施工企業(yè)印章管理及法律風險防范

中國葛洲壩集團路橋工程有限公司，湖北 宜昌 443000

施工企業(yè)由于下屬項目部和分公司較多，刻制的印章種類繁多且數(shù)量巨大，因印章管理不善而引發(fā)的糾紛時有發(fā)生。為提高施工企業(yè)對印章的風險管控認識，現(xiàn)筆者結(jié)合施工企業(yè)在印章管理中普遍存在的問題及應(yīng)對措施詳述如下：

一、印章管理風險行為

（一）印章啟用風險行為

1.在啟用新印章過程中，刻制審批監(jiān)督程序不規(guī)范，沒有書面審批手續(xù)即辦理印章刻制；

2.過程留痕不夠，印章刻制數(shù)量、時間及刻制人員等無檔案信息資料留存，刻制后沒有投入使用的相關(guān)文件及交接記錄；

3.委派單位員工以外的人員刻制公章；

4.新印章未在公安機關(guān)指定刻章單位刻制或未備案。

（二）印章保管風險行為

1.印章保管過程中由于安保措施不嚴、防范意識不強，導(dǎo)致印章被盜搶或盜蓋；

2.將印章交給非本單位員工保管，甚至部分項目部將項目部印章交予合作單位進行管理使用；

3.項目部印章丟失后未及時向總部報告，未按要求履行登報等風險防控手續(xù)，且未經(jīng)批準私刻新章；

4.印章非專人保管，更換印章管理人員未辦好交接手續(xù)，出現(xiàn)用印風險事件不能追責到人。

（三）印章使用風險行為

1.未經(jīng)審批，私自對外加蓋印章；

2.不分用印文件資料形式與需求，隨意多蓋濫蓋印章；

3.在空白頁面上蓋章；

4.未審查用印材料，在夾雜的未經(jīng)審批的材料上蓋章；

5.將此章加蓋成彼章；

6.逃避用印審批手續(xù)，私刻公司公章用于生產(chǎn)經(jīng)營；

7.對外來印章存在未盡到審核注意義務(wù)，與使用偽造假冒印章或無用印權(quán)限的授權(quán)代表人簽訂合同；

8.未建立印章使用臺賬，對用印文件是否為偷蓋盜蓋文件難以確認。

（四）印章注銷、回收風險行為

項目結(jié)束后或子分公司注銷后，未及時向公司移交單位印章，未到登記備案機關(guān)辦理注銷手續(xù)。

二、用印行為法律效力分析

（一）合同上未加蓋合法有效的公章，但有法定代表人或授權(quán)委托人簽字，合同是否有效？

《合同法》第三十二條規(guī)定：“當事人采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。”因公司法定代表人、授權(quán)代表人在授權(quán)范圍內(nèi)以公司名義從事民事活動時代表公司，因此僅有以上人員簽字時也能使合同生效成立。但是，如果合同約定“本合同經(jīng)雙方簽字并蓋章（簽字、蓋章）后生效，那么僅有法定代表人或授權(quán)委托人簽字合同并不生效，還需加蓋公司公章。

（二）項目部或子分公司私刻公司公章對外簽訂的合同是否有效？

公司公章雖有完備的審批及使用程序，但存在部分單位為逃避審查或圖辦事方便，私刻公司公章對外簽訂合同或參與投標的行為。此類用印行為產(chǎn)生經(jīng)濟糾紛時，雖印章實為“假印章”，但根據(jù)最高人民法院于2019 年11 月發(fā)布的《全國法院民商事審判工作會議紀要》第41 條的規(guī)定，人民法院在審理此類案件時把握“看人不看章”的原則，主要考察用印人于蓋章之時有無代表權(quán)，從而根據(jù)代表或代理的相關(guān)規(guī)則來確定合同效力，即如果用印之人有代表或代理權(quán)，那么私刻公司印章簽訂的合同有效；如果用印之人無代表或代理權(quán)，那么私刻公司印章簽訂的合同無效，甚至是真印章簽訂的合同也并不一定有效。

（三）合同上加蓋分公司的印章是否有效？

分公司雖然沒有獨立法人地位，但分公司領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照，具有民事主體資格。因此，在合同上加蓋分公司印章，一般也認定合同有效，在分公司無法獨立承擔責任的情況下，相關(guān)的民事責任由總公司承擔。

（四）公司更名后已使用新印章，加蓋原印章的合同對公司是否仍有效力？

《合同法》第七十六條規(guī)定：“合同生效后，當事人不得因姓名、名稱的變更或者法定代表人、負責人、承辦人的變動而不履行合同義務(wù)”。因此，企業(yè)名稱的變更并不影響變更后的公司承擔原公司債務(wù)，加蓋原公司名稱印章的文件對變更后的公司依然具有法律效力。因此，若項目部、子分公司印章在更名后未被及時收回，進行銷毀并登記備案，其所加蓋的合同仍將被認為是已更名公司的意思表示而真實有效。

（五）印章被盜搶、盜蓋后所簽訂的擔保合同、承諾函是否有效？

盜蓋行為使印章缺失了代表公司真實意思表示的權(quán)利外觀，盜搶行為人由于非公司授權(quán)代表人，因而其盜搶印章并用印的行為在未得到公司的追認下是無效的。但在實務(wù)中，盜搶、盜蓋行為需要公司承擔印章被盜搶、盜蓋的舉證責任，這對印章保管提出了較高的要求，若不能掌握印章被他人盜蓋的證據(jù)，很有可能被法院判定承擔舉證不能的不利后果。

三、印章風險揭示

通過上述用印行為法律效力分析，同時根據(jù)《合同法》第三十二條關(guān)于合同生效條件的規(guī)定和《合同法》第四十九條關(guān)于表見代理的規(guī)定，可知印章的使用效力并不局限于公司的內(nèi)部規(guī)定或印章真假，只要用印行為擁有了權(quán)利外觀，就能發(fā)生民事法律效力。因此印章管理不合規(guī)、使用不規(guī)范造成的風險主要表現(xiàn)在非公司真實意思表示的行為被認定為公司的自認或認定為表見代理，從而使公司需要為虛假的、不規(guī)范的用印行為買單。

四、風險防范措施

為有效防范印章相關(guān)風險的發(fā)生，建議施工企業(yè)做好以下幾點防控措施：

（一）建立健全印章管理制度，指定印章歸口管理部門，明確各部門各單位的印章管理職責，明晰印章刻制、使用的業(yè)務(wù)流程，明確印章保管的要求，做到有規(guī)可依、有章可循。

（二）加強印章保管力度，明確專人保管印章，印章保管人員應(yīng)與公司建立勞動關(guān)系，不可隨意更換印章保管人員，禁止將印章交予非公司員工保管，堅決反對將印章交由第三方使用等喪失項目管理權(quán)的行為。對印章保管的硬性條件做出明確要求，設(shè)置監(jiān)控與密碼柜，印章保管人員更換時辦好交接手續(xù)。

（三）規(guī)范印章使用管理，嚴格審批用印流程、及時準確詳細登記用印記錄，其用印批件須妥善保管，按時歸檔。

（四）明確印章使用的權(quán)限范圍，嚴格限定項目部印章和部門印章使用范圍，禁止給公司法人章以外的印章授權(quán)簽訂承諾、擔保、證明等文件的權(quán)限。必要時將用印權(quán)限通知業(yè)主、原材料供應(yīng)商等利益相關(guān)方。

（五）加強對印章使用情況的監(jiān)督檢查，安排定期排查與飛行檢查，督促項目部與子分公司做好印章管理，繃緊印章風險管控的弦。

（六）發(fā)現(xiàn)公司及項目部印章被盜搶、盜蓋后，應(yīng)及時將有關(guān)情況通報印章管理歸口部門，及時向公安機關(guān)報案，追究仿冒、偽造或盜用人的法律責任，在相關(guān)報紙上發(fā)布澄清公告。

（七）加強對外部單位用印文件的形式性審查，除核實合同簽字和用印人員的授權(quán)文件外，對存疑的、有較大履行風險的合同建議到合同相對方所在地核實印章真?zhèn)?，盡到合理審慎的審查義務(wù)。

由于市場經(jīng)濟活動交易異常復(fù)雜，以上僅是筆者結(jié)合施工企業(yè)特點，對施工企業(yè)防范印章管理風險的一點淺見。為從源頭上規(guī)避印章管理不善所帶來的風險，施工企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)人員必須高度重視印章管理，從印章的管理人員、印章的保管場所、印章的防偽等方面加強對印章的管理。