大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源共享平臺運(yùn)行策略

陸小妹

(鹽城師范學(xué)院 檔案館，江蘇 鹽城 224007)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化正逐漸滲透到社會(huì)生活的各個(gè)方面，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)不可逆轉(zhuǎn)地來臨。美國麥肯錫咨詢公司于2011年5月發(fā)布《大數(shù)據(jù)：創(chuàng)新競爭力和生產(chǎn)力的下一個(gè)前沿領(lǐng)域》(BigData：TheNextFrontierforInnovation，Competition，andProductivity)提出了“大數(shù)據(jù)”概念，并指出“大數(shù)據(jù)時(shí)代”已經(jīng)到來。習(xí)近平總書記曾在中央政治局會(huì)議中指出“實(shí)施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，推進(jìn)數(shù)據(jù)資源開放共享”，并要求運(yùn)用大數(shù)據(jù)保障和改善民生。目前各行業(yè)各系統(tǒng)檔案自行保管，構(gòu)建跨行業(yè)跨系統(tǒng)檔案信息資源共建共享平臺是檔案部門值得深思和研究的問題。筆者在分析大數(shù)據(jù)背景下全國檔案信息資源共享平臺運(yùn)行情況基礎(chǔ)上，擬提出共享平臺的運(yùn)行策略。

一、檔案信息資源共享平臺建設(shè)概況

(一)運(yùn)行狀況調(diào)研

目前，全國副省級市以上檔案部門基本能夠通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)“三網(wǎng)”平臺開展電子檔案信息查詢服務(wù)，許多地市級和縣區(qū)級檔案館已建成或正在建設(shè)局域網(wǎng)平臺，大多數(shù)縣區(qū)級以上檔案館都在互聯(lián)網(wǎng)上設(shè)有網(wǎng)站或主頁，以開展不同程度的檔案查詢利用服務(wù)。一些地方建成了區(qū)域性的檔案數(shù)據(jù)中心，可以進(jìn)行一站式的遠(yuǎn)程查詢利用[1]。

表1 檔案信息資源共享平臺情況調(diào)研

通過對依托政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)、內(nèi)部局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等多種形式已經(jīng)建成上線的檔案信息資源共享平臺進(jìn)行的調(diào)研，筆者發(fā)現(xiàn)，各省構(gòu)建檔案信息資源共享平臺的方式不一樣，一些基層工作者結(jié)合本地區(qū)的實(shí)際情況，探索出了一些經(jīng)驗(yàn)。但這些與《政務(wù)信息系統(tǒng)整合共享實(shí)施方案》中提出的建設(shè)“大平臺、大數(shù)據(jù)、大系統(tǒng)”，形成覆蓋全國、統(tǒng)籌利用、統(tǒng)一接入的數(shù)據(jù)共享大平臺還有一定距離。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前共享平臺存在以下一些問題：大多數(shù)的檔案信息資源共享平臺并沒有實(shí)現(xiàn)目錄與原文同步共享；有些地區(qū)檔案信息資源共享平臺建設(shè)并未得到重視，造成整個(gè)地區(qū)發(fā)展落后；有些地區(qū)平臺并沒有高效運(yùn)行，存在雖建設(shè)完成但長期打不開網(wǎng)頁情況；有些平臺存在用戶體驗(yàn)感差的情況，查全率、查準(zhǔn)率不高；有些地區(qū)平臺存在運(yùn)行過程中容易崩潰的bug，導(dǎo)致平臺不能高效運(yùn)行。近期，政府部門提出的讓“數(shù)據(jù)多跑路、百姓少跑腿”的政務(wù)服務(wù)方式，對政務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行提出了更高的要求，其中，檔案信息資源共建共享是重要的組成部分。

上線的檔案信息資源共享平臺發(fā)揮作用的關(guān)鍵是做好運(yùn)行與維護(hù)工作。如何最大化發(fā)揮平臺的效益也取決于平臺的運(yùn)行與維護(hù)工作。運(yùn)行與維護(hù)是一項(xiàng)兼具系統(tǒng)性與復(fù)雜性的工作，運(yùn)行與維護(hù)效果直接決定著系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性、安全性與快捷性[2]。通過對中國知網(wǎng)中關(guān)于檔案信息資源共享的文獻(xiàn)調(diào)研，筆者發(fā)現(xiàn)，國內(nèi)學(xué)者側(cè)重于研究共享工程的建設(shè)，而對檔案信息資源共享平臺的運(yùn)行與維護(hù)關(guān)注較少。筆者嘗試通過對平臺運(yùn)行機(jī)制的解讀，以期對大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源共享平臺遇到的一些問題提出相應(yīng)的解決策略。

(二)運(yùn)行的機(jī)制

檔案信息資源共享平臺運(yùn)行的基礎(chǔ)是各機(jī)關(guān)檔案部門、檔案管理部門、檔案用戶、平臺運(yùn)行與維護(hù)部門等。檔案信息資源共享平臺借助各檔案部門的檔案信息管理系統(tǒng)，利用互聯(lián)網(wǎng)共建共享技術(shù)，建立檔案信息資源共享平臺機(jī)制。檔案管理部門可通過檔案信息資源共享平臺對檔案歸檔情況直接進(jìn)行監(jiān)督管理。檔案用戶在檔案部門的管理下可借助檔案信息資源共享平臺查詢檔案。檔案的分類、保管、利用等這些傳統(tǒng)檔案管理過程，也可通過檔案信息資源共享平臺完成。檔案信息資源共享平臺相較于原有部門檔案管理平臺，分類檔案更加個(gè)性化，也便于精確檢索，同時(shí)通過整合各項(xiàng)資源也更便于為民服務(wù)。運(yùn)行管理人員每天巡視檢查檔案信息資源共享平臺，將需要解決的問題，借由系統(tǒng)后臺進(jìn)行分配管理，推送至每個(gè)部門的負(fù)責(zé)人和責(zé)任人。這樣，以檔案信息資源共享平臺為依托，形成檔案歸檔--整理鑒定--保管利用--日常監(jiān)督--督查考核系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理，從而加強(qiáng)各平臺之間運(yùn)行及交辦事項(xiàng)辦理情況的監(jiān)督、檢查，提升檔案管理、利用效率。如圖1所示，平臺運(yùn)行維護(hù)除了需要對圖1中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)進(jìn)行維護(hù)外，還要做好數(shù)據(jù)更新、運(yùn)行監(jiān)控等工作。

圖1 檔案信息資源共享的組織保證

二、檔案信息資源共享平臺運(yùn)行存在的問題

大數(shù)據(jù)時(shí)代共享平臺本質(zhì)上是多個(gè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)匯聚、融合，目前大數(shù)據(jù)發(fā)展已進(jìn)入以數(shù)據(jù)深度挖掘、融合應(yīng)用為特征的智能化階段，大數(shù)據(jù)的價(jià)值和意義日益凸顯。

(一)協(xié)同管理困難

目前我國大多數(shù)部門的檔案管理系統(tǒng)仍處于各自為政的狀態(tài)。檔案信息資源共享平臺通過整合各部門分散的、獨(dú)立的信息系統(tǒng)，形成協(xié)同合作、信息共享的大系統(tǒng)。客觀上這是多種數(shù)據(jù)之間的整合。各個(gè)系統(tǒng)整合對接，必將提高對平臺的管理要求，也將會(huì)造成故障排查困難。檔案管理平臺建設(shè)往往是分散的，在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)中缺少統(tǒng)一的管理接口，同時(shí)缺少路由管理、網(wǎng)絡(luò)管理、磁盤管理等能力，造成大數(shù)據(jù)平臺的開發(fā)往往需要對管理系統(tǒng)進(jìn)行深度定制。這樣做就帶來開發(fā)工作量大、系統(tǒng)管理困難、平臺遷移困難等問題。例如，大數(shù)據(jù)平臺需要提高對大數(shù)據(jù)組件UI頁面的訪問能力。在大數(shù)據(jù)平臺構(gòu)建中，為了能夠訪問組件的UI頁面，往往需要單獨(dú)打通網(wǎng)絡(luò)，額外配置路由。很多時(shí)候這些配置因缺少標(biāo)準(zhǔn)接口而無法做到自動(dòng)化，所以管理起來十分困難。同時(shí)各部門運(yùn)行管理方式也不統(tǒng)一。在線業(yè)務(wù)和大數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)雖然屬于不同的業(yè)務(wù)類型，但就管理平臺來說，提供的功能是類似的。它們都主要提供資源管理、業(yè)務(wù)(任務(wù))管理、權(quán)限管理、可視化展示與操作等方面的功能。而由于管理方式不統(tǒng)一，底層框架與運(yùn)行方式也不同，造成了在線業(yè)務(wù)和大數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)往往需要開發(fā)不同的平臺，由不同的團(tuán)隊(duì)來管理，造成檔案部門與信息化部門之間的協(xié)同管理困難。

(二)自動(dòng)運(yùn)行維護(hù)性能不夠

檔案信息共享平臺在與各個(gè)平臺協(xié)同運(yùn)作之后，檔案數(shù)據(jù)、平臺對接數(shù)據(jù)量巨大，這就需要運(yùn)用高效的自動(dòng)化運(yùn)行管理技術(shù)。單機(jī)架構(gòu)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量往往無法滿足平臺內(nèi)海量數(shù)據(jù)和每天產(chǎn)生的大量日志。海量數(shù)據(jù)與受限存儲(chǔ)量之間的矛盾，導(dǎo)致平臺資源彈性不足，無法按需自動(dòng)擴(kuò)容。因此，解決自動(dòng)擴(kuò)容就是檔案平臺自動(dòng)運(yùn)行維護(hù)的核心內(nèi)容。同時(shí)，大數(shù)據(jù)平臺資源運(yùn)行的高峰往往具有明顯的周期性。例如，實(shí)時(shí)計(jì)算資源消耗主要在白天。離線分析中，日報(bào)型的計(jì)算任務(wù)資源的高峰一般在晚上十點(diǎn)以后。周報(bào)和月報(bào)型的計(jì)算任務(wù)業(yè)務(wù)高峰往往也是在一個(gè)固定的時(shí)間點(diǎn)。并且離線計(jì)算有時(shí)還有突發(fā)的計(jì)算任務(wù)，例如需要對歷史數(shù)據(jù)做一個(gè)統(tǒng)計(jì)?，F(xiàn)有的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)普遍缺乏資源的彈性，無法按需進(jìn)行快速擴(kuò)容，為了應(yīng)對業(yè)務(wù)高峰和突發(fā)的計(jì)算任務(wù)，只有預(yù)留出足夠多的資源以保證任務(wù)能夠正常響應(yīng)。此項(xiàng)工作的完成完全依賴于具備計(jì)算機(jī)知識的綜合型人才。平臺運(yùn)行人員需要掌握多個(gè)腳本語言編寫能力和計(jì)算機(jī)軟硬件操作技術(shù)。如何吸引人才、留住人才是檔案管理部門面臨的重要課題。

(三)信息開放與利用限制存在矛盾

檔案信息資源共享平臺上各檔案館之間，實(shí)行統(tǒng)一認(rèn)證、瀏覽、檢索等一站式服務(wù)，為公眾提供便捷的服務(wù)。但如何界定開放的程度也是當(dāng)前檔案信息資源共享平臺建設(shè)中面臨的突出問題。檔案信息資源共享平臺的構(gòu)建克服了傳統(tǒng)檔案館利用的不足，對公民便捷利用檔案起到了促進(jìn)作用。但在大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息資源共享平臺中，檔案開放利用與管理權(quán)限管控的尺度較難把握。權(quán)限管控較嚴(yán)，業(yè)務(wù)流程就不暢通；權(quán)限管控放松，數(shù)據(jù)安全隱患增大。而且大數(shù)據(jù)平臺組件、架構(gòu)、流程、管控都復(fù)雜。檔案信息資源共享平臺管理對業(yè)務(wù)功能和數(shù)據(jù)采用統(tǒng)一權(quán)限配置管理后，如果權(quán)限管理不佳，就會(huì)留下漏洞。黑客可通過隱藏URL侵入、SQL注入等方式輕松越權(quán)獲得數(shù)據(jù)，甚至修改、刪除平臺內(nèi)數(shù)據(jù)，從而造成數(shù)據(jù)丟失。檔案信息資源共享平臺的信息，有些涉及國家利益，關(guān)乎國家安全和社會(huì)穩(wěn)定。傳統(tǒng)平臺低質(zhì)量的情報(bào)預(yù)警系統(tǒng)和告警疲勞，易導(dǎo)致事件預(yù)警響應(yīng)周期過長。信息開放與利用限制的矛盾，需要檔案信息資源共享平臺安全運(yùn)行體系不斷升級。

(四)缺乏安全可視化與數(shù)據(jù)交互可視化

目前共享平臺的數(shù)據(jù)透明化與交互可視化程度較低，無法處理好隱私和大數(shù)據(jù)分析與治理的關(guān)系。絕大多數(shù)大數(shù)據(jù)平臺都是基于Hadoop生態(tài)，使用Yarn作為核心組件來進(jìn)行資源管理和調(diào)度?，F(xiàn)有平臺無法整體監(jiān)控把握系統(tǒng)安全情況，以快速定位理解日志細(xì)節(jié)，并提出解決方案。平臺數(shù)據(jù)資源利用率較低、日志留存和流量清單等存儲(chǔ)密集型的業(yè)務(wù)，使CPU使用率長期小于30%。而計(jì)算類的業(yè)務(wù)雖然CPU消耗很高，但是存儲(chǔ)的資源使用率小于20%。共享平臺在低峰期往往會(huì)有大量的資源閑置，而這些資源完全是可以利用的，但在目前大數(shù)據(jù)的系統(tǒng)架構(gòu)下，這部分資源完全沒有被利用，導(dǎo)致資源利用率進(jìn)一步降低。檔案信息資源共享平臺如何通過大數(shù)據(jù)AI分析自動(dòng)構(gòu)建可視化地圖分析運(yùn)行數(shù)據(jù)中的異常和關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)信息流的場景化呈現(xiàn)和推送，從而構(gòu)建全局運(yùn)行視角下的運(yùn)行體系，如何在不同的運(yùn)行場景下，運(yùn)行人員可以快速完成各個(gè)運(yùn)維數(shù)據(jù)與工具的整合，避免多個(gè)工具之間切換操作，從而更加直觀、全面、高效地進(jìn)行日常運(yùn)行管理工作，這些都是檔案信息資源共享平臺可視化需要研究的重要課題。

(五)運(yùn)行成本與效益之間存在矛盾

檔案信息資源共享平臺的成本消耗包含建設(shè)成本和運(yùn)行成本。與傳統(tǒng)檔案館相比，共享平臺的建設(shè)成本與運(yùn)行成本有大幅提高。建設(shè)成本包括檔案共享建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、論證費(fèi)用和基礎(chǔ)設(shè)施費(fèi)用、應(yīng)用系統(tǒng)費(fèi)用等；運(yùn)行費(fèi)用包括設(shè)備和系統(tǒng)維護(hù)、技術(shù)升級、數(shù)據(jù)遷移、維護(hù)管理等費(fèi)用。另外，檔案管理人員平臺運(yùn)行培訓(xùn)費(fèi)用也是不菲的支出。由于檔案信息資源業(yè)務(wù)范圍較廣，不同的團(tuán)隊(duì)又管理各自的區(qū)域，這就需要加大人力投入，勢必造成不必要的人力浪費(fèi)。檔案部門、檔案管理部門，每個(gè)單位都配備運(yùn)維人員，人力資源配置浪費(fèi)，這就導(dǎo)致運(yùn)維成本居高不下。如何使運(yùn)維經(jīng)費(fèi)發(fā)揮更大效益，批量化管理維護(hù)多臺服務(wù)器，這也是各個(gè)部門需要思考的問題。國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《關(guān)于印發(fā)國家政務(wù)信息化項(xiàng)目建設(shè)管理辦法的通知》(國辦發(fā)〔2019〕57號)提出，政務(wù)信息化投資與運(yùn)行維護(hù)經(jīng)費(fèi)協(xié)同聯(lián)動(dòng)，對未按要求共享數(shù)據(jù)資源、未納入國家政務(wù)信息系統(tǒng)總目錄、不符合密碼應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)安全要求等情況的政務(wù)信息系統(tǒng)，將不安排運(yùn)行維護(hù)經(jīng)費(fèi)[3]。

三、檔案信息資源共享平臺的運(yùn)行策略

(一)加強(qiáng)運(yùn)行制度保障

根據(jù)《政務(wù)信息系統(tǒng)整合共享實(shí)施方案》的要求，各級政府應(yīng)健全政務(wù)信息系統(tǒng)和資源共享開放管理制度，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，明確目標(biāo)、責(zé)任、牽頭單位和實(shí)施機(jī)構(gòu)等。各地區(qū)、各部門要按照《政務(wù)信息資源共享管理暫行辦法》要求，把信息共享工作列入重要日程。各地區(qū)、各部門應(yīng)根據(jù)《政務(wù)信息系統(tǒng)整合共享實(shí)施方案》，統(tǒng)籌推動(dòng)在本地區(qū)、本部門政務(wù)信息系統(tǒng)整合共享工作，制定落實(shí)時(shí)間表、路線圖，加強(qiáng)臺賬和清單管理。在組織實(shí)施方面，各地區(qū)、各部門每年2月底前應(yīng)向促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展部際聯(lián)席會(huì)議報(bào)告上一年度政務(wù)信息資源共享情況(包括政務(wù)信息資源目錄編制情況、政務(wù)信息系統(tǒng)接入統(tǒng)一共享平臺進(jìn)展、數(shù)據(jù)對接共享和支撐協(xié)同應(yīng)用情況等，報(bào)告徑送聯(lián)席會(huì)議辦公室〔國家發(fā)展改革委〕)，切實(shí)保障工作進(jìn)度(各地區(qū)、各部門負(fù)責(zé))，經(jīng)匯總后向國務(wù)院提交政務(wù)信息資源共享情況年度報(bào)告(促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展部際聯(lián)席會(huì)議負(fù)責(zé))。在經(jīng)費(fèi)保障方面，政務(wù)信息資源整合共享相關(guān)項(xiàng)目建設(shè)資金納入政府固定資產(chǎn)投資預(yù)算(各級發(fā)展改革部門牽頭)，政務(wù)信息資源整合共享相關(guān)工作經(jīng)費(fèi)納入部門預(yù)算統(tǒng)籌安排(各級財(cái)政部門牽頭)。

檔案共建共享的法規(guī)制度是規(guī)范各單位協(xié)同開展檔案信息建設(shè)和共享的基本依據(jù)[4]，制定完善的法律、政策以提供完備的制度保障。檔案數(shù)據(jù)正逐年迅速增加，而各個(gè)檔案館之間的著錄標(biāo)準(zhǔn)不一，將會(huì)對檔案信息資源共享帶來巨大的阻礙。制定健全的法律制度，一方面需要出臺導(dǎo)向性及指導(dǎo)性的文件，另一方面也需要將著錄標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范、數(shù)據(jù)目錄交換細(xì)則等相關(guān)措施具體落實(shí)。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》指出，支持各檔案館把可公開利用的檔案上傳到網(wǎng)絡(luò)，推進(jìn)城鄉(xiāng)檔案共享。但此文件仍停留在政策性層面。另外，出臺對著錄標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范更詳盡的指導(dǎo)意見，將會(huì)對大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源共享平臺的構(gòu)建有極大的推進(jìn)作用。

目前各行業(yè)各系統(tǒng)檔案基本在行業(yè)或?qū)I(yè)檔案館保管。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源共享將尋求在統(tǒng)一元數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，建立全程控制、一站式服務(wù)、一體化服務(wù)的新模式。因此，檔案信息資源共建共享需要各單位相互合作。大數(shù)據(jù)時(shí)代推進(jìn)檔案共建共享，可建立協(xié)同管理機(jī)構(gòu)，以提供健全的組織保證。如圖2所示，協(xié)同管理機(jī)構(gòu)可行使監(jiān)督權(quán)，對政府機(jī)關(guān)各部門分管各系統(tǒng)單位的檔案如醫(yī)療信息資源、勞動(dòng)保障資源、人口信息資源、水利系統(tǒng)等實(shí)行監(jiān)督。協(xié)同管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對健全法律制度保障提供意見，其中包含上文提出的對大數(shù)據(jù)背景下檔案歸檔范圍作進(jìn)一步延伸，對各平臺之間的操作協(xié)議、著錄標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范、數(shù)據(jù)交換目錄等作詳盡的規(guī)定。同時(shí)，協(xié)同管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)能夠?qū)w檔文件的安全性起到過濾審核的作用。

圖2 檔案信息資源共享的組織保證

(二)保證日常運(yùn)行維護(hù)的穩(wěn)定性

日常運(yùn)行和維護(hù)中需要檔案部門與信息部門共同協(xié)作完成的業(yè)務(wù)有：檔案信息資源共享平臺建設(shè)與優(yōu)化，檔案用戶服務(wù)流程優(yōu)化；平臺前端用戶行為分析，數(shù)據(jù)挖掘，流程優(yōu)化，具體用戶量、查詢量等數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)；平臺后端服務(wù)提供者的服務(wù)管理、優(yōu)化、合作等；平臺之間的維護(hù)、對接、消息推送等活動(dòng)；平臺的日常維護(hù)、咨詢、投訴、售后服務(wù)、反饋等；平臺組織架構(gòu)的建立，人員崗位的設(shè)置和管理。檔案部門應(yīng)切實(shí)研究平臺運(yùn)行中館藏分類、歸檔定位、利用需求，從而向運(yùn)行維護(hù)人員提出具體的系統(tǒng)需求。平臺的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，離不開平臺運(yùn)行人員穩(wěn)定的日常運(yùn)行維護(hù)。運(yùn)維人員應(yīng)構(gòu)建平臺自動(dòng)化運(yùn)維體系，定期對用戶系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)化備份、恢復(fù)等服務(wù)，同時(shí)對用戶系統(tǒng)的工作環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、性能、安全性等方面進(jìn)行檢查。運(yùn)維人員應(yīng)進(jìn)行必要的預(yù)防性維護(hù)，及時(shí)解決用戶系統(tǒng)中存在的問題，以確保整個(gè)系統(tǒng)的安全、高效運(yùn)行。

除做到自動(dòng)運(yùn)行系統(tǒng)的日常維護(hù)外，運(yùn)維人員還需根據(jù)平臺運(yùn)行狀況，每周檢查平臺運(yùn)行情況；分析錯(cuò)誤日志；檢查平臺相關(guān)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、初始化參數(shù)、主要配置文件；檢查平臺相關(guān)數(shù)據(jù)庫運(yùn)行狀況；檢查平臺相關(guān)數(shù)據(jù)庫空間的使用情況及規(guī)劃管理；檢查平臺相關(guān)數(shù)據(jù)庫備份是否及時(shí)；檢查平臺相關(guān)硬件設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)等。運(yùn)維人員每個(gè)季度應(yīng)該根據(jù)平臺運(yùn)行狀況詳細(xì)報(bào)告系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)、發(fā)現(xiàn)的問題，對問題解決情況，是否有遺留問題，遺留問題狀態(tài)等方面的情況，并將結(jié)果以巡檢報(bào)告的形式及時(shí)反饋，以定期形成平臺運(yùn)行情況統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)質(zhì)量分析、系統(tǒng)升級處理、故障處理、系統(tǒng)優(yōu)化等相關(guān)報(bào)告。

(三)構(gòu)建安全體系

安全是平臺運(yùn)行的生命線，必須建立全面的安全體系、安全制度與規(guī)范。平臺數(shù)據(jù)的安全保護(hù)是重中之重。要建立數(shù)據(jù)分級體系，不同的數(shù)據(jù)需要有不同的管理策略和數(shù)據(jù)使用策略，策略包含訪問密碼加密、訪問日志的脫敏、數(shù)據(jù)隔離訪問、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)的備份、數(shù)據(jù)的加密獲取等。大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源共享平臺的安全，通過關(guān)鍵技術(shù)對各單位系統(tǒng)進(jìn)行整合和共享，在整合的基礎(chǔ)之上，對關(guān)鍵信息進(jìn)行挖掘和整合。檔案部門可根據(jù)自身所面對的用戶群體與檔案資源狀況，應(yīng)用自身所選擇的引擎實(shí)現(xiàn)技術(shù)，完善符合自身服務(wù)需要的信息系統(tǒng)功能[5]。因此，在檔案信息資源共享平臺的構(gòu)建與運(yùn)行過程中，成熟的技術(shù)如分布式存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)據(jù)交互技術(shù)如微服務(wù)、云平臺服務(wù)是必備的。

難度高的共享平臺在運(yùn)行技術(shù)方面需要專業(yè)的運(yùn)行安全團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)操作和維護(hù)，可在委托團(tuán)隊(duì)與主管部門之間建立雙向聯(lián)動(dòng)責(zé)任人機(jī)制。所有涉及業(yè)務(wù)平臺的資源，包括主機(jī)操作系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全設(shè)備，指定業(yè)務(wù)主管單位與平臺運(yùn)行單位專人對接技術(shù)，專人日常監(jiān)督平臺運(yùn)維工作，支撐單位對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的日常操作和維護(hù)可按照本方案進(jìn)行，做到責(zé)任到人，保證各個(gè)業(yè)務(wù)平臺的正常運(yùn)行。平臺運(yùn)行人員日常通過實(shí)時(shí)監(jiān)控信息系統(tǒng)，監(jiān)視分析用戶和系統(tǒng)的行為，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估、安全加固、安全通告、應(yīng)急響應(yīng)等工作。運(yùn)行人員借助物理資源監(jiān)控，監(jiān)控物理資源運(yùn)行情況，精準(zhǔn)判定硬件故障，以加強(qiáng)物理資源的維護(hù)工作。通過性能指標(biāo)監(jiān)控，監(jiān)測到系統(tǒng)某些硬件性能不足時(shí)，可通過遷移技術(shù)將虛擬資源遷移到性能較好的硬件上。通過容量監(jiān)控，隨虛擬機(jī)運(yùn)行進(jìn)行資源優(yōu)化，以便對各類資源容量進(jìn)行擴(kuò)容，從而保證平臺空間運(yùn)行正常。運(yùn)行維護(hù)不是對單一故障的排除，而是對多個(gè)系統(tǒng)協(xié)同合作的排查，這對技術(shù)難度也提出了更高的要求。故障的排查需要各個(gè)部門的重視與協(xié)同合作，對檔案管理部門的系統(tǒng)性合作提出更高的制度要求。檔案管理平臺管理方既對平臺的運(yùn)行起監(jiān)督作用，也對各部門接入平臺進(jìn)行運(yùn)營監(jiān)督，以保障平臺運(yùn)行規(guī)范。

(四)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程與運(yùn)維流程可視化

大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息資源共享平臺的數(shù)據(jù)具有類型繁多、價(jià)值密度低的特點(diǎn)，因此，提供高效、一致、透明化、面向用戶的服務(wù)，是共享平臺運(yùn)行的價(jià)值所在。這就要求共享平臺從平臺基礎(chǔ)設(shè)施到運(yùn)維流程都需要做到持續(xù)可視化，以提升平臺運(yùn)行的靈敏度與精準(zhǔn)度。傳統(tǒng)平臺工作時(shí)，流程之間彼此割裂，并沒有很好地銜接，如網(wǎng)絡(luò)、機(jī)房等都是由不同的部門、團(tuán)隊(duì)在運(yùn)行與維護(hù)，彼此互不干涉。檔案信息資源共享平臺運(yùn)行維護(hù)自動(dòng)化工作的重點(diǎn)，是將互不干涉的運(yùn)行維護(hù)團(tuán)隊(duì)組合成一個(gè)彼此合作、流水線運(yùn)作的整體，從而優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。集成化平臺提升了數(shù)據(jù)運(yùn)行的效率和質(zhì)量，這也節(jié)約了個(gè)人或團(tuán)體的學(xué)習(xí)成本和事務(wù)執(zhí)行成本。

異構(gòu)平臺的檔案信息資源數(shù)據(jù)交互成為檔案信息資源建設(shè)的重要發(fā)展方向，信息的表現(xiàn)形式呈現(xiàn)出文本信息資源、超文本信息資源、多媒體信息資源、超媒體信息資源和自媒體等并存的局面[6]。共享平臺基礎(chǔ)建設(shè)必不可少要采集檔案數(shù)據(jù)，各館需對自身數(shù)據(jù)進(jìn)行清查，明確館藏量及位置，關(guān)注缺少的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)采集至過濾層后，由協(xié)同管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行數(shù)據(jù)檢測，對數(shù)據(jù)格式、內(nèi)容等各方面進(jìn)行相似性、安全性檢測。在此基礎(chǔ)之上，應(yīng)明確標(biāo)示數(shù)據(jù)存儲(chǔ)位置，以便于之后的數(shù)據(jù)挖掘工作。

基于可視化的數(shù)據(jù)共享，在整個(gè)業(yè)務(wù)流程和某個(gè)業(yè)務(wù)流上都會(huì)體現(xiàn)可視性，這要求各個(gè)流程對數(shù)據(jù)規(guī)則容易理解且達(dá)成一致。共享平臺的可視化程度代表了運(yùn)維的能力，可視化程度越高，運(yùn)維的能力越高。要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)可視化，各部門可建立面向應(yīng)用的端到端數(shù)據(jù)分析體系，從基礎(chǔ)設(shè)施、上層組件，到應(yīng)用服務(wù)，接口，再到用戶側(cè)，基于應(yīng)用的拓?fù)浼軜?gòu)，收集各類指標(biāo)，然后統(tǒng)一到一個(gè)分析平臺中展現(xiàn)。如圖3所示，基礎(chǔ)設(shè)施層如機(jī)房、服務(wù)器等方面應(yīng)建立預(yù)警分析體系；基礎(chǔ)組件層采集組件的內(nèi)部服務(wù)情況；應(yīng)用服務(wù)層采集應(yīng)用服務(wù)使用情況，以及URL入口的情況分析；采集接口服務(wù)層應(yīng)用服務(wù)的調(diào)用情況；用戶端采集用戶側(cè)數(shù)據(jù)，建立以交付到用戶側(cè)的服務(wù)維度告警及分析體系。這樣，形成如圖3所示的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)采集、分析和展現(xiàn)體系之后，其他應(yīng)用也可以使用此種方法。平臺遵循相同數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)的采集、分析、展現(xiàn)和告警標(biāo)準(zhǔn)化也就完成。這套數(shù)據(jù)體系建設(shè)完成之后，可以在運(yùn)維的故障定位、服務(wù)優(yōu)化、架構(gòu)改進(jìn)、運(yùn)維規(guī)劃等各方面找到應(yīng)用場景。

圖3 標(biāo)準(zhǔn)化分層體系

(五)保證運(yùn)行的質(zhì)量與效益

大數(shù)據(jù)背景下，海量的數(shù)據(jù)運(yùn)行必然導(dǎo)致帶寬、服務(wù)器、人力等支出費(fèi)用不菲。平臺運(yùn)行從粗放化向精細(xì)化的轉(zhuǎn)變，更加考驗(yàn)運(yùn)維團(tuán)隊(duì)的質(zhì)量和效益，因此，相關(guān)部門可采取下列措施。

從實(shí)際需求出發(fā)，合理規(guī)劃。檔案信息資源共享平臺運(yùn)行是系統(tǒng)化的工程，必須進(jìn)行整體、全面的規(guī)劃，開展整體方案的認(rèn)證，體現(xiàn)檔案信息資源共享平臺建設(shè)的科學(xué)性與經(jīng)濟(jì)性。檔案管理部門的設(shè)計(jì)者與決策者既要從國家信息化發(fā)展方向和戰(zhàn)略出發(fā)，又要掌握檔案業(yè)務(wù)管理技術(shù)，從公眾實(shí)際需求出發(fā)，在保證檔案信息資源管理和利用的基礎(chǔ)上，解決實(shí)際需求，避免建設(shè)無意義工程，杜絕建設(shè)“形象工程”。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、存儲(chǔ)設(shè)備等相關(guān)技術(shù)更新?lián)Q代速度越來越快，檔案信息資源共享平臺建設(shè)需考慮設(shè)備使用效益，合理規(guī)避技術(shù)淘汰的風(fēng)險(xiǎn)。

平衡配置，形成良性運(yùn)行機(jī)制。檔案信息資源管理平臺運(yùn)行要考慮各個(gè)檔案館系統(tǒng)之間的協(xié)同合作，實(shí)現(xiàn)資源共建共享的運(yùn)行機(jī)制。檔案信息資源共享平臺的構(gòu)建應(yīng)當(dāng)重用輕建，無論是用什么技術(shù)構(gòu)建的檔案信息資源共享平臺，如果由于管理環(huán)節(jié)的制約導(dǎo)致無法長期運(yùn)行，這個(gè)平臺的構(gòu)建無疑是失敗的。梁惠卿在數(shù)字檔案館建設(shè)的成本控制問題研究中指出：“從最終效果上看，無論采用什么技術(shù)構(gòu)成的數(shù)字化檔案館系統(tǒng)都以能否實(shí)用，是否得到應(yīng)用，是否產(chǎn)生和積累數(shù)字化的檔案信息資源作為判斷其成敗的標(biāo)志。”[7]

優(yōu)化管理流程，重人輕物。平臺運(yùn)行人員是檔案信息資源共享平臺運(yùn)行的人力因素，加強(qiáng)人才的培訓(xùn)和隊(duì)伍建設(shè)是保證平臺運(yùn)行質(zhì)量和效益平衡的關(guān)鍵因素。

平臺運(yùn)行需以質(zhì)量來驅(qū)動(dòng)研發(fā)、測試、運(yùn)維，相關(guān)部門應(yīng)以最低的成本、最快的速度、最高的效益運(yùn)行平臺。美國著名質(zhì)量管理專家朱蘭(J. M. Juran)博士從顧客的角度出發(fā)，提出產(chǎn)品(服務(wù))質(zhì)量就是產(chǎn)品(服務(wù))的適用性說法，即產(chǎn)品(服務(wù))在使用時(shí)能成功地滿足用戶需要的程度[8]。平臺運(yùn)行要以用戶體驗(yàn)為衡量指標(biāo)，通過提升數(shù)據(jù)資源反饋速度，以最快的速度提供檔案復(fù)制件或數(shù)字化檔案，從而提高用戶體驗(yàn)滿意度。精細(xì)化管理應(yīng)貫穿于檔案信息資源共享平臺的全過程，只有堅(jiān)持“細(xì)節(jié)決定質(zhì)量，質(zhì)量決定成敗”，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享平臺的高質(zhì)量、低成本、高效率發(fā)展。