制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與控制研究
——以A企業(yè)為例

王靜

（蓬萊諾康藥業(yè)有限公司，山東 煙臺(tái) 265600）

制造業(yè)是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的重要組成部分，為其他產(chǎn)業(yè)提供必要的生產(chǎn)技術(shù)和設(shè)備支持，制造業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r直接影響到經(jīng)濟(jì)發(fā)展的穩(wěn)定性和可持續(xù)性。內(nèi)控管理是制造企業(yè)做好財(cái)務(wù)管理工作的首要環(huán)節(jié)，而采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)控工作直接影響到制造業(yè)的生產(chǎn)成本和組織運(yùn)行效率，故制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與控制十分重要。

一、A公司基本情況概述

A企業(yè)是一個(gè)從事專用設(shè)備制造業(yè)，該企業(yè)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)較為重視內(nèi)控管理，利用市場(chǎng)不景氣、生產(chǎn)訂單不足之際，邀請(qǐng)用友公司對(duì)內(nèi)控管理流程進(jìn)行了全面梳理，根據(jù)現(xiàn)有的公司管理制度并結(jié)合流程圖，將公司的流程直觀呈現(xiàn)出來(lái)。半年來(lái)，在大家的共同努力下，該企業(yè)結(jié)合自身管理重點(diǎn)及發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題對(duì)流程重新設(shè)計(jì)，重新制定了相關(guān)管理制度，最終建立了較為完善的內(nèi)控管理體系，同時(shí)設(shè)立了體系管理部門，定期更新并發(fā)布相關(guān)管理制度。通過(guò)此次梳理，為該企業(yè)的日后管理工作帶來(lái)了較大的便利，使企業(yè)的業(yè)務(wù)流程更加趨于規(guī)范。但是在執(zhí)行過(guò)程中卻發(fā)現(xiàn)制度整合了，流程更新了，反而覺(jué)得比以前更麻煩了，花的時(shí)間更多了，這主要是因?yàn)閮?nèi)控流程存在一定的局限性：1、人為過(guò)失。制造業(yè)的員工流動(dòng)較大，執(zhí)行內(nèi)控制度的人往往在不了解管理制度的情況下，在決策過(guò)程中未掌握詳細(xì)信息的前提下，以及所受到的壓力，做出了不理想的判斷。2、內(nèi)部控制體系設(shè)計(jì)中的缺陷。制度是由人執(zhí)行的，往往在執(zhí)行的過(guò)程中因制度本身設(shè)計(jì)的缺陷，以及執(zhí)行的人員培訓(xùn)不到位的問(wèn)題造成錯(cuò)誤。3、管理層凌駕內(nèi)控體系。出于個(gè)人利益或夸大工作業(yè)績(jī)等不法企圖，而不執(zhí)行企業(yè)的政策或程序。

二、分析A企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程的關(guān)鍵點(diǎn)

（一）是否建立完善的采購(gòu)內(nèi)控管理制度

健全的內(nèi)部制度對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，可以說(shuō)是關(guān)系企業(yè)的生死存亡，在良好的內(nèi)部控制的指導(dǎo)下，對(duì)于制造業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，能得到進(jìn)一步提升，針對(duì)采購(gòu)內(nèi)控管理制度的設(shè)立，可以通過(guò)以下幾個(gè)方面來(lái)分析：第一、信息獲取、市場(chǎng)分析。采辦部應(yīng)與市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部保持聯(lián)系，了解潛在的項(xiàng)目訂單信息情況。第二、采辦籌劃。采辦籌劃的制定需綜合考慮技術(shù)要求、質(zhì)量驗(yàn)收和控制要求、數(shù)量要求、交貨期要求、資金要求、預(yù)算要求和供應(yīng)商資源等因素。第三、采購(gòu)計(jì)劃。由采辦部根據(jù)需求計(jì)劃、物料需求日期、需求信息、供應(yīng)商短名單、交貨周期等編制采購(gòu)執(zhí)行計(jì)劃。第四、建立《合格供應(yīng)商目錄》，擇優(yōu)選擇供應(yīng)商。

（二）有無(wú)合理的職責(zé)劃分和崗位配置

就我國(guó)目前制造業(yè)的發(fā)展情況來(lái)看，一方面，由于制造業(yè)所涉及的內(nèi)容、業(yè)務(wù)較多且較復(fù)雜，往往過(guò)分重視生產(chǎn)，投入了較多的精力在生產(chǎn)規(guī)模上，致使職責(zé)劃分容易被企業(yè)忽視，當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)便難以及時(shí)找到相關(guān)人員并解決問(wèn)題，這極大地影響了工作效率。另一方面，大部分的制造業(yè)對(duì)于內(nèi)部控制并沒(méi)有投入較多的財(cái)力、人力、物力。特別采購(gòu)人員配備不足，嚴(yán)重影響采購(gòu)的時(shí)效性，無(wú)法滿足生產(chǎn)的需求。采購(gòu)人員的職責(zé)未按采購(gòu)類型劃分，導(dǎo)致采購(gòu)人員職責(zé)交叉，進(jìn)而影響了內(nèi)部管理人員的人才培養(yǎng)。企業(yè)要在內(nèi)控管理上取得突破性的發(fā)展，與正確的組織領(lǐng)導(dǎo)和高素質(zhì)人才隊(duì)伍的密切配合是分不開(kāi)的。

（三）付款方式的選擇是否得當(dāng)

在不影響價(jià)格的前提下，國(guó)內(nèi)采購(gòu)盡量提供銀行承兌匯票或國(guó)內(nèi)遠(yuǎn)期信用證；國(guó)外采購(gòu)盡量開(kāi)具遠(yuǎn)期信用證，信用證條款與格式應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部審核。對(duì)于供貨周期長(zhǎng)的大宗物料，盡量向?qū)Ψ剿魅÷募s保函或質(zhì)量保函。在不影響價(jià)格的前提下，向供應(yīng)商爭(zhēng)取更長(zhǎng)的付款期，嚴(yán)格控制預(yù)付款比例，盡量不約定預(yù)付款，避免占用過(guò)多的資金。

三、分析A企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程現(xiàn)狀和問(wèn)題

（一）采購(gòu)計(jì)劃安排不合理，執(zhí)行不到位

對(duì)于作為專用設(shè)備制造業(yè)的A企業(yè)，公司生產(chǎn)計(jì)劃和項(xiàng)目建造節(jié)點(diǎn)是調(diào)度、組織、考核物料配套落實(shí)情況及采購(gòu)計(jì)劃完成情況的依據(jù)，即采購(gòu)計(jì)劃主要是按照生產(chǎn)計(jì)劃結(jié)合設(shè)計(jì)進(jìn)度來(lái)安排，主要材料為鋼材，鋼材的價(jià)格因材質(zhì)規(guī)格的不同，價(jià)格大相徑庭，且其隨著市場(chǎng)變化的趨勢(shì)波動(dòng)較大。因采購(gòu)計(jì)劃安排不合理，造成了采購(gòu)成本居高不下，甚至可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯。特別是對(duì)大型設(shè)備的投資，未充分投資論證，了解特種設(shè)備的設(shè)備參數(shù)和功能，造成需求分析不充分導(dǎo)致的決策失誤，占用資金，形成無(wú)效采購(gòu)。

（二）招投標(biāo)或定價(jià)機(jī)制不科學(xué)

國(guó)內(nèi)大型的鋼材廠家不多，且生產(chǎn)周期較長(zhǎng)，采購(gòu)價(jià)格居高不下，為與鋼材建立長(zhǎng)期友好合作關(guān)系，與多家鋼廠簽訂長(zhǎng)期協(xié)議，鋼材的定價(jià)隨市場(chǎng)的變化波動(dòng)，鋼材的價(jià)格變化較大，長(zhǎng)期協(xié)議只是暫按簽訂合同日或約定鋼材單價(jià)簽訂合同，可能會(huì)造成因鋼材價(jià)格升降而使雙方企業(yè)處于被動(dòng)地位，致使與鋼廠的合作破裂，失去合作伙伴。對(duì)于超出原長(zhǎng)期協(xié)議簽訂總金額范圍的，未按采辦授權(quán)范圍走變更審批流程，且鋼材的訂購(gòu)單金額較大，容易出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐，可能導(dǎo)致鋼材質(zhì)次價(jià)高。

（三）審批權(quán)限設(shè)置不合理

制造業(yè)的采購(gòu)涉及的業(yè)務(wù)較多，如采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)業(yè)務(wù)、合同管理、供應(yīng)商管理、庫(kù)存管理、不相容崗位應(yīng)分離，如采購(gòu)申請(qǐng)與執(zhí)行，采購(gòu)業(yè)務(wù)與到貨驗(yàn)收等。由于制造業(yè)的采購(gòu)類型較多，金額較大，對(duì)于審批權(quán)限的設(shè)置就顯得尤為重要，審批權(quán)限應(yīng)根據(jù)采購(gòu)類型及采購(gòu)金額分類，并結(jié)合管理者的職責(zé)劃分審批權(quán)限。對(duì)于緊急采購(gòu)應(yīng)有特別審批程序，以不影響生產(chǎn)進(jìn)度為前提。因資源限制或公司規(guī)模小等原因無(wú)法實(shí)現(xiàn)不相容職務(wù)相分離的，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取定期抽查交易記錄、定期盤(pán)點(diǎn)現(xiàn)金等資產(chǎn)來(lái)替代控制措施。

（四）供應(yīng)商指定性強(qiáng)，可評(píng)估性差

A制造業(yè)的采購(gòu)量大，部分材料屬于特殊材質(zhì)，對(duì)于采購(gòu)員的專業(yè)素質(zhì)提出更高要求的同時(shí)，品牌或供應(yīng)商的可選性也受到了限制，無(wú)法做到通過(guò)多方詢比價(jià)合理選擇確定供應(yīng)商。供應(yīng)商處于甲方地位，配合度差，制造業(yè)無(wú)法對(duì)供應(yīng)商做出合理的評(píng)估，如供應(yīng)商的資信、履約能力、經(jīng)營(yíng)狀況等。對(duì)于重要供應(yīng)商資質(zhì)未現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，或只派一名采購(gòu)員現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查走過(guò)場(chǎng)，對(duì)供應(yīng)商調(diào)查表未寫(xiě)明恰當(dāng)?shù)脑u(píng)估意見(jiàn)或評(píng)估結(jié)果不客觀。

（五）付款不按合同約定，采購(gòu)付款方式不合理

材料款為制造業(yè)主要的付款業(yè)務(wù)之一，其具有金額大、付款期要求嚴(yán)格的特點(diǎn)，對(duì)于付款節(jié)奏和付款方式的安排，對(duì)成本的控制起著關(guān)鍵的作用，A制造業(yè)的采購(gòu)付款主要存在三個(gè)問(wèn)題，第一、未按合同約定，打亂付款計(jì)劃。部分管理層沒(méi)有正常履約，未按合同約定付款期付款，嚴(yán)重影響公司的付款計(jì)劃。第二、生產(chǎn)安排不合理，造成物料提前到廠，占用資金，并同時(shí)對(duì)存放管理方面提出要求。第三、框架協(xié)議鎖定資源、分批下單，且交貨周期長(zhǎng)的大宗物料，未采用合理付款方式。如對(duì)于供貨周期較長(zhǎng)的大宗物料，沒(méi)有向?qū)Ψ剿魅÷募s保函或質(zhì)量保函，也沒(méi)有向供應(yīng)商爭(zhēng)取更長(zhǎng)的付款期和提供銀行承兌匯票。

四、加強(qiáng)A企業(yè)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與控制的措施

（一）實(shí)行適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離

采購(gòu)與付款交易的不相容崗位至少包括：請(qǐng)購(gòu)與審批；詢價(jià)與確定供應(yīng)商；采購(gòu)合同訂立與審批；采購(gòu)與驗(yàn)收；采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄；付款審批與付款執(zhí)行。這些都是對(duì)企業(yè)提出的，有關(guān)采購(gòu)與付款交易相關(guān)職責(zé)適當(dāng)分離的基本要求，A制造業(yè)的采購(gòu)量大，采購(gòu)計(jì)劃的安排應(yīng)從生產(chǎn)類和非生產(chǎn)類兩個(gè)方面來(lái)分析，生產(chǎn)類采購(gòu)：從接到項(xiàng)目訂單后，應(yīng)通過(guò)技術(shù)部分析，所需材料用量，材料類型，用料節(jié)點(diǎn)，采購(gòu)部門根據(jù)材料的用料節(jié)點(diǎn)，安排采購(gòu)計(jì)劃，合理安排付款節(jié)奏；非生產(chǎn)性采購(gòu)：應(yīng)根據(jù)使用部門的需求，結(jié)合需求時(shí)間，集中采購(gòu)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)與付款責(zé)任矩陣，明確業(yè)務(wù)部門的和崗位的職責(zé)及權(quán)限，致使不相容崗位相互分離、制約與監(jiān)督。

（二）建立健全內(nèi)部控制的監(jiān)督機(jī)制

企業(yè)在執(zhí)行內(nèi)控管理制度時(shí)，執(zhí)行力度不夠的問(wèn)題一直存在，追根究底主要是因?yàn)槠髽I(yè)缺乏對(duì)執(zhí)行內(nèi)控管理的有效監(jiān)督，使得內(nèi)控管理存在“形式主義”，影響內(nèi)控管理作用的發(fā)揮。采購(gòu)合同應(yīng)建立招投標(biāo)，合同評(píng)審程序，定價(jià)制度，對(duì)相關(guān)工作人員形成有效監(jiān)督，若過(guò)度追求管理上的靈活性和人情化，導(dǎo)致內(nèi)控制度的建立、執(zhí)行均會(huì)遇到各種各樣的阻力無(wú)法有效執(zhí)行。采購(gòu)合同和長(zhǎng)期價(jià)格協(xié)議，涉及金額大，材料復(fù)雜，應(yīng)有合理的合同評(píng)審制度，由采購(gòu)部門收集評(píng)審意見(jiàn)多部門形成有效監(jiān)督，合同評(píng)審意見(jiàn)匯總，應(yīng)由合同評(píng)審人及其部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。在合同談判過(guò)程中，采辦部可視具體情況申請(qǐng)法律顧問(wèn)的法律支持。設(shè)立付款審批權(quán)限，對(duì)于大宗采購(gòu)與付款交易應(yīng)有授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)，防止出現(xiàn)越權(quán)審批的行為。

（三）加強(qiáng)管理層對(duì)采購(gòu)內(nèi)部控制的重視

第一、企業(yè)應(yīng)組成專門的管理部門，選擇更高素質(zhì)的管理人員，建立合理的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，并加強(qiáng)指導(dǎo)和宣傳內(nèi)部控制建設(shè)工作。內(nèi)控管理不單單是財(cái)務(wù)部門的工作，管理層及全體員工均應(yīng)參與內(nèi)部控制工作。只有提高了企業(yè)各級(jí)人員的認(rèn)識(shí)，才能真正地貫徹落實(shí)企業(yè)的各項(xiàng)管理制度，在執(zhí)行業(yè)務(wù)過(guò)程中才能真正相互影響、相互制約、相互監(jiān)督。第二、企業(yè)管理者應(yīng)明確各自的職責(zé)，使企業(yè)的內(nèi)控制度得到進(jìn)一步的完善。

（四）建立良好的信息溝通平臺(tái)

企業(yè)管理者通過(guò)信息溝通平臺(tái)及時(shí)準(zhǔn)確的收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，如及時(shí)審批各種費(fèi)用申請(qǐng)及付款申請(qǐng)等，目前使用較為廣泛的移動(dòng)辦公平臺(tái)如BPM、OA等，移動(dòng)辦公平臺(tái)極大地提高了審批的效率，并拉近了審批的距離，建立審批流的同時(shí)不僅能及時(shí)發(fā)現(xiàn)審批權(quán)限設(shè)置等問(wèn)題，還能提高審批效率。手機(jī)移動(dòng)版的設(shè)立，解決了管理層出差不能及時(shí)審批單據(jù)的難題，通過(guò)信息溝通平臺(tái)企業(yè)管理者能夠及時(shí)掌握企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策提供全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，保證企業(yè)內(nèi)部控制的效率和效果，使企業(yè)內(nèi)部控制執(zhí)行效果得到更好的保證。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)制造業(yè)的采購(gòu)內(nèi)控管理仍然存在多種問(wèn)題，這些問(wèn)題嚴(yán)重地影響了企業(yè)的發(fā)展，并不利于企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高，使企業(yè)無(wú)法從生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中獲取更多的經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)效益。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)班子必須深入的分析原因，采取有效的措施解決問(wèn)題，從而確保企業(yè)順利發(fā)展。