針對(duì)高校學(xué)生檔案管理問題的對(duì)策與研究

楊雅茹

摘 要：高校學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在校期間獎(jiǎng)懲、學(xué)習(xí)成績(jī)等各種記錄，從學(xué)生踏入校園起學(xué)校就會(huì)對(duì)學(xué)生進(jìn)行檔案記錄，這份檔案會(huì)跟隨從學(xué)生時(shí)代到個(gè)人工作步入社會(huì)，跟隨一個(gè)人的一生。因此應(yīng)加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生檔案管理，本文將進(jìn)行對(duì)其檔案管理存在問題和采取何種措施管理檔案進(jìn)行分析與研究。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生;檔案管理;對(duì)策研究

高效學(xué)生的檔案管理主要包括其檔案的整理與保存等，這些設(shè)備和工作的運(yùn)行是否完善直接影響了高校學(xué)生的日后發(fā)展，企業(yè)也可以根據(jù)檔案情況對(duì)學(xué)生進(jìn)行合理的篩選與考核。其影響到學(xué)生今后的發(fā)展與前途。所以，本文將深刻探討高校學(xué)生檔案管理中存在的問題，提出有效的解決方法。通過對(duì)于研究高校如何有序的科學(xué)地開展學(xué)生檔案管理，提高其檔案管理工作質(zhì)量，保證其管理信息化，做出分析并提出有效的解決辦法與措施，保證高校學(xué)生檔案工作能夠順利完成。

一、高校學(xué)生檔案管理存在的問題

1.檔案管理理念和技術(shù)落后

一些高校存在檔案管理理念和技術(shù)相對(duì)落后的情況，高校檔案管理還停留在紙質(zhì)管理模式。隨著信息化時(shí)代的來臨，檔案要求高效快速投遞方式，面對(duì)這種情況，某些高校的管理模式急需改善。借助現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，使用計(jì)算機(jī)可實(shí)現(xiàn)高效、準(zhǔn)確、節(jié)約化管理模式，可將學(xué)生紙質(zhì)檔案做成電子檔案，既節(jié)約資源又方便查找審閱。而近年來隨著各大高校的擴(kuò)招以及電子技術(shù)的發(fā)展，學(xué)校的檔案數(shù)量也隨之增加。即使大部分學(xué)校都配備了先進(jìn)的設(shè)備，但其真正能夠?qū)崿F(xiàn)信息化檔案管理的卻不多。而檔案管理也應(yīng)該用先進(jìn)的技術(shù)，進(jìn)行改革與創(chuàng)新。并且由于檔案接觸的落后，其檔案再利用方面也未完全發(fā)展出真實(shí)的用處。比如教師在入學(xué)前可以根據(jù)檔案先行了解學(xué)生。但由于其信息化的不足，老師不能夠及時(shí)的去查閱。并且一般而言，學(xué)生檔案在學(xué)生就業(yè)時(shí)也并沒有更好地發(fā)揮其用處，其實(shí)際書寫過于古板表面，檔案查詢不方便等。影響了企業(yè)對(duì)于學(xué)生的評(píng)估能力。而計(jì)算機(jī)技術(shù)也僅僅是起到輔助作用，沒有真正的運(yùn)用在學(xué)生檔案上。

2.管理制度不完善

高校學(xué)生檔案還存在管理制度不完善的問題，由于沒有明確的管理制度，各院系對(duì)學(xué)生檔案管理松散，缺乏專業(yè)的管理人員進(jìn)行管理，有的學(xué)生檔案由學(xué)生管理，有的放在學(xué)校檔案館，當(dāng)學(xué)生畢業(yè)時(shí)就面臨檔案提取困難，各流程手續(xù)復(fù)雜混亂的局面。而且由于不同部門對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理，學(xué)生在校期間的檔案不能夠及時(shí)進(jìn)行記錄，造成檔案記錄缺失，缺乏有效性和及時(shí)性。有的高校對(duì)于學(xué)生檔案管理，書寫內(nèi)容和格式?jīng)]有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在學(xué)生辦理檔案交接過程中，經(jīng)常會(huì)由于沒有采用統(tǒng)一的辦理材料，而進(jìn)行多次材料統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化修改。這些都是由于管理制度不完善所造成，既浪費(fèi)學(xué)生的時(shí)間又降低了學(xué)校的辦事效率。

3.管理隊(duì)伍建設(shè)薄弱

高校檔案管理作為學(xué)校管理工作的重要組成部分，應(yīng)受到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視。對(duì)于高校檔案管理工作人員，也應(yīng)加強(qiáng)管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)。目前各高校缺乏專業(yè)的檔案管理人員，大多數(shù)都不是本專業(yè)相關(guān)人員，有可能是兼職人員、學(xué)生或退休人員進(jìn)行管理，由于工作人員流動(dòng)性較強(qiáng)這在很大程度上限制了檔案管理工作的建設(shè)。

4.檔案管理思想意識(shí)薄弱

在檔案管理工作中由于管理制度的不健全，在管理過程中，教師可能會(huì)要求學(xué)生幫忙整理檔案。而一份檔案詳細(xì)記錄了每位學(xué)生的具體情況，例如家庭信息，獲獎(jiǎng)情況，個(gè)人身體狀況等涉及到個(gè)人隱私的信息，這時(shí)如果信息被泄露，會(huì)對(duì)學(xué)生產(chǎn)生不良后果。而對(duì)于檔案管理過程中，教師和學(xué)生都面臨著管理松懈，管理意識(shí)薄弱，管理得不到重視的尷尬局面。如教師在與同學(xué)進(jìn)行檔案交接過程中，對(duì)于檔案交接填寫相關(guān)材料得不到重視，填寫時(shí)不認(rèn)真按規(guī)定填寫，導(dǎo)致信息填寫失誤，耽誤后續(xù)手續(xù)辦理。對(duì)于填寫過程中字跡潦草、錯(cuò)別字等現(xiàn)象也是屢屢發(fā)生。其中有的學(xué)生對(duì)檔案管理缺乏認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，在拿到檔案后沒有認(rèn)真保管檔案不知所蹤，此類事情也經(jīng)常發(fā)生。

二、高校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策

1.健全管理制度

高校學(xué)生檔案管理工作作為學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于高校學(xué)生檔案管理制度的建設(shè)與完善。根據(jù)上級(jí)的文件和精神，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際制定適合本校規(guī)范、完整、有針對(duì)性、可操作性的管理制度，把管理工作分配到各個(gè)工作人員，分工明確減少人員浪費(fèi)。以科學(xué)先進(jìn)的管理制度加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作，利用電子信息檔案記錄技術(shù)整合檔案信息，做到信息查找簡(jiǎn)便明確。嚴(yán)格要求學(xué)校檔案管理工作人員，工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，把檔案管理工作作為日?；A(chǔ)工作，使管理工作不被邊緣化，同時(shí)加強(qiáng)工作人員管理培訓(xùn)制度的建立與完善，定期對(duì)管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)并作為考核項(xiàng)目，堅(jiān)持統(tǒng)一監(jiān)督、規(guī)范的原則來加強(qiáng)監(jiān)督與指導(dǎo)。

2.加強(qiáng)學(xué)生檔案信息化建設(shè)

利用現(xiàn)代化信息建設(shè)，加強(qiáng)學(xué)生檔案信息建設(shè)服務(wù)功能，對(duì)檔案進(jìn)行合理分類進(jìn)行電子化檔案管理，可實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效、快捷、方便查詢等特點(diǎn)，隨著現(xiàn)代化電子信息發(fā)展，越來越多辦公程序都可以在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行，每年新生人數(shù)都在增加，對(duì)于高校學(xué)生實(shí)施電子化檔案信息管理尤為重要，電子化檔案管理既節(jié)約資源又能夠增加檔案信息存儲(chǔ)容量，對(duì)于檔案的查詢與辦理能更加高效與快捷，這就形成了一種新的檔案管理模式，利用此模式能大大提高了檔案管理工作的效率。并且高校檔案管理的同時(shí)，要真正認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的跨空間、跨時(shí)間性質(zhì)。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)了解當(dāng)代高校學(xué)生的思想動(dòng)態(tài)，從學(xué)生的角度出發(fā)，建立一個(gè)更民主、更開放的管理空間。并且以校園里現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)作為依據(jù)找出突破點(diǎn)，宣傳當(dāng)代的先進(jìn)教育思想，建立一個(gè)更好為學(xué)生服務(wù)的檔案管理平臺(tái)。

3.強(qiáng)化師生檔案管理意識(shí)

加強(qiáng)對(duì)教師和學(xué)生檔案管理意識(shí)的宣傳活動(dòng)，加大宣傳學(xué)生檔案及檔案工作管理的重要性，使他們?cè)谒枷肷系玫街匾?。在行?dòng)上作為工作人員要加強(qiáng)自身言行，給學(xué)生樹立一個(gè)良好榜樣，認(rèn)真對(duì)待每一位學(xué)生的檔案交接工作，確保檔案完整及時(shí)交到有關(guān)部門。對(duì)于學(xué)生可能不知道檔案的重要性，在這方面校方也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案知識(shí)的普及，定期在師生間開展活動(dòng)宣傳知識(shí)有獎(jiǎng)問答活動(dòng)，把宣傳任務(wù)交給老師和學(xué)生使他們能真正參與其中，宣傳好檔案管理規(guī)定和注意事項(xiàng)。讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，重視檔案管理，如在檔案管理過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行報(bào)告說明，努力把問題最小化。并且建立檔案管理意識(shí)的同時(shí)，需要制定嚴(yán)格的工作流程，將現(xiàn)代化的教學(xué)理念與學(xué)生的工作充分的緊密連接。讓學(xué)生們正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，讓他們對(duì)檔案有正確的了解，在填寫資料時(shí)告訴他們要仔細(xì)認(rèn)真。并且教師也應(yīng)該宣傳檔案的重要性，相互配合有利于推進(jìn)檔案的規(guī)范化與現(xiàn)代化。而檔案的內(nèi)容也必須要真實(shí)，符合當(dāng)代的高校學(xué)生的自身情況。

4.豐富檔案內(nèi)容

目前學(xué)生的檔案內(nèi)容主要包括家庭情況、學(xué)生在校獲獎(jiǎng)情況等，這些檔案內(nèi)容往往枯燥乏味，校方可以豐富學(xué)生檔案內(nèi)容。增加學(xué)生道德素質(zhì)誠(chéng)信檔案，通過學(xué)生參加公益活動(dòng)的記錄信息來對(duì)學(xué)生思想道德水平，思想素質(zhì)做出全面評(píng)價(jià)。還可以增加學(xué)生參與的學(xué)校趣味活動(dòng)、榮譽(yù)活動(dòng)、區(qū)級(jí)比賽等內(nèi)容。這樣通過多方面對(duì)學(xué)生進(jìn)行全面的了解與評(píng)價(jià)，也使得學(xué)生在以后的升學(xué)和工作中，方便接收單位能對(duì)其基本概況進(jìn)行了解。

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