大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

苑晶

德州市公路事業(yè)發(fā)展中心德城分中心 山東德州 253000

在大數(shù)據(jù)協(xié)同的情況下，文檔管理過程可以通過多臺計算機的配置來清理分工、組織和劃分，然后對其進行重組，實現(xiàn)海量文件數(shù)據(jù)的長期安全性和可讀性。只有確保大量文件數(shù)據(jù)的長期安全性和可讀性，我們才能為單位提供更好的服務(wù)。

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用的必要性

隨著企業(yè)管理理念和思想的發(fā)展，管理方法和技術(shù)也得到不斷的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)管理需要大量的技術(shù)支撐和決策依據(jù)，這些資源一方面來自于企業(yè)外部，另一方面則來自于企業(yè)內(nèi)部長期積累的檔案資料。越來越多的企業(yè)逐漸認識到檔案管理的重要性和價值創(chuàng)造力，逐漸將檔案列為一種企業(yè)資源，作為企業(yè)發(fā)展可靠的憑證和依據(jù)，成為企業(yè)可利用或供決策的資源，在企業(yè)管理中發(fā)揮其特有的作用。而大數(shù)據(jù)技術(shù)以其快速、高效的數(shù)據(jù)收集、管理、分析和處理能力滿足了企業(yè)的這一需求，逐漸成為企業(yè)檔案管理的一種工具，并發(fā)揮出了重要作用[1]。

2 現(xiàn)階段影響檔案管理工作的相關(guān)因素

2.1 管理工作制度不完善

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作發(fā)展要與完善的管理工作相關(guān)的制度相匹配，完善的制度能夠給管理工作提供制度上的保障，然而現(xiàn)階段檔案管理工作相關(guān)制度不完善，重視程度也需要進一步加強。與此同時，傳統(tǒng)的管理工作相關(guān)制度還沒有與大數(shù)據(jù)技術(shù)達到高度的配合，在這樣的條件下，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案的管理工作就會出現(xiàn)相應(yīng)的漏洞。

2.2 檔案管理人員的職業(yè)能力仍需加強

現(xiàn)階段，我國部分檔案管理人員仍然保留了傳統(tǒng)的工作理念和工作能力，沒有隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展同步更新自我工作理念、提升個人的職業(yè)能力。檔案的管理工作需要與時代發(fā)展相適應(yīng)，這就要求檔案管理工作人員不斷更新自我理念，適應(yīng)新時代的工作管理模式，不斷提高個人的職業(yè)能力。換一種說法，現(xiàn)階段我國依然有一定數(shù)量的檔案管理人員職業(yè)能力沒有隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展而進一步提高，不利于其個人的職業(yè)發(fā)展，也不利于促進檔案管理工作的進一步優(yōu)化。

2.3 檔案信息數(shù)據(jù)的安全系數(shù)低

現(xiàn)階段，我們國家社會不斷走向信息化，公民的個人信息也變得更加完善、更加復(fù)雜、更加全面，為了有效地對個人數(shù)據(jù)信息進行保護，提高個人信息數(shù)據(jù)的安全性，相關(guān)部門需要對檔案管理工作的安全性進行再升級。大數(shù)據(jù)技術(shù)一方面幫助提高了檔案管理的質(zhì)量和水平，但是另外一方面又對檔案內(nèi)的信息數(shù)據(jù)造成了相應(yīng)的威脅。對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息造成威脅的兩大因素：一是網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒的威脅。二是檔案管理相關(guān)人員、技術(shù)的缺失。由于兩大主要因素的威脅，大數(shù)據(jù)時代的檔案信息數(shù)據(jù)安全仍然難以得到百分百的保障[2]。

3 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的對策

3.1 重構(gòu)管理機制、管理方案和工作流程

當(dāng)前，檔案信息化管理已成為主要方式，但是信息化建設(shè)的總體思路仍然以提高工作效率為主要目標，限制了檔案資源的再利用和價值發(fā)揮。大數(shù)據(jù)技術(shù)具有多量性、快速性、多樣性、價值性和真實性特征，不僅具備傳統(tǒng)信息化管理的功能，還將有效解決其存在的不足。因此要建立起基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理方案，一是完善軟硬件設(shè)施，為實現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理提供必備的保障；二是完善檔案管理機制，建全管理機構(gòu)和制度，為挖掘檔案價值提供條件；三是要重構(gòu)檔案管理工作流程，建立規(guī)范化的檔案收集、存儲、管理和分析制度流程，為檔案管理提供基礎(chǔ)。

3.2 檔案資源挖掘中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用

在大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展如火如荼的今天，檔案管理工作也有了較好的發(fā)展趨勢，那就是結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，提高檔案資料的收集、分類、編目和檢索的效率。檔案資料室海量的，這與大數(shù)據(jù)的特點類似，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對紛繁復(fù)雜的檔案資料進行分類處理，可以對很多的數(shù)據(jù)信息進行壓縮處理，提取出有價值的關(guān)鍵信息，進而提高檔案資料資源挖掘的效率，保證查詢的精準性，極大的節(jié)約了時間和經(jīng)費，降低了檔案管理的成本。

3.3 檔案用戶信息挖掘中大數(shù)據(jù)的應(yīng)用檔案大數(shù)據(jù)系

檔案管理信息平臺的建立可以提高檔案管理的效率，系統(tǒng)可以將編目、索引集成在一起，便于搜索需要的檔案資料，這一平臺的架構(gòu)要依賴于大數(shù)據(jù)技術(shù)，包括數(shù)據(jù)采集、處理功能，運用大數(shù)據(jù)模塊技術(shù)，十分對檔案資料的分類存儲，同時借助于多媒體技術(shù)等實現(xiàn)對信息的分析和篩選，提取出需要的信息和數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以分析出檔案資料主要的用途是什么，分析出檔案的用戶群，進而實現(xiàn)檔案資料的合理使用，提高其利用率[3]。

3.4 充分運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，挖掘檔案潛在價值

檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)最核心的目的是挖掘檔案價值創(chuàng)造力。大數(shù)據(jù)技術(shù)最大的優(yōu)勢在于大規(guī)模的收集、存儲、管理和分析海量的數(shù)據(jù)，企業(yè)經(jīng)營過程中內(nèi)部形成的人力、財務(wù)、資產(chǎn)、負債、成本、利潤、投資收益等數(shù)據(jù)和外部形成的市場環(huán)境、政策變化等數(shù)據(jù)，采用傳統(tǒng)的管理很難發(fā)揮大的價值，而大數(shù)據(jù)技術(shù)將可以通過對收集和存儲的數(shù)據(jù)進行深入的分析，使其變成企業(yè)發(fā)展和決策的依據(jù)，或為企業(yè)管理提供參考。

3.5 檔案信息資源服務(wù)中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用

大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以應(yīng)用在檔案資源只能檢索等方面，還有檔案資料個性化服務(wù)上，進而實現(xiàn)檔案信息的定制處理，大數(shù)據(jù)技術(shù)以其強大的計算和分析功能，根據(jù)檔案類型和實際用途判斷出其用戶的實際需求，為用戶提供檔案資源的線上下載，線上查閱等功能，當(dāng)然，主要針對一些比較公開透明的檔案資料，保密的檔案資料不在此范圍內(nèi)。

4 結(jié)語

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中主要依靠提取和篩選的有價值的數(shù)據(jù)，促進企業(yè)開展正確的決策，促進各項事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展，為社會的多種經(jīng)濟活動提供需要的依據(jù)和參考信息。