民辦高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題與對策研究

嚴(yán)巍 劉云龍

【摘要】隨著信息技術(shù)向教育行業(yè)的滲透與融合，高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)已成為檔案管理的一種必然的趨勢，但是民辦高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)過程中還存標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，復(fù)合型人才缺乏等許多問題，筆者從高校組織管理、統(tǒng)一建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、培養(yǎng)復(fù)合型人才等方面，探索解決民辦高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)中的有效途徑。

【關(guān)鍵詞】民辦高校 檔案建設(shè) 數(shù)字化

隨著大數(shù)據(jù)和云計(jì)算時(shí)代的到來，民辦高校校園建設(shè)數(shù)字化、信息化也呈現(xiàn)出快速發(fā)展勢頭。當(dāng)前民辦高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)已成為檔案收集、管理和使用的一種趨勢。利用信息技術(shù)對檔案資源進(jìn)行數(shù)字化保存，通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，展示檔案資源價(jià)值，對保護(hù)檔案的原始性、真實(shí)性，提高管理效率具有重要作用。但民辦高校學(xué)生檔案在數(shù)字化建設(shè)中仍有許多工作要做。當(dāng)前，必須認(rèn)真思考和研究系統(tǒng)管理和技術(shù)上存在的突出問題的對策。

1、高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理的原則與作用

1.1 高校學(xué)生檔案數(shù)字化是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)工程，具有任務(wù)重、環(huán)節(jié)多、工作量大、安全性要求高等特點(diǎn)。在數(shù)字化管理中，應(yīng)在遵循公開原則、安全原則的基礎(chǔ)上優(yōu)先數(shù)字化對學(xué)校發(fā)展中具有歷史意義和保存價(jià)值的高價(jià)值文件和如學(xué)生錄取審批表、學(xué)籍信息表、成績單、社會(huì)實(shí)踐記錄單、畢業(yè)生審批表、各類獎(jiǎng)懲審批批復(fù)類文件及畢業(yè)證書等高利用率的檔案資源。減少了對原始文檔的使用，為原始文檔提供有效保護(hù)。

1.2 將計(jì)算機(jī)數(shù)字管理技術(shù)引入到紙質(zhì)文檔管理管理中，突破了傳統(tǒng)文件管理模式的時(shí)空界限，實(shí)現(xiàn)對文件的快速管理和查詢。對學(xué)生檔案進(jìn)行跟蹤管理，提洪相應(yīng)的服務(wù)，大大提高了學(xué)生檔案管理和利用的速度和效率。

1.3 學(xué)生檔案數(shù)字化管理摒棄了傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式和載體，提高了學(xué)生檔案管理的統(tǒng)一性。通過利用互聯(lián)網(wǎng)、云平臺、計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)，數(shù)字文件在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸，實(shí)現(xiàn)了跨區(qū)域、跨空間訪問，促進(jìn)檔案資源共享，有效的提高了高校學(xué)生畢業(yè)以后的學(xué)歷的認(rèn)證，各類審查所需的學(xué)籍查詢、成績翻譯所需學(xué)生檔案的利用率和利用效率。

2、民辦高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

2.1 學(xué)生數(shù)字化檔案信息體系的建設(shè)離不開領(lǐng)導(dǎo)者對學(xué)生檔案工作的重視與支持。學(xué)生檔案在形成的過程中，會(huì)積累一整套完整的紙質(zhì)檔案。目前民辦高校的管理層普遍認(rèn)為，將逐年形成且數(shù)量龐大，且完整的學(xué)生檔案，全部數(shù)字化是對現(xiàn)有的檔案資源的一種重復(fù)建設(shè)與浪費(fèi)。如果學(xué)校管理層不提供資金支持在某種程度上來說學(xué)生檔案信息化是不可能實(shí)現(xiàn)的。

2.2 學(xué)生檔案資源數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不完善。這與民辦高校信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)不完善有關(guān)，從目前民力、高校學(xué)生檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀來看，數(shù)據(jù)輸入不當(dāng)，掃描格式不統(tǒng)一，掃描分辨率低，文件命名錯(cuò)誤，原始文本與OCR識別文字不符，存在文件漏掃、重復(fù)掃描等問題。因此在加工過程中無法保證質(zhì)量，勢必會(huì)造成后期數(shù)據(jù)交換、管理、使用及檢索不便，對線上檔案利用造成了困擾。

2.3 專業(yè)團(tuán)隊(duì)專業(yè)培訓(xùn)有待提高。民辦高校檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)既要有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，還要有計(jì)算機(jī)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力。然而，從目前高校學(xué)生檔案管理人員的現(xiàn)狀來看，管理人員雖具有豐富的檔案管理理論和實(shí)踐知識，也能它從事存儲電子文件等簡單操作，但應(yīng)用更新數(shù)據(jù)庫、創(chuàng)建網(wǎng)頁和轉(zhuǎn)換文件、數(shù)據(jù)分析等高技術(shù)含量的工作并不十分熟練。事實(shí)上，既懂檔案管理又懂計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人員明顯不足。

3、民辦高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理的解決途徑

3.1 需要學(xué)校管理層注重檔案資料特別是學(xué)生檔案的數(shù)字化管理工作，從人力、物力、財(cái)力等方面加大檔案數(shù)字化軟硬件的投人。另一方面，制定民辦高校學(xué)生檔案的數(shù)字化規(guī)劃。首先將就業(yè)協(xié)議書、個(gè)人成績匯總表、錄取花名冊和畢業(yè)生審批表等高頻率利用材料數(shù)字化。其次，對民辦高校日常學(xué)生管理過程中產(chǎn)生的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。最后，數(shù)字化其他類型的材料。

3.2 必須加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)生檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。民辦高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理目前沒有一個(gè)嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，各類學(xué)校學(xué)生檔案存檔的內(nèi)容存在很大的差別。急需建立一個(gè)科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，來規(guī)定存檔的范圍和標(biāo)準(zhǔn)。其次，建立合適的掃描方法和掃描標(biāo)準(zhǔn)、照片文件、紙張文件和基本文檔分別確定特定的掃描參數(shù)。各類獎(jiǎng)勵(lì)證書、圖像被統(tǒng)一成JPG或BMP等格式。學(xué)生日常學(xué)習(xí)活動(dòng)中形成的文檔被統(tǒng)一成PDF或word格式。通過嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定，確保文件格式的兼容性。統(tǒng)一收集、整理、保存和壓縮電子文件的使用，保證標(biāo)準(zhǔn)。

3.3 質(zhì)量檢查，實(shí)時(shí)檢查跟蹤。學(xué)生檔案的數(shù)字化是將紙質(zhì)、音（視）頻等文件進(jìn)行電子混合，并根據(jù)文件管理的要求進(jìn)行記錄和分類，對文件的數(shù)字化質(zhì)量要求很高。一是對存檔資料數(shù)字化的質(zhì)量進(jìn)行審查，要求記錄、掃描等錯(cuò)誤率不超過，%。二是由于高校學(xué)生檔案的數(shù)字化數(shù)量龐大，種類多，個(gè)體檔案數(shù)量種類差異性大，需要數(shù)字化人員自查的基礎(chǔ)上進(jìn)行抽取檢查，每天提取不低于25%。三是利用多種途徑，提高數(shù)字化質(zhì)量。

3.4 加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)和提高團(tuán)隊(duì)績效。盡管檔案工作者擁有較多的檔案專業(yè)知識，檔案資料也可以外包數(shù)字化，但仍需要有能維護(hù)、管理和后期數(shù)字化操作的復(fù)合型的人員。因此根據(jù)高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理的職責(zé)和實(shí)際需要，我們一方面需要對高?，F(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行必要的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)培訓(xùn)。同時(shí)加強(qiáng)數(shù)字信息專業(yè)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。

結(jié)論：高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的主流，民辦高校必須重視檔案的數(shù)字化管理，加快檔案的數(shù)字化管理進(jìn)程，加強(qiáng)檔案的數(shù)字化管理。加快檔案工作步伐，不斷完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，嚴(yán)格檔案數(shù)字化質(zhì)量，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。

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作者簡介：1.嚴(yán)?。?978-），男，漢族，湖北公安人，本科，鄭州澎青醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，高校講師，研究方向：中成藥的藥理作用與開發(fā)、檔案信息化管理。2.劉云龍（1990-），男，漢族，河南通許縣人，本科，鄭州澎青醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，高校助理實(shí)驗(yàn)師研究方向：機(jī)械設(shè)計(jì)制造及其自動(dòng)化。