科研院所OA系統(tǒng)使用問題及應(yīng)對(duì)措施

鄧倫棟

科研院所是我國(guó)科技研發(fā)的重要部門，通過提高工作效率，不僅可促進(jìn)科研工作的快速進(jìn)行，也可在科研決策過程中提供更具科學(xué)性的依據(jù)。但是辦公自動(dòng)化目前尚未發(fā)展成熟，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與科研院所的融合依然存在一些問題，因此采取一系列措施解決目前存在的問題極為重要[1]。

1 OA系統(tǒng)的定義及辦公優(yōu)勢(shì)

隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)和信息化的發(fā)展，越來(lái)越多的企事業(yè)單位及政府部門實(shí)現(xiàn)了基于互聯(lián)網(wǎng)的辦公自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化OA（Office Automation）是在設(shè)備、通信逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的基礎(chǔ)上，通過管理信息系統(tǒng)的發(fā)展而興起的一門綜合性技術(shù)[2]。它是將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代化辦公相結(jié)合的一種新型辦公方式，不僅可以實(shí)現(xiàn)辦公事務(wù)的自動(dòng)化處理，而且可以極大地提高工作效率，為管理與決策提供科學(xué)的依據(jù)。

OA系統(tǒng)適用于多種行業(yè)，相比傳統(tǒng)辦公方式具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：其一，在企業(yè)或單位的辦公管理當(dāng)中，通常會(huì)涉及到秘書與行政要?jiǎng)?wù)，OA系統(tǒng)的融入，可對(duì)行政事務(wù)和人事關(guān)系進(jìn)行更為直接的了解，從而提高了事務(wù)處理的準(zhǔn)確性；其二，傳統(tǒng)辦公管理期間需要對(duì)每一份文件進(jìn)行細(xì)致的分析與解讀，并且文件多以紙制為主，多次的修改不僅降低了工作人員的辦公效率，同時(shí)也容易導(dǎo)致文件信息丟失的現(xiàn)象發(fā)生，OA系統(tǒng)可通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行自動(dòng)管理，既可降低成本辦公效率，也可提高文件安全性與私密性；其三，OA系統(tǒng)可對(duì)涉及決策的資料進(jìn)行科學(xué)分析，根據(jù)分析結(jié)果做出具有建設(shè)性的決策建議，使得決策更具科學(xué)性，同時(shí)也確保了數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性。

科研院所信息化建設(shè)一般由科學(xué)院辦公室或科技信息管理部門牽頭，協(xié)調(diào)各個(gè)單位配合，網(wǎng)絡(luò)IP地址統(tǒng)一規(guī)劃，網(wǎng)絡(luò)分區(qū)管理，各單位采用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)VPN（Virtual Private Network）互聯(lián)互通，形成一體化，同時(shí)加強(qiáng)防火墻、入侵檢測(cè)、殺病毒等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作[3]。

2 科研院所OA系統(tǒng)使用存在的問題

科研院所的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)投入使用幾年，但目前使用率不高。通過OA系統(tǒng)后臺(tái)應(yīng)用日志數(shù)據(jù)情況顯示，OA系統(tǒng)總登錄操作次數(shù)、平均每天操作次數(shù)、登錄使用用戶數(shù)量、平均日在線人數(shù)仍然較低，科研院所OA系統(tǒng)使用情況不盡如人意，主要是存在以下問題：

2.1 習(xí)慣傳統(tǒng)辦公方式

通過研究調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些單位部門或個(gè)人由于長(zhǎng)期在傳統(tǒng)的辦公管理方式下辦公，對(duì)傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)形成習(xí)慣，然而OA系統(tǒng)雖然可大幅度提高工作人員的辦公效率，但是OA系統(tǒng)擁有嚴(yán)格的流程，致使這些單位部門或個(gè)人無(wú)法適應(yīng)OA系統(tǒng)，甚至還存在“先辦事，后補(bǔ)流程”的不規(guī)范想象發(fā)生，而這不僅會(huì)顯著降低工作人員對(duì)OA系統(tǒng)的適應(yīng)能力，也會(huì)導(dǎo)致很多工作流程無(wú)法順利完成，進(jìn)而一定程度上對(duì)OA系統(tǒng)的正常使用造成影響，而這反而會(huì)降低工作效率，同時(shí)也沒有將OA系統(tǒng)的潛力和優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。

2.2 固有思維模式影響

人們?cè)诿鎸?duì)新鮮事物時(shí)，都會(huì)有一種思維慣性，對(duì)原有的思維模式較為依靠。相比傳統(tǒng)辦公管理方式，OA系統(tǒng)是一種全新的管理理念，是發(fā)展信息化社會(huì)的重要手段，將其應(yīng)用于科研院所中不僅是響應(yīng)我國(guó)對(duì)信息化發(fā)展的號(hào)召，同時(shí)也是對(duì)人們傳統(tǒng)觀念、固有思維的一種挑戰(zhàn)。工作人員長(zhǎng)期在傳統(tǒng)辦公管理模式下工作，工作流程已經(jīng)“深入人心”，OA系統(tǒng)的思維模式與傳統(tǒng)思維模式具有較大差異，因此需要對(duì)科研院所內(nèi)工作人員的思想進(jìn)行改變，但是老中青工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的了解程度各不相同，計(jì)算機(jī)水平也參差不齊，對(duì)待新事物的接受能力、適應(yīng)能力亦各不相同，造成部分工作人員“不愿意”使用OA系統(tǒng)，從而使得OA系統(tǒng)無(wú)法在科研院所中順利施行。

2.3 工作落實(shí)不夠主動(dòng)

由于OA系統(tǒng)施行時(shí)間較短，且部分工作人員并沒有完全接受OA系統(tǒng)，從而導(dǎo)致大部分工作人員并沒有形成“登陸OA查看有無(wú)工作部署”的良好習(xí)慣，即大部分工作人員在OA系統(tǒng)模式下的工作落實(shí)缺乏主動(dòng)性。表面上看OA系統(tǒng)是公文處理，而實(shí)際上是工作執(zhí)行落實(shí)的整個(gè)過程[4]。公文處理的程序涉及單位部門，需要各層級(jí)管理人員對(duì)其進(jìn)行及時(shí)辦理。通過實(shí)踐觀察發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前科研院所的公文處理存在未及時(shí)處理的現(xiàn)象，待處理公文常處于積壓狀態(tài)，一但公文處理的某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，則會(huì)對(duì)公文處理造成較大的影響，從而使得公文的決策要求、任務(wù)部署、制度規(guī)范等事項(xiàng)無(wú)法及時(shí)傳達(dá)到單位部門及各個(gè)工作人員，導(dǎo)致工作落實(shí)緩慢，嚴(yán)重時(shí)對(duì)整個(gè)團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行力也會(huì)造成影響。

2.4 OA流程不夠合理

由于科研院所各單位部門OA管理依然存在責(zé)任不明顯的現(xiàn)象，致使各個(gè)單位部門、團(tuán)隊(duì)的工作督促責(zé)任不明確。公文的處理流程、公文事項(xiàng)分類等事項(xiàng)也缺乏科學(xué)性，各管理層批辦意見不夠及時(shí)，具體落實(shí)部門和具體承辦人員也未明確。所有公文均通過“群發(fā)”的方式下達(dá)，部分工作人員則會(huì)出現(xiàn)“那些文件與我無(wú)關(guān)”“上OA是浪費(fèi)時(shí)間”等消極思想，OA系統(tǒng)的使用意愿大大降低，致使OA系統(tǒng)無(wú)法得到工作人員的“喜愛”，使得OA系統(tǒng)無(wú)法在科研院所得到認(rèn)可。

3 改進(jìn)建議

3.1 明確工作責(zé)任

明確科研院所各單位部門的工作責(zé)任是保證OA系統(tǒng)正常運(yùn)行的關(guān)鍵，因此應(yīng)對(duì)各單位部門OA系統(tǒng)的使用聯(lián)絡(luò)員進(jìn)行確定，聯(lián)絡(luò)員主要負(fù)責(zé)督促工作人員使用OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)督辦和公文流轉(zhuǎn)等工作。辦公室要對(duì)各類公文進(jìn)行細(xì)致分類，降低相關(guān)負(fù)責(zé)人和聯(lián)絡(luò)員的工作量，需要各單位部門負(fù)責(zé)人簽署的公文，不必再流轉(zhuǎn)到單位部門的其他工作人員手中，對(duì)于涉及不到的單位部門，不再以“群發(fā)”的方式處理。對(duì)未及時(shí)處理OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)公文導(dǎo)致相關(guān)業(yè)務(wù)工作滯后的，約談相關(guān)單位部門負(fù)責(zé)人，出現(xiàn)重大負(fù)面影響的嚴(yán)肅問責(zé)。

3.2 優(yōu)化辦事程序

良好的辦事程序可保證公文能夠使得公文處理更有效率，因此需要采取一定措施加快公文的辦理速度和流轉(zhuǎn)速度，特別是公文的擬制、審核、簽發(fā)等程序，以及收、發(fā)文程序及傳遞程序，均需要進(jìn)行優(yōu)化。此外，通過對(duì)公文管理制度進(jìn)行全面改進(jìn)，促進(jìn)公文管理更加趨于科學(xué)化、制度化及規(guī)范化。在公文流轉(zhuǎn)程序的優(yōu)化方面，需要通過簡(jiǎn)化內(nèi)部工作環(huán)節(jié)，大力壓縮辦事時(shí)間，從而提高工作人員的工作效率，整體提高全體工作人員的執(zhí)行力，推動(dòng)各單位部門團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力的發(fā)展。

3.3 完善功能模塊

為確保OA系統(tǒng)能夠在科研院所順利施行，必須深入了解科研院所業(yè)務(wù)發(fā)展需求，不斷擴(kuò)充OA系統(tǒng)功能，增加印章、合同、請(qǐng)假等功能模塊，逐步在OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)印章、合同、請(qǐng)假、出差會(huì)議培訓(xùn)計(jì)劃等審批，使OA系統(tǒng)更高效流暢；加強(qiáng)工作監(jiān)控力度，辦公室將通過系統(tǒng)記錄個(gè)人工作行為、審批進(jìn)度，不定期通報(bào)OA系統(tǒng)使用監(jiān)控結(jié)果，使管理層能全面掌握工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，從而避免工作進(jìn)展受到限制。

3.4 推進(jìn)移動(dòng)OA系統(tǒng)應(yīng)用

為解決“領(lǐng)導(dǎo)出差無(wú)法審批”導(dǎo)致重要事項(xiàng)被“卡住”的問題，推進(jìn)OA系統(tǒng)桌面辦公與移動(dòng)辦公無(wú)縫對(duì)接，各單位部門負(fù)責(zé)人應(yīng)該積極帶頭使用移動(dòng)版OA系統(tǒng)，使得科研院所工作人員養(yǎng)成使用移動(dòng)版OA系統(tǒng)的習(xí)慣，從而實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)的桌面辦公與移動(dòng)辦公的無(wú)縫對(duì)接。通過PC端+移動(dòng)端的模式，使得科研院所內(nèi)所有公文、重要事項(xiàng)等各業(yè)務(wù)系統(tǒng)審批不再受到時(shí)間和地點(diǎn)的限制，不僅有利于辦公成本的降低，拓展辦公空間，還可大幅提高辦公效率。

3.5 加大宣傳培訓(xùn)

加大科研院所OA系統(tǒng)的宣傳與培訓(xùn)。宣傳方面，科研院所積極開展相關(guān)知識(shí)講座，既讓工作人員能夠真正了解辦公自動(dòng)化的重要性，轉(zhuǎn)變觀念，統(tǒng)一思想，加深工作人員對(duì)OA系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，還可讓工作人員積極提高其對(duì)OA系統(tǒng)的思想自覺和行動(dòng)自覺，從而為工作人員能夠積極主動(dòng)的適應(yīng)信息化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。培訓(xùn)方面，了解科研院所工作人員使用OA系統(tǒng)情況，收集匯總工作人員在使用OA系統(tǒng)時(shí)遇到的問題和困難，制定培訓(xùn)計(jì)劃，邀請(qǐng)有關(guān)專家到相關(guān)科研院所進(jìn)行面對(duì)面、有針對(duì)性的培訓(xùn)，幫助工作人員熟練掌握OA系統(tǒng)的操作，熟悉業(yè)務(wù)工作流程，提高工作能力和工作效率。