探索綜合性科研院所如何建立以項目管理為核心的采購管理——以某科研院所為例

楊萍

探索綜合性科研院所如何建立以項目管理為核心的采購管理——以某科研院所為例

楊萍

（中國原子能科學(xué)研究院綜合計劃處，北京 102413）

中國各大綜合性科研院所承擔(dān)的科研項目的資金渠道大多為國有資金渠道，由于其綜合性導(dǎo)致經(jīng)費渠道的多樣性。同時，國家各部委管理的科研經(jīng)費渠道對于經(jīng)費預(yù)算、經(jīng)費調(diào)整程序、經(jīng)費審計、項目驗收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制措施具有不同的管理思路，其管理規(guī)定也不盡相同。以綜合性科研院所為例，分析科研院所目前的采購現(xiàn)狀，并就如何建立以項目管理為核心的采購管理，提出了粗淺的看法。

綜合性科研院所；項目管理；采購管理；管理思路

綜合性科研院所的項目雖然來源渠道多，但無一例外的是所有的采購都必須遵循國家特定的法律法規(guī)、遵循上級主管部門和本單位的行政管理制度，同時采購過程還必須做到公開、公平、公正。

1 科研院所的采購特點

某科研院所是一所綜合性的科研院所，業(yè)務(wù)范圍廣，包括以固定資產(chǎn)投資為主的工程建設(shè)項目，以縱向科研、工程科研為主的科研項目、產(chǎn)業(yè)開發(fā)項目、后勤保障與管理服務(wù)項目等四大類項目；涉及領(lǐng)域與學(xué)科多，完成任務(wù)所需采購的產(chǎn)品有品類繁多、范圍廣、單筆采購數(shù)量少金額大的特點。

四大類業(yè)務(wù)的采購特點如下：①工程建設(shè)項目。項目分類清晰、上級批復(fù)明確、政府監(jiān)管力度強、相關(guān)法律法規(guī)精準完善、相對規(guī)范。②科研項目。項目渠道多，管理部門多；研發(fā)領(lǐng)域廣、采購產(chǎn)品種類繁多，范圍廣泛，專業(yè)性強；非標(biāo)設(shè)備、特定的技術(shù)服務(wù)多，技術(shù)要求度高，技術(shù)變更頻繁，供方相對集中且有限，傾向賣方市場；涉及國家秘密、商業(yè)秘密。③產(chǎn)業(yè)開發(fā)項目。以市場為導(dǎo)向，緊急采購、定向采購多，甲方占主導(dǎo)地位。④后勤保障與服務(wù)項目。社會化程度高，采購產(chǎn)品標(biāo)準，市場競爭度高，供方相對分散，傾向買方市場。

該院采購實行院所兩級管理，院層面主要以制度建設(shè)、體系建設(shè)和合規(guī)性管理為主，計劃部門作為采購的歸口管理部門，所級單位負責(zé)采購的具體實施，并建立了集中采購中心實施集中采購。所有采購都必須遵循國家特定的法律法規(guī)、遵循集團公司和院的行政管理制度，同時，采購過程還必須做到公開、公平、公正。

2 科研采購管理存在的問題

對采購管理的認識不統(tǒng)一，采購無計劃性，全部為臨時采購需求且多打著項目急需的旗號，想方設(shè)法規(guī)避各類管理要求，忽視采購的合法性、合規(guī)性，主要表現(xiàn)如下。

2.1 對采購專業(yè)化管理認識不足

機構(gòu)設(shè)置不到位、專業(yè)化人員配備嚴重不足，導(dǎo)致管理深度不夠，各層級流程不暢通。院所兩級均未認識到采購管理實際是一門學(xué)科，需要具備專業(yè)化；④管理知識人員方可全面深入地完成采購管理工作。目前，院設(shè)立院級采購的歸口管理部門，配備了較為專業(yè)的管理人員，但均非專職管理人員，同時承擔(dān)其他管理工作，用于采購管理的時間總計僅為1人年，對采購的管理深度嚴重不足，僅限于對采購需求文件式的審核審批，對采購過程的合規(guī)性管理多是在問題已產(chǎn)生后的追責(zé)。所級單位作為采購的具體實施部門，所配備的采購管理人員也往往身兼數(shù)任，且人員更換頻繁，對相關(guān)法規(guī)制度、采購流程多數(shù)了解不深入，無法第一時間發(fā)現(xiàn)采購過程存在的問題，對基層單位遇到的問題也無法解答并予以解決，基層采購遇到問題會直接向院級管理部門求助，另一個層面講院級管理部門發(fā)現(xiàn)的采購問題不能通過所一級管理準確有效的傳達到基層采購人員，反饋回的答復(fù)與管理部門的實際要求相差甚遠，往往多次反復(fù)造成時間上的浪費，影響采購項目的進展。

2.2 采購缺乏計劃性

無序化采購導(dǎo)致確保項目進度與合規(guī)采購的矛盾尤為突出。采購以課題組為單元，采購權(quán)分散，采購隨意性大，采購無計劃，項目所需產(chǎn)品采購前松后緊，為確保不影響項目進展，年底突擊采購現(xiàn)象年年存在，因此而導(dǎo)致的違規(guī)采購現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.3 采購相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行不到位

采購過程不規(guī)范，違法違規(guī)現(xiàn)象頻現(xiàn)，由于缺乏有效的審核與監(jiān)督控制體系，各層級審核與監(jiān)督各自為政，未形成聯(lián)動機制，使得采購的過程管理失控。項目投資、進度、質(zhì)量等屢屢出現(xiàn)問題，不僅導(dǎo)致項目拖期，還由于一線科研人員作為采購實施的主體，涉及人員較多且不固定，加之繁重的科研任務(wù)，沒有充足的時間去理解掌握繁多的采購管理尤其是招標(biāo)管理的相關(guān)政策，委托的招標(biāo)代理機構(gòu)水平參差不齊，在招標(biāo)文件編制、招標(biāo)評標(biāo)過程中的不規(guī)范現(xiàn)象屢有發(fā)生，曾多次遭到供方質(zhì)疑，且在各類審計與檢查過程中頻被查出各類違規(guī)問題。

2.4 狹義的合同管理使得合同管理僅停留在文本審核與信息登記階段

一直以來相關(guān)人員對合同管理認識的不到位，導(dǎo)致合同管理沒有形成完整的體系，雖然出臺了合同管理規(guī)定，但規(guī)定主要側(cè)重合同簽訂前的文本審核；雖然明確了合同章的管理部門，但部門僅對合同簽訂時信息進行登記，合同后續(xù)的進展過程及合同執(zhí)行的合規(guī)性、有效性均未納入管理體系。

2.5 采購管理未實現(xiàn)信息化管理

各級審批、各類信息的收集、各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)的生成全部依靠人工，不僅造成人力、物力、財力的浪費，而且對采購的過程管理無法真正進行實時的節(jié)點控制，降低了管理效率。

2.6 人員結(jié)構(gòu)不合理

成立集中采購中心后，由于人員結(jié)構(gòu)的不合理，加之 任務(wù)匹配與實際采購人員數(shù)量、專業(yè)能力的嚴重失調(diào)，在一段時間內(nèi)確實未發(fā)揮其本應(yīng)發(fā)揮的作用，反而帶來了負面的效應(yīng)。

3 采購管理改進建議

根據(jù)該院采購管理存在的實際問題，結(jié)合采購的特點，對標(biāo)同類型單位，并結(jié)合基層單位反饋的意見，在遵循國家法律、誠信、規(guī)范的原則下，應(yīng)對該院采購管理方面進行如下改進。

3.1 應(yīng)構(gòu)建以項目管理為核心，采購管理、質(zhì)量管理、財務(wù)管理與之有機結(jié)合的采購全生命周期的管理控制系統(tǒng)

該系統(tǒng)包括采購計劃與項目計劃相結(jié)合的計劃管理體系，標(biāo)準、規(guī)范、完善的專業(yè)化采購合規(guī)性審核管理體系，合同執(zhí)行與項目投資控制、進度控制、質(zhì)量控制相匹配的控制體系，統(tǒng)一的合同績效評價指標(biāo)與績效評價考核獎懲體系，完整的信息收集、整理、分析應(yīng)用與經(jīng)驗反饋體系。這5個子體系均緊密圍繞項目管理開展業(yè)務(wù)工作。

近年來，我國的教育觀念發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，高效課堂這一理念已經(jīng)引起了廣泛的關(guān)注。高效課堂的核心理念是充分利用有限的教學(xué)時間，有效完成教學(xué)任務(wù)。因此，教學(xué)效率是評價高效課堂的重要標(biāo)準。效率是指單位時間的生產(chǎn)數(shù)量，在教學(xué)領(lǐng)域內(nèi)，教師的知識輸出與學(xué)生的理解情況，應(yīng)當(dāng)被視為影響教學(xué)效率的主要因素。首先，教師的知識輸出主要指課堂內(nèi)的知識容量。物理教學(xué)的課時通常較短，在有限的時間內(nèi)，教師不僅需要完成課綱規(guī)定的教學(xué)目標(biāo)，也應(yīng)當(dāng)為學(xué)生提供更為豐富的課外知識。其次，學(xué)生的理解情況是指學(xué)生在單位時間內(nèi)熟練掌握的知識量。影響這一環(huán)節(jié)的主要因素分別是教師的表達能力、課堂管理、課件組織以及師生之間的互動。

3.1.1 采購計劃與項目計劃相結(jié)合的計劃管理體系

項目管理單位及采購管理部門應(yīng)改變目前在采購管理過程中的被動型管理模式。采購管理部門將采購管理工作前延并與項目管理單位配合，督促采購需求單位在編制項目進度計劃、投資計劃的同時，對項目批復(fù)中明確需要購買的專用設(shè)備及材料、影響項目進展的重要設(shè)備及材料編制出采購計劃，采購管理部門依據(jù)各單位提報的采購計劃統(tǒng)籌考慮、合理下達采購計劃，匹配進度計劃設(shè)置進度控制節(jié)點，監(jiān)控計劃實施。

3.1.2 標(biāo)準、規(guī)范、完善的專業(yè)化采購合規(guī)性審核體系

以采購前端合規(guī)性審查為主要工作，依托上級部門建立的電子采購平臺控制對外發(fā)布的窗口，包括采購計劃階段采購文件（含招標(biāo)文件）發(fā)布前的公開性審核、平臺報名供應(yīng)商的公平性審核、評審結(jié)果的公正性審核、合同蓋章前的符合性審核4方面。

3.1.3 合同執(zhí)行與項目投資控制、進度控制、質(zhì)量控制相匹配的進度控制體系

盡快完成ERP系統(tǒng)采購模塊的開發(fā)，并與項目管理、財務(wù)管理、質(zhì)量管理等子模塊對接，將合同信息錄入該系統(tǒng)并根據(jù)項目進度計劃、投資計劃設(shè)置進度控制節(jié)點、支付控制節(jié)點、預(yù)算執(zhí)行率控制節(jié)點，建立事前、事中、事后三個維度的預(yù)警機制，監(jiān)控合同執(zhí)行全過程。

3.1.4 統(tǒng)一的合同績效評價指標(biāo)與績效評價考核獎懲體系

建立內(nèi)部合同績效評價機制，按照合同金額、合同執(zhí)行、對方單位、違約情況等建立統(tǒng)一的績效評價指標(biāo)和績效評價考核獎懲辦法，合同的績效評價結(jié)果將直接影響合同執(zhí)行人員、相關(guān)管理人員的績效獎勵。合同管理的績效考評獎懲體系應(yīng)該與考核體系掛鉤，并建立業(yè)務(wù)約談和問責(zé)約談機制，分別由業(yè)務(wù)部門和紀檢監(jiān)察部負責(zé)問責(zé)。

3.1.5 完整的信息收集、整理、分析應(yīng)用與經(jīng)驗反饋體系

加強采購全過程各類信息的收集，匯總整理，進行數(shù)據(jù)分析，發(fā)掘數(shù)據(jù)背后的故事，并反饋到實際工作中，使管理工作得以不斷完善和持續(xù)改進。

以上工作均需要一定數(shù)量的具備專業(yè)知識且政治思想過硬的專職管理人員進行專業(yè)化管理來實現(xiàn)，因此，做實采購職能管理專業(yè)化管理機構(gòu)是必要的前提。

根據(jù)該院具體采購業(yè)務(wù)量，專業(yè)化采購管理機構(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)包括兩大部分，即采購管理與合同管理。采購管理主要負責(zé)計劃管理、采購尋源過程的合規(guī)性審核與日常監(jiān)管、信息收集分析與經(jīng)驗反饋、采購管理績效評價考核獎懲體系的建立；合同管理主要負責(zé)合同標(biāo)準模板的建立與日常維護；合同文本的符合性審核、合同執(zhí)行過程的監(jiān)控、合同章的管理。

3.2 在集中采購中心與二級單位之間建立良性有序的內(nèi)部采購與服務(wù)的供需機制

后續(xù)集中采購管理中心應(yīng)優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，提高人員素質(zhì)，改變現(xiàn)有形象，逐步提升集中采購中心在采購管理中的作用。

要對集中采購中心重新進行定位，改變現(xiàn)有身份，由純公益型轉(zhuǎn)變?yōu)榘牍嫘?，在完成以下?guī)定動作的基礎(chǔ)上，積極開拓院內(nèi)市場：①將貨架產(chǎn)品的采購全流程做強做精，逐步向標(biāo)準產(chǎn)品、非標(biāo)產(chǎn)品采購過渡；②配合管理部門做好招標(biāo)實施工作，確保招標(biāo)全流程的規(guī)范性；③了解掌握市場動態(tài)信息，篩選出該院可能需要采購的產(chǎn)品信息，進行分析并向全院傳遞，為基層單位采購提供參考依據(jù)，節(jié)約其市場調(diào)研所需時間。

建立采購供需考核制度，對集中采購中心考核分為兩部分，規(guī)定動作部分作為基礎(chǔ)績效，承接院內(nèi)任務(wù)進行量化考核并與獎勵績效掛鉤。同時，對二級單位委托集中采購管理中心實施采購予以獎勵，可納入二級單位獎勵績效考慮。

長此以往，將形成有序的供需體系，集采中心也可以在大量的實踐中不斷積累經(jīng)驗最終成為真正專業(yè)化的采購實施部門。以上改進工作完成后，該院的采購管理勢必會上一個臺階，同時也會帶動項目管理有序推進。

2095－6835（2020）20－0146－02

F276.3

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2020.20.063

楊萍（1971—），女，本科，高級經(jīng)濟師，主要研究方向為綜合計劃管理。

〔編輯：張思楠〕