大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化視角下人力資源管理研究

現(xiàn)如今，人才競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)成為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主要方向，人力資源管理的重要性也日益突出。但是，由于受到諸多因素的影響，現(xiàn)階段很多企業(yè)、單位在開(kāi)展人力資源管理工作的過(guò)程中，還存在著諸多問(wèn)題，影響人力資源管理的質(zhì)量與效果。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息化建設(shè)給人力資源管理提出了新的要求，也帶來(lái)了新的機(jī)遇。因此，企業(yè)、單位發(fā)展中，應(yīng)抓住人事檔案信息化帶來(lái)的機(jī)遇與便利條件，對(duì)人力資源管理進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn)。

1 人事檔案管理對(duì)人力資源管理的影響

人事檔案是一種常見(jiàn)的檔案，主要記載了個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、工作狀態(tài)、政治思想、勞動(dòng)薪酬以及獎(jiǎng)懲信息等資料。一方面，人事檔案所記載的各種信息，可以為用人單位提供準(zhǔn)確、真實(shí)的人才信息，為人才的科學(xué)選拔、聘用提供有效的支持；另一方面，人事檔案記載的各種信息，還可以為在職人員的嘉獎(jiǎng)、晉升、降級(jí)的判斷與決策提供有效依據(jù)。

人事檔案管理，顧名思義，便是對(duì)人事檔案所開(kāi)展的一系列管理活動(dòng)。人事檔案管理對(duì)人力資源管理產(chǎn)生著重要的影響，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，可以為人力資源的優(yōu)化配置提供有效依據(jù)。在開(kāi)展人事檔案管理工作的過(guò)程中，采取科學(xué)的管理手段，對(duì)職工的信息進(jìn)行充分開(kāi)發(fā)、全面獲取，準(zhǔn)確掌握不同職工的學(xué)歷、年齡、獎(jiǎng)懲等基本情況，然后，便可以綜合考慮學(xué)歷層次、年齡層次、專業(yè)技能、專業(yè)方向等情況，來(lái)進(jìn)行選賢舉能。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有人才結(jié)構(gòu)、人才應(yīng)用情況進(jìn)行評(píng)估，便可以為未來(lái)的人才儲(chǔ)備、人才使用策略的制定提供有效的支持，為實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置奠定良好的基礎(chǔ)。

第二，可以為人事考核提供有效依據(jù)。人事考核是人力資源管理中的重點(diǎn)內(nèi)容，其主要目的便是通過(guò)全面了解職工的工作業(yè)績(jī)、崗位適應(yīng)性、工作能力等，為人員合理配置、職評(píng)、人力資源培訓(xùn)、人力資源開(kāi)發(fā)等提供有效的信息支持。而人事檔案中記載了個(gè)人的重要信息，可以將個(gè)人的專業(yè)技術(shù)水平、政治思想、生平經(jīng)歷等反映出來(lái)。人事檔案管理過(guò)程中，將職工的專業(yè)水平高低、優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)、履歷以及組織考評(píng)結(jié)果等相關(guān)信息完整地記錄在人事檔案之中，便于人事部門(mén)對(duì)職工的專業(yè)技術(shù)、職業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)等進(jìn)行全面了解、準(zhǔn)確考核。同時(shí)，在真實(shí)、客觀、準(zhǔn)確地考核職工的基礎(chǔ)上，便可以有效開(kāi)展評(píng)優(yōu)評(píng)先工作，并能夠針對(duì)職工的優(yōu)劣勢(shì)來(lái)開(kāi)展培訓(xùn)工作，揚(yáng)長(zhǎng)避短，從而使職工得到更好的發(fā)展。

2 人事檔案信息化建設(shè)

伴隨著信息技術(shù)的不斷推廣與普及應(yīng)用，各行各業(yè)均出現(xiàn)了明顯的改變。加快信息化建設(shè)，是產(chǎn)業(yè)升級(jí)、行業(yè)轉(zhuǎn)型過(guò)程中的一項(xiàng)重要戰(zhàn)略。這樣的背景下，檔案信息化建設(shè)也在不斷加快，其是檔案工作時(shí)間與智慧城市對(duì)接、與大數(shù)據(jù)社會(huì)連通、參與國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)發(fā)展的重要策略。人事檔案信息化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)中的重要組成部分，也是推動(dòng)人事檔案管理水平提升的有效策略。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，應(yīng)嚴(yán)格遵循“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的要求，有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)的技術(shù)手段，來(lái)推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)。當(dāng)前，數(shù)字信息的產(chǎn)生與不斷推廣、普及應(yīng)用，改變了信息資源的保存方式，即可以采取數(shù)字化形式來(lái)儲(chǔ)存信息。因此，人事檔案信息化建設(shè)中，可以有效應(yīng)用數(shù)字信息，建立數(shù)字化人事檔案、人事檔案資源檢索平臺(tái)，提高人事檔案存儲(chǔ)、處理、檢索的便捷性。同時(shí)，人事檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，也要注意保護(hù)人事檔案的完整性與安全性，對(duì)于電子人事檔案的收集、整理、入庫(kù)、歸檔、查詢、轉(zhuǎn)移、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，均要做好管理與控制，確保人事檔案信息安全。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案信息化對(duì)人力資源管理的影響

3.1 推動(dòng)了信息基礎(chǔ)的豐富

人事檔案信息化，有利于推動(dòng)人力資源管理信息基礎(chǔ)的豐富。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，加快人事檔案信息化建設(shè)，建立大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)之后，便可以全面收集職工日常工作、生活中客觀形成的全部人事檔案數(shù)據(jù)，保障了人事檔案數(shù)據(jù)的全面性、客觀性，而不是像以往一樣對(duì)固定幾種類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行挑選。大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)建立之后，將以往紙質(zhì)人事檔案之中的“靜態(tài)檔案”轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎钴S信息”，并將其納入到系統(tǒng)中去。系統(tǒng)除了采集紙質(zhì)人事檔案中的信息之外，還會(huì)采集職工的愛(ài)好、性格、社會(huì)關(guān)系等個(gè)體信息。且能自動(dòng)收集職工日常工作中的薪酬、績(jī)效、崗位等信息。通過(guò)全面收集職工的這些數(shù)據(jù)，系統(tǒng)獲得了龐大的數(shù)據(jù)量，從而可以為人力資源管理各項(xiàng)具體操作的順利開(kāi)展提供全面而又豐富的信息支持，也能為實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)對(duì)人力資源個(gè)體及整體的準(zhǔn)確評(píng)價(jià)、描述、預(yù)測(cè)提供有效的支撐。

3.2 推動(dòng)了科學(xué)管理的實(shí)現(xiàn)

以前，各企業(yè)、單位主要是依靠經(jīng)驗(yàn)來(lái)開(kāi)展人力資源管理工作，或者是進(jìn)行定性管理，導(dǎo)致人力資源管理并非是客觀管理、定量化管理，影響著人力資源管理的效果。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，通過(guò)有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)等先進(jìn)的技術(shù)，推動(dòng)人事檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展，便能對(duì)人事檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行定量分析，并能在此基礎(chǔ)上將職工的工作結(jié)果、工作效率、工作狀態(tài)等準(zhǔn)確地描述出來(lái)，將崗位工作要求客觀地描述出來(lái)，還能對(duì)人力資源管理中的相關(guān)要素進(jìn)行數(shù)據(jù)化，包括人員、崗位、激勵(lì)等，從而有利于推動(dòng)人力資源管理朝著以數(shù)字化定量分析為基礎(chǔ)的科學(xué)管理的方向轉(zhuǎn)變。

3.3 推動(dòng)了管理效果的優(yōu)化

對(duì)于人力資源管理來(lái)說(shuō)，其決策長(zhǎng)期以來(lái)是以滿意決策為主要目標(biāo)，但滿意決策僅僅是代表著基本符合管理目標(biāo)，并非是實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的最優(yōu)路徑。雖然滿意決策的結(jié)果也是可以接受的，但傳統(tǒng)模式下的人力資源管理工作，不能滿足不受時(shí)間約束、完全準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)他人行動(dòng)、信息的完備性這三項(xiàng)條件，所以無(wú)法實(shí)現(xiàn)管理效果的最優(yōu)化。而在人力資源管理中有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，開(kāi)展人事檔案信息化、大數(shù)據(jù)管理，實(shí)現(xiàn)了掌握數(shù)據(jù)信息量的增加以及數(shù)據(jù)處理能力、預(yù)測(cè)未來(lái)能力的增強(qiáng)。從另一角度考慮，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，加快人事檔案信息化發(fā)展，勢(shì)必會(huì)使“無(wú)限接近最優(yōu)”的決策逐漸取代滿意決策，從而有利于推動(dòng)人事檔案管理效果的優(yōu)化。

3.4 準(zhǔn)確預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)

通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，人力資源管理將不再局限于人事檔案信息之間所擁有的因果關(guān)系，而是從戰(zhàn)略高度入手，探索人事檔案數(shù)據(jù)間所擁有的相關(guān)關(guān)系，對(duì)這些人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、聚類或者是開(kāi)展相關(guān)性分析，并以此為根據(jù)，對(duì)人事檔案管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行準(zhǔn)確預(yù)測(cè)?；诖髷?shù)據(jù)分析的人力資源管理，可以使人力資源管理決策實(shí)現(xiàn)人崗之間的精準(zhǔn)匹配，使人力資源管理更加符合經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，同時(shí)，將重點(diǎn)放在產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整方向、崗位需求等方面，有利于減少離職誘因，保障高層次人才隊(duì)伍的穩(wěn)定，從而實(shí)現(xiàn)人力資源管理效率與效果的提升。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化背景下人力資源管理的優(yōu)化策略

4.1 人事檔案數(shù)據(jù)的豐富

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化背景下，人力資源管理的有效開(kāi)展，離不開(kāi)大量人事檔案數(shù)據(jù)的支持。鑒于此，應(yīng)有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并將其與人事檔案管理結(jié)合起來(lái)，建立信息管理系統(tǒng)，全面地、多渠道地對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，從而使人力資源管理的信息基礎(chǔ)變得更加豐富。建立在大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的信息管理系統(tǒng)，有著十分廣泛的數(shù)據(jù)收集范圍，可通過(guò)多個(gè)途徑、多個(gè)渠道來(lái)收集人事檔案數(shù)據(jù)。

一方面，人事檔案信息化建設(shè)中，可以全面采集傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案中的相關(guān)個(gè)體信息，如政治面貌、個(gè)人基本信息等。

另一方面，借助信息管理系統(tǒng)、采集終端等數(shù)據(jù)接口，可以自動(dòng)收集相關(guān)權(quán)威信息，包括職工薪酬、績(jī)效等。應(yīng)用信息管理系統(tǒng)，也可以采集職工自行填報(bào)的性格、愛(ài)好、社會(huì)關(guān)系等個(gè)人信息。信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)連通后，借助兩者之間的數(shù)據(jù)接口，還可以采集相關(guān)外部環(huán)境數(shù)據(jù)，如個(gè)人信用、社交網(wǎng)絡(luò)信息、社會(huì)環(huán)境等。通過(guò)對(duì)上述各種數(shù)據(jù)進(jìn)行全面采集，可以將職工的全貌立體、全方位地展現(xiàn)出來(lái)，從而為人力資源的科學(xué)管理、量化管理提供有效而又全面的信息基礎(chǔ)支持。

4.2 人崗精準(zhǔn)匹配的實(shí)現(xiàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化背景下，通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)資源進(jìn)行合理應(yīng)用，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行高效應(yīng)用，有利于推動(dòng)人崗精準(zhǔn)匹配的實(shí)現(xiàn)。

一方面，準(zhǔn)確分析各崗位職責(zé)、具體工作內(nèi)容的不同，并針對(duì)不同崗位，建立相應(yīng)的“優(yōu)秀人才模型”，明確崗位要求，然后再挑選在性格特征、工作能力、工作態(tài)度等方面與崗位要求相匹配的職工，以實(shí)現(xiàn)人與崗的精準(zhǔn)匹配，便于個(gè)人潛力的深入挖掘、個(gè)人能力的充分發(fā)揮。

另一方面，全面采集工作績(jī)效比較優(yōu)秀的在崗職工的個(gè)體特征要素、各方面信息，并應(yīng)用相關(guān)算法，建立該崗位的“優(yōu)秀人才模型”。在招聘的時(shí)候，收集應(yīng)聘者的簡(jiǎn)歷信息，并借助互聯(lián)網(wǎng)中豐富的數(shù)據(jù)資源，獲取應(yīng)聘者的興趣愛(ài)好、生活狀況等其他信息，形成立體信息。然后評(píng)估應(yīng)聘者的信息與該崗位“優(yōu)秀人才模型”之間的匹配程度，采取這樣的方式，有利于實(shí)現(xiàn)人與崗之間的精準(zhǔn)匹配。

4.3 績(jī)效考核的全面量化

通過(guò)實(shí)時(shí)、全面地收集人力資源信息，有利于實(shí)現(xiàn)績(jī)效考核的全面量化，保障績(jī)效考核地客觀性、公正性。

一方面，職工在日常工作中，不可避免地會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，包括工作效率、工作質(zhì)量、考勤數(shù)據(jù)、工作任務(wù)復(fù)雜程度、工作完成程度等，通過(guò)這些數(shù)據(jù)，可以將年度工作任務(wù)的完成情況、復(fù)雜程度等真實(shí)地反映出來(lái)。應(yīng)用人事檔案信息管理系統(tǒng)，將各種實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)記錄下來(lái)，并與內(nèi)部各管理子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，對(duì)職工日常工作中產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)收集，開(kāi)展可量化的績(jī)效考核，有利于提高績(jī)效考核的準(zhǔn)確性、客觀性、公正性。

另一方面，對(duì)人事檔案進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，了解職工的個(gè)性化需求，采取多樣化的激勵(lì)手段分門(mén)別類地對(duì)職工進(jìn)行激勵(lì)，有利于促進(jìn)職工的進(jìn)一步發(fā)展。例如，針對(duì)有尊重需求的職工，可以簽訂聘用合同，使職工產(chǎn)生歸屬感，并充分尊重職工；針對(duì)有實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值需求的職工，可考慮適當(dāng)晉升其職位，使其獲得成就感；針對(duì)有物質(zhì)需求的職工，可考慮適當(dāng)提升其福利或待遇。

4.4 人才隊(duì)伍穩(wěn)定與完善

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化背景下，在開(kāi)展人力資源管理工作的時(shí)候，可考慮應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，來(lái)穩(wěn)定人才隊(duì)伍、完善人才隊(duì)伍。

一方面，針對(duì)已離職職工，收集其相關(guān)信息之后，開(kāi)展大數(shù)據(jù)分析，找出導(dǎo)致其離職的主要因素，并制定有針對(duì)性的預(yù)防措施，從而確保人才隊(duì)伍的穩(wěn)定。

另一方面，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度考慮，為適應(yīng)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整的要求，應(yīng)結(jié)合環(huán)境數(shù)據(jù)開(kāi)展大數(shù)據(jù)分析，前瞻性地預(yù)測(cè)未來(lái)的人才需求發(fā)展趨勢(shì)，并根據(jù)現(xiàn)有人才結(jié)構(gòu)實(shí)際情況，制定中期、長(zhǎng)期人才引進(jìn)計(jì)劃，更好地引進(jìn)人才、管理人才、應(yīng)用人才、激勵(lì)人才，保障未來(lái)人才隊(duì)伍的完善，同時(shí)也使人力資源管理更加符合未來(lái)發(fā)展的要求。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化背景下，應(yīng)高度重視人事檔案管理，加快人事檔案的信息化建設(shè)，充分發(fā)揮人事檔案信息化的作用，推動(dòng)人力資源管理信息基礎(chǔ)的豐富、科學(xué)管理的實(shí)現(xiàn)、管理效果的優(yōu)化，并準(zhǔn)確預(yù)測(cè)人事檔案管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，并有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)，豐富人事檔案數(shù)據(jù)，促進(jìn)人崗精準(zhǔn)匹配的實(shí)現(xiàn)、績(jī)效考核的全面量化、人才隊(duì)伍穩(wěn)定與完善，從而實(shí)現(xiàn)人力資源管理的優(yōu)化。