理狀態(tài)來看，從事該管理工作的人員也有很多。有從事該管理行業(yè)的工作人員，也有各地校園從事教學(xué)工作的教師，再加上留學(xué)生數(shù)量不斷增長，使得檔案管理的難度不斷增加，其工作量也不斷加大。

（二）與教學(xué)相關(guān)的留學(xué)生檔案管理

留學(xué)生教學(xué)檔案建設(shè)是在教學(xué)、教研等多重積累的教學(xué)活動中所形成的，一般包括課程檔案以及學(xué)術(shù)檔案等。其檔案記錄是對文字、圖案等具有一定保存價值的不同形式記載，是反映教學(xué)運行、管理與建設(shè)的重要性標志。我國的留學(xué)生招生工作至今已經(jīng)有近60年的歷史，我國有的學(xué)校甚至是近幾年才開始進行留學(xué)生招生工作，所以留學(xué)生的教學(xué)工作本身還處于不斷探索時期當(dāng)中，教學(xué)檔案的建設(shè)更是需要改進，其中的不足之處也顯得尤為明顯。如綜合性院校的留學(xué)生，其本身的檔案在學(xué)籍內(nèi)容上就不夠全面完整。據(jù)了解，由于一線教學(xué)教師的工作性質(zhì)，在留學(xué)生課堂教學(xué)中，對于學(xué)生學(xué)習(xí)參與性與積極性、掌握學(xué)習(xí)內(nèi)容的程度等方面可以做出較為客觀的評價，因此，學(xué)生的教學(xué)檔案管理應(yīng)該是由一線教學(xué)的教師或者至少應(yīng)該由相關(guān)管理人員（如留學(xué)生專職班主任等）統(tǒng)計入檔。然而在目前的檔案管理中，一般都是由各校的行政人員開展這一方面的工作，很少有從事一線教學(xué)的教師參與。這導(dǎo)致留學(xué)生學(xué)習(xí)情況的管理檔案中與之相關(guān)的學(xué)習(xí)內(nèi)容及進程等信息較少，或者對該生已有的學(xué)習(xí)情況信息也不能夠更好地為其學(xué)習(xí)提供更好的服務(wù)。在正常的課堂中，教師是該課堂活動教學(xué)的主導(dǎo)，而學(xué)生是為了開展教學(xué)活動而組織起來的主體，只有全面地了解學(xué)生，才能夠更好地進行教學(xué)活動。特別是來自國外的留學(xué)生，由于國外的留學(xué)生與我國學(xué)生情況不同，他們來自不同的國家，而且在年齡跨度，宗教信仰以及文化背景上有所不同，其漢語水平也是參差不齊，教師要想有效地開展教學(xué)，了解學(xué)生各個時期的學(xué)籍檔案資料就成為必不可少的一項工作。相關(guān)的留學(xué)生管理工作人員應(yīng)積極配合教師，做好與教學(xué)相關(guān)的學(xué)生學(xué)籍管理工作，這一點十分重要。

二、留學(xué)生檔案的管理系統(tǒng)改善和設(shè)想

（一）管理系統(tǒng)概述

現(xiàn)在部分學(xué)校都會運用一套具有權(quán)威性的留學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，留學(xué)生的學(xué)籍管理主要在其系統(tǒng)中的“學(xué)生信息功能”或者“學(xué)籍管理”等這些模塊中。該系統(tǒng)模塊里所包含的內(nèi)容十分廣泛，包含學(xué)生應(yīng)有的基本信息、分班信息、離校信息和其他獎懲信息等?？梢哉f，該系統(tǒng)模塊覆蓋了留學(xué)生在校的全面生活信息，學(xué)?？梢酝ㄟ^這些信息了解留學(xué)生的個人情況、學(xué)習(xí)情況等。對于招生和管理留學(xué)生的工作人員來講，這種具有權(quán)威性的留學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的信息量以及管理分類已經(jīng)非常完善了。但是對于教學(xué)的教師來說，這種管理系統(tǒng)所存在的實際利用價值并不是很高，其中還存在很多漏洞。其一，由于該系統(tǒng)數(shù)值并不能非常及時記錄與了解學(xué)生的信息情況的變化，教師無法及時了解與掌握這名學(xué)生的最新動態(tài)。其二，該管理系統(tǒng)并沒有做出一項專門為教師準備的系統(tǒng)模塊。因此不難看出，該管理系統(tǒng)注重的是為留學(xué)生檔案的管理者而設(shè)計的。相關(guān)教師如果想了解某一學(xué)生的信息內(nèi)容，則需要從眾多零零散散的信息窗口中去拼合，十分不方便。另外，現(xiàn)有管理系統(tǒng)中還面臨著來華留學(xué)生流動性大、留學(xué)生經(jīng)常轉(zhuǎn)校留學(xué)，導(dǎo)致檔案追蹤性不夠、不強等問題。這種情況給相關(guān)工作人員造成一定負擔(dān)，同時導(dǎo)致教師不能夠快速且全面地了解學(xué)生。

（二）改善管理系統(tǒng)的設(shè)想

各個學(xué)校應(yīng)該繼續(xù)完善已有的留學(xué)生教學(xué)檔案。在各大學(xué)校中，留學(xué)生的教學(xué)檔案記錄并反映留學(xué)生教學(xué)單位的建設(shè)和發(fā)展這一過程，這應(yīng)該是相關(guān)教學(xué)單位各項工作中的一個重要環(huán)節(jié)，是評估和衡量該教育質(zhì)量與管理水平的一個依據(jù)。它為留學(xué)生的教學(xué)、管理等水平的提高創(chuàng)造了必要的條件，也是積累教學(xué)經(jīng)驗和教學(xué)過程的原始資料，利用這些資料，教師應(yīng)合理推動教學(xué)法研究，促進教學(xué)組織和管理。

教師應(yīng)該在一定的研究基礎(chǔ)上積極主動地探討、研究，進行客觀分析和總結(jié)，如可以收集學(xué)生試題的答卷、作業(yè)等資料等進行分析。教授語言類的教師還可以運用多媒體現(xiàn)代信息技術(shù)化等手段，收集學(xué)生的語音文字等信息，建設(shè)語音數(shù)據(jù)庫，從而提高自身教學(xué)質(zhì)量。

留學(xué)生的學(xué)籍檔案應(yīng)及時充實與教學(xué)相關(guān)的內(nèi)容。由于檔案信息模塊的內(nèi)容不同，相應(yīng)模塊表達的信息量也有所不同，教師應(yīng)根據(jù)每個管理模塊的內(nèi)容去實際了解和分析，學(xué)籍檔案信息也應(yīng)該根據(jù)教師的教學(xué)需求補充。據(jù)了解，目前各高校留學(xué)生的類型多分為兩種：一種為有學(xué)歷學(xué)籍的留學(xué)生，這一類學(xué)生的學(xué)籍檔案一般為各高校教務(wù)部門統(tǒng)一管理，學(xué)籍信息從入學(xué)至畢業(yè)都有較為詳盡的記錄;另一類留學(xué)生為非學(xué)歷生，即進行中短期語言培訓(xùn)的留學(xué)生，想要完善這一部分留學(xué)生的學(xué)籍檔案是有一定難度的。非學(xué)歷生在校學(xué)習(xí)時間不固定，入學(xué)前甚至無須提供之前的學(xué)習(xí)證明等材料，一線教師或是專職行政人員無法全面地對他們進行一個過程性的了解。同時，學(xué)生的愛好、信仰、學(xué)習(xí)愛好等大量背景信息都要求學(xué)生檔案管理者以及教學(xué)者充分了解學(xué)生的情況，這其中面臨的困難較多、工作煩瑣，在這里就不一一說明了。如果想有效處理好這一問題，應(yīng)考慮將留學(xué)生檔案進行校園間共享化管理。隨著信息的不斷充實，即使該學(xué)生已轉(zhuǎn)校，這些相應(yīng)的信息也可以被新接收該生的院校直接運用，不會出現(xiàn)該生檔案某一時間段空缺的狀態(tài)，也可為新接收院校迅速較為全面地了解該生的情況提供依據(jù)。

三、結(jié)語

綜上所述，相關(guān)留學(xué)生管理工作人員應(yīng)積極配合教師做好與教學(xué)相關(guān)的學(xué)生學(xué)籍管理工作，學(xué)校各部門以及各學(xué)校之間應(yīng)努力做到留學(xué)生檔案資源共享，在各大學(xué)校當(dāng)中進一步加強校際交流與合作，搭建電子信息技術(shù)平臺，實現(xiàn)共享電子檔案資源。電子檔案可包含學(xué)生入學(xué)前上一階段的學(xué)習(xí)成績證明、留學(xué)生畢業(yè)或是離校后的服務(wù)追蹤信息等，進一步完善學(xué)生的各方面信息。另外，當(dāng)留學(xué)生轉(zhuǎn)校時，轉(zhuǎn)出學(xué)校的檔案信息可以直接劃為轉(zhuǎn)入學(xué)校并使用，這樣不僅僅可以使留學(xué)生的檔案變得更加完整，也可為轉(zhuǎn)入學(xué)校省去很多查找尋蹤等煩瑣與不必要的麻煩。由此可見，公開檔案信息并努力去實現(xiàn)檔案資源共享，對于教師充分了解學(xué)生信息起到了很大的積極作用，也使留學(xué)生的檔案提高了完善程度。教師也可以利用在教學(xué)過程中不斷完善的學(xué)生教學(xué)檔案，將其作為教學(xué)工作的參考資料與依據(jù)，制定行之有效的教學(xué)方案，從而提高自身教學(xué)質(zhì)量。

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