新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法分析

劉園園

摘要：在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端逐漸暴露，包括病例整理和存檔效率低與檔案管理制度不完善等問題，導致醫(yī)院的管理工作效果不夠理想。醫(yī)院要想進一步發(fā)展，還需要重視檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理工作方式，加強人才隊伍建設，靈活利用現(xiàn)代化檔案管理軟件，不斷提高醫(yī)院管理水平，使得工作要求與目的更加明確，從而推動醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展。

關鍵詞：新醫(yī)改;醫(yī)院檔案管理;改進方法

在當前的互聯(lián)網(wǎng)時代，醫(yī)療改革也不斷地深入到醫(yī)院的各項工作中，由此，對醫(yī)院的檔案管理工作也有了更高的要求。在這種背景下，醫(yī)院應該根據(jù)現(xiàn)有的條件，依據(jù)新政策對醫(yī)院的檔案管理工作進行調(diào)整，進一步深化檔案管理。爭取與時俱進，在比較短的時間里適應新醫(yī)改的要求。

醫(yī)院的檔案管理工作跟其他的單位有很大的區(qū)別，主要表現(xiàn)在醫(yī)院里有很多的病例醫(yī)療信息，這是病人就診信息的重要憑證，也是以后如果醫(yī)生、醫(yī)院和患者因為病情發(fā)生糾紛的重要評判依據(jù)。當然，除了病例，還有其他的科研信息，人事建設和財務信息等，這些檔案信息對醫(yī)院的發(fā)展起到一定參考作用。醫(yī)院的管理者和醫(yī)生可以通過醫(yī)院的病例檔案汲取以前的成功之處，還可以看到整個醫(yī)院的發(fā)展成長軌跡。在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院檔案管理應當根據(jù)相關政策要求積極進行調(diào)整與改進。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及主要問題分析

檔案管理工作是各個企業(yè)、機關單位管理工作中的重要部分，對醫(yī)院而言，檔案管理工作更重要。因為醫(yī)院的檔案管理工作不僅僅是包括跟其他單位一樣的常規(guī)檔案管理內(nèi)容，還有著大量的病例資料。在現(xiàn)代社會里，不管是大醫(yī)院還是小醫(yī)院，不論是公立的還是私立的，醫(yī)院都設立有專門的檔案管理部門，有專職的檔案管理工作者。在一些規(guī)模小的醫(yī)院里，檔案管理過程大多是以紙質文字資料為主，所進行的管理也比較傳統(tǒng)。在一些規(guī)模比較大的醫(yī)院，檔案管理過程中運用信息化管理比較多，并且有專職的檔案管理人員，管理人員的專業(yè)程度比較高，尤其是在一些甲級醫(yī)院，他們將各種辦公系統(tǒng)納入統(tǒng)一管理。所以，在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院應當積極結合實際情況對檔案管理工作進行改進，同時朝著現(xiàn)代化、科技化以及信息化方向發(fā)展。只有這樣才能促進醫(yī)院發(fā)展，進而提高醫(yī)院各項業(yè)務水平。

但是，一些醫(yī)院并沒有意識到檔案管理的重要性，他們認為醫(yī)院的本職是救死扶傷，在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的主要工作是醫(yī)療的改革和經(jīng)營，從而沒有對醫(yī)院的檔案管理工作作出與醫(yī)院發(fā)展相匹配的改革和發(fā)展策略。因為沒有專業(yè)的管理人員，檔案管理疏于表面的資料整理和病例整理，沒有進行深層的管理規(guī)范和發(fā)展，由此帶來了一些很嚴重的負面影響，如一些年代久遠的原始數(shù)據(jù)沒有得到很好地保存，一些病例沒有相關的電子病例，更沒有對不同科室不同病例中的一些共性作一些規(guī)律發(fā)掘和分析，檔案管理效果大打折扣，這一切最終使得檔案利用價值變低，利用率也降低。

醫(yī)院檔案記載了臨床實踐過程與成果，滲透醫(yī)院運營全過程，能夠為臨床診療與醫(yī)學研究工作展開提供指導依據(jù)，同時對醫(yī)院現(xiàn)代化建設有著現(xiàn)實意義。作為重要醫(yī)療資源，在新醫(yī)改背景下的利用價值提升，還需加強管理人員信息素養(yǎng)與職責意識，促使其摸索優(yōu)化檔案管理工作模式與相關制度，加大檔案管理工作革新力度，實現(xiàn)工作質量持續(xù)改進。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進措施

（一）提高檔案管理人員素質水平

新醫(yī)改背景下的檔案管理工作更加復雜繁瑣，對檔案管理人員的業(yè)務水平與工作能力提出了更高要求。檔案管理人員應當加強職責理念轉變，不斷豐富知識結構體系，積極掌握先進管理技術操作要點，提高自身責任意識與道德修養(yǎng)，從而輕松應對崗位工作。醫(yī)院應當加大檔案管理人員的培訓教育力度，提供進修等職業(yè)成長機會。積極引進檔案管理新理念與新技術，滿足新政策與新形勢要求的同時，確保檔案管理人員的思想與行動緊跟時代發(fā)展步伐，確保檔案管理工作的系統(tǒng)性與規(guī)范性。完善激勵與評價、考核等機制，提高檔案管理工作人員的主觀能動性。

（二）完善檔案管理制度

在以往的檔案管理制度影響下，檔案管理工作技術落后與資源浪費嚴重等問題不斷暴露，儼然不能滿足新醫(yī)改背景下的高管理要求。醫(yī)院應當加強實際情況分析，豐富管理模式的同時，迎合新醫(yī)改背景優(yōu)化檔案管理制度。明確界定檔案保管期限與管理目標、工作范圍等，確保工作人員能夠嚴格落實規(guī)章制度，并積極配合檔案管理工作，從而最大程度體現(xiàn)出檔案管理工作價值，推動醫(yī)院整體管理水平提升。為確保檔案管理制度得到貫徹落實，應當明確落實檔案管理工作人員的責任義務，促使各項工作順利展開。指派專門的隊伍負責檔案管理工作，豐富隊伍檔案管理工作經(jīng)驗，并加強與各科室的溝通聯(lián)系，圍繞各科室需求進一步補充檔案管理制度內(nèi)容，確保檔案管理制度能夠在各科室與各部門高效規(guī)范落實[1-2]。

（三）實現(xiàn)檔案管理信息化

“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理的工作模式，其優(yōu)勢主要體現(xiàn)在快捷查找檔案信息、全面搜集檔案資料與提高綜合性檔案管理服務等方面。但實際上，制約“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理工作發(fā)展的因素較多，包括檔案管理觀念滯后與網(wǎng)絡設備不完善、管理人員知識結構不合理等，使得“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理工作形式化。

（1）完善基礎保障

在新醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理信息化建設，應當做到以下幾點;一是組建檔案管理領導小組，院領導組織科室主任與檔案室管理人員成立領導小組，科室設置專職或兼職檔案管理人員，檔案室管理人員指導監(jiān)管檔案管理員。二是嚴格按照《醫(yī)院檔案管理條例》統(tǒng)一管理醫(yī)院檔案資料。三是由檔案室工作人員定期對各部門的檔案管理員做知識培訓，提高其業(yè)務素質，確保檔案收集的及時性與完整性。四是加強檔案資料數(shù)字化建設，收集電子版與文書檔案資料，分批次完成檔案資料數(shù)字化網(wǎng)絡化整理，便于檔案保存利用。五是強化服務意識，利用現(xiàn)代化檔案管理軟件系統(tǒng)，提高資料檢索與查詢功能，為使用者提供優(yōu)質服務，確保檔案高效利用。六是完善管理制度，確保檔案工作科學化與規(guī)范化。七是增加電子檔案的數(shù)量，所有檔案錄入電腦，實現(xiàn)語義與全文檢索[3]。

（2）檔案分類

歸檔的醫(yī)院檔案種類，主要分為以下三類;一是各職能科室在領導或行政管理活動中形成的文書檔案。二是科技檔案，由生產(chǎn)技術應用與管理或科研活動中產(chǎn)生，或是使用的計算材料與圖紙等科技文件材料轉換成的檔案資料。三是專門檔案，是指在專門業(yè)務中形成的檔案，包括設備類或聲像類等檔案。

（3）檔案管理流程

實施PDCA管理流程，在主管領導引領下，檔案室完成檔案制度設立與界定檔案收錄范圍、明確檔案文件歸檔截止日期等工作。科室兼職檔案管理員負責科室資料收集與文件分類整理等工作，最終統(tǒng)一向檔案室上交。檔案室管理人員監(jiān)督科室資料上報情況，檢查檔案資料完整性與及時性，做好統(tǒng)計并上報工作。負責科室檔案管理人員培訓工作。設立責任負責機制，即科室主任負責制，對檔案工作處理佳的科室給予獎勵。

總結：

新醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理工作要求更高，在未來的發(fā)展過程中，在改進傳統(tǒng)工作模式與完善檔案管理制度的過程中，醫(yī)院檔案管理人員應當充分熟悉新醫(yī)改政策，并堅持迎難而上，努力適應新變化和要求，各部門與各科室應當給予全力支持，并獻計獻策，不斷提高檔案管理工作的信息化與系統(tǒng)化程度，推動檔案管理工作體系的改革進程。促進醫(yī)院的整體發(fā)展，也進一步地為我國的醫(yī)療事業(yè)發(fā)展做出更多貢獻。

參考文獻：

[1]沈麗嬌. 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理問題和改進策略[J]. 辦公室業(yè)務， 2017（12）：160-160.

[2]鄭士柱. 現(xiàn)階段公立醫(yī)院人事檔案管理建設探究[J]. 辦公室業(yè)務， 2019（10）：179-179.

[3] 范佳正， 鄒萍萍. 互聯(lián)網(wǎng)背景下現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理改革策略和模式創(chuàng)新[J]. 中國衛(wèi)生標準管理， 2019（14）：7-9.

[4]金永芝.醫(yī)院檔案存在的問題及改進方法[N].伊犁日報（漢），2011.

[5]王洪濤.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策初探[N].四川科技報，2013.